Az ideális könyvelőiroda – itthon és a tengeren túl…

  • Értesítő a rovat cikkeiről

A könyvelők gyakran panaszkodnak – joggal - a folyton sürgető határidőkre, a számviteli munka lényegétől, legfontosabb szerepétől az időt elrabló adminisztrációs terhekre. Úgy tűnik, a probléma nemzetközi: az alábbiakban megosztok önökkel néhány, e témában amerikai kollégáinknak adott szakértői tippet.

A szóban forgó szakértő Gabrielle Fontaine, maga is könyvelő, 2003 óta teljes mértékben az interneten keresztül folytatja vállalkozói – az ő megfogalmazásában „szabadúszó” - tevékenységét, továbbá szakterületén tanácsadóként is elismert.

Ez utóbbi munkájának része az is, hogy kollégáinak nyújt szakmai segítséget, ideértve az azok vállalkozásának optimális felépítését érintő tanácsokat is. Ügyfélköre elsősorban – az amerikai léptékkel mért – kisvállalkozások köréből kerül ki. ű

(Honlapja elérhető innen: http://thefreelancebookkeeper.com/blog/ )

Egészen friss (ez év február 21-i) blog-bejegyzésében arra ad néhány- szám szerint öt – tippet, miként lehet a könyvelői vállalkozást úgy folytatni, hogy az vonzó legyen meglévő és leendő ügyfeleink számára, a lehető legjobban gazdálkodjunk a munkaidőnkkel és az minél kevesebb idegeskedéssel járjon. Például választ kapunk arra a kérdésre is, hogyan lehet úgy csökkenteni az egy emberre eső munkát, hogy az ne eredményezze az ügyfelek elvesztését, ne legyen szükség új alkalmazottak felvételére

Persze mondhatnánk, hogy Amerika az Amerika, más viszonyok, más gondolkodásmód – bár ez utóbbit sok szempontból érdemes lenne átvennünk.

Gabrielle tanácsait nekünk, magyar szakembereknek is érdemes megfontolnunk, hazai viszonyokra adaptálnunk, még akkor is, ha adott esetben nem állnak rendelkezésünkre olyan (elsősorban technikai) feltételek, mint tengeren túli kollégáinknak.

Lássuk csak, mit javasol nekünk Gabrielle!

Hagyjunk fel azzal, hogy helyébe megyünk az ügyfélnek!

Biztosan önök is olvastak már- vagy akár adtak is fel - olyan hirdetést, amelyben vállalták, hogy az iratanyagot ügyfelük irodájában veszik át, vagy éppen helyben, megbízójuk székhelyén végzik el a könyvelési feladatokat. Mindkét fél álláspontja érthető! A könyvelő vállalkozó nézőpontjából sok az eszkimó és kevés a fóka – ismerek jó néhány, a kkv. szektorban működő könyvelőt, aki 2010 óta nem emelt árat attól való félelmében, hogy ezzel elvesztené ügyfélköre egy részét. (Arra, hogy ez marketing vagy bármi más szempontból okos dolog vagy sem, itt most nem térek ki.) A megbízó pedig szeretné, ha a számviteli rendszerből nyerhető, és döntéseit megalapozó információk bármikor, naprakészen, helyben rendelkezésére állnának. Ráadásul, ha a könyvelő házhoz jön, a hozzá utazás idejét is megspórolhatja az amúgy is túlterhelt ügyvezető. A rendszeres, személyes találkozók az üzleti kapcsolatnak is jót tesznek.

Viszont ez nem kifejezetten hatékony időgazdálkodási módszer akkor, ha a könyvelőnek több ügyfele is van – márpedig a vállalkozóként működőknél ez a helyzet.    

A megoldás az, ha élünk az online technológia vívmányaival, így az ún. távkönyvelési rendszerek kínálta megoldásokkal. Ezek a szoftverek, felhőalapú megoldások nálunk is elérhetőek, sőt – és ez a kisebb vállalkozások számára nem közömbös – megfizethetőek. 

Az ügyfelek is bármikor hozzáférhetnek ennek segítségével az aktuális számviteli információikhoz.

Az, aki eddig nem így dolgozott, de szeretné átalakítani a könyvelési rendszerét, az jól teszi, ha mind önmagát, mind ügyfeleit fokozatosan szoktatja hozzá ehhez, lépésenként vezeti be az új módit. Célszerű erre egy – az átállás néhány hónapját átfogó – előzetes tervet készíteni, és ezt az érintett ügyfelekkel is megosztani.

 

Az, hogy hány lépésre is lesz szükség az új rendszer bevezetéséhez, és egy-egy lépés pontosan mit is foglaljon magában, az az ügyfélkörtől is függ – nyilván más ütemben haladhatunk, ha ügyfelünk mondjuk szoftverfejlesztő, és más a helyzet, ha idegenkedik az online megoldásoktól.    

Dolgozzunk papírmentesen!

Ezt Gabrille szó szerint gondolja – a dokumentumok e-mailben, fotózva (szkennelve), illetve okos telefonokon való eljuttatását javasolva -, de ez hazai viszonyok közt korlátozottabb lehetőségeket jelent, mint az USA-ban. Mondjuk egy aktuális főkönyvi kivonat – távkönyvelési rendszer esetében az annak értelmezéséhez az ügyvezető számára szükséges kiegészítések – e-mailben is elküldhetőek, de a számlák, a könyvelés elektronikus úton való megőrzése már összetettebb, szigorú szabályok által behatárolt feladat – bár kétségkívül megfontolandó. Az egyébként e-mailben minden további nélkül átadható dokumentumok tartalma sokszor üzleti titoknak is minősülhet, így a levelezési rendszer ennek megfelelő biztonsága is fontos, megoldandó probléma.

Nem mindegy, milyen programmal dolgozunk

E pontban Gabrielle a megfelelő szoftver kiválasztásának fontosságára hívja fel amerikai kollégáink figyelmét, rögtön ajánlva is egy, számára bevált könyvelési rendszert. Sajnos a szóban forgó program nálunk nem használható, de az kétségkívül igaz, hogy egy könyvelő vállalkozónak nem tanácsos a könyvelési programmal „filléreskednie”. A megfelelő kiválasztásához informatikus segítségére is szükségünk lehet.

Az pedig hazai viszonyok közt is érvényes, hogy a felhőalapú szoftverek – Gabrielle szóhasználatával élve drámaian - javítják a munka hatékonyságát. Az ügyfelek bárhol is tartózkodnak (ahol van internet, persze), valós időben férhetnek hozzá a szükséges számviteli információkhoz az online megoldásoknak köszönhetően. interneten keresztül.   

Pénzügyileg stabil könyvelő= pénzügyileg stabil ügyfelek

Természetesen nem arról van szó, hogy a megfelelő pénzügyi háttérrel rendelkező könyvelőnek lépten-nyomon ki kellene segítenie likviditási gondokkal küzdő ügyfeleit. 

Viszont a könyvelőnek tanácsadóként is hitelesnek kell lennie, lényegében úgy, ahogyan a fodrászunk kiválasztásában is szerepe van annak, hogy mit gondolunk az általa viselt frizuráról. Ez elvezet a szolgáltatások árának meghatározásával kapcsolatos kérdésekhez. E keretek közt erről csak annyit – a piaci versenyben nem az a leghatékonyabb fegyver, ha igyekszünk „alámenni” a konkurencia árainak.   

Kerüljük a csili-vili honlapokat, appokat! 

Gabrielle ezen tanácsát más ágazatokban is érdemes megfogadni. Honlapunk – főleg, ha szeretnénk, hogy ügyfeleink számukra fontos információkra számítva rendszeresen látogassák azt, informatív, könnyen áttekinthető legyen, kerüljük az öncélú, „csak a látvány kedvéért” típusú megoldásokat. Ideértve vállalkozásunk élettörténetének részletes bemutatását is! A hazai gyakorlatban gyakori, hogy a vállalkozás oldalakon keresztül mesél arról, miért döntöttek tulajdonosai – ezelőtt mondjuk húsz éve – amellett, hogy vállalkozásba fognak. Meglévő és leendő ügyfeleinket mindez nem érdekli. Számukra az a lényeges, hogy milyen gondjukra, problémájukra találják meg a mi vállalkozásunknál a megoldást.

  • Értesítő a rovat cikkeiről
Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • laptop

    A valós idejű számlaadat-szolgáltatás éles bevezetéséig már csak néhány nap van hátra, a NAV a napokban kiadott tájékoztatások alapján szinte az utolsó percekben is tervez módosításokat. Az alábbiakra lehet számítani a következő napokban...

  • Fotó: shutterstock

    Az étel- és italautomata beazonosítását lehetővé tevő automata felügyeleti egységet (AFE) 2018. június 30-áig kell beszerelni és összekötni az adóhivatal informatikai rendszerével, ezt követően már csak az ilyen automaták üzemeltethetők - hívta fel a figyelmet a Magyar Posta pénteken.

  • Fotó: shutterstock

    A vállalkozók versenyképességének növelésében jelentős szerepet játszhat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal - jelentette ki Varga Mihály a NAV vezetői értekezleten, amelyen bemutatta Sors Lászlót, az adóhivatal új vezetőjét. A pénzügyminiszter leszögezte, a NAV amellett, hogy 2021-re papírmentes hivatallá válik, a hozzá beérkező adatok felhasználásával a vállalkozásoknak a lehető legtöbb bevallását kiajánlja, ezzel felére csökken az adóadminisztráció.

  • búza

    A gabonákra és egyes olajnövényekre alkalmazott, 2018. december 31-én lejáró fordított áfafizetési rendszer alkalmazásának meghosszabbítását szorgalmazza a Nemzeti Agrárgazdasági Kamara (NAK).

  • építkezés

    Áprilisban az építőipari termelés 14,2 százalékkal meghaladta az egy évvel korábbit - jelentette pénteken a Központi Statisztikai Hivatal (KSH).