Az ideális könyvelőiroda – itthon és a tengeren túl…

  • Értesítő a rovat cikkeiről

A könyvelők gyakran panaszkodnak – joggal - a folyton sürgető határidőkre, a számviteli munka lényegétől, legfontosabb szerepétől az időt elrabló adminisztrációs terhekre. Úgy tűnik, a probléma nemzetközi: az alábbiakban megosztok önökkel néhány, e témában amerikai kollégáinknak adott szakértői tippet.

A szóban forgó szakértő Gabrielle Fontaine, maga is könyvelő, 2003 óta teljes mértékben az interneten keresztül folytatja vállalkozói – az ő megfogalmazásában „szabadúszó” - tevékenységét, továbbá szakterületén tanácsadóként is elismert.

Ez utóbbi munkájának része az is, hogy kollégáinak nyújt szakmai segítséget, ideértve az azok vállalkozásának optimális felépítését érintő tanácsokat is. Ügyfélköre elsősorban – az amerikai léptékkel mért – kisvállalkozások köréből kerül ki. ű

(Honlapja elérhető innen: http://thefreelancebookkeeper.com/blog/ )

Egészen friss (ez év február 21-i) blog-bejegyzésében arra ad néhány- szám szerint öt – tippet, miként lehet a könyvelői vállalkozást úgy folytatni, hogy az vonzó legyen meglévő és leendő ügyfeleink számára, a lehető legjobban gazdálkodjunk a munkaidőnkkel és az minél kevesebb idegeskedéssel járjon. Például választ kapunk arra a kérdésre is, hogyan lehet úgy csökkenteni az egy emberre eső munkát, hogy az ne eredményezze az ügyfelek elvesztését, ne legyen szükség új alkalmazottak felvételére

Persze mondhatnánk, hogy Amerika az Amerika, más viszonyok, más gondolkodásmód – bár ez utóbbit sok szempontból érdemes lenne átvennünk.

Gabrielle tanácsait nekünk, magyar szakembereknek is érdemes megfontolnunk, hazai viszonyokra adaptálnunk, még akkor is, ha adott esetben nem állnak rendelkezésünkre olyan (elsősorban technikai) feltételek, mint tengeren túli kollégáinknak.

Lássuk csak, mit javasol nekünk Gabrielle!

Hagyjunk fel azzal, hogy helyébe megyünk az ügyfélnek!

Biztosan önök is olvastak már- vagy akár adtak is fel - olyan hirdetést, amelyben vállalták, hogy az iratanyagot ügyfelük irodájában veszik át, vagy éppen helyben, megbízójuk székhelyén végzik el a könyvelési feladatokat. Mindkét fél álláspontja érthető! A könyvelő vállalkozó nézőpontjából sok az eszkimó és kevés a fóka – ismerek jó néhány, a kkv. szektorban működő könyvelőt, aki 2010 óta nem emelt árat attól való félelmében, hogy ezzel elvesztené ügyfélköre egy részét. (Arra, hogy ez marketing vagy bármi más szempontból okos dolog vagy sem, itt most nem térek ki.) A megbízó pedig szeretné, ha a számviteli rendszerből nyerhető, és döntéseit megalapozó információk bármikor, naprakészen, helyben rendelkezésére állnának. Ráadásul, ha a könyvelő házhoz jön, a hozzá utazás idejét is megspórolhatja az amúgy is túlterhelt ügyvezető. A rendszeres, személyes találkozók az üzleti kapcsolatnak is jót tesznek.

Viszont ez nem kifejezetten hatékony időgazdálkodási módszer akkor, ha a könyvelőnek több ügyfele is van – márpedig a vállalkozóként működőknél ez a helyzet.    

A megoldás az, ha élünk az online technológia vívmányaival, így az ún. távkönyvelési rendszerek kínálta megoldásokkal. Ezek a szoftverek, felhőalapú megoldások nálunk is elérhetőek, sőt – és ez a kisebb vállalkozások számára nem közömbös – megfizethetőek. 

Az ügyfelek is bármikor hozzáférhetnek ennek segítségével az aktuális számviteli információikhoz.

Az, aki eddig nem így dolgozott, de szeretné átalakítani a könyvelési rendszerét, az jól teszi, ha mind önmagát, mind ügyfeleit fokozatosan szoktatja hozzá ehhez, lépésenként vezeti be az új módit. Célszerű erre egy – az átállás néhány hónapját átfogó – előzetes tervet készíteni, és ezt az érintett ügyfelekkel is megosztani.

 

Az, hogy hány lépésre is lesz szükség az új rendszer bevezetéséhez, és egy-egy lépés pontosan mit is foglaljon magában, az az ügyfélkörtől is függ – nyilván más ütemben haladhatunk, ha ügyfelünk mondjuk szoftverfejlesztő, és más a helyzet, ha idegenkedik az online megoldásoktól.    

Dolgozzunk papírmentesen!

Ezt Gabrille szó szerint gondolja – a dokumentumok e-mailben, fotózva (szkennelve), illetve okos telefonokon való eljuttatását javasolva -, de ez hazai viszonyok közt korlátozottabb lehetőségeket jelent, mint az USA-ban. Mondjuk egy aktuális főkönyvi kivonat – távkönyvelési rendszer esetében az annak értelmezéséhez az ügyvezető számára szükséges kiegészítések – e-mailben is elküldhetőek, de a számlák, a könyvelés elektronikus úton való megőrzése már összetettebb, szigorú szabályok által behatárolt feladat – bár kétségkívül megfontolandó. Az egyébként e-mailben minden további nélkül átadható dokumentumok tartalma sokszor üzleti titoknak is minősülhet, így a levelezési rendszer ennek megfelelő biztonsága is fontos, megoldandó probléma.

Nem mindegy, milyen programmal dolgozunk

E pontban Gabrielle a megfelelő szoftver kiválasztásának fontosságára hívja fel amerikai kollégáink figyelmét, rögtön ajánlva is egy, számára bevált könyvelési rendszert. Sajnos a szóban forgó program nálunk nem használható, de az kétségkívül igaz, hogy egy könyvelő vállalkozónak nem tanácsos a könyvelési programmal „filléreskednie”. A megfelelő kiválasztásához informatikus segítségére is szükségünk lehet.

Az pedig hazai viszonyok közt is érvényes, hogy a felhőalapú szoftverek – Gabrielle szóhasználatával élve drámaian - javítják a munka hatékonyságát. Az ügyfelek bárhol is tartózkodnak (ahol van internet, persze), valós időben férhetnek hozzá a szükséges számviteli információkhoz az online megoldásoknak köszönhetően. interneten keresztül.   

Pénzügyileg stabil könyvelő= pénzügyileg stabil ügyfelek

Természetesen nem arról van szó, hogy a megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkező könyvelőnek lépten-nyomon ki kellene segítenie likviditási gondokkal küzdő ügyfeleit. 

Viszont a könyvelőnek tanácsadóként is hitelesnek kell lennie, lényegében úgy, ahogyan a fodrászunk kiválasztásában is szerepe van annak, hogy mit gondolunk az általa viselt frizuráról. Ez elvezet a szolgáltatások árának meghatározásával kapcsolatos kérdésekhez. E keretek közt erről csak annyit – a piaci versenyben nem az a leghatékonyabb fegyver, ha igyekszünk „alámenni” a konkurencia árainak.   

Kerüljük a csili-vili honlapokat, appokat! 

Gabrielle ezen tanácsát más ágazatokban is érdemes megfogadni. Honlapunk – főleg, ha szeretnénk, hogy ügyfeleink számukra fontos információkra számítva rendszeresen látogassák azt, informatív, könnyen áttekinthető legyen, kerüljük az öncélú, „csak a látvány kedvéért” típusú megoldásokat. Ideértve vállalkozásunk élettörténetének részletes bemutatását is! A hazai gyakorlatban gyakori, hogy a vállalkozás oldalakon keresztül mesél arról, miért döntöttek tulajdonosai – ezelőtt mondjuk húsz éve – amellett, hogy vállalkozásba fognak. Meglévő és leendő ügyfeleinket mindez nem érdekli. Számukra az a lényeges, hogy milyen gondjukra, problémájukra találják meg a mi vállalkozásunknál a megoldást.

  • Értesítő a rovat cikkeiről
Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • nyakkendő és munkavédelmi sisak

    A kereskedelmi ágazatban tavaly november 10. és december 10. között lezajlott országos szintű munkavédelmi ellenőrzéseknél a vizsgált 1013 munkáltató közül 893 esetében találtak munkavédelmi, illetve munkaegészségügyi hiányosságokat - olvasható a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) munkafelügyeleti főosztályának jelentésében.

  • pénz

    A Magyar Iparszövetség (OKISZ) a vállalkozások versenyképességének javítását, a bérfelzárkóztatás folytatását, a munkaadói közterhek további mérséklését tartja szükségesnek - mondta Vadász György ügyvezető elnök az MTI-nek, miután az érdekképviselet elnöksége foglalkozott a kkv-k helyzetével.

  • személyszállítás

    Július elsejétől drágább lehet Budapesten taxival utazni, ugyanis a jelenlegi 450 forintos alapdíj 700 forintra emelkedhet, a kilométerdíj 20 forinttal, a percenkénti várakozási díj pedig 5 forinttal nőhet, ha a Fővárosi Közgyűlés jövő szerdai ülésére benyújtott  előterjesztést megszavazzák a képviselők.

  • törzstőke

    A gazdasági társaságok tagjaiktól elkülönült, saját vagyonnal rendelkeznek, amely kiemelt jelentőséggel bír a szervezetek életében. Annak a meghatározásához, hogy a vagyon milyen szerepet tölt be a gazdasági társaságok életében, el kell határolni egymástól a jegyzett tőkét és a saját tőkét, a két fogalom és az általuk megjelölt vagyon ugyanis nem azonos, így az általuk betöltött funkciók is eltérnek egymástól. A tanulmányban bemutatjuk a gazdasági társaságok jegyzett és saját tőkéjének vélt és valós funkcióit, valamint kitérünk a gazdasági társaságok egy speciális csoportjára, a közfeladatot ellátó, állami részvétellel működő gazdasági társaságokra.

  • Varga Mihály

     Az új kabinet további adócsökkentéseket és nem adóemeléseket szeretne elérni, és ezzel párhuzamosan a fekete gazdaság további szűkítését kívánja megvalósítani – mondta Varga Mihály nemzetgazdasági miniszter a Magyar Bankszövetség éves testületi ülésén