Módosultak a digitális archiválás szabályai

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

2018. július 1-jétől hatályon kívül helyezték a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendeletet (GKM rendelet). A módosítás már régóta váratott magára, hiszen a GKM rendelet nem kezelte a háttérjogszabályként alkalmazott elektronikus aláírásról szóló törvény 2016-os változását sem, így – többek között – azt a bizonytalanságot is magában hordozta, hogy az elektronikus dokumentum megőrzésével megbízható archiválási szolgáltató alatt a bizalmi szolgáltatót kell-e érteni vagy sem.

Az új rendeletben, azaz a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendeletben (ITM rendelet) – visszautalva ugyan az eIDAS rendeletre – külön rögzítésre került a bizalmi szolgáltató illetve a fokozott biztonságú elektronikus aláírás fogalma.

A korábbi szabályozáshoz képest további lényegi változás (könnyítés) az is, hogy a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok esetében már nem kötelező az időbélyegző használata.

Nem változik az az alapelv, miszerint az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség végéig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen és biztosítani kell, hogy értelmezhetősége, olvashatósága megmaradjon, azzal, hogy az előbbiekben felsoroltaknak való megfelelés érdekében alkalmazandó módszerről – a dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan – a megőrzésre kötelezettnek kell döntenie.

A megőrzésről a megőrzésre kötelezett – a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén – saját maga is gondoskodhat vagy arra megbízhat bizalmi szolgáltatót (a korábbi archiválási szolgáltatót váltja fel). Saját megőrzés esetén az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni szükséges, és az érvényességet a megőrzési kötelezettség időtartama alatt folyamatosan fenn kell tartani.

A megőrzés továbbra is történhet zárt rendszer alkalmazásával (szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek a jogszabályban foglaltaknak való megfelelésért). Újdonság ugyanakkor ezen módszer esetében, hogy nem elvárás már az akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány, helyette a szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztőjének kell írásban nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak, továbbá rendelkezésre kell állnia a szoftver vagy informatikai megoldás olyan dokumentációjának, amely részletes tájékoztatás nyújt – többek között – a zárt rendszerű archiválást garantáló megoldásokról.

A megőrzés továbbra is történhet EDI rendszer alkalmazásával. Újdonságként jelenik meg ugyanakkor a korábbiakhoz képest az online számla adatszolgáltatási rendszer alkalmazásával megvalósítható archiválási módszer. Ezen módszer lényege, hogy a megőrzésre kötelezett az adott elektronikus számla dokumentumhoz egyirányú kódolási algoritmussal előállít egy különálló, de az adott elektronikus számla dokumentummal együtt kezelt adatot, úgynevezett hash kódot, amelyet megküld az adóhatóság felé. Az adóhatósági visszaigazolást követően a megőrzésre kötelezett a hash kódot és a az elektronikus számla dokumentumot együttesen őrzi meg.

A cikk szerzője Rácz Gábor, az az Ecovis Tax Solution senior adótanácsadója. Az Ecovis az Adó Online szakmai partnere. További blogbejegyzések: Ecovis Tax Blog.


Kapcsolódó cikkek:


NAV: március 15-től lesznek elérhetőek az szja-bevallási tervezetek
2021. március 1.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) már öt éve automatikusan készíti el több millió ember személyijövedelemadó-bevallási tervezetét, ezáltal a NAV-hoz nem kell a kedvezményekre jogosító vagy a munkáltatói igazolásokat beküldeni, hanem az adózónak kell megőriznie azokat az öt éves elévülési idő végéig.

Márciusban is jár a munkáltatói adómentesség
2021. március 1.

A koronavírus sújtotta ágazat vállalkozásainak nem kell megfizetniük 2020. novemberétől 2021. március végéig a munkavállalók utáni szociális hozzájárulási adót, szakképzési hozzájárulást, a rehabilitációs hozzájárulás arányos összegét, valamint a személyi jellegű kifizetések után a kivát.

A COVID-19 járvány hatása az adóegyezményekre: az átdolgozott OECD útmutató
2021. március 1.

2021. január 21-én az OECD közzétette az adóegyezményekről és a COVID-19 világjárvány hatásairól szóló átdolgozott iránymutatását („Updated guidance on tax treaties and the impact of the COVID-19 pandemic”, továbbiakban: Átdolgozott útmutató). Az eredeti dokumentum, amely 2020. április 3-án látott világot, a nemzetközi adóegyezmények szabályainak alkalmazását ismertette olyan körülmények között, amikor a határokon át ingázó munkavállalók vagy magánszemélyek olyan államban rekedtek, amely nem a lakóhelyük szerinti állam.