Pénzügyi tervezés a gyakorlatban
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A magánéleti és a vállalkozói pénzügyek tervezése alapvető fontosságú a mindennapokban. Ha a pénzügyi tervezés még nem áll közel Önhöz, akkor feltétlenül olvassa el ezt a cikket, mert számos egyszerű és gyakorlati ötleten keresztül mutatjuk be az alapokat!
Előző cikkünkben a vállalkozói évtervezéshez mutattunk be tippeket és táblázat mintákat. Ha már az időtényező jelentőségét a helyén kezeljük, és ennek megfelelően tervezzük mind a magán-, mind a vállalkozói életünket, akkor már félúton vagyunk a nyugodtabb és tudatosabb életvitel, illetve a munka és magánéleti egyensúly felé vállalkozóként. A kép akkor válik teljessé tervezés tekintetében, ha a pénzügyeinket is kézben tartjuk.
Sokak számára a pénzügyek és azok tervezése egy olyan feladat, amit nem szívesen csinálnak, főleg nem napi szinten. A pénzügyekkel kapcsolatos hiedelmek szinte mindenkit befolyásolnak, és ha ezek a hiedelmek nem pozitívak, akkor sajnos távol is tarthatnak a pénzügyi bőségtől is.
Ilyen negatív hiedelmek lehetnek például a következők:
- „Minden gazdag ember önző!”
- „Miért takarékoskodjak, hiszen megérdemlem, hogy ma jól éljek!”
- „A takarékoskodó emberek zsugoriak!”
- „A pénzről nem illik beszélni!”
- „Sok pénzt nem lehet tisztességes úton szerezni!”
- „A nagy vagyon rossz emberré tesz!”
A sort még bőven lehetne folytatni, ezek sajnos társadalmilag rögzültek a legtöbb magyar emberben, és sokszor már gyerekkorunkban beégnek a gondolkodásmódunkba. Érdemes ezeket a negatív hitrendszereket megvizsgálni, és dolgozni rajta, hogy megszüntessük őket.
Mit tehetünk pénzügyeink kézben tartásáért?
Ebben a cikkben a következőkről lesz szó:
- pénzügyek megtervezése havi és éves szinten
- bevételek és kiadások vezetése napi szinten
- együttműködés a könyvelővel a vállalkozói pénzügyek terén
Nagyon fontos alapelv, hogy a magánvagyonunkat és a vállalkozói vagyonunkat, valamint pénzügyeinket egymástól elkülönítve vezessük. Ezzel az elkülönítéssel, a megfelelő tervezéssel és a megtakarítási szemlélet szem előtt tartásával elkerülhetjük a következő – sajnos időnként húsbavágó – kérdéseket:
- „Hova tűnt a pénzem hónap végére, mi mindenre költöttem?”
- „Honnan lesz pénz a gyerek iskoláztatására és a karácsonyi ajándékokra?”
- „Meg tudom venni az új autót lízingre vagy használt kocsit vásároljak?”
- „Most megvehetem ezt az új bútort, vagy várjak még vele?”
- „Elindíthatom a cégemben ezt az új beruházást, ki fogom tudni fizetni a beszállítóimat?”
Pénzügyek tervezése havi és éves szinten
Első lépésként számoljuk össze azokat a bevételeket és kiadásokat, amelyek minden hónapban rendszeresen megjelennek a családban és a vállalkozásban, ezeket vezessük fel egy táblázatban külön-külön. Ha egy adott tételnek nem tudjuk a pontos összegét, becsüljünk meg egy átlagos összeget és ezzel számoljunk. Például a következő módon láthatjuk át a havi bevételeket és kiadásokat:
A példa alapján látható, hogy a háromtagú család összes bevétele 570.000 Ft, az összes kiadása 500.000 Ft, így havi 70.000 Ft-ot marad átlagosan, ami éves szinten 840.000 Ft. Nézzük akkor tovább az éves szintű tervezést, ahol már azokat a bevételeket és kiadásokat jegyezzük fel, amelyek nem minden hónapban jelentkeznek:
Látható, hogy így évente összesen 2.690.000 Ft megtakarítást érhet el a család, amelyhez hozzájön még a havi többletekből származó 840.000 Ft, tehát összesen 3.530.000 Ft az az összeg, amit a példabeli család félre tud tenni, illetve tud külön gazdálkodni ebből az összegből. Az összevont egyenleg sor pontosan azt mutatja meg, hogy a tervek alapján hogyan fogunk állni minden hónap végén anyagilag, és tudjuk tervezni az esetleges további kiadásokat.
Természetesen ugyanezt meg tudjuk tenni (és tegyük is meg!) a vállalkozói bevételekkel és kiadásokkal, ne felejtsük el: első lépés a havi szinten megjelenő tételek tervezése, és ezt követően jöhetnek azok a tételek, amelyek nem minden hónapban esedékesek.
Havi szintű tételek lehetnek például: folyamatos havi bevételek, járulékok, havi adók, utazási költségek, posta és irodaszerek költségei, kollégák fizetései és járulékai, hirdetési költségek (pl. Google, Facebook), bankköltség, iroda bérleti díj és rezsi, tanfolyami költségek (pl. nyelvtanfolyam), könyvelő díja, stb.
Nem rendszeres kiadások lehetnek az alábbiak: eseti tanfolyamok, képzések díjai, újság és szoftver előfizetések, tagdíjak, iparűzési adó, társasági adó, iroda felújítás, kollégák jutalmai, prémiumai, karácsonyi ajándékok költségei, biztosítási díjak, üzleti fejlesztések, beruházások, tárhely és domain költségek, stb.
Erre vonatkozóan nézzük meg az alábbi minta táblázatokat:
Ebből az áttekintő táblázatból láthatjuk a havi folyamatos bevételek és kiadások alakulását. A következő táblázatban pedig megnézzük az eseti bevételeket és kiadásokat.
Látható, hogy az éves működés a terv szerint 4.841.000 Ft nyereséget fog eredményezni. Ne felejtsük el, hogy ez a vállalkozás adózás előtti eredménye, ebből még le kell vonni általánosan az iparűzési adót és a társasági adót. Ha osztalékként szeretnénk felvenni az adózott eredményt, akkor további 15% SZJA-val és 14% EHO-val is számolnunk kell fő szabály szerint (társasági adó hatálya alá tartozó Bt. illetve Kft. esetén).
Bevételek és kiadások vezetése napi szinten
Ez az a feladat, amire a leggyakrabban hallok kifogásokat, hogy miért nem szeretik az emberek megtenni. A gyakorlatban ennek a vezetése körülbelül 10 percnyi időt igényel naponta. Figyeljünk itt is arra, hogy külön-külön vezessük a magán és a vállalkozói tranzakciókat. Érdemes a tárcánkban külön helyeket kialakítani a magán készpénznek és a vállalkozói készpénznek is.
Mit kell tenni, milyen lépések szükségesek a bevételek és kiadások napi szintű vezetéséhez?
- E-bankban megnézni, hogy milyen bevételek érkeztek meg és milyen kiadásokat teljesítettünk, ezeket vezessük fel a táblázatba.
- Ha volt készpénzes bevételünk, helyezzük át a tárcánkból a széfbe, kasszába, és ezzel egy időben szintén vezessük fel a tételeket a táblázatba.
- Gondoljuk végig a napunkat, vegyük elő a napközben eltett nyugtákat és számlákat és írjuk be a készpénzes kiadásainkat a táblázatba.
A gyakorlatban ennyiről lenne szó. Nap végén még emlékszünk, hogy aznap hol jártunk, hol kellett parkolást fizetni, mit ebédeltünk vagy vásároltunk, stb. Plusz tipp: ha a bankban utalásokat indítunk, akkor nem is kell nap végéig várni, már azonnal felvezethetőek az adatok a táblázatunkba. A táblázat készülhet például az alábbi módon:
Ezzel a módszerrel azonnal látjuk a tény adatokat, ehhez csak egy megfelelően képletezett Excel táblázat szükséges.
Kiemelt feladat, hogy heti vagy havi szinten készítsünk ebből egy összesítést és a havi tervező táblázatunkba a terv adatok mellé írjuk be a tény adatokat is. Ebből fogjuk látni, hogy ha esetleg túlköltekeztünk, vagy más formában eltértünk a tervtől. Az eltérés alapvetően nem baj, az ellenőrzés célja az, hogy lássunk tisztán.
Együttműködés a könyvelővel a vállalkozói pénzügyek terén
A könyvelés alapvetően mindig egy utólagos munkafolyamat. Általában havi egyszer (a hónapot követő hó első napjaiban) összegyűjtjük a számlákat és egyéb bizonylatokat, melyeket eljuttatunk a könyvelőnek, és ha havi könyvelésben egyeztünk meg vele, akkor hónapot követő hónap 10-20-a között nála már rendelkezésre állnak az adatok. Viszont ez nem mindig biztos, hogy számunkra elegendő, hogy havonta egyszer, utólag látunk egy idő állapot szerinti helyzetet. Azért van szükség arra, hogy folyamatában vállalkozóként mi is vezessük a pénzügyeket, hogy a szükséges pénzügyi és vállalkozói döntéseket meg tudjuk hozni, valamint nem utolsó sorban tudunk egyeztetni a könyvelővel és így egy ellenőrzési pontot is beépítünk a rendszerbe.
A vállalkozói bevételek számlázásához mindenképpen egy szoftvert javaslok alkalmazni, mert ebből kinyerhetőek legalább Excel formátumban a kiszámlázott tételek adatai, amelyből megismerjük a tény adatokat, és az exportok átküldhetőek a könyvelő részére, hogy be tudja olvasni a könyvelő programba. Ezzel sok időt spórolhatunk a könyvelőnek. Természetesen a pénztárgépes és a kézi számlás tételeket – amennyiben vannak ilyenek – nem tudjuk ezzel a megoldással feldolgozni, de ezeket is javasolt magunknak is napi szinten vezetni, főleg, ha jelentős összegekről van szó.
A vállalkozói pénzügyek tekintetében még egy dolgot javasolok külön vezetni, ha ÁFA alany a cégünk. Ez esetben mind a bevételeket, mind a kiadásokat nettó módon tervezzük meg, és ahhoz, hogy a bevételek esetében befolyt ÁFA összeget ne költsük el, vezessünk még egyetlen egy külön táblázatot az ÁFA összegére. Ha olyan összeg érkezett be, ami ÁFA-t tartalmaz, vezessük fel a fizetendő ÁFA-t, és ha olyan kiadást teljesítettünk, ami szintén ÁFA-t tartalmaz, akkor vezessük fel a levonható ÁFA-t. Így mindig pontosan látni fogjuk, hogy éppen adott napon mennyi a fizetendő (vagy visszaigényelhető) ÁFA, és mekkora az az összeg, amivel nem számolhatunk, mert az állam felé teljesíteni kell a megfelelő határidőben. Az ÁFA elszámolást szintén tudjuk egyeztetni a könyvelővel, előtte kérjünk egy rövid tájékoztatást tőle, hogy a különleges tételeknél (pl. folyamatos számlázás) melyik időszakban kell az ÁFA-t figyelembe venni.
Remélem, hogy sikerült a Kedves Olvasóhoz közelebb hozni a pénzügyi tervezés területét és a gyakorlati ötletek alkalmazását rövidesen be is ülteti a gyakorlatba.
A cikk szerzője: Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, Tax Revolutions Kft.
