Mi a teendő, ha az ügyfél nem fizet időben?

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Sok munka, sok költség és fizetni nem akaró ügyfelek… Biztos recept a csődre, a könyvelőirodában (is)… Csekély vigasz, hogy a külföldi kollégák is szembesülnek e problémával. Ők vajon mit tesznek ilyenkor?

Gabrielle Fontaine-ről már volt szó e fórumon, de azok számára, akik nem olvasták ezt az írást: annyit érdemes tudni róla, hogy ő maga is könyvelő, 2003 óta teljes mértékben az interneten keresztül folytatja vállalkozói – az ő megfogalmazásában „szabadúszó” - tevékenységét, továbbá szakterületén tanácsadóként is elismert.

Ez utóbbi munkájának része az is, hogy kollégáinak nyújt szakmai segítséget, ideértve az azok vállalkozásának optimális működését érintő tanácsokat is. Ügyfélköre elsősorban – az amerikai léptékkel mért – kisvállalkozások köréből kerül ki.

Úgy tűnik, az amerikai cégvezetők is hajlamosak megfeledkezni a fizetési határidőkről, akkor is, ha a számát a könyvelőjük állította ki.

Gabrielle mindenesetre éppen a napokban írt blogjában a problémáról. Azt gondolom, hogy tanácsait itthon is érdemes megfogadnia a fizetési határidőkre fittyet hányó ügyfelekkel bajlódó vállalkozóknak – és nem csak a könyvelőknek!

Lehetünk megértőek, de csak módjával!

A számviteli szolgáltatói piacon jelenleg uralkodó „sok az eszkimó és kevés a fóka” helyzet miatt a könyvelők többsége nem mer rápirítani a fizetéstől ódzkodó ügyfelére, félve attól, hogy az megsértődik és új, „rugalmasabb” könyvelőt keres magának.

Természetesen ez is benne van a pakliban – és a szállóigéknél, közmondásoknál maradva, mondhatjuk, „jobb ma egy veréb, mint holnap egy túzok” -, és a könyvelő reménykedhet, majd csak fizet végre a kedves megbízó, míg a rendezetlen számlák miatt „lapátra tett” cégtől ez valószínűleg később sem várható.

Arról már nem is beszélve, hogy ha hivatalos útra tereli a dolgot, az esetleg már amúgy is pénzügyi gondokkal küzdő irodának még az ügyvédi és egyéb behajtási költségeket is vállalnia kell. (Persze hazai viszonyok közt ilyenkor célszerű átgondolni a társasági adótörvény behajthatatlan követelésekre vonatkozó előírásait is.)

Az engedékenységgel – még ha okai érthetőek is – az a gond, hogy a baj nem csökken így, sőt futótűzként terjed – általában azok az ügyfelek is elkapják a „nem fizetek időben” vírust, akikkel korábban ilyesmi nem fordult elő.

Mit tehet az áldatlan állapot ellen a könyvelő, ha azt szeretné, hogy az ügyfélköre is megmaradjon és a bankszámlája se apadjon?

A pénz lehet „érzelmi kérdés” – a szerződés nem!

A pénz, mint érzelmi kérdés, első olvasatra furcsának tűnhet egy gazdasági szakember számára, és természetesen Gabrielle sem a mostanság reneszánszát élő, ezoterikus megközelítésből beszél ilyesmiről, egy nagyon is racionális probléma kapcsán.

A helyzet megértéséhez lépjünk egyet hátra, és gondoljuk át, miként is kerül egymással kapcsolatba a könyvelő és megbízója?

Az ügyfél először is megbízást ad az általa választott könyvelőnek – Gabrielle szerint is lehetőleg írásba foglalt szerződéssel – a számviteli feladatok ellátására, az ennek alapján elvégzett munkát pedig szépen kifizeti.

Lényeges, hogy a Ptk. – néhány kivételtől eltekintve - nem írja elő kötelező jelleggel a szerződések írásba foglalását, így a vállalkozói vagy megbízási szerződések esetében sincs ilyen törvényi elvárás.

Ugyanakkor a szerződő felek mindegyikének érdeke a „játékszabályok” egyértelmű meghatározása!

Így a szerződésben célszerűen arra is kitértek a felek, hogy a szolgáltatás ellenértékének kifizetése milyen rendszerességgel történjék: azonnal (a könyvelési anyag átadásakor), vagy később, mondjuk a teljesítést követő 30 nap múlva. (A hazai gyakorlatban az azonnali, készpénzben történő kifizetések viszonylag ritkák, míg a később fizetendő átutalásos számlák esetében, jellemzően 30 napnál rövidebb fizetési határidőt állapítanak meg.)

A könyvelőiroda későbbi gyakorlatában elvárja, hogy a számlákat a megbízó az említett szerződésben vállalt kötelezettségeinek megfelelően egyenlítse ki.

Nem lehet eléggé hangsúlyozni – itthon a Ptk. szerinti kényszer nélkül is - az írásba foglalt szerződés fontosságát, és azt, hogy ebben szinte már kínos precizitással kell meghatározni a felek jogait és kötelezettségeit – ideértve a fizetési határidőket és azok elmulasztásának következményeit-, a felelősség kérdéseit.

A világhálóról szabadon letölthető szerződések sajnos nem képesek betölteni e szerepet, ahogyan a „nem fogunk összeveszni” felkiáltással kísért szóbeli megállapodások sem!

Az emberek ugyanis nem mindig azt teszik, amit megígértek, még akkor sem, ha ez adott esetben, jogi értelemben is kötelező lenne számukra – figyelmeztet amerikai kolléganőnk.

Bár úgy tűnhet, teljesen érzelemmentes eljárásról van szó - az ügyfél számlát kap, és azt kifizeti -, Gabrielle szerint, egy valójában nagyon is érzelem teli ügyletről beszélünk.

Ő úgy véli, a pénz – az ügyfél és jelen esetben az általa megbízott könyvelő közötti kapcsolatban -, olyan, mint egy pontozásos rendszer, és jóval mélyebb jelentéssel bír, mint pusztán dollárok és centek kérdése.

A könyvelőjével elégedett vállalkozó pontozza a kapott szolgáltatást, azaz annak rendje és módja szerint kifizeti annak árát.

Amennyiben ezt nem, vagy rendre megkésve teszi, az lehet egyfajta vészjelzés is arról, hogy az ügyfél és a könyvelő kapcsolata valamilyen szempontból rendezetlen.

Ilyenkor az első lépés az – véli Gabrielle –, hogy vegyük ki az érzelmeket az „egyenletből”, azaz nézzük meg, hogy a felek kapcsolatát, pusztán mint eljárási rendet vizsgálva, abból, ami zajlik, mi logikus, és mi nem az. Úgy, mintha egy bank egyeztetne az adósával. Mik a tények az adott helyzetben? Mi az oka a problémának? Az ügyfél átmeneti pénzzavarral küzd éppen? Esetleg, csak elfeledkezett a fizetési határidőről, mondjuk egy utazás miatt? Van egy másik ésszerű magyarázat, aminek semmi köze a könyvelő személyéhez vagy tevékenységéhez?

Ezzel az egyszerű elemzéssel a könyvelő felismerheti, mi is a probléma valójában, anélkül, hogy „kenyértörésre” vinné a dolgot, és veszélyeztetné az ügyféllel való – remélhetőleg későbbiekben majd jövedelmező – kapcsolatát.

Amennyiben van a kifizetetlen számlákra logikus magyarázat, akkor a probléma jellemzően könnyen orvosolható. 

Adómentességek az áfa rendszerében

A kiadvány első részében az olyan adómentességeket tárgyaljuk részletesen, amelyekhez nem kapcsolódik áfa-levonási lehetőség. A kiadvány második része az áfa-levonással együtt járó adómentes termékértékesítések és szolgáltatásnyújtások, valamint az adómentes termékimport szabályaival foglalkozik.

Megrendelés >>

 

Lehetséges problémák, lehetséges megoldások

Nem biztos, hogy az ügyfél – és csakis ő - felelős a kialakult helyzetért! 

Lehet, hogy a bajok forrása a könyvelőiroda számlázással kapcsolatos eljárása, vagy az ügyfelekkel szembeni kommunikáción kellene változtatniuk.

Például, ha e-mailben küldik el a számlát az ügyfélnek, meggyőződtek arról, hogy azt az ügyfél meg is kapta?

(Gabrielle e pontban olyan – az USA-ban ismert és népszerű - felhőalapú könyvelő- és számlázó programot említ, amely képes átadni a levelezőrendszernek és e-mailben elküldeni az adott ügyfél számláját, továbbá nyomon követi, hogy az ügyfél megnyitotta-e a szóban forgó küldeményt. Olyan számlázó programok, amelyek előkészítik a számla e-mailben való továbbítását az érintett ügyfél számára, nálunk is elérhetőek. Arról azonban a magyar könyvelőknek még maguknak kell meggyőződniük, célba jutott-e a dokumentum.)

Az e-mail azonban – a tengeren túl sem – jelent teljesen megbízható megoldást a bizonylatok postázására.

Könnyen lehet, hogy a kifizetetlen számlák problémáját azonnal megoldja az, ha csak egyszerűen újból elküldi a számlát az ügyfélnek.

Persze előfordulhat, hogy a helyzet nem ilyen egyszerű, és a határidőben meg nem fizetett díjakkal az ügyfél azt üzeni a könyvelőnek, valami nincs rendben köztük.

Mint minden kommunikációs formánál, a „lejárt számlák nyelve” esetében is fontos, hogy a lehető legpontosabban értelmezzük az általa hordozott jelentést -, jelen esetben azt, amit az ügyfél nem mond ki.

Számviteli ismeretek érthetően szórakoztatóan

Érthetően, szórakoztatóan – ígéri e könyv alcíme. Aki csak egy kicsit is járatos a számvitelben, tudhatja, hogy ez nem általános számviteli témájú könyvek esetében. Laáb Ágnes könyve a bizonyíték arra, hogy a számvitel is lehet érthető és szórakoztató. Hiszen a számvitel akkor jó, ha értik.
 

További információ itt, kattintson →

 

Kérdés, az ügyfél az irodában szokásos, és mások számára kielégítő bánásmódban részesül, vagy lehet oka panaszra? Milyen a kommunikáció közte és a könyvelője közt? Elégedett annak munkájával, az iroda szolgáltatásaival? A fizetési határidők folytonos túllépése annak jele is lehet, hogy a megbízó elégedetlen, de még nem szól erről.

A könyvelő akkor jár el – mind a maga, mind ügyfele szempontjából – okosan, ha gyorsan intézkedik ilyenkor is, azaz leül beszélgetni a problémás ügyféllel, megkérdezi, elégedett-e az általa nyújtott szolgáltatással, és ha nem, miért nem. 


Az egyik legnagyobb hiba, amit a könyvelő elkövethet a rendre késve fizető ügyfelével kapcsolatban, az az, hogy nem vesz tudomást a helyzetről.

Igen, lehet, hogy kényelmetlenül érzi magát, ha ilyesmiről kell beszélnie a megbízójával. Ez is érzelmi kérdés, senki sem szembesül szívesen azzal, hogy esetleg elégedetlenek a munkájával.

Nem szabad azonban „személyeskedésként” felfognia, ha az ügyfél bírálja a kapott szolgáltatást!

Ne feledjük, a könyvelő egyben vállalkozó is, aki számára az elégedett ügyfél a sikeres üzleti tevékenység alapja, így muszáj tudnia, mit és hol kell még a szolgáltatásain javítania, bővítenie!

A rendszeres és okos párbeszéd a könyvelő és ügyfelei között, adott esetben a könyvelőirodát a csődtől mentheti meg.

Ezért sokkal inkább hálásnak kell lenniük annak az ügyfélnek, aki vállalja a kellemetlen feladatot, és elmondja, miért elégedetlen, mely elvárásainak nem felel meg a könyvelőiroda munkája.

Ez sokkal jobb, mintha csak szép csendben keres egy másik szolgáltatót, és rejtve marad a valós probléma.

Ha tisztázzák a helyzetet – lehetőleg már az első ki nem fizetett könyvelői díjnál -, az ügyfél marad, kifizeti a számlákat és a felek közti feszültség is nyomban megszűnik.

Azonban akkor, ha a könyvelőiroda kivárja, míg a fizetési határidők túllépése az ügyfél „szokásává válik”, akkor a probléma csak növekszik és növekszik, a helyzet egyre rosszabb lesz. Ezzel együtt sajnos a felek egymás iránt érzett haragja is növekszik.

A harag – figyelmeztet tapasztalt kolléganőnk – lehetetlenné teszi a nyertes-nyertes helyzet elérését, azaz a kapcsolatuk mindkét fél érdekét szolgáló, kompromisszumra épülő rendezését.

Cégvezetők ABC-je 2016

Kiadványunkat az újonnan alakuló, s az évek óta jól működő vállalkozások menedzsmentjei egyaránt haszonnal forgathatják.

A tartalomból: Cégalapítás gyakorlati szemmel; A társasági működés aktuális kérdései; Foglalkoztatási újdonságok; Adatvédelem a munkahelyen, Adózási, számviteli változások

Megrendelés >>

 

Gyakorlati teendők – természetesen pozitív szellemben…

Természetesen a könyvelő szeretné a bankszámláján látni munkája ellenértékét, mert ebből él, ebből fizeti a villanyszámláját, a gyermeke különóráit, így mégis rá kell vennie problémás megbízóját a fizetésre.

Ezt a körülményektől függően, többféle módon teheti meg:

- Ismét elküldi a ki nem fizetett számlát (annak másolatát), vagy egy értesítőt a lejárt határidejű számlákról. (Tengeren túli kollégáink olyan szoftverekkel dolgoznak, amelyek automatikusan elvégzik e folyamatot, az e-mailben küldött értesítőn feltűntetve, hogy „ez egy automatikus üzenet” – Gabrielle szerint kevésbé kínos az ügyfél számára, ha egy „gép” figyelmezteti a határidőkre.)

- Telefonon felhívja ügyfelét, hogy ellenőrizze, az érintett megkapta a szóban forgó számlákat, és meggyőződjék arról, minden rendben van. Kérdezzen rá, van-e esetleg valamilyen kérdése, kérése, általa megoldható problémája az ügyfélnek. Ezzel azt a megbízót is vissza lehet tartani a távozástól, akivel a helyzet még tisztázható, és aki azért nem rendezi a számlát, mert könyvelőváltást fontolgat. Persze vannak olyan ügyfelek is, akiknek semmi kifogásuk a kapott szolgáltatással kapcsolatban, csak egészen egyszerűen rendetlenek minden dolgukban, így a fizetési határidőt is „lazán” kezelik… A telefonos figyelmeztetés esetükben is beválik – általában.

- Tegye könnyebbé az ügyfelek számára, hogy kifizessék a számlákat! Például biztosítsa a bankkártyás fizetést, ha eddig ez a megoldás még nem volt elérhető az irodánál.

Ha már van ilyen, akkor is említse meg az ügyfélnek, mint egy lehetőséget. Ne vegye biztosra, hogy az ügyfél is tudja, hogy ezt a megoldást is választhatja.

Legyen bármi is a kifizetetlen számlák mögött, igyekezzen a probléma gyökerét megtalálni, hogy az többé ne okozzon zavart az ügyfelekkel való kapcsolatában.

Bár hazai viszonyok közt vitatkoznunk kell amerikai kolléganőnkkel abban, hogy a könyvelő mindig, még a munka megkezdése előtt kérje a díjazása kifizetését, de az egyértelmű fizetési szabályokkal kapcsolatos tanácsát érdemes megfogadnunk.

Az e szabályokat, eljárásokat, a fizetési késedelmek következményeit, célszerű a könyvelőiroda honlapján, az Általános Szerződési feltételek (ÁFSZ) címszó alatt közzétenni.

Sok idegességtől és fejfájástól megkímélhetjük magunkat ezzel.

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Kapcsolódó cikkek

  • munka

    Sokszor a könyveléshez, az adóbevallásokhoz nem állnak rendelkezésre a gazdasági eseményeknek megfelelő bizonylatok. A Számviteli Tanácsadóban megjelent cikk azt mutatja be, hogyan kell eljárni ezekben az esetekben.

  • munka

    A könyvelők gyakran panaszkodnak – joggal - a folyton sürgető határidőkre, a számviteli munka lényegétől, legfontosabb szerepétől az időt elrabló adminisztrációs terhekre. Úgy tűnik, a probléma nemzetközi: az alábbiakban megosztok önökkel néhány, e témában amerikai kollégáinknak adott szakértői tippet.

  • internet

    A modern vállalkozási környezetben a számvitelnek is haladnia kell az információtechnológiai igényekkel, lehetőségekkel. Manapság már kis- és középvállalati szinten is előtérbe került az egyszerű könyvviteli rendszer helyett a digitális megoldásokat is alkalmazó, vagy erre épülő hatékonyabb könyvelés.

  • dolgozó

    Egy könyvelőváltási döntésnek sokféle előzménye lehet. Előfordulhat, hogy például a vállalat növekedése, a tevékenysége bővülése miatt több, vagy más tartalmú szolgáltatásra van szükség, de okot adhat erre az elégedetlenség is a jelenlegi szolgáltatással. Ha eljött az ideje annak, hogy ezt a feladatot új szolgáltatónak adja át, érdemes néhány alapszabályt végiggondolni, mielőtt kiválasztja az igényeinek leginkább megfelelő könyvelőirodát.

Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az ado.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!

Újdonságok

  • nav_logo

    A NAV honlapján mától elérhető az új rovat, „Tudjon róla! Segíthet!” címmel. A hivatal mostantól havonta frissíti azon beszámolókat, melyek az ellenőrzéseknél tapasztalt hibákról szólnak. Megéri folyamatosan figyelni a rovatot, hiszen a hivatal ezzel is segíti a vállalkozásokat a szabályok betartásában.  

  • boltos, élelmiszerlánc

    Áprilisban a kiskereskedelmi üzletek forgalmának volumene a nyers adat szerint 3,2, naptárhatástól megtisztítva - főként a húsvéthatás miatt - 1,7 százalékkal nőtt az egy évvel korábbihoz képest - jelentette pénteken második becslése alapján a Központi Statisztikai Hivatal (KSH). 

  • nő, vezető, főnök

    A munkahelyi vezetők fizetése, céges autója, munkaidejének rugalmassága gyakran irigylésre méltó lehet, az előnyök mellett a vezető pozíció – a fokozott felelősség és munkateher mellett – ugyanakkor kevesebb munkajogi védelemmel járhat együtt. Ki számít a Munka Törvénykönyve (Mt.) értelmében vezető állású munkavállalónak, és milyen – az általánostól eltérő – munkajogi szabályok vonatkoznak rájuk?

  • drog

    Több mint tizenhárom kiló marihuánagyanús anyagot találtak egy személyautóban Röszkén - közölte a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) péntek reggel az MTI-vel. A rendőrség a külföldi sofőrt őrizetbe vette. 

  • Theresa May

    Theresa May brit kormányfő megígérte, hogy az Egyesült Királyság kilépése után is az országban maradhatnak azok az uniós állampolgárok, akik még a kiválás előtt érkeztek - közölték brit kormányzati források az uniós vezetők csütörtöki brüsszeli találkozóján.