Mi a teendő az online számlarendszer indulásáig?
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Ha vállalata bocsát ki 100 ezer forintnál magasabb áfatartalmú számlákat céges ügyfelek számára, és még nem készült fel a számlaadatküldési kötelezettség teljesítésére, mindenképpen gondolja végig, milyen lépéseket kell megtennie a rendszer élesítése előtt – írja az RSM blogja
1.Döntse el, hogy Ön érintett-e az adatszolgáltatási kötelezettség kapcsán!
Az adatszolgáltatási kötelezettség minden belföldi adóalany felé legalább 100 000 forintos áfát tartalmazó számla kiállítása esetén merül fel. Az adatszolgáltatási kötelezettség pontos részleteit fontos ismernie, hogy el tudja dönteni az vonatkozik-e Önre, cégére.
2.Ha adatszolgáltatást kell teljesítenie, akkor június 18-tól regisztrálnia kell a NAV online-számla holnapján!
Részletes leírást talál a NAV regisztrációs folyamatról, amely alapján a NAV felületén létre tudja hozni a technikai felhasználót és a hozzá tartozó aláíró és cserekulcsokat. Az adatszolgáltatás elindításához ezeket majd be kell állítani a számlázó rendszerben. (A NAVtesztregisztráció is működik, erről itt találja részletes leírásunkat.)
3.Győződjön meg arról, hogy az ön számlázórendszere alkalmas az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére!
Érdemes ilyenkor a szofverfejlesztőt nyilatkoztatni, illetve bekérni a számlázóprogram specifikációját (kötelező jogszabályi előírás). Ha a számlázórendszere alkalmas az adatszolgáltatásra, kérjen tájékoztatást a szoftverfejlesztőtől (ha a specifikációból nem egyértelmű) miként kell beállítani az aláíró és a cserekulcsokat ahhoz, hogy az adatszolgáltatás automatikusan elinduljon.
4.Ha számlázórendszere nem alkalmas az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére, akkor megoldást kell keresnie!
Több lehetőség áll ön előtt:
Használhatja a NAV ingyenes számlázórendszerét. Válassza ezt az opciót, ha kevés adatszolgáltatással érintett számlája van, amit manuálisan tud rögzíteni a NAV felületén és nem fontos Önnek a számlázórendszer és a vállalatirányítási rendszer integrációja.
Lecserélheti számlázóprogramját egy másik számlázórendszerre, amely alkalmas az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére.
Megbízotti számlázás – bízzon meg harmadik személyt arra, hogy számlát bocsásson Ön helyett az Ön nevében egy olyan számlázóprogramból, amely alkalmas az adatszolgáltatásra. Akkor válassza ezt az opciót, ha kevés adatszolgáltatással érintett számlája van, amit manuálisan tud rögzíteni a NAV felületén és nem fontos Önnek a számlázó-rendszer és a vállalatirányítási rendszer integrációja.
Ha továbbra is a meglévő számlázó rendszerét szeretne használni, de az nem alkalmas az adatszolgáltatásra, akkor szerezzen be egy külső (azaz harmadik fél által fejlesztett adatszolgáltatási modult),amely alkalmassá teszi az Ön számlázási rendszerét az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére. Ebben az esetben nem kell lecserélni a meglévő számlázóprogramot.
5.Nézzen utána, hogy milyen külső modullal tudja megoldani az adatszolgáltatást!
Az adatszolgáltató modul lehet akár helyben futó program – mint például az SAP rendszerhez kapcsolható plugin – vagy egy felhőben futó adatszolgáltatási megoldás is, mint például a ConnecTAX.
A felhőalapú adatszolgáltatási modulnak többek között az az előnye, hogy azt nem kell helyben újra telepíteni, amikor az adóhatóság változtat az előírásokon, specifikációkon. Itt önnek csak azt kell biztosítania, hogy számlái kiállításakor egy a NAV által előírt XML-formátumú dokumentum is előálljon, és az automatikusan feltöltésre kerüljön a megadott tárhelyre.
6.Ellenőrizze, hogy számláiból a NAV által elvárt, megfelelő XML készül-e!
Ha bizonytalan a beküldendő számla XML tartalmában vagy formájában, a XML tartalmáról szóló blogbejegyzésünkből tud tájékozódni, illetve forduljon tanácsért XML-tanácsadó csoportunkhoz.
7.Ha úgy érzi, hogy az ön esete ennél komplexebb, keressen mielőbb szakértőt!
A júliusi adatküldési határidőtől kezdődően az adóhatóság bírságolhatja a cégeket az adatszolgáltatás elmaradásáért. A bírság maximális összege 500 000 forint számláként.
A bejegyzés szerzője Sztankó Dániel, az RSM Hungary pénzügyi képviseleti csoportvezetője. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.
