Munkahelyi adatkezelés a GDPR alapján

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 2018. május 25-ig biztosít lehetőséget a munkáltatóknak arra, hogy adatkezelésüket megfelelően alakítsák át. A munkáltatók nagyszámú, eltérő jellegű személyes adatot kezelnek, ezért az új szabályozásnak történő megfelelés igen komplex és összetett feladatot ró rájuk - hívta fel a figyelmet közleményében a PwC.

 

Első lépésként a jelenleg kezelt adatvagyont kell felmérni. A munkáltatónak be kell azonosítania, hogy milyen személyes adatokat tárol és használ, és mindezt milyen jogalapon, milyen célból teszi. Az adattakarékosság és a célhoz kötöttség elvéből következik, hogy a munkáltatók a jövőben csak olyan adatokat kezelhetnek, amelyek kezelésére - a GDPR szabályai szerinti - megfelelő jogalappal rendelkeznek. A jogalap a jövőben főként jogszabályon, jogos érdeken, kivételes esetben hozzájáruláson alapulhat. Jogalap hiányában pedig a személyes adatokat törölni kell.

Második lépésként a munkáltatónak be kell azonosítania, hogy a jövőben a munkáltató a munkavállalók, esetenként családtagjaik mely személyes adatait kezeli, illetve az adatkezelési folyamatok során ki lesz jogosult a személyes adatokhoz hozzáférni. Arról is döntést kell hoznia, hogy amennyiben történik adatkezelés, úgy a személyes adatokat meddig tárolja. Itt természetesen be kell azonosítania azokat a jogszabályokat, amelyek a munkáltatót a meghatározott személyes adatok őrzésére kötelezik, és ennek alapján kell megállapítania az adattárolás időtartamát.

Számos vállalat használ egységes HR-adatbázisokat, amelyekhez nem csupán az Európai Unió országaiból, hanem esetenként azokon kívülről is lehet hozzáférése egyes személyeknek. Ezen adatbázisok szükségességét felül kell vizsgálni és amennyiben a munkáltató, illetve anyacége az adatbázis fenntartása mellett dönt, úgy az adatbázis adattartalmát, továbbá a hozzáférést, a tárolás időtartamát át kell alakítani a GDPR szabályainak megfelelően.

„Amennyiben a jövőbeni adatkezeléshez a szükséges döntések megszülettek, úgy a munkáltatónak létre kell hoznia azokat a belső szabályozásokat, amelyek az érintett munkavállalók számára közérthetően, egyértelműen bemutatják a munkáltatónál irányadó adatkezelési szabályokat. A szabályzatokat úgy kell megalkotni, hogy valamennyi munkavállaló számára egyértelmű legyen, hogy mely személyes adatát kezeli a munkáltató, milyen célból és mely jogalapon, illetve meddig. A munkáltatónak arról is tájékoztatást kell adnia a munkavállalók számára, hogy az adatok törlésével, illetve a helytelen adatok kezelésével kapcsolatosan milyen jogai lesznek. Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a GDPR bizonyos típusú adatkezelések esetén több, a jelenlegi szabályozáshoz képest teljesen új jogot biztosít az érintettek részére” – hívja fel a figyelmet Szűcs László, a Réti, Antall és Társai PwC Legal szakértő ügyvédje.

A munkaviszony az egyik legkomplexebb jogviszony,az akár évtizedeken átívelő munkaviszony miatt a munkáltató nagyon sok és eltérő típusú személyes adatot kezel. Valamennyi személyes adatra, illetve adatkezelésre nem lehet külön adatvédelmi tájékoztatást/szabályzatot készíteni, ezért célszerű egy egységes, a munkavállalók valamennyi személyes adatához kapcsolódó, keretszabályzatot készíteni. A keretszabályzatot ki lehet egészíteni olyan, speciális adatkezelésekhez kapcsolódó mellékletekkel, mint például a laptop használatához kapcsolódó adatkezelés, a GPS-rendszer által gyűjtött adatok tárolása és kezelése, vagy például a rehabilitációs jellegű munkakörökhöz kapcsolódóan az egészségügyi adatok kezelése.

„A szabályzatok standardizálása bizonyos mértékig lehetséges,ám ezeknek a munkáltatónál alkalmazott egyedi jellegű adatkezelési folyamatokra kell épülniük.E tekintetben szinte nem is beszélhetünk két teljesen azonosan működő munkáltatóról” – hangsúlyozza Csenterics András, a Réti, Antall és Társai PwC Legal adatvédelmi és adatbiztonsági szakjogásza.

A szabályzatok elkészültét követően a munkáltatónak figyelmet kell fordítania arra, hogy a munkavállalók az adatkezelés új szabályait ténylegesen megismerjék. Ennek leghatékonyabb módja az oktatás, amely a szabályzatokban összefoglalt adatkezelési szabályok bemutatását jelenti. Emellett a munkáltatónak adatvédelmi tisztviselőt is ki kell jelölnie annak érdekében, hogy az adatvédelmi szabályok betartása kellő hatékonysággal ellenőrizhető legyen, továbbá 250 munkavállaló felett nyilvántartást kell készítenie az adatkezeléseivel kapcsolatosan.   

A GDPR szabályainak végrehajtása azonban nem csupán adminisztratív teendőkkel jár. Az egyes IT-rendszerek adatbiztonsági megfelelőségét is felül kell vizsgálni, továbbá olyan komplex feladatokat kell megoldani, mint a már nem szükséges, vagy jogalap nélkül kezelt adatok (lehetőleg automatikus) törlése, esetleg anonimizálása, vagy például az adathordozhatóság feltételeinek kialakítása.

„A szükséges intézkedéseket haladéktalanul célszerű elkezdeni, annak ellenére, hogy a GDPR bevezetéséhez kapcsolódóan még számos magyar jogszabály vár módosításra. A rendelet alapján a munkáltatói kötelezettségek beazonosíthatóak, továbbá a rendelet Magyarországon is közvetlenül hatályos, ezért azt javasoljuk, hogy a szervezetek kezdjék el az adatvagyonfelmérését, illetve a munkáltatói adatkezelés új szabályozásának megfelelő átalakítási folyamatot” – mondja Csenterics András.

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Kapcsolódó cikkek

  • laptop

    Az Európai Parlament és a Tanács Általános Adatvédelmi Rendelete („GDPR” vagy „Rendelet”) 2016. május 25-én lépett hatályba, rendelkezéseit a két éves felkészülési időszakot követően, 2018. május 25-től kell alkalmazni. A GDPR, mint számos szakértői anyagból már kiderült, jelentős változásokat hoz - az Unió egész területén egységes adatvédelmi szabályozást alakít ki és rendelkezései közvetlenül alkalmazandók valamennyi tagállamban.

  • Facebook

    A spanyol adatvédelmi hatóság (AEPD) 1,2 millió euróra (367 millió forint) büntette a Facebookot a felhasználók adatainak engedély nélküli reklám célú felhasználása miatt. A szervezet szerint a közösségi oldal "súlyos és nagyon súlyos módon" több rendben is megsértette a spanyol adatvédelmi törvényt, a felhasználókról különleges adatokat, vagyis ideológiai, vallási hovatartozásra, nemi orientációra, személyes ízlésre valamint internetes keresési szokásokra vonatkozó információkat gyűjtött.

Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • GDPR, EU

    A kormány tervei szerint csak figyelmeztethetné a hatóság a kis- és közepes vállalkozásokat, ha megsértik az Európai Unió most hatályba lépő általános adatvédelmi rendeletét (GDPR) - közölte a Miniszterelnökséget vezető miniszter csütörtökön Budapesten sajtótájékoztatón.

  • SZÉP kártya

    Pünkösdöt követően nagyjából még 3,1 milliárd forint május végig elköltendő összeg maradt a SZÉP-kártyákon - tájékoztatták az MTI-t a kártyakibocsátó pénzintézetek.

  • 50 rubeles orosz aranyérme

    Oroszország nem változtat az adórendszerén az elkövetkező hat évben - jelentette ki Anton Sziluanov, Oroszország első miniszterelnök-helyettese, pénzügyminiszter kedden, a Szentpétervári Nemzetközi Gazdasági Fórumon.

  • robot

    A mesterséges intelligencia (MI) elterjedése hozzájárul a munkahelyterméshez, az új állások betöltéséhez azonban egyelőre hiányzik a megfelelő szakembergárda – mutat rá az MIT és az EY felmérése.

  • Fotó: shutterstock

    Azoknál a családi vállalatoknál, ahol az öröklés sorrendje egyértelmű és megegyezik a törvényes renddel, feleslegesnek tűnhet végrendelkezni, azonban a gyakorlat nem ezt mutatja. Ha az örökösök nem értenek egyet, hosszú évekig húzódó pereskedés kezdődhet, ami a kapcsolatok mellett a cég teljesítményére is kihat. A cégvagyon megóvása és a vállalat jövője az érintetteken is túlmutat, hiszen Magyarországon a GDP több mint felét családi cégek állítják elő, jelentős részükben pedig aktuális probléma a generációváltás.