Vállalkozói évtervező tippek

Lakatos Zsuzsa
  • Értesítő a rovat cikkeiről

Hogyan tervezzünk egyszerűen és tudatosan? Hogyan hangolhatjuk össze a magánéleti és vállalkozói életünket úgy, hogy figyelmet fordítunk a tervezésre? Cikkünkből gyakorlati segítséget és hasznos tippeket kaphat a következő vállalkozói évének megtervezéséhez!

Előfordult már Önnel, hogy úgy érezte, nem tud egyensúlyt teremteni a magánélete és a vállalkozói élete között? Vajon mindig sikerül-e jó döntéseket hozni, hogy az adott pillanatban mi a fontos és mi az a dolog, amivel valóban foglalkozni kell? Sok vállalkozó ismerősöm küzd azzal a problémával, hogy meg tudja határozni, mivel foglalkozzon egy adott napon, mert

  • szinte állandóan úgy érzi, hogy túl sok feladata van,

  • a teendők csak halmozódnak a listán és mindig vannak elhalasztott megoldandó dolgok,

  • már azon gondolkoznak, hogy ha megkettőződnének, sem lenne elég az idejük ahhoz, hogy kipihentek és eredményesek is legyenek egyben.

A fenti élethelyzetek és érzések sajnos gyakran előfordulnak, és néha úgy érezzük, a saját életünk helyes menedzselése egy megoldhatatlan feladat. Vállalkozóként önálló időbeosztással rendelkezünk, ami nagy szabadságot ad, ugyanakkor figyelnünk kell arra is, hogy ez a szabadság ne váljon a számunkra megfelelő életminőség akadályozó tényezőjévé.
 
Az év vége közeledtével egyrészt fontos, hogy átgondoljuk eredményeinket, életünk fontos területeit és levonjuk a tanulságokat, illetve megünnepeljük a sikereinket, szóval egy kicsit lecsendesedjünk és számot vessünk. Másrészt nagyon hasznos, ha ezzel együtt átgondoljuk a terveinket, céljainkat, meghatározzuk, hova tartunk. Ennek egyik szelete az, hogy megtervezzük a következő vállalkozói évünket, és ehhez szeretnék néhány tippet adni.

Idő: a kulcstényező

Az időnk az, amivel teljes mértékben mi gazdálkodunk. Gondolhatjuk azt, hogy ez nem így van, mivel a határidők és más emberek (családtagok, ügyfelek, partnerek, stb.) által szabott igényeknek kell megfelelnünk. Azonban érdemes tudatosítani, hogy az életformánkat mi választottuk, és ha a vállalkozói élet az, amire igazán vágyunk és ebben tudunk kiteljesedni, akkor ezeket a határidőket és igényeket nem kötelességként, hanem az életünkhöz hozzátartozó elemekként, fontos építőkövekként tartsuk számon, amelyekhez igazodunk. Emellett viszont rengeteg olyan idősáv áll a rendelkezésünkre, amivel ha jól gazdálkodunk, megteremthetjük a számunkra könnyedebb és felszabadultabb vállalkozói életet.

Az idő kézben tartásához szükségünk lesz egy naptárra, amiben egyben látjuk a következő évet, lebontva hónapokra, hetekre és napokra, például a következő módon:

szervezés

A fenti táblázatban átláthatóvá válnak a havi teendők, és ezt a táblázatot tudjuk bővíteni, hogy meg tudjuk tervezni a heti feladatokat:
 

szervezés

 

Következő lépésként tervezhetőek az adott héten belül a napi feladatok:
 

szervezés

 

Lépésről lépésre így az éves célokból visszafele tervezhetőek, hogy mit kell elvégezni az adott hónapban, ezen belül az adott héten, majd a megfelelő napokon. Ez a típusú tervező könnyen kivitelezhető és működtethető egy Excel táblázatban. Az oszlopok tehát az idősávok, a táblázat sorai pedig lesznek a feladatok. Milyen feladatokkal és milyen sorrendben töltsük fel a táblázatunkat? A következőkben ezeket a lépéseket nézzük meg.

Magánéleti feladatok tervezése

Először azokat a fix napokat érdemes beleírni a táblázatba, amelyek adottak vagy előre tervezhetőek, és az egész család számára meghatározóak, ezek például a következők: ünnepek, iskolai szünetek, hosszú hétvégék (és a kapcsolódó munkanap átrendezések), hétvégék, valamint a nyaralások és a kirándulások. Ezeket lehet a táblázatban külön-külön sorban szerepeltetni, és egy-egy (vagy ugyanolyan) színnel jelölni a megfelelő cellát az adott napon.

A következő lépésben szerepeltethetőek a projekt jellegű dolgok, például lakásfelújítás, autóvásárlás, autó szerelése és vizsgáztatása, nagytakarítás, iskolaválasztás, okmányok megújítása, vidéki családi látogatás, stb.

Fontos projekt jellegű feladat a magánéleti tervezés aktualizálásának, tervezésének és ellenőrzésének is kijelölni adott napokat, amikor részletesebben megtervezzük az adott időszakot, ez lehet hetente (minden péntek délután a következő hetet), havonta (minden hónap utolsó hetében a következő hónapot), negyedévente (minden negyedév utolsó két hetében a következő negyedévet).

Ezután tervezhetőek a napokon belüli idősávok szintén a család minden tagjára vonatkozóan, erre például az adott időblokkokat lehet meghatározni: reggel, délelőtt, délután, este. Gondoljuk végig, hogy a családtagoknak milyen fix teendői vannak ezekben a napszakokban, például sport tevékenység, bevásárlás, takarítás, különórák, megbeszélések, baráti találkozók, óvodai és iskolai találkozók, stb.

Fordítsunk figyelmet arra is, hogy milyen gyakorisággal vezetjük a családi pénzügyeket, milyen családi adózási feladatok és határidők vannak. Emellett ne felejtkezzünk el az énidőről, ami lehet önfejlesztés, olvasás, pihenés, mindenképpen még a magánéleti feladatoknál tervezzük be tehát a feltöltődést elősegítő tevékenységeket.

Eddig a tervezőtáblázatunk az alábbiak szerint nézhet ki például:

szervezés

 
Vállalkozói feladatok tervezése
 
A vállalkozói feladatok esetében is hasonló szemlélet alapján járhatunk el, mint a magánéleti feladatok tervezésénél. Kezdjük azokkal az időpontokkal, határidőkkel, amelyek rögzítettnek tekinthetőek: adózási határidők (ezekről előre egy évvel egyeztethetünk a könyvelőnkkel), szezonok (ha olyan a területünk, ahol behatárolható a szezonalitás), tervezés és ellenőrzés (napi, heti, havi, negyedéves idősáv elkülönítése).

A következő lépésként a vállalkozói szakterületünk visszatérő, folyamatos feladatainak és projekt jellegű feladatainak az időigényét tervezzük meg, jelöljünk meg napokat, amikor ezekkel a fő feladatokkal szeretnénk foglalkozni.

Ezt követően tervezzük meg, milyen egyéb – a vállalkozói területekhez köthető – feladataink vannak, és azok mely fő területhez tartoznak, illetve, hogy mikor szeretnénk ezekkel foglalkozni. Lehetnek feladataink például a következő területeken:

  • termékfejlesztés (pl. új könyv megírása, új oktatási projekt kidolgozása, új termékek értékesítése, stb.)

  • marketing és értékesítés (pl. blog írás, hírlevél küldés, kampányok tervezése, marketingtervezés, weboldal kialakítása, hirdetések aktualizálása, stb.)

  • adminisztráció és jogi ügyek (pl. szerződések rendberakása, levezések rendszerezése, számlázás, biztosítási ügyek, vállalkozással kapcsolatok ügyek, könyvelővel találkozás, stb.)

  • képzések és oktatások (pl. rendszeres képzések, egyedi képzések, kötelező képzések, tanfolyamok, stb.)

  • HR ügyek, kiszervezés, delegálás (pl. mikor milyen feladatokat tudunk kiszervezni, új munkatárs felvétele, díjazási rendszer, motivációs rendszer, stb.)

  • pénzügyek (pl. utalások, készpénzáramlás adminisztrációja, adók tervezése és fizetése, cashflow tervezés és ellenőrzés, stb.)

Ezeket a feladatokat mindenképpen havi bontásban javasolt először megtervezni és ebből bonthatóak le a teendők heti, majd napi bontásba (visszafelé történő eredményszemléletű tervezés).
 
A havi bontásban történő tervezés például az alábbiak szerint készíthető el:
 

szervezés

 

Ebből továbbiakban meghatározhatóak a heti, napi feladatok, amelyekbe már beleilleszthetőek a találkozók és megbeszélések, valamint a vállalkozói „házon kívüli” teendők, például irodaszer vásárlás, posta, stb.:
 

szervezés

 

Az Excel lehetőséget biztosít arra is, hogy átlássuk a magánéleti és a vállalkozói időpontokat akár egyben, például így:
 

szervezés

Ezzel a nézettel kiszűrhetőek az esetleges duplikációk és megtervezhető, hogy valóban a megfelelő helyre illesszük be a találkozókat.

Eszközök a tervezéshez

Az Excel táblázatokon kívül további eszközök készíthetőek a tervezéshez, például üzleti terv (melyben részletesen leírjuk magunknak, hogy milyen területen mit és hogyan szeretnénk elérni), ellenőrző listákat hívhatunk segítségül a heti, havi, negyedéves ellenőrzési feladatainknál (de még jobb, ha van egy mentorunk, akivel megbeszélhetjük a tervezésünket), használhatunk jegyzettömböket, jegyzetfüzeteket és határidő naplókat (csak arra figyeljünk, hogy szinkronizáljuk azokat a tervezési táblánkkal), kipróbálhatunk különféle szoftvereket és telefonos alkalmazásokat.

+ 1 tipp: ha olyan helyen vagyunk, ahol nem tudunk jegyzeteket készíteni, akkor a telefonunkon lévő hangfelvevő eszközre mondjuk fel az ötleteinket, és később illesszük bele a táblázatunkba.

Technikák a tervezéshez

A tervezés ilyen szintű kivitelezése lehet, hogy első olvasásra elrettentőnek tűnik, de ha a saját rendszerünket kialakítjuk, egy olyan fajta nyugodtságot sikerülhet elérnünk, ami azt gondolom, hogy szükségszerű ahhoz, hogy azt érezzük, mi irányítjuk a saját életünket. Ha már hozzászoktunk a tervezéshez, egyszerűen arra is igényünk lesz, hogy a napunkat is megtervezzük. A fenti táblázatokban ez nem szerepel külön feladatként, egyénileg eldönthető, hogy mikor kezdjük el ezt is bevezetni. A napi tervezés jó esetben előző este, vagy éppen kora reggeli feladatként is megvalósulhat, én az első megoldást preferálom, hiszen így nyugodtan hajthatjuk álomra a fejünket, mert tudjuk, hogy másnap mivel fogunk foglalkozni. Jöjjön akkor néhány technikai tipp a tervezéshez!

Az eredmény három dologtól függ: mit (tervezés) hogyan (hatékonyság) csinálunk (önfegyelem). A tervezésről a fentiekben sok szó esett, az önfegyelem egy teljesen külön téma, amiben érdemes további irodalmat olvasni, ez egyén függő és emellett fejleszthető. A hatékonyság viszont néhány kisebb ötlettel és technikával sikeresen növelhető.

Ha a tervezésünket úgy építjük fel, hogy figyelembe vesszük az alább következő alapelveket, akkor jelentősen megnöveljük az esélyt arra, hogy éppen mindig a megfelelő dolgot fogjuk végezni a most-ban, a jelen pillanatban.

Pareto-elv (más néven 80/20-as szabály):

Az eredmények 80%-át a tevékenységek 20%-a hozza. Nézzük végig a feladatainkat, hogy azok milyen eredménnyel járnak, és igyekezzünk korlátozni a feladatainkat azokra, amelyek lényegesen előre lendítik az eredményeinket.

Prioritások kezelése:

A napi feladataink között tegyünk különbséget, jelöljük meg a fontossági sorrendet a fenti elv szerint. Az alábbi besorolás segítséget jelenthet ebben: „A” legfontosabb feladatom azon a napon, „B” további 3-4 fontos és sürgős feladat, „C” telefonok és e-mailek, „D” elvégezhető, de nem kötelező feladatok.

Feladatok kötegelése:

A heti tervezésnél rendezzük a hasonló jellegű vagy hasonló időigényű feladatokat egy idősávba és kötegelten foglalkozzunk velük.

Időblokkok elkülönítése:

Különítsünk el legalább 2-3 órás időblokkokat, amikor csak egy adott tevékenységgel, vagy tevékenység típussal foglalkozunk. Ez időszak alatt kb. 50 percenként javasolt picit felállni, megmozgatni magunkat, inni egy keveset, de ne essünk ki a tevékenységből, ne hagyjuk magunkat megzavarni.

Kommunikáció:

A kommunikációval kapcsolatos teendőket (e-mailek, telefonok, stb.) helyezzük el úgy a napunkban, hogy csak két vagy három alkalommal foglalkozunk velük, pl. 10 órakor és 15 órakor. Ezek a tényezők zavaróak és kizökkentenek a koncentrációból. Egyébként csatlakozzunk le a levelezőrendszerről és némítsuk le a telefonunkat.

Parkinson elv:

E szerint az elv szerint minden munka kitölti a rendelkezésre álló időt. Ezért célszerű lerövidíteni a munkaidőt (az adott időblokkot), hogy a lényegesre tudjuk korlátozni a feladatainkat.

Bízom benne, hogy a cikk hasznos segítséget nyújt majd a Kedves Olvasó mindennapjaihoz. A következőkben a pénzügyi tervezéssel fogunk foglalkozni, mely szintén fontos és alapvetően járulhat hozzá a tudatos életvitelünkhöz.

 
A szerző Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.
  • Értesítő a rovat cikkeiről

Kapcsolódó cikkek

  • dolgozó

    A könyvelőirodák életében a hatékonyság egy kulcs tényező, mely befolyásolja az egész iroda életét és az üzlet nyereségességét. Cikksorozatunk első részében elkezdjük bemutatni azokat a legfontosabb tippeket, amivel növelhető egy könyvelőiroda hatékonysága.

  • főnök

    Cikksorozatunk első részére nagyon sok visszajelzést kaptunk arra vonatkozóan, hogy milyen témákról szeretnének még olvasni a könyvelők a hatékonysággal kapcsolatban. Ennek megfelelően most a személyes hatékonyság és a delegálás témáját járjuk körül.

  • könyvelő

    Hogyan növelhető a könyvelőirodák bevétele, hogyan lehet a kapacitást növelni, milyen szempontok szerint válasszuk ki az új kollégákat, és milyen foglalkoztatási formák alkalmazhatóak a leghatékonyabban? Cikksorozatunk harmadik részében ezeket a kérdéseket járjuk körül.

Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • forint_pénz

    Az öt alkalmazott feletti, többségi magyar tulajdonban lévő vállalatok dolgozóinak 7 százaléka minimálbéres, 7 százaléka pedig garantált bérminimumon foglalkoztatott, a minimálbéresek aránya a kereskedelemben a legnagyobb, 10 százalékos - derült ki a GKI Gazdaságkutató Zrt. legfrissebb, az MTI-nek csütörtökön eljuttatott felméréséből.

  • csirkehús

    Ismét sikeres volt az együttműködés a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület (HENT), a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal (Nébih) és a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) között. Mindhárom szervezet részt vett ugyanis az INTERPOL és az EUROPOL szervezte élelmiszerhamisítás elleni nemzetközi műveletben.

  • nav_logo

    Továbbra is sok tartós adósa van a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV), március végén 3015 magánszemély és egyéni vállalkozó tartozott egyenként több mint 10 millió forinttal, emellett 1680 társaság, szervezet egyenként több mint 100 millió forinttal 180 napon keresztül, folyamatosan az adóhatóságnak - derül ki a NAV honlapján közzétett adatokból.

  • GDPR

    Kétrészes cikkünkben nem általában a GDPR jogalapjaival, hanem olyan konkrét témákkal foglalkozik a szerző, mint az első részben is taglalt, a GDPR 6. és 9. cikke közötti eltérések részletezése, vagy ama rendelkezések bemutatása, amelyek önálló jogcímként is értékelhetők. Ezúttal kísérletet tesz annak igazolására, miért nem jogos érdeken alapulhat a szerződés nem-teljesítése esetén történő adatkezelés.

  • könyvelő

    Milyen feladatok merülnek fel a végelszámolás elindításakor, a végelszámolás időszaka alatt és a folyamat végén? Mire kell figyelni az egyes lépések során. Cikksorozatunkban a végelszámolás lépéseit járjuk körbe.