Év végi rendezvények költségeinek elszámolása

Szerző: Kovácsné Álmosdy Judit
Dátum: 2012. december 20.
Rovat:

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Év végén a vállalatok cégformájuktól függetlenül, de a meglévő költségkeretük függvényében különböző rendezvényeket tartanak. A dolgozóknak szóló rendezvények, az üzleti rendezvények és a céges ajándékok adózási vonzatáról mindent megtudhat cikkünkből.


Egy kisebb vállalkozásnak általában kisebbek az anyagi lehetőségei a megvalósításhoz, mint egy nagyvállalatnak. Példaként felsorolok néhány megemlékezési formát, melyek költségeit és adóvonzatait az ünnepeket követően el is kell számolni:

  • dolgozók megvendégelése óévbúcsúztatóként;
  • Mikulásünnepség a dolgozók gyerekeinek;
  • év végi koccintás a cég eredményeinek és jövő évi célkitűzéseinek ismertetésével;
  • néhány nap egy kis panzióban a dolgozók részére családtagjaikkal;
  • karácsony a nyugdíjasoknak;
  • óévbúcsúztató a cég vevői számára, szakmai előadásokkal;
  • az év során legjobb teljesítményt nyújtó dolgozók megjutalmazása, vendéglátással egybekötve;
  • évzáró kongresszus a beszállítók számára, tudományos előadásokkal stb.

Egyes rendezvényekhez kisebb ajándékok átadása is kapcsolódhat a rendelkezésre álló költségkeret függvényében. Azért hangsúlyozom az anyagi lehetőségeket, mert az utóbbi időben ez egyre inkább korlátozó tényező. Ennek áthidalására a kisvállalkozások gyakran nem szerveznek semmilyen rendezvényt, hanem Mikulás-csomagot készítenek a dolgozók gyerekeinek, melyet a dolgozó vesz át és visz haza. Előfordul az is, hogy az év utolsó hónapjában osztják ki a dolgozók között az Erzsébet-utalványokat az egész évre vagy több hónapra vonatkozóan. Mindkét ajándékozás nagy segítséget jelenthet az ünnepek előtt.

Ajándékok

Akár egy rendezvényhez kapcsolódóan (például nyugdíjasoknak rendezett karácsonyi ünnepségen), akár attól függetlenül (például a szülővel átvetetett Mikulás-csomagként) adott csekély értékű ajándék a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 70. §-a értelmében ún. „egyes meghatározott juttatásként” adózik 51,17%-nyi közteherrel. A cég által megvásárolt ajándék általános forgalmi adója nem vonható le. A bruttó érték (fogyasztói ár) 1,19-szerese lesz a kifizető által fizetett 16% személyi jövedelemadó és a 27% egészségügyi hozzájárulás alapja.

Ki adhat, és kinek csekély értékű ajándékot?

Egyes meghatározott juttatásnak minősül, a legfeljebb évi három alkalommal – az erre vonatkozó nyilvántartás vezetése mellett – csekély értékű ajándék révén juttatott adóköteles jövedelem, ha azt

  • a munkáltató a munkavállalójának, a munkavállaló, az elhunyt munkavállaló közeli hozzátartozójának,
  • a szakszervezet a tagjának, a nyugdíjas tagjának, a tag, az elhunyt tag (nyugdíjas tag) közeli hozzátartozójának,
  • a volt munkáltató vagy annak jogutódja a nyugdíjban részesülő magánszemélynek és közeli hozzátartozójának,
  • a kifizető a szakképző iskolai tanulónak, kötelező szakmai gyakorlatának ideje alatt a hallgatónak juttatja [Szja tv. 70. § (3) bekezdés].

Csekély értékű ajándék: a minimálbér 10%-át (2012-ben 9300 Ft-ot) meg nem haladó értékű termék vagy szolgáltatás [Szja tv. 70. § (5) bekezdés a) pont]. Fontos kritérium a juttatásban részesülőkről vezetett nyilvántartás (adatok, adóazonosító, juttatás átadása stb.).

Az Erzsébet-utalvány nem ajándék, hanem bérenkívüli juttatás, amelynek értéke után – ha az nem haladja meg a havi 5000 forintot, 30,94% közterhet fizet a juttató cég. Ha 2012 decemberében nyújtják a béren kívüli juttatást, akkor 2013. január 12-éig kell bevallani és befizetni a közterheit. Az Erzsébet-utalvány az adóéven belül utólag is adható.

A témával kapcsolatban megjegyzem, hogy 2013-tól havi 8000 forintra emelkedik a béren kívüli juttatásként adható Erzsébet-utalványok jelenlegi 5000 forintos értékhatára, 35,7% (1,19 × 0,16 + 1,19 × 0,14= 19,04 + 16,66 = 35,70) közteher mellett, mivel az egészségügyi hozzájárulást 10-ről 14%-ra emelték. Az utalványt a munkáltató 51,17% közteher mellett továbbra is adhatja az értékhatár feletti összegben. Egy 2012-ben átmenetinek szánt rendelkezést, amely szerint az Erzsébet-utalványokat meleg étel vásárlására 2013. január 1-jétől nem lehetett volna felhasználni, hatályon kívül helyeztek, így az Erzsébet-utalványt nemcsak az élelmiszer-áruházakban, üzletekben kapható élelmiszerre, futárszolgálattal kiszállított ételekre lehet felhasználni, hanem továbbra is lehet velük éttermi fogyasztásért fizetni.

Családi és dolgozói, illetve nyugdíjas- rendezvények

Ezeknek a rendezvényeknek a költségei nem számolhatók el reprezentációs költségként, mivel nem felelnek meg a reprezentáció törvényi fogalmának.

Reprezentáció:

  • a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali,
  • szakmai,
  • diplomáciai, vagy
  • hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá
  • az állami,
  • egyházi ünnepek alkalmával nyújtott

vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.). Ugyanakkor az előzőekben felsoroltak nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható.

A körülmények alatt a szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, valamint a tényleges szakmai-, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya értendő (Szja tv. 3. § 26. pont).

Hangsúlyozni szeretném, hogy nem tartozik a reprezentáció tárgykörébe:

  • a március 15-i megemlékezés vendéglátása,
  • az október 23-i megemlékezés vendéglátása,
  • a nemzetközi nőnap alkalmából szervezett megvendégelés,
  • névnapi vagy születésnapi köszöntés alkalmából nyújtott vendéglátás,
  • munkahelyi újévi koccintás,
  • május elsejei vendéglátás,
  • munkahelyi dolgozók értekezletei.

A különböző rendezvények elszámolása során a döntő kérdés az, hogy az adott rendezvény összefügg-e a kifizető, az eseményt rendező szervezet tevékenységével, annak érdekében történik-e. Amennyiben a tevékenységgel való szoros összefüggés bizonyítható, akkor reprezentációs alkalomról beszélhetünk.
Mivel az alcímben szereplő rendezvények nem tartoznak a reprezentáció körébe, így nem pénzbeli juttatásként kell kezelni őket. A vállalat által adott olyan juttatásokról van szó, amelyek értéke után a cég fizeti a közterheket, ha a törvényi feltételeket betartja.

Ezek az ún. egyéb rendezvények – függetlenül attól, hogy a szervezést egy rendezvényszervező külső céggel végezteti a vállalat, vagy saját maga szervezi – egyes meghatározott juttatásként adóznak az Szja tv., valamint az egészségügyi hozzájárulásról szóló törvény előírásai szerint. Ebből következik, hogy egy ilyen egyéb rendezvény összes költsége után 51,17% közterhet fizet a cég. Nagyon fontos megjegyezni azt a kitételt, hogy az összes költség számít egyes meghatározott juttatásnak egy ilyen rendezvény esetén. Tehát a terembérlettől a rendezvényszervezőig, az ételtől a felszolgálásig stb.

Egyes meghatározott juttatásnak minősül az olyan ingyenes vagy kedvezményes szolgáltatás révén juttatott adóköteles bevétel, amelynek igénybevételére egyidejűleg több magánszemély jogosult, és a kifizető – jóhiszemű eljárása ellenére – nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet. Egyes meghatározott juttatásnak minősül az egyidejűleg több magánszemély számára szervezett, ingyenes vagy kedvezményes rendezvénnyel, eseménnyel összefüggésben – ha a rendezvény, esemény a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul – a kifizető által viselt költség [Szja tv. 70. § (5) bekezdés b) pont].

Tehát összefoglalásképpen megállapítható, hogy a dolgozók vagy volt dolgozók számára rendezett rendezvények összes költsége 51,17%-nyi közterhet ró a munkáltatóra. Javasolt a költségekről feljegyzést készíteni.

Üzleti rendezvények

A vállalati rendezvények másik nagy csoportját az üzleti rendezvények alkotják. Év végén fontos üzletpolitikai lépésnek tekinthető, ha meghívjuk üzleti partnereink képviselőit és azokat a munkatársait, akiknek szerepük van üzleti kapcsolataink alakításában, fejlesztésében.
Az ilyen rendezvényeket nevezhetjük akár konferenciának, bemutatónak, work-shopnak, szakmai találkozónak stb., a költségek elszámolása szempontjából ez teljesen mindegy.

Az év végi üzleti rendezvényeken általában bemutatják a cég jelenlegi helyzetét, eredményeit, a forgalmazott új termékeket vagy szolgáltatásokat, a jövő évre tervezett újításokat, bővítéseket, rövid előadások, prezentációk hangzanak el külső és belső előadók segítségével, vázolva a hosszabb távú fejlődés trendjét.

Célszerű külön meghívni a vevőket és külön a beszállítókat, mert

  • egyrészt nem az a célunk, hogy összehozzuk őket, és közvetlen üzleti kapcsolatot alakítsanak ki,
  • másrészt pedig más-más cél motiválhatja ezt a két üzleti kört, hiszen a vevőnek az érdeklődését kívánjuk felkelteni a termékeink iránt, ösztönözni a vásárlásra, a beszállítókat pedig az anyagok, alkatrészek tekintetében szeretnénk fejlesztésre ösztönözni.

A rendezvényt fel lehet használni az új találmányok bemutatására és a szakma haladásának prezentálására, valamint egyeztetésekre, üzleti tárgyalásokra is.

Az üzleti rendezvény költségei egyértelműen a vállalkozás érdekében merülnek fel, ezért elszámolhatók az ún. normál költségnemek terhére. Ebből következik, hogy adóterhet nem viselnek. Ilyen költségek lehetnek például:

  • a szakmai előadások, megbeszélések helyszínének bérleti díja,
  • a résztvevők számára biztosított parkolás díja,
  • a szakmai előadások helyszíne műszaki berendezéseinek, dekorációjának, bútorainak (technikai hátterének) költségei,
  • kiállítási táblák, installációk készítésének és kihelyezésének költségei,
  • a hoszteszek díja,
  • a szakmai konferencia moderátorának díjazása, esetleg tolmács díja,
  • a meghívott külső szakmai előadók díja;
  • a meghívók, eseménylogó, irányítótáblák, asztali név- kártyák grafikai tervezése, nyomdai kivitelezése,
  • a regisztráció elvégzésének ellenértéke stb.

Ha rendezvényszervezőre bízzuk az üzleti összejövetel megszervezését, akkor mindezeket a költségtételeket egyetlen számlán fogják feltüntetni.

Az üzleti rendezvényekhez azonban minden esetben kapcsolódnak étkezési költségek is, hiszen napközben kávét, üdítőt, szendvicset, gyümölcsöt szoktak biztosítani (bekészítésnek is nevezik), és általában ebéd, valamint vacsora is kapcsolódik a rendezvényhez. A reprezentáció fogalmából (lásd az előbbiekben) következik, hogy az üzleti rendezvény vendéglátási költségei, és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó egyéb szolgáltatások (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) ellenértéke reprezentációs költségként számolandó el. Az Szja tv. 70. § (2) bekezdése szerint egyes meghatározott juttatásnak minősül az adóévben a reprezentáció juttatása alapján meghatározott jövedelem. Ebből következik, hogy a vállalat 51,17% közterhet fizet a reprezentációs költség után is. Ez hatalmas változás az előző évek szabályozásához képest, mert a vállalkozások számára 2012-től megszűnt a reprezentációs költségek adómentes része, és a múlt évi adó is többszörösére emelkedett.

Az üzleti rendezvényhez kapcsolódó reprezentációs költségek például a következők:

  • az üzleti ebéden, a bekészítéseken és vacsorán felszolgált ételek, italok költsége,
  • a felszolgálás költsége,
  • az étkezések helyszínének bérleti díja,
  • az esti vacsorán részt vevők számára biztosított parkolás díja,
  • az esti üzleti vacsora helyszíne berendezéseinek, dekorációjának, bútorainak a költsége,
  • az esti üzleti vacsorát követő szabadidős program technikai hátterének biztosítása,
  • a zenekar, a táncosok, színészek, hoszteszek díja,
  • a rendezvényszervező cégnek az ezekkel kapcsolatos díjazása.

Természetesen szállásköltség és utazási költség is felmerülhet a reprezentációs költségek között az üzleti rendezvény időtartamától és helyszínétől függően.

Nem szabad azonban megfeledkeznünk arról sem, hogy az üzleti rendezvényen részt vevő saját dolgozóink a munkájukat végzik. Ezért a velük kapcsolatos utazási- és szállásköltségeket ugyanúgy kell elszámolni, mint egy kiküldetés esetén, vagyis nem adóznak (a szállásdíjban foglalt reggeli ellenértéke sem).

Az étkeztetési költségük azonban egyes meghatározott juttatásnak minősül, de nem tartozik a reprezentációs költségek körébe. A vonatkozó törvényhely szerint egyes meghatározott juttatásnak minősül az olyan ingyenes vagy kedvezményes termék, szolgáltatás révén juttatott adóköteles bevétel, amelynek igénybevételére egyidejűleg több magánszemély jogosult, és a kifizető – jóhiszemű eljárása ellenére – nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet.

Ugyanilyen elbírálás alá esik az egyidejűleg több magánszemély (ideértve az üzleti partnereket is) számára szervezett, ingyenes vagy kedvezményes rendezvénnyel, eseménnyel összefüggésben – ha a rendezvény, esemény a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul – a kifizető által viselt költség.

Ráadásul az ilyen rendezvényen, eseményen a résztvevőknek adott ajándéktárgyra fordított kiadás is egyes meghatározott juttatásként kezelendő, feltéve, hogy az ajándéktárgy egyedi értéke személyenként nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát (jelenleg a 23 250 forintot).

Gondunk adódhat még abból, ha az egész üzleti rendezvény megszervezését és lebonyolítását egy rendezvényszervező cégre bízzuk, aki a kibocsátott számlájában nem bontja meg az ellenértéket két külön részre: az esemény kizárólag üzleti célt szolgáló részének költségeire és a reprezentációs költségekre. Különösen azért fontos ez, mert a reprezentációs rész általános forgalmi adója nem vonható le, mert az juttatás a magánszemélyek részére, az üzleti célú kiadások pedig nem adóznak, csupán egyszerű költségek.

Egyébként pedig teljesen felesleges ez a bonyolult törvényi szabályozás, hiszen a rendezvények költségei a cég számára mindig 51,17% többletköltséget „eredményeznek”, kivéve azok bizonyítottan üzleti célú kiadásait.

Kovácsné Álmosdy Judit cikke a Lex HR-Munkajog 2013/1. számában jelent meg.


Kapcsolódó cikkek:


Adózási tudnivalók szüretelőknek II.
2018. október 15.

A mezőgazdasági tevékenységet üzletszerűen folytató vállalkozások, gazdák számára az idényjellegű munkacsúcsokhoz, így az őszi betakarításhoz is az ún. egyszerűsített foglalkoztatás biztosít rugalmas alkalmazkodási lehetőséget.

Roncsautóban tárolták az adózatlan cigarettát
2018. október 13.

Hamis márkajelzésű ruhákat és nagy mennyiségű adózatlan cigarettát foglaltak le 215 millió forint értékben a NAV pénzügyőrei Budapesten egy ellenőrzéssorozatban.