Könyvvizsgálat az online világban

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az online világ a szinte felfoghatatlan lehetőségei mellett hatalmas kockázatokat is rejt. Egyrészről hihetetlen mértékben megkönnyíti az üzleti életet, de egyben olyan kapukat is megnyit, amikre nincsenek felkészülve a szervezetek.

Olyan gyorsan fejlődik az online piac, hogy a pénzügyi-számviteli terület szabályozása nem képes, vagy csak jóval nagyobb késéssel képes követni a változásokat. Ezen tranzakciókat nehéz lefordítani a számvitel nyelvére, a hozzá kapcsolódó adózási kérdésekről már nem is beszélve, és mindezt tetézi az is, hogy kontroll és szabályozás nélküli tranzakciók sora veszélyezteti a pénzügyi beszámolókat. Könyvvizsgálati szempontból érdemes végiggondolni, hogy mindez hogyan hat a mindennapi munkára, és hogy ezeket az ügyleteket megfelelő gondossággal, elég alaposan vizsgálja-e a könyvvizsgáló.

1. Az első nehézség

A könyvvizsgáló csak arról tud véleményt alkotni, amiről tud. Az online világnak ez az egyik legnagyobb kockázata. Az ügyletek nagy része nem jelenik meg közvetlenül a könyvviteli elszámolásokban: sokszor kényszerül „nyomozni” a könyvvizsgáló, hogy történt-e, és ha igen, akkor pontosan milyen tranzakció. A tervezésnek ezen a területen is kiemelkedő szerepe van. A jó tervezés alapja viszont, hogy a könyvvizsgáló értse az ügyfele üzleti folyamatait, és ismerje az iparági specialitásokat, trendeket. Az ügyletek egy jelentős része azért nem jelenik meg a szervezetek pénzügyi kimutatásaiban, mert hiányos az „üzlet” és a pénzügyi terület közötti kommunikáció. Az üzleti területnek fogalma sincs róla, hogy egy-egy információ a pénzügyi terület számára fontos lenne. Sok esetben a pénzügy üldöz egy-egy információt, ami felesleges adminisztrációnak tűnik az üzlet számára. Könyvvizsgálóként sokszor tapasztaltam már sajnos, hogy ezt a hidat a könyvvizsgáló tölti be.

2. Az első tévedés

Könyvvizsgálóként szinte mindenben csak a kockázatokat látjuk, de a kockázat szó egy másik értelmezése ebben a kontextusban pénzügyi hátrány, amit ez jelent egy szervezetnek. Vagy azért, mert a belső kontrollok hiánya miatt ténylegesen pénzügyi veszteség, jövedelemkiesés éri a szervezetet, vagy azért, mert a cég szabályozatlansága csökkenti annak értékét. Könyvvizsgálóként fel kell mérnünk a belső kontrollokat annak érdekében, hogy a könyvvizsgálatot olyan módon tudjuk megtervezni, hogy a jogszabályokban, valamint a könyvvizsgálati standardokban megfogalmazott elvárások szerinti véleményt tudjunk alkotni a szervezetről. A szervezet a kontrollokat saját magának állítja fel, nem a könyvvizsgálónak. Sok esetben innen ered az a félreértés, amikor egy szervezet rendelkezik ugyan azokkal a belső szabályzatokkal, amelyeket a számviteli törvény kötelező jelleggel előír a számára, és amelyek meg is felelnek a jogszabályi kritériumnak, még sincsenek köszönő viszonyban sem a valós folyamatokkal.

Sokat beszélünk mi, könyvvizsgálók, az ellenőrzési környezetről és a belső kontrollokról, de biztos vagyok benne, hogy a szervezetek – és itt elsősorban a kis- és középvállalkozásokra gondolok – a szavakon túl nem sok ismerettel rendelkeznek róluk.

Könyvvizsgálati szempontok szerint az online ügyletek is „csak” ügyletek, viszont vannak bizonyos specialitásaik. A célunk az, hogy a könyvvizsgálatunk befejeztével képesek legyünk a pénzügyi beszámolóról véleményt alkotni. Ehhez először is azonosítani kell az egyes eseményeket, mérlegelni szükséges az ügylethez kapcsolódóan felmerülő kockázatokat, meg kell vizsgálni, hogy a szervezet ezen kockázatokat hogyan kezeli, milyen ellenőrzési tevékenységet végez, mindezt hogyan kommunikálja, és legvégül, hogyan felügyeli a rendszer működését.

Nézzük mindezt meg egy példán keresztül is. Sok szervezet pénzkezelési szabályzatát láttam már, de mindenre kiterjedőt még nagyon keveset. Pedig a pénz kezelése alapvetően eléggé fontos minden szervezet életében.

3. PayPal számlák

Hogyan jelennek meg a PayPal számlák a könyvelésben és miként szabályozza mindezt a szervezet pénzkezelési szabályzata?

Gazdasági esemény:

PayPal-ra érkezett vevői befizetés

Kockázatok:

1. A PayPal számla megnyitása nem került jóváhagyásra a képviseletre jogosult által, esetleg nem is tud róla. Egy bankszámlánál természetesnek vesszük, hogy a képviseletre jogosult adhat és vehet el jogosultságot a bankszámlák feletti rendelkezésre vonatkozóan. Mindezekből adódóan a kockázat az, hogy jogosulatlanul rendelkezhetnek a szervezet pénzeszközei felett.

2. A PayPal számla tranzakciói nem kerülnek rögzítésre a szervezet könyvviteli nyilvántartásaiban.

3. A PayPal számla tranzakciói nem jól kerülnek rögzítésre a könyvviteli nyilvántartásokba.

4. Szervezettől függően további kockázatok is felmerülhetnek.

Kockázatra adott válaszok:

1. Szabályozni kell a PayPal számla nyitásra jogosultak körét az egyes hozzáféréseknek megfelelő jogosultsági szintekkel.

2. Szabályozni szükséges a PayPal számlán végbemenő ügyletek könyvviteli nyilvántartásokba történő rögzítésének a rendjét.

3. Meghatározzák a PayPal számla tranzakcióinak a helyes kontírozását.

4. Más kockázatok esetében meghatározzák a szükséges válaszokat.

Ellenőrzési tevékenység:

1. A pénzkezelési szabályzat tartalmazza a PayPal számla nyitására jogosultak körét az egyes hozzáféréseknek megfelelő jogosultsági szintekkel. Szükség esetén akár a munkaköri leírások is hivatkozhatnak minderre.

2. Számviteli politikában szabályozzák a PayPal számlán végbemenő ügyletek könyvviteli nyilvántartásokba történő rögzítésének a rendjét.

3. A számlarend tartalmazza a PayPal számla tranzakcióinak a helyes kontírozását.

4. Más kockázatok esetében szabályzatok, eljárások vagy vezetői utasítások kerülnek kiadásra.

Kommunikáció:

A szabályzatok, eljárások vagy vezetői utasítások megfelelő kommunikálása elengedhetetlen. Olyan eljárást kell erre kidolgozni, hogy arra ne hivatkozhasson egy érintett sem, hogy ezen szabályokról nem tudott. Ez szervezetenként, szabályzatonként eltérő lehet, de talán a legjellemzőbb módja, ha az érintett kollégák a szabályzat megismerését aláírásukkal jóváhagyják.

Felügyeleti rendszer:

Egy jó szabály is csak annyit ér, mint egy üres papír, ha annak betartását nem ellenőrzik. Egyes esetekben ez a felügyeleti rendszer lehet akár egy kialakított folyamat, de lehet vezetői ellenőrzés, vagy akár függetlenített belső ellenőrzés is.

PayPal számla könyvvizsgálata

Könyvvizsgálati szempontból hogyan tudunk megbizonyosodni arról, hogy van-e egy szervezetnek PayPal számlája vagy sem? Pontosan ugyanúgy, mint arról, hogy van-e Magyarország területén kívül bankszámlája. Azaz sehogy. Kizárólag az ügyfél nyilatkozata és az arra utaló jelek alapján lehet következtetni arra, hogy rendelkezik-e ilyen számlával vagy sem.

A korábban említett példa alapján a vevő egyenlegek visszaigazolásánál feltehetően gyorsan kiderülne egy ilyen számla létezése, de nem mindig ilyen egyszerű esetről beszélünk. Például egy adományokat gyűjtő nonprofit szervezetnek a PayPal számlájára érkezett adományok már könnyedén elkerülhetik a figyelmet, különösen, ha ezek az adományok év végeztével érkeznek be, és semmilyen más ügylet nem megy végbe a számlán.

Ha már tudjuk, hogy egy szervezetnek van ilyen számlája, akkor a következő kérdés természetesen az, hogy állít-e ki banki visszaigazoló levelet a PayPal? A PayPal Európában, Luxemburgban bejegyzett szervezet, ami hitelt nem nyújt, csak és kizárólag egyfajta fizetési továbbító szerepet tölt be. Mindezek után banki visszaigazoló levelet sem fog kiállítani. Arra viszont van lehetőség, hogy a könyvvizsgáló számára az ügyfél hozzáférési, olvasási jogot adjon, így a számlán szereplő tranzakciók ellenőrzését végre lehet hajtani. Nehezítheti az ellenőrzést, hogy a PayPal magyar nyelvű fordítása finoman szólva is hiányos, gyakorlatilag nincs.

Az online ügyletek könyvvizsgálata során szinte nélkülözhetetlen olyan szakember bevonása, aki meg tudja érteni az egyes online termékek angol nyelvű leírását. A könnyen elérhető online termékek megvásárlása rendszerint nagyon egyszerű: sokszor csak a pipa gombra kattintva, a hosszú-hosszú feltételek elfogadása mellett megtörténhet.

Killik László a Számviteli Tanácsadó 2017/ 11. számában megjelent cikkéből az is kiderül, hogy melyek a jellemzően előforduló online termékek és azok kihívásai, az elektronikus termékekrúl és azok adózásáról is olvashat.

---