Hogyan tehermentesítsük a könyvelést?

mkvkok_kis
  • Értesítő a rovat cikkeiről

Erre a kérdésre két lehetséges válasz jut eszembe: emberi erőforrással és/vagy szoftverekkel. No, de hol találunk megfelelő képzettségű szakembert? Lehet, hogy nem is egy magasan képzett könyvelőre van szükségünk, hanem egy automatizált szoftverre, amely keretet ad egy precíz asszisztens munkájához. A magasan kvalifikált könyvelő pedig kiszervezheti a munkája egy részét asszisztensi munkakörbe, és több ideje lesz az igazán szakmai feladatokra.

Adatszolgáltatás és adatelemzés

Munkánk során rengeteg adattal dolgozunk és ezek között sok a digitális. Eközben szinte már észre sem vesszük, hogy mennyi adatot szolgáltatunk a különböző hatóságok felé az előírások szerinti formában. Ilyen például az adóbevallás, a beszámoló, az online pénztárgép, az EKÁER, a HUGO rendszer adatszolgáltatása stb., és ilyen lesz az online számlázás is. Ezeket az adatállományokat különböző felületeken küldjük el (pl. abevjava, ekaer, e-beszamolo webes felületei…), s ezekben mind közös, hogy mindegyikben szerepel az adószám, amellyel egyértelműen azonosítható egy adózó.

Érdekes lehet eljátszani a gondolattal, hogy képzeletben összegyúrjuk ezeket az adatállományokat, hozzátesszük az adóhatóságnál nyilvántartott törzsadatokat, és lekérdezünk egy konkrét adószámra vonatkozó összes adatot vagy összefüggést valamilyen szűrő beállításával. Az adóhatóság nemcsak a képzeletben teszi mindezt, hanem a napi gyakorlata szerint is. Jó példa volt erre az az adóhatósági célellenőrzés, ahol az EKÁER adatok alapján kiválasztották a fuvarozott jövedékiengedély-köteles termékeket, és egy automatizmusnak köszönhetően kilistázták a hozzá tartozó, de jövedéki engedéllyel nem rendelkező adózókat.

Az adóhatóság a nagy volumenű fejlesztéseinek köszönhetően kockázatbecslési és elemzési célokra használja fel a hozzá beérkező adatokat. De akkor miért ne tehetnénk ugyanezt mi is? Gyűjtsük össze egy helyre és elemezzük a rendelkezésre álló adatokat! És mindezt tegyük meg még az adóellenőrzések előtt, hogy a vezetésnek a jelenben tudjunk megfelelő információt szolgáltatni a jövőbeni döntéseinek meghozatalához!

A XXI. század szoftvere könyvelőknek

Létezik már olyan program, amely képes több adatállományt beolvasni és abból eredményeket, többletinformációt előállítani. Ezzel a megoldással számos olyan előnyhöz juthatunk, amire a könyvelő programok nagy többsége nem képes:

  • Összeáll a beszámoló – akár havonta is – és az éves zárást követően elkészül az OBR file.

  • Előállnak az egyes adónemek levelezései.

  • Riportokat tudunk készíteni akár a számlázó program adatai, akár a teljes főkönyvi állomány alapján.

  • A lekérdezések szabadon is megszerkeszthetők, saját információs igényünknek megfelelően.

  • Össze tudjuk hasonlítani a különböző adatállományokat egymással (például adófolyószámla egyeztetése a főkönyvi adatokkal), és listázható az adónemenkénti eltérés. Az áfaegyeztetés 3 állományból is elvégezhető: főkönyv, számlázó program és a bevallás.

A módszer előnyei közé tartozik, hogy rengeteg folyamat automatizálható, és ennek köszönhetően felhasználók két csoportba sorolhatók: lesz, aki előkészíti az adatokat, a zárás dossziét (bármely időszakra, akár görgetve azokat); és lesz, aki elvégzi az érdemi, szakmai ellenőrzéseket, és az adatok véglegesítését, összeállítását. A könyvelő és könyvvizsgáló piacon jelen lévő szakemberhiány problémájára némi megoldást jelenthet, hogy egy ilyen munkamódszerrel tehermentesíteni lehet a könyvelőt az előkészítő feladatok alól, mint például:

  • a társasági adatok begyűjtése, mappába rendezése (alapítói határozatok, alapító okirat, cégkivonat stb.);

  • különböző nyilatkozatok kiküldése, visszagyűjtése, mappába rendezése (pl. kapcsolt vállalkozásokról vagy cég méretéről szóló nyilatkozat, ügyvédi levél az éves záráshoz stb.);

  • az adatok importálása, „dossziéba” rendezése, és az automatizmusok elindítása (pl. főkönyvi kivonat beolvasása, adófolyószámla egyeztetéséhez az időszak megadása stb.);

  • éves (vagy időszaki) analitikák lekérdezése, és mappába rendezése;

  • szerződések, szabályzatok mappába rendezése;

  • adóbevallások mappába rendezése;

  • OBR alapadatainak megadás (kiválasztása).

Ezek a munkaszakaszok az adott cégtől függően igazán időigényesek is lehetnek, de megfelelő informatikai támogatással általában csak az első évben jár mindez többletmunkával. Amennyiben folyamatosan egy ilyen rendszerben dolgozunk, akkor az év végére előáll a zárás dosszié. A könyvelő ellenőrzésifeladat-ellátásának időigényét lényegesen lerövidíti a dokumentumok és információk rendszerezéséből adódó következetesség. Itt minden dokumentumnak van egy fix helye, és ugyanabban a struktúrában van minden ügyfél esetén az adatsor. Ugyanígy időt takarítanak meg az automatizált lekérdezések., tehát marad az érdemi, szakmai ellenőrzés, a beszámoló-összeállítás kontrollja, és az adatok elemzése.

Számviteli ismeretek érthetően szórakoztatóan

Érthetően, szórakoztatóan – ígéri e könyv alcíme. Aki csak egy kicsit is járatos a számvitelben, tudhatja, hogy ez nem általános számviteli témájú könyvek esetében. Laáb Ágnes könyve a bizonyíték arra, hogy a számvitel is lehet érthető és szórakoztató. Hiszen a számvitel akkor jó, ha értik.
 

További információ itt, kattintson →

 

Egy ilyen rendszer akkor üzemel hatékonyan, ha a kollegák saját azonosítóval lépnek be a rendszerbe és jelölik az általunk elkészített dokumentumokat. Így egy ellenőrzésnél, vagy kérdés esetén tudjuk kitől kell kérdezni. Szintén nagy előny, ha a rendszer képes jogosultságokat is kezelni, hiszen nem feltétlenül kell minden munkatársnak belelátni valamennyi ügyfél zárási anyagába. Kiemelt jogkör lehet még az ellenőrzési jog, amely csak annak a könyvelőnek (vagy felettesének) jár, aki szakmailag felel az ügyfél időszaki zárásáért, beszámolójáért. A teljesség igénye nélkül érdemes megemlíteni még az évzárási funkciót is, az adatok átemelésével a következő év bázis időszakába.

A jövőre (is) tekintő szemléletmód

A fentiekből az következik, hogy önmagában egy beszámolót készítő táblázat vagy program ma már nem elég hatékony. Arra van szükség, hogy egy munkaszervezési módszer is megjelenjen a zárlati teendők körül, és annak legyen

  1. előkészítő fázisa,

  2. beszámolókészítési fázisa, valamint

  3. ellenőrzési és adatelemzési fázisa.

Ezek összhatása jelenti a hatékony segítséget a könyvelő munkájában. Figyelembe véve az adóhatósági fejlesztések lendületét, ez most az a pillanat, amikor muszáj lépést tartani, mert lemaradni nem lehet.  

 

A cikk szerzője Tusnádiné Ágoston Márta, a Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft. ügyvezetője, kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója.

MKVOK embléma

 

 

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Kapcsolódó cikkek

  • munka, számítógép

    2018 május 25-től hatályba lép az Európai Unió egységes adatvédelmi rendelete, amelyet magyar viszonylatban kiegészít az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény. Jelentősen szigorodnak a személyes adatok kezelésére vonatkozó elvárások.

  • Fotó: shutterstock

    Gyakran hallani arról, hogy a számviteli szolgáltatói, adó-tanácsadási szakterületen érvényesül igazán "az egész életen át tartó tanulás" eszméje. Böngészve a számvitellel, adózással és egyéb gazdasági jogszabályokkal kapcsolatos változásokat, napjainkban is megerősítve érezhetjük ezt, hiszen folyamatosan változik a mindennapi munkánkat befolyásoló szabályozók köre és tartalma.

  • számol

    A nemzetközi számvitel vajon segíti-e, hogy összejöjjön a találkozó, s ha igen, akkor lesz-e folytatás?

     

  • számvitel

    Az előző évek gyakorlatához hasonlóan 2017-től is változó számviteli szabályokkal kell megismerkednünk. A 2016. január 1-től hatályos számviteli változásokhoz képest azonban szerényebb mennyiségű a módosítás.

  • munka

    2017. június 27-én jelent meg a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításának tervezete, mely a számlázó programok adóhivatal felé történő adatszolgáltatásról szól. A rendelettervezetben a hatályba lépés dátuma 2018. július 1., mely időpontig még számos ponton várhatóak pontosítások, kiegészítések, valamint a műszaki követelményekkel kapcsolatos tájékoztatás megjelenése. A rendelettervezet céljai között szerepel ugyanakkor, hogy az adózók tudjanak tervezni a számlázóprogramokkal szembeni követelmények megváltoztatásának informatikai, fejlesztési hatásaival, megfelelően fel tudjanak készülni a jövő nyári időpontra.

Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • építkezés

    Varga Mihály nemzetgazdasági miniszter az InfoRádiónak adott interjújában azt mondta, hogy 2019 után megszűnik a kedvezményes építőipari áfa. 

  • vám

    Az internetes rendelés előtt fontos tájékozódni az adó- és vámjogszabályokról, az esetlegesen fizetendő vámokról és egyéb közterhekről - hívja fel a figyelmet a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) az MTI-hez eljuttatott pénteki közleményében.

  • webshop

    A magyarországi kereskedők az idei fekete pénteken (Black Friday) 25-30 milliárd forint forgalomra, csaknem 1,1 millió vásárlásra számítanak. A webáruházak 62 százalékánál lesz elérhető az akció - derül ki a GKI Digital és az Árukereső.hu közös, online kiskereskedelmi index kutatás-sorozatának idei negyedik felméréséből. 

  • Fotó: shutterstock

    Jövőre várhatóan tovább emelkedik az alanyi adómentesség árbevételi határa, aminek köszönhetően még több mikro- és kisvállalkozás állíthat ki áfamentes számlát, a legtöbbet a katás adózók profitálhatnak a változással. 

  • megbeszélésés, tárgyalás

    A munka törvénykönyve a munkavállalók nagyobb csoportját érintő létszámcsökkentésre a munkaviszony megszüntetésére vonatkozó általános szabályok mellett – illetve azoktól részben eltérően – további kötelezettségeket ró a munkáltatóra. Például köteles tárgyalni az üzemi tanáccsal, igaz, megállapodás hiányában az előírt 15 napos határidő eltelte után a tárgyalások befejezhetőek s az eljárás folytatható.