Vállalkozói évtervező tippek

Lakatos Zsuzsa
  • Értesítő a rovat cikkeiről

Hogyan tervezzünk egyszerűen és tudatosan? Hogyan hangolhatjuk össze a magánéleti és vállalkozói életünket úgy, hogy figyelmet fordítunk a tervezésre? Cikkünkből gyakorlati segítséget és hasznos tippeket kaphat a következő vállalkozói évének megtervezéséhez!

Előfordult már Önnel, hogy úgy érezte, nem tud egyensúlyt teremteni a magánélete és a vállalkozói élete között? Vajon mindig sikerül-e jó döntéseket hozni, hogy az adott pillanatban mi a fontos és mi az a dolog, amivel valóban foglalkozni kell? Sok vállalkozó ismerősöm küzd azzal a problémával, hogy meg tudja határozni, mivel foglalkozzon egy adott napon, mert

  • szinte állandóan úgy érzi, hogy túl sok feladata van,

  • a teendők csak halmozódnak a listán és mindig vannak elhalasztott megoldandó dolgok,

  • már azon gondolkoznak, hogy ha megkettőződnének, sem lenne elég az idejük ahhoz, hogy kipihentek és eredményesek is legyenek egyben.

A fenti élethelyzetek és érzések sajnos gyakran előfordulnak, és néha úgy érezzük, a saját életünk helyes menedzselése egy megoldhatatlan feladat. Vállalkozóként önálló időbeosztással rendelkezünk, ami nagy szabadságot ad, ugyanakkor figyelnünk kell arra is, hogy ez a szabadság ne váljon a számunkra megfelelő életminőség akadályozó tényezőjévé.
 
Az év vége közeledtével egyrészt fontos, hogy átgondoljuk eredményeinket, életünk fontos területeit és levonjuk a tanulságokat, illetve megünnepeljük a sikereinket, szóval egy kicsit lecsendesedjünk és számot vessünk. Másrészt nagyon hasznos, ha ezzel együtt átgondoljuk a terveinket, céljainkat, meghatározzuk, hova tartunk. Ennek egyik szelete az, hogy megtervezzük a következő vállalkozói évünket, és ehhez szeretnék néhány tippet adni.

[htmlbox adokodex]

Idő: a kulcstényező

Az időnk az, amivel teljes mértékben mi gazdálkodunk. Gondolhatjuk azt, hogy ez nem így van, mivel a határidők és más emberek (családtagok, ügyfelek, partnerek, stb.) által szabott igényeknek kell megfelelnünk. Azonban érdemes tudatosítani, hogy az életformánkat mi választottuk, és ha a vállalkozói élet az, amire igazán vágyunk és ebben tudunk kiteljesedni, akkor ezeket a határidőket és igényeket nem kötelességként, hanem az életünkhöz hozzátartozó elemekként, fontos építőkövekként tartsuk számon, amelyekhez igazodunk. Emellett viszont rengeteg olyan idősáv áll a rendelkezésünkre, amivel ha jól gazdálkodunk, megteremthetjük a számunkra könnyedebb és felszabadultabb vállalkozói életet.

Az idő kézben tartásához szükségünk lesz egy naptárra, amiben egyben látjuk a következő évet, lebontva hónapokra, hetekre és napokra, például a következő módon:

szervezés

A fenti táblázatban átláthatóvá válnak a havi teendők, és ezt a táblázatot tudjuk bővíteni, hogy meg tudjuk tervezni a heti feladatokat:
 

szervezés

 

Következő lépésként tervezhetőek az adott héten belül a napi feladatok:
 

szervezés

 

Lépésről lépésre így az éves célokból visszafele tervezhetőek, hogy mit kell elvégezni az adott hónapban, ezen belül az adott héten, majd a megfelelő napokon. Ez a típusú tervező könnyen kivitelezhető és működtethető egy Excel táblázatban. Az oszlopok tehát az idősávok, a táblázat sorai pedig lesznek a feladatok. Milyen feladatokkal és milyen sorrendben töltsük fel a táblázatunkat? A következőkben ezeket a lépéseket nézzük meg.

Magánéleti feladatok tervezése

Először azokat a fix napokat érdemes beleírni a táblázatba, amelyek adottak vagy előre tervezhetőek, és az egész család számára meghatározóak, ezek például a következők: ünnepek, iskolai szünetek, hosszú hétvégék (és a kapcsolódó munkanap átrendezések), hétvégék, valamint a nyaralások és a kirándulások. Ezeket lehet a táblázatban külön-külön sorban szerepeltetni, és egy-egy (vagy ugyanolyan) színnel jelölni a megfelelő cellát az adott napon.

A következő lépésben szerepeltethetőek a projekt jellegű dolgok, például lakásfelújítás, autóvásárlás, autó szerelése és vizsgáztatása, nagytakarítás, iskolaválasztás, okmányok megújítása, vidéki családi látogatás, stb.

Fontos projekt jellegű feladat a magánéleti tervezés aktualizálásának, tervezésének és ellenőrzésének is kijelölni adott napokat, amikor részletesebben megtervezzük az adott időszakot, ez lehet hetente (minden péntek délután a következő hetet), havonta (minden hónap utolsó hetében a következő hónapot), negyedévente (minden negyedév utolsó két hetében a következő negyedévet).

Ezután tervezhetőek a napokon belüli idősávok szintén a család minden tagjára vonatkozóan, erre például az adott időblokkokat lehet meghatározni: reggel, délelőtt, délután, este. Gondoljuk végig, hogy a családtagoknak milyen fix teendői vannak ezekben a napszakokban, például sport tevékenység, bevásárlás, takarítás, különórák, megbeszélések, baráti találkozók, óvodai és iskolai találkozók, stb.

Fordítsunk figyelmet arra is, hogy milyen gyakorisággal vezetjük a családi pénzügyeket, milyen családi adózási feladatok és határidők vannak. Emellett ne felejtkezzünk el az énidőről, ami lehet önfejlesztés, olvasás, pihenés, mindenképpen még a magánéleti feladatoknál tervezzük be tehát a feltöltődést elősegítő tevékenységeket.

Eddig a tervezőtáblázatunk az alábbiak szerint nézhet ki például:

szervezés

 
Vállalkozói feladatok tervezése
 
A vállalkozói feladatok esetében is hasonló szemlélet alapján járhatunk el, mint a magánéleti feladatok tervezésénél. Kezdjük azokkal az időpontokkal, határidőkkel, amelyek rögzítettnek tekinthetőek: adózási határidők (ezekről előre egy évvel egyeztethetünk a könyvelőnkkel), szezonok (ha olyan a területünk, ahol behatárolható a szezonalitás), tervezés és ellenőrzés (napi, heti, havi, negyedéves idősáv elkülönítése).

A következő lépésként a vállalkozói szakterületünk visszatérő, folyamatos feladatainak és projekt jellegű feladatainak az időigényét tervezzük meg, jelöljünk meg napokat, amikor ezekkel a fő feladatokkal szeretnénk foglalkozni.

Ezt követően tervezzük meg, milyen egyéb – a vállalkozói területekhez köthető – feladataink vannak, és azok mely fő területhez tartoznak, illetve, hogy mikor szeretnénk ezekkel foglalkozni. Lehetnek feladataink például a következő területeken:

  • termékfejlesztés (pl. új könyv megírása, új oktatási projekt kidolgozása, új termékek értékesítése, stb.)

  • marketing és értékesítés (pl. blog írás, hírlevél küldés, kampányok tervezése, marketingtervezés, weboldal kialakítása, hirdetések aktualizálása, stb.)

  • adminisztráció és jogi ügyek (pl. szerződések rendberakása, levezések rendszerezése, számlázás, biztosítási ügyek, vállalkozással kapcsolatok ügyek, könyvelővel találkozás, stb.)

  • képzések és oktatások (pl. rendszeres képzések, egyedi képzések, kötelező képzések, tanfolyamok, stb.)

  • HR ügyek, kiszervezés, delegálás (pl. mikor milyen feladatokat tudunk kiszervezni, új munkatárs felvétele, díjazási rendszer, motivációs rendszer, stb.)

  • pénzügyek (pl. utalások, készpénzáramlás adminisztrációja, adók tervezése és fizetése, cashflow tervezés és ellenőrzés, stb.)

Ezeket a feladatokat mindenképpen havi bontásban javasolt először megtervezni és ebből bonthatóak le a teendők heti, majd napi bontásba (visszafelé történő eredményszemléletű tervezés).
 
A havi bontásban történő tervezés például az alábbiak szerint készíthető el:
 

szervezés

 

Ebből továbbiakban meghatározhatóak a heti, napi feladatok, amelyekbe már beleilleszthetőek a találkozók és megbeszélések, valamint a vállalkozói „házon kívüli” teendők, például irodaszer vásárlás, posta, stb.:
 

szervezés

 

Az Excel lehetőséget biztosít arra is, hogy átlássuk a magánéleti és a vállalkozói időpontokat akár egyben, például így:
 

szervezés

Ezzel a nézettel kiszűrhetőek az esetleges duplikációk és megtervezhető, hogy valóban a megfelelő helyre illesszük be a találkozókat.

[htmlbox cegvezeto]

Eszközök a tervezéshez

Az Excel táblázatokon kívül további eszközök készíthetőek a tervezéshez, például üzleti terv (melyben részletesen leírjuk magunknak, hogy milyen területen mit és hogyan szeretnénk elérni), ellenőrző listákat hívhatunk segítségül a heti, havi, negyedéves ellenőrzési feladatainknál (de még jobb, ha van egy mentorunk, akivel megbeszélhetjük a tervezésünket), használhatunk jegyzettömböket, jegyzetfüzeteket és határidő naplókat (csak arra figyeljünk, hogy szinkronizáljuk azokat a tervezési táblánkkal), kipróbálhatunk különféle szoftvereket és telefonos alkalmazásokat.

+ 1 tipp: ha olyan helyen vagyunk, ahol nem tudunk jegyzeteket készíteni, akkor a telefonunkon lévő hangfelvevő eszközre mondjuk fel az ötleteinket, és később illesszük bele a táblázatunkba.

Technikák a tervezéshez

A tervezés ilyen szintű kivitelezése lehet, hogy első olvasásra elrettentőnek tűnik, de ha a saját rendszerünket kialakítjuk, egy olyan fajta nyugodtságot sikerülhet elérnünk, ami azt gondolom, hogy szükségszerű ahhoz, hogy azt érezzük, mi irányítjuk a saját életünket. Ha már hozzászoktunk a tervezéshez, egyszerűen arra is igényünk lesz, hogy a napunkat is megtervezzük. A fenti táblázatokban ez nem szerepel külön feladatként, egyénileg eldönthető, hogy mikor kezdjük el ezt is bevezetni. A napi tervezés jó esetben előző este, vagy éppen kora reggeli feladatként is megvalósulhat, én az első megoldást preferálom, hiszen így nyugodtan hajthatjuk álomra a fejünket, mert tudjuk, hogy másnap mivel fogunk foglalkozni. Jöjjön akkor néhány technikai tipp a tervezéshez!

Az eredmény három dologtól függ: mit (tervezés) hogyan (hatékonyság) csinálunk (önfegyelem). A tervezésről a fentiekben sok szó esett, az önfegyelem egy teljesen külön téma, amiben érdemes további irodalmat olvasni, ez egyén függő és emellett fejleszthető. A hatékonyság viszont néhány kisebb ötlettel és technikával sikeresen növelhető.

Ha a tervezésünket úgy építjük fel, hogy figyelembe vesszük az alább következő alapelveket, akkor jelentősen megnöveljük az esélyt arra, hogy éppen mindig a megfelelő dolgot fogjuk végezni a most-ban, a jelen pillanatban.

Pareto-elv (más néven 80/20-as szabály):

Az eredmények 80%-át a tevékenységek 20%-a hozza. Nézzük végig a feladatainkat, hogy azok milyen eredménnyel járnak, és igyekezzünk korlátozni a feladatainkat azokra, amelyek lényegesen előre lendítik az eredményeinket.

Prioritások kezelése:

A napi feladataink között tegyünk különbséget, jelöljük meg a fontossági sorrendet a fenti elv szerint. Az alábbi besorolás segítséget jelenthet ebben: „A” legfontosabb feladatom azon a napon, „B” további 3-4 fontos és sürgős feladat, „C” telefonok és e-mailek, „D” elvégezhető, de nem kötelező feladatok.

Feladatok kötegelése:

A heti tervezésnél rendezzük a hasonló jellegű vagy hasonló időigényű feladatokat egy idősávba és kötegelten foglalkozzunk velük.

Időblokkok elkülönítése:

Különítsünk el legalább 2-3 órás időblokkokat, amikor csak egy adott tevékenységgel, vagy tevékenység típussal foglalkozunk. Ez időszak alatt kb. 50 percenként javasolt picit felállni, megmozgatni magunkat, inni egy keveset, de ne essünk ki a tevékenységből, ne hagyjuk magunkat megzavarni.

Kommunikáció:

A kommunikációval kapcsolatos teendőket (e-mailek, telefonok, stb.) helyezzük el úgy a napunkban, hogy csak két vagy három alkalommal foglalkozunk velük, pl. 10 órakor és 15 órakor. Ezek a tényezők zavaróak és kizökkentenek a koncentrációból. Egyébként csatlakozzunk le a levelezőrendszerről és némítsuk le a telefonunkat.

Parkinson elv:

E szerint az elv szerint minden munka kitölti a rendelkezésre álló időt. Ezért célszerű lerövidíteni a munkaidőt (az adott időblokkot), hogy a lényegesre tudjuk korlátozni a feladatainkat.

Bízom benne, hogy a cikk hasznos segítséget nyújt majd a Kedves Olvasó mindennapjaihoz. A következőkben a pénzügyi tervezéssel fogunk foglalkozni, mely szintén fontos és alapvetően járulhat hozzá a tudatos életvitelünkhöz.

 
A szerző Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.
  • Értesítő a rovat cikkeiről

Kapcsolódó cikkek

  • dolgozó

    A könyvelőirodák életében a hatékonyság egy kulcs tényező, mely befolyásolja az egész iroda életét és az üzlet nyereségességét. Cikksorozatunk első részében elkezdjük bemutatni azokat a legfontosabb tippeket, amivel növelhető egy könyvelőiroda hatékonysága.

  • főnök

    Cikksorozatunk első részére nagyon sok visszajelzést kaptunk arra vonatkozóan, hogy milyen témákról szeretnének még olvasni a könyvelők a hatékonysággal kapcsolatban. Ennek megfelelően most a személyes hatékonyság és a delegálás témáját járjuk körül.

  • könyvelő

    Hogyan növelhető a könyvelőirodák bevétele, hogyan lehet a kapacitást növelni, milyen szempontok szerint válasszuk ki az új kollégákat, és milyen foglalkoztatási formák alkalmazhatóak a leghatékonyabban? Cikksorozatunk harmadik részében ezeket a kérdéseket járjuk körül.

Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • zászló

    Macron francia államfő alíárta a rendeleteket, hétvégén tiltakozók mennek majd az utcára.

  • NAV

    Egy hetük maradt a bejelentésre azoknak a vállalkozásoknak és egyéni vállalkozóknak, amelyek már tavaly vagy azelőtt székhelyszolgáltatást vettek igénybe, és ez az idén sem változott: a székhelyszolgáltató adatairól szeptember 29-ig kell bejelentést tenniük a NAV-nak - közölte az adóhivatal.

     

  • Fotó: shutterstock

    Jövő év január elsejétől jelentősen átalakul az adópereket és azokat megelőző adóeljárásokat szabályozó jogi környezet. A hat új eljárási törvény egyfelől jelentősen gyorsítja, és ezzel hatékonyabbá teszi az eljárásokat, ugyanakkor nagyobb figyelmet is követel a vállalatoktól. A Vámosi-Nagy Ernst & Young Ügyvédi Iroda szakértői arra figyelmeztetik a vállalatokat, hogy már az idén megindult eljárásokra is vonatkozhat a jövő évi szabályozás. Az iroda szakmai rendezvényén elhangzott, az adózóknak a jövőben a szokásosnál nagyobb figyelmet kell fordítaniuk az adóellenőrzésekre, mert akár már eljárásjogi alapon is fontos bizonyítékok felhasználásától eshetnek ki.

  • benzin

    A csökkentéssel a benzin átlagára 351 forintra mérséklődött, a gázolajé 353 forint maradt.

  • cafeteria

    Az idén új elemmel, a mobilitási célú lakhatási támogatással bővült az adómentesen nyújtható cafeteria-elemek köre, de a túl szigorú feltételek miatt csupán alig néhány esetben vették azt igénybe. Jövőre várhatóan jelentősen kedvezőbbé válnak a támogatási feltételek. A BDO Magyarország Adó Online-hoz eljuttatott elemzése bemutatja, hogy a tervezett változások hogyan bővíthetik az igénybe vevők körét.