A hét számviteli kérdése: külföldi számlák elszámolása

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egy magyarországi kft német ügyvezetője az utazásaival kapcsolatban különböző bizonylatokat hoz a kiadásokról. Némelyikkel kapcsolatban fenntartásaim vannak, mert többnyire nem a cég nevére szóló számlákról van szó. Hogyan lehet ezeket elszámolni?

Egyedül a szállodai számlákon van cégnév, a többi egyszerű bizonylat például parkolásról, vagy egy vonatjegyről „online ticket” és a repülőjegyről is egy online foglalási bizonylat van, amit alégiotársaság honlapjáról számlaként lehet kinyomtatni. El tudja ezeket a kiadásokat számolni a cég?

A külföldi (uniósi tagállamból származó) számlákra, azok kötelező adattartalmára és ennek függvényében történő elfogadására az alábbi jogszabályi rendelkezések vonatkoznak: A 2007. évi CXXVII. törvény 168. § (3) bekezdése kimondja: „Nem belföldön, hanem a Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számla a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása teljesítését tanúsító olyan okirat is, amely a Közösség azon tagállamában, ahol adóalanyként nyilvántartásba vették, tartalmában megfelel – e tagállam joga szerint – a Héa-irányelv 226-231. és 238-240. cikkeinek.”

A 2006/112/EK (HÉA – hozzáadottérték adó) irányelv fenti rendelkezései a számla tartalmáról többek között kimondják, hogy: „az ebben az irányelvben meghatározott különös rendelkezések sérelme nélkül, a 220. és 221. cikk értelmében kiállított számlákon a HÉA megállapítása céljából kizárólag a következő adatokat kell kötelezően feltüntetni (226. cikk.):

1. a számla kibocsátásának dátuma;
2. a számlát egyedileg azonosító, egy vagy több számsorból álló sorszám;
3. a 214. cikkben említett HÉA-azonosítószám, amelynek felhasználásával az adóalany a termékértékesítéseket vagy a szolgáltatásnyújtásokat végezte;
4. a megrendelőnek a 214. cikkben említett HÉA-azonosítószáma, amelynek felhasználásával számára azon termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végezték, amely esetében ő az adófizetésre kötelezett, vagy amelynek felhasználásával a 138. cikk értelmében értékesítettek számára termékeket;
5. az adóalany és a vevő (megrendelő) teljes neve és címe;
6. az értékesített termékek mennyisége és jellege, vagy a nyújtott szolgáltatás mértéke és jellege;
7. a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás teljesítésének vagy befejezésének dátuma, vagy a 220. cikk 4. és 5. pontjában említett előleg átadásának (átutalásának) dátuma, amennyiben ezt a dátumot meghatározták, és az eltér a számla kiállításának dátumától;
8. az adó alapja adómértékenként vagy adómentességenként, a HÉA nélküli egységár valamint az esetleges levonások, árengedmények vagy visszatérítések, ha az egységár ezeket nem tartalmazza;
9. az alkalmazott HÉA-adómérték;
10. a fizetendő HÉA összege, kivéve ha olyan különös szabályozást alkalmaznak, amely esetében ez az irányelv kizárja az adat feltüntetését;
11. adómentesség esetén, illetve amikor az adófizetési kötelezettség a terméket beszerzőt illetve a szolgáltatás igénybevevőjét terheli: ezen irányelv vonatkozó rendelkezésére vagy a megfelelő nemzeti rendelkezésre történő hivatkozás, illetve bármilyen más utalás arra, hogy a termékértékesítés vagy szolgáltatás adómentes vagy fordított adózási eljárás alá tartozik;
12. új közlekedési eszköznek a 138. cikk (1) bekezdésében és (2) bekezdésének a) pontjában megállapított feltételekkel összhangban végzett értékesítése esetén a 2. cikk (2) bekezdésének b) pontjában felsorolt adatok;
13. az utazási irodákra vonatkozó különös szabályozás alkalmazása esetén a 306. cikkre vagy a vonatkozó nemzeti rendelkezésekre való hivatkozás, illetve bármiféle utalás arra, hogy az említett szabályozást alkalmazták;
14. használt cikkekre, műalkotásokra, gyűjteménydarabokra és régiségekre vonatkozó valamilyen különös szabályozás alkalmazása esetén a 313. cikkre, a 326. cikkre, a 333. cikkre vagy a vonatkozó nemzeti rendelkezésekre való hivatkozás, illetve bármiféle utalás arra, hogy az említett szabályozások valamelyikét alkalmazták;
15. ha a 204. cikk értelmében egy adóügyi képviselő kötelezett az adó megfizetésére: az adóügyi képviselőnek a 214. cikkben említett HÉA-azonosítószáma, valamint teljes neve és címe.”

Egyszerűsítő intézkedések (238. cikk)

A HÉA-bizottsággal folytatott konzultációt követően, és az általuk megállapított feltételeknek megfelelően a tagállamok rendelkezhetnek úgy, hogy a területükön végzett termékértékesítésekre vagy szolgáltatásnyújtásokra vonatkozó számlákon a következő feltételek teljesülése esetén nem kell feltüntetni a 226. és 230. cikkben említett egyes adatokat azon rendelkezésekre is figyelemmel, amelyeket a tagállamok a 227., 228. és 231. cikk értelmében meghozhatnak:

• ha a számla összege csekély;
• ha az érintett üzleti ágazat kereskedelmi vagy ügyviteli gyakorlata, illetve a számla kiállításának technikai feltételei megnehezítik a 226. és 230. cikkben említett valamennyi követelmény teljesítését.

A számláknak minden esetben tartalmazniuk kell a következő adatokat:

• a számla kibocsátásának dátuma;
• az adóalany megnevezése;
• az értékesített termékek vagy a nyújtott szolgáltatások fajtájának megnevezése;
• a fizetendő HÉA összege vagy az annak kiszámításához szükséges adatok.

Az egyszerűsítéseket nem lehet a 20.,21., 22., 33., 36., 138. és 141. cikkben említett ügyletekre alkalmazni.”

A fenti rendelkezésekből látni lehet, hogy amennyiben a német ügyvezető olyan bizonylatokat hoz a külföldi beszerzéseiről vagy igénybevett szolgáltatásairól (Közösségi tagállamból) amelyek nem felelnek meg a fent idézett jogszabályi előírásoknak, azok nem tekinthetők sem az adott tagállam jogszabályai, sem pedig a fent hivatkozott magyar áfa törvény rendelkezései szerint számlának. A fent idézett HÉA irányelv azonban lehetőséget ad a tagországoknak, hogy a bizonyos esetekben ne szerepeltessenek minden kötelező tartalmi elemet a számlán, de ilyenkor is minimális – fentebb idézett tartalmi elemeknek – szerepelnie kell a számlákon. A fentiek alapján lehetőség a német ügyvezető által hozott bizonylatokat be lehet azonosítani, és el lehet dönteni, hogy számlaként melyik elfogadható, melyik nem.

Arra vonatkozóan nincsen információnk, hogy a Németország élt-e és milyen kötelező számla tartalomra vonatkozóan az egyszerűsítés lehetőségével. Vélhetően a vonatjegyre vagy a repülőjegyre vonatkozóan ilyen könnyítés nem lehet, miután a kérdésben is utalás van arra vonatkozóan, hogy például az online foglalásoknál is van lehetőség számlakénti kinyomtatásra. Az ügyvezetőnek ilyenkor ki kellene nyomtatnia a számlát és azzal kellene elszámolnia. Vélhetően hasonló eljárás lehetséges a online vonatjegy foglalásakor is. A parkoló kártyánál lehetséges, hogy élt Németország az egyszerűsítés lehetőségével, de a parkoló kártyán szereplő információk meg kell, hogy feleljenek a fent idézett jogszabályban meghatározott minimum tartalmi követelményeknek.

Külföldi kiküldetés

A külföldi kiküldetésre vonatkozóan számos jogszabály ír elő rendelkezéseket. Egy vállalkozás magyarországi munkavállalóit kiküldetés keretében foglalkoztathatja más tagállamokban. A kiküldetés lényege, hogy a munkáltató a munkavállalót gazdasági érdekből, ideiglenesen, a szokásos munkavégzési helyén kívül kötelezi hosszabb idejű, de a munka törvénykönyvében foglaltaknál nem hosszabb idejű munkavégzésre. Amennyiben az utazás célja ez, úgy külföldi kiküldetésről beszélhetünk. A külföldi munkavégzésre vonatkozóan a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény, valamint a kiküldetésben történő munkavégzés alapvető kereteiről a munkavállalók szolgáltatások nyújtása keretében történő kiküldetéséről szóló 96/71/EK irányelv rendelkezik.

Felvetődhet azonban egy másfajta külföldi kiküldetés is, (hivatali, üzleti utazás), amelynek célja a társaság tevékenységével összefüggő meghatározott feladat végrehajtása a társaság működése vagy bevételszerző tevékenysége érdekében, amely általában néhány napnál nem hosszabb időre szól. Ilyenkor az utazást kiküldetési rendelvényen kell elrendelni, amely egyúttal az utazással és a feladat elvégzésével kapcsolatban keletkezett költségek elszámolásául, valamint a kiküldetés bizonylatául is szolgál. Ilyenkor ügyelni kell a kiutazási rendelvények szigorú számadás alá vonására is. A számlákon túl természetesen szükséges az adott elvégzendő feladat vagy utazási cél végrehajtása során keletkezett dokumentumok kiküldetési rendelvény mellékletekénti csatolása is (pl.: belépőjegyek, konferencia anyaga, feljegyzés az üzleti megbeszélésekről, tárgyalásokról, úti jelentés, stb.).

A kérdést Veres László szakértőnk válaszolta meg. További kérdéseket és válaszokat itt talál, előfizetési lehetőségeinkről pedig itt tájékozódhat.

---