Költségelszámolás: 3 tipikus hiba
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Nem lehet a mindennapi logikának megfelelően megítélni a költségek elszámolási szabályait. Cikkünkben konkrét példákat ismertetünk, melyek során a vállalkozó az szja-törvény nem megfelelő ismerete miatt bűnhődött.
Azt mindenki tudja, hogy az egyéni vállalkozó bevételeivel szemben a vállalkozás költségei a bizonylatok alapján a kifizetés dátumával (pénzmozgáskor) elszámolhatók. Ez egy nagyon egyszerű alaptétel. Az viszont kevésbé ismert, hogy nem minden költség fogadható el az adóalapba beszámítható kiadásként még akkor sem, ha a mindennapi logika azt elszámolhatónak tartja.
Milyen képzés számolható el?
Gyakran előfordul, hogy a vállalkozó olyan oktatási költséget számol el, amely képzés nem a bevételszerző tevékenységével kapcsolatban merül fel.
A személyi jövedelemadóról szóló törvény 11. számú melléklete vonatkozik az egyéni vállalkozók költségeinek elszámolására, de mindenfajta költség felsorolása lehetetlen. Többek között itt találjuk azt az előírást is, hogy az egyéni vállalkozó által képzésre fordított igazolt kiadás akkor számolható el költségként, ha az
a) más magánszemély képzése érdekében merült fel, az azzal összefüggésben megfizetett közterhekkel együtt;
b) a saját – a vállalkozási tevékenység folytatásához szükséges – szakismeretének megszerzése érdekében merült fel, ide nem értve az iskolarendszerű képzéssel összefüggő kiadást.
Az adóhatóság az ellenőrzései során azt tekinti mérvadónak, hogy az egyéni vállalkozói nyilvántartásban milyen tevékenységek szerepelnek, és ezek közül melyikből származott bevétele a vállalkozónak. Ehhez kapcsolódóan végezhet szakképző vagy továbbképző tanfolyamot, de középiskolába vagy egyetemre a vállalkozó nem járhat a költségei terhére.
Ha más magánszemély képzési költségeit fizeti, az juttatásnak minősül annak minden adóvonzatával együtt az általános szabályok szerint.
Ezen kívül más jellegű képzés költsége nem számolható el. Például valamilyen szakképzés megszerzése, mert egyszer majd azt a tevékenységet is szeretné végezni. Ugyanakkor a b) pontban foglalt megfogalmazásba esetleg ezt is bele lehetne érteni a köznyelvben, de az ellenőr ezzel nem ért egyet.
Kié az eszköz?
Eléggé tipikus hibának tekinthető, hogy az egyéni vállalkozó a saját személyes tulajdonában lévő eszközt használ a vállalkozói tevékenységéhez és ennek karbantartási-, javítási-, valamint üzemanyagköltségét (például kompresszornál) elszámolja a vállalkozói költségei között.
Általában olyan tárgyi eszközöknek minősíthető, hosszú ideig használható szerszámokról, berendezésekről van szó, amelyek a bevételszerző vállalkozói tevékenység folytatásához szükséges karbantartási munkáit segítik. Ezért az egyéni vállalkozó elszámolja a működtetésükhöz szükséges költségeket. Ezek a tárgyi eszközök azonban nem szerepelnek a vállalkozó nyilvántartásában. Értékcsökkenési leírást sem számol el utánuk.
Az ilyen költségeket azonban az adóellenőrzés nem fogadja el beszámítható költségnek, mert nem a vállalkozás tulajdonában lévő eszközökhöz kapcsolódnak. Így adóhiány keletkezik.
Az szja-törvény már hivatkozott mellékletben szerepel az a lehetőség, hogy az egyéni vállalkozó költségként számolhatja el a tevékenység kezdő évében, illetve szüneteltetésének befejezését követően a tevékenység megkezdése előtt, illetve a tevékenység folytatása előtt – legfeljebb három évvel korábban – beszerzett, és utóbb a tevékenység végzése során használt tárgyi eszközök és nem anyagi javak értékcsökkenési leírását. Ehhez azonban arra is szükség van, hogy a beszerzési érték bizonylattal (számla, szerződés,) igazolható legyen, és bekerüljön a tárgyi eszközök nyilvántartásába. A lehetőség a tevékenység kezdéséhez (folytatásához) kapcsolódik.
Ebből levezethető az a tanulság, hogy például ne számoljunk el mobiltelefon-költséget akkor, ha a vállalkozásnak nincs mobiltelefonja, nyomtatópatron vagy nyomtató-papír költséget, ha a vállalkozásnak nincs nyomtatója, szoftver-használatot, ha nincs számítógépe, stb.
Mikor számolható el a kifizetetlen számla?
Hatalmas hibák következhetnek abból, ha a vállalkozó a szomszédja, barátja, vagy rokona adótanácsait fogadja meg. Lehet, hogy logikusnak tűnik amit mondanak, de nem biztos, hogy szabályos is a saját körülményeink között.
Napjainkban sajnos nagyon gyakori, hogy a vevő nem fizeti ki a kibocsátott számlánkat. Előfordul ilyenkor, hogy a szomszéd együttérzésből azt tanácsolja, amit ő is szokott csinálni a cégében. Azt javasolja az egyéni vállalkozónak, hogy számolja el költségként a behajthatatlan követelését. Az egyéni vállalkozó megörül a tanácsnak és elszámolja a ki nem fizetett számlát költségként. Ebből a tévedésből adóhiány keletkezik.
A szomszédnak Kft-je van, és kettős könyvvitelt vezet. Az egyéni vállalkozó viszont pénzforgalmi adónyilvántartás vezetésére kötelezett. A két elszámolási módszer között hatalmas különbségek vannak. Többek között az is, hogy a behajthatatlan követelést a kettős könyvvitel rendszerében bizonyos feltételek fennállása esetén ráfordításként el lehet számolni, hiszen a bevételt is elszámolták már. Lényegében ezt lehet ellentételezni.
Az egyéni vállalkozónál azonban csak akkor lesz bevétel a vevőnek kibocsátott számlából, ha azt kifizetik. Ezért a költségként történő elszámolása nem indokolt és adóhiányt eredményez. Megjegyzem, hogy az értékesített teljesítményhez kapcsolódó kiadások is szerepelnek a költségek között, ha azokat a vállalkozó kifizette.
Ezek az esetek a gyakorlatban merültek fel az adóellenőrzések során. Nincs bennük adócsalásra vonatkozó gondolat, csupán a szabályok hiányos ismeret. Nem lehet a mindennapi logikának megfelelően megítélni az elszámolási szabályokat. Utána kell nézni annak, hogy az adott ötlet megvalósítható-e szabályszerűen!
