Tippek a könyvelőirodák hatékony menedzseléséhez 3. rész

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Hogyan növelhető a könyvelőirodák bevétele, hogyan lehet a kapacitást növelni, milyen szempontok szerint válasszuk ki az új kollégákat, és milyen foglalkoztatási formák alkalmazhatóak a leghatékonyabban? Cikksorozatunk harmadik részében ezeket a kérdéseket járjuk körül.

1. Hogyan növelhető a könyvelőirodák bevétele?

A könyvelőirodák bevétele alapvetően két féle módon növelhető: az ügyfél szám növelésével és a meglévő ügyfeleknek történő többlet-szolgáltatások nyújtásával. Az ügyfelek szerzése a könyvelőirodai piacon érzékelhető erős verseny miatt összetett feladat. Érdemes először meghatározni és leírni, hogy milyen az ideális ügyfél, vagy álom ügyfél, ebből láthatjuk, hogy milyen profillal rendelkező vállalkozókat szeretnénk az ügyfélkörünkben tudni. Célszerű átvizsgálni emellett a jelenlegi ügyfélkört az alábbi szempontok szerint: árbevétel, bérszámfejtendő fők létszáma, tevékenységi kör, a tevékenység összetétele (több féle tevékenységgel foglalkozik-e, ha igen, melyek ezek), könyvelési díj és egyéb bevételek, kapcsolattartás módja, kapcsolattartásra szánt idő, speciális igények (például riportok), fizetőképesség, nyitott szemléletmód, stb. A fentiekből megállapíthatjuk a saját erősségeinket, mely alapját képezheti annak, hogy milyen iparágra, cégekre specializálódtunk, illetve lehetne specializálódni. A specializálódás meghatározása elősegítheti a marketing kommunikáció hatékonyságát és az iroda pozicionálását az ügyfelek szemében. A következő lépés összeállítani azokat az értékesítési csatornákat, ahol valószínűleg megtalálhatóak a potenciális ügyfeleink. Ilyen csatorna lehet például a már meglévő ügyfeleink (ajánlási rendszer kialakítása, például extra szolgáltatások nyújtása ajánlásért, vagy jutalék formájában történő ellentételezés), a közösségi média, a saját weboldal, a Google Adwords, a szolgáltatókat kínáló gyűjtő weboldalakhoz történő regisztrálás, vállalkozóknak szóló rendezvényeken történő részvétel, vagy előadás megtartása, stb. A legfontosabb, hogy egyszerre több olyan csatornát működtessünk, mely folyamatosan hozza a potenciális érdeklődőket, mérjük ezen csatornák hatékonyságát és eredményeit, és rendszeresen kommunikáljunk a célcsoport felé, ne csak azokban az időszakokban, amikor könyvelő váltás várható (ez általában az őszi időszak). Jó ötlet lehet elkészíteni egy ingyenes tájékoztató anyagot valamilyen profilunkba vágó témáról, és ezt e-mail címért és egyéb adatokért cserébe kínálni az interneten, majd rendszeresen küldött hírlevelek formájában további tippeket, tanácsokat adni a vállalkozóknak, hogy az elkötelezettséget erősítsük irányunkban.

A már meglévő ügyfelek esetében érdemes áttekinteni azokat a plusz szolgáltatásokat, amelyeket már igényelnek, illetve akár egy rövid kérdőív formájában információt szerezni arról, hogy milyen szolgáltatásokra lenne igény. Sok vállalkozó számára felbecsülhetetlen értékű az az információ, amit a könyvelőjétől kap, legyen szó például a rendszeres hírlevél küldésről, amely az adócsökkentési tippekről, adóspórolási lehetőségekről, adóváltozásokról szól, illetve kiemelt jelentőségű az ügyfelekkel történő közös előre gondolkodás, például egy új üzletág elindítása előtt vagy új szerződés megkötése előtt. Érdemes az alapszolgáltatások (bizonylatok rögzítése, kettős könyvelés, bevallások összeállítása és elküldése, beszámoló összeállítása, bérszámfejtés, stb.) árait versenyképesen kialakítani, és emellett szolgáltatások széles tárházát kínálni extraként plusz díjért. Várhatóan lesznek olyan ügyfelek, akiknek újdonság lesz például a havi főkönyvi kivonat, havi zárás vagy cashflow kimutatás elkészítésének a lehetősége, de ilyen szolgáltatás lehet a kintlévőségek kezelése, a szerződések átvilágítása, az adóváltozások személyes átbeszélése, a pályázati lehetőségek közös áttekintése, induló vállalkozások oktatása, stb. Ezekhez kapcsolódóan lehet külön árlistát kialakítani, és az új ügyfelek esetén (de akár év vége előtt a régi ügyfelek számára is) csomagajánlatokat összeállítani, amelyekből választhat. Érdemes rögzíteni a kapcsolattartásra szánt időt is az ajánlatban, hogy ne érje egyik felet sem meglepetés.

ADÓklub Online 2016 – Androidos okostelefonnal
ADÓ szaklap online ADÓ-kódex szaklap online Számviteli tanácsadó szaklap online Áfa-kalauz szaklap online – ADÓ kérdések és válaszok Ado.hu Prémium cikkek Rendelje meg most >>

2. Hogyan növelhető a belső kapacitás?

A bevétel növelés megtervezésével és kivitelezésével párhuzamosan mindenféleképpen meg kell tervezni azt is, hogyan lehet növelni a belső kapacitást annak érdekében, hogy az újabb és újabb ügyfeleket zökkenőmentesen és megfelelő színvonalon ki lehessen szolgálni. A belső kapacitás vizsgálata érinti egyrészt a könyvelőiroda vezetőjét és az irodában dolgozó többi munkatársat. Javasolt felmérni, hogy ki mennyi munkát végez, ki mennyi ügyfelet könyvel, illetve bérszámfejt és jelenleg hogyan működik kapacitás szempontjából. A felmérés lényege, hogy a kollégák legalább 30 perces bontásokban vezessék legalább 1 hétig, de ha lehetséges, akkor legalább 1 hónapig, hogy mit csinálnak a munkaidejükben. Minderre lehet táblázatos alkalmazást használni, hogy az eredményeket könnyebben lehessen az időszak végén összesíteni és egymáshoz hasonlítani. Érdekes eredményeket hozhat egy ilyen felmérés, kiderülhet például, hogy bizonyos kollégáknak problémát okoz az Excel használata, vagy egyéb szoftver alkalmazása, vagy éppen sok olyan ügyfél tartozik hozzá, akik késve hozzák az anyagukat, illetve túl sokat szükséges velük telefonálni vagy személyesen tárgyalni. Kiderülhet az is, hogy a kollégák nem végeznek kellő mértékű önellenőrzést, vagy egyéb ellenőrzési hiányosságok vannak. Tehát első körben bizonyosan vannak olyan elemek, amelyek a jelenlegi kollégák esetében jelentkeznek és a hatékonyságuk javítható, például tréningekkel, képzésekkel, könyvekkel, stb.

Növelheti a hatékonyságot a különféle szoftverek alkalmazása (például Google naptár és egyéb alkalmazások), az elektronikus iratkezelés és irattovábbítás bevezetése az ügyfeleknél, az ügyfelek betanítása arra vonatkozóan, hogyan készítsék össze a könyvelési anyagot, szankciók bevezetése arra vonatkozóan, ha késnek a könyvelési anyagok leadásával (és ezeket be is tartani), a kommunikációban sávokat bevezetni (pl. 9-11h között, illetve 13-15h között van telefonos ügyfélszolgálat, vagy külön ügyfélszolgálatos kollégát alkalmazni, valamint az e-maileket csak meghatározott idősávokban elolvasni és válaszolni rájuk). Hatékony lehet az is, hogy a hasonló jellegű feladatokat kötegeljük és egyszerre végezzük el őket. Nagyon fontos az idő és a feladatok megtervezése és priorizálása, valamint nagy előnyökkel járhat a kollégákkal tartott heti gyakoriságú megbeszélés, ahol egyeztetik a feladatokat, megbeszélik a speciális ügyeket és segítik egymást tudásukkal, információikkal. A hatékonyságot továbbá tapasztalataim szerint növelni lehet azzal, ha az irodai környezetet megfelelően alakítjuk ki, és figyelünk arra, hogy a dolgozók a munkahelyen jól érezzék magukat és legyen kedvük dolgozni. Érdemes időnként a csapatszellemet is erősíteni, akár egy-egy közös kirándulással, ebéddel, játékkal vagy egyéb közös szervezésű eseményekkel.

3. Milyen szempontok szerint válasszuk ki az új kollégákat?

A könyvelőirodai kollégák kiválasztása kulcs fontosságú, hiszen amellett, hogy az új kolléga által végzett feladat elősegítse a vállalkozásunk megfelelő működését, figyelembe kell vennünk a saját személyes szempontjait és motivációit, valamint azt is, hogyan illik bele a már meglévő csapatba. A kiválasztás már az álláshirdetés megírásánál kezdődik, mert ha nem figyelmesen állítjuk össze, és nem tervezzük meg alaposan a hirdetést, akkor nem olyan emberek fognak jelentkezni, akiket nagy valószínűséggel szeretnénk. A hirdetés legyen kellőképpen részletes, tartalmazza a kötelezően elvárt dolgokat és az előnyöket jelentő szempontokat is. Az önéletrajzok áttekintésénél már rengeteg mindent le lehet szűrni (például nem küldenek fényképet, nem jelölik meg a fizetési igényt kérésünk ellenére, stb.). Az interjúkat érdemes egy teszttel kezdeni, mely két részből áll, az első egy szakmai teszt, a második egy készségeket, képességeket, hozzáállást felmérő teszt. Ezeknél nem szükséges jelen lenni a vezetőnek, ezért idő-hatékony. Törekedjünk arra, hogy a tesztek kitöltése ne vegyen igénybe kb. 20 percnél többet és az értékelése is pár perc alatt lehetséges legyen. A szakmai tesztnél alkalmazhatunk egyszerűbb kérdéseket (feleletválasztós vagy szabad kérdések formájában), pl. az ÁFA kulcsokra vonatkozóan, de építsük fel úgy, hogy egyre nehezebb kérdéseket is tartalmazzon, (pl. ÁFA levonásra irányuló, könyvelési kontír tételekre rákérdező, stb.), legyen benne aktuális adóváltozásra irányuló kérdés, és egy-két esettanulmány (pl. mit tenne, ha a vállalkozó azt kérné, hogy …) és ehhez szabad szavas válasz lehetőséget adjunk. Sok-sok minden kiderülhet egy ilyen tesztből, a cél az, hogy felmérjük a jelentkező rutinját és hozzáértését.

A másik teszt szólhat arról, hogyan szervezné a munkáját, hogyan szokta magát ellenőrizni, hogyan viselkedik stressz helyzetben, mit tesz akkor, ha egy kérdésre nem tudja a választ, stb. A teszt értékelése után – ha a jelölt arra érdemes – le lehet folytatni egy szakmai beszélgetést is (maximum 15 percben), és az igazi megmérettetés a próbanap véleményem szerint. Természetesen titoktartási nyilatkozattal könyveltethetünk rögtön már ügyfelet is, de akár összeállíthatunk egy 3-4 órányi időtartamot igénylő feladatsorozatot, mely arról szól, hogy könyveljen le x db tételt és állítson össze belőle például egy ÁFA bevallást, vagy kaphat egy főkönyvi kivonatot, melyből állítson össze egy társasági adóbevallást. Nem garancia a próbanap a tökéletes munkatárs kiválasztására, de sokszor kiszűrhető a számunkra nem megfelelő jelölt, illetve ő maga is ráláthat a munkára és dönthet úgy, hogy esetleg nem minket szeretne választani.

Mindemellett szólhat érvünk amellett is, hogy fiatal, kezdő kollégákat alkalmazzunk. Itt is érdemes elvégeztetni mindkét tesztet, de itt inkább a felfogóképesség, a tanulékonyság, nyitottság, a munkára való hajlandóság álljon előtérben véleményem szerint. Előnye a kezdő alkalmazottaknak, hogy teljesen mi alakíthatjuk ki a könyvelési munkához történő hozzáállását, a munkamódszerét, az ellenőrzési rendszerét és minden olyan dolgot, ami számunkra fontos. Az elkötelezettség tekintetében fontos, hogy elbeszélgessünk vele a jövőképéről, és számára megfelelő szakmai pályát tudjunk hosszú távon is ajánlani.

Sokszor kérdésként merül fel, hogyan lehet az ellen védekezni, hogy a kollégák elvigyék a könyvelőirodából az ügyfeleket és saját vállalkozást indítsanak (magyarul konkurenseket neveljünk ki)? Véleményem szerint ennek az esélye a megfelelő típusú embereknél megvan és nem kerülhető el. M a kezdeteknél, amikor felvesszük a kollégát, ki lehet térni arra, hogy ennek mi a következménye. Azonban inkább azt javasolnám, hogy legyünk mi is nyitottak olyan típusú együttműködésre, ami az önállóságot támogatja és akár elősegíti. Az önállósodni kívánó kollégáknak adjunk olyan szakmai és anyagi fejlődési lehetőségeket, amely arra ösztönzi, hogy maradjon a cégünknél és itt nálunk kamatoztassa vállalkozói készségeit és képességeit. Akár olyan formában, hogy önálló üzletágat kap, aminél jutalékos formában kapja a fizetését, de mi ott állunk a háttérben szakmai és vezetői segítőként, akár úgy, hogy a kolléga hozza hozzánk az új ügyfeleket természetesen jutalékért. Akivel erről lehet beszélni nyíltan, és bízik bennünk és velünk szeretne hosszú távon együttműködni, ott van is esély a közös vállalkozói munkára.

4. Milyen foglalkoztatási formák alkalmazhatók a leghatékonyabban?

A legtöbbször tipikusan munkaviszonyban foglalkoztatják a könyvelőirodák a könyvelőket, bérszámfejtőket, ritkábban pedig vállalkozói jogviszonyban dolgoznak együtt. Általában azonban a teljes munkaidős állás a jellemző. Pedig ha felmérjük a fentiek szerint a munkákat, az ügyfeleket és a hatékonyságot, megállapíthatjuk, hogy akár részmunkaidőben, illetve otthonról is lehetne foglalkoztatni a kollégákat. Mérjük fel a saját vállalkozásunkban ennek a lehetőségét, és dolgozzunk ki rá egy megvalósítási tervet, illetve mérjük fel a kollégát igényeit, ötleteit ezzel kapcsolatban. Sokszor tőlük érkeznek a legjobb ötletek, például a kisgyermekes anyukák szívesebben dolgoznának otthon, például heti egyszeri bejárás mellett, amikor hozzák-viszik az anyagokat. Természetesen ehhez nagy mértékű bizalom kell legyen, de azt gondolom, hogy ez akkor is elengedhetetlen, amikor egész nap az irodában dolgozik valaki. Célszerű egy próba hónappal kezdeni, és ezt követően megbeszélni az eredményeket, nőtt-e a hatékonyság, megfelelő-e a munka mennyisége és minősége, stb. Egy jó online elérhető rendszer segítségével azt gondolom, hogy mindez megvalósítható és az ügyfelek találkozóit is lehet konkrét időpontokhoz, napokhoz igazítani, tulajdonképpen ez szervezés kérdése. Ez lehet az irány akkor is, amikor a könyvelőiroda növekedni szeretne és még nem teszi ki egy új kolléga teljes munkaidejét az új ügyfelekkel kapcsolatos munka, de már nem terhelhetjük meg a jelenlegi kollégákat sem ezzel. Az eszközök adottak, csak át kell gondolni a lehetőségeket és a megvalósítás lépéseit, hogy a profitabilitás is megfelelő ütemben nőjön.

A cikk szerzője Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.

---