Nem mindegy, hogyan javítjuk, módosítjuk a számlát

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Ha egy korábban kibocsátott számlát javítani, módosítani vagy érvényteleníteni szükséges, akkor azt megfelelően dokumentálni kell. A nemrégiben megjelent „Kiskönyvtár az áfáról” sorozat első része többek között áttekinti azt is, hogy a hatályos szabályozásból következően milyen számlakorrekciók alkalmazhatóak – ebből a fejezetből emelünk ki néhány gyakorlati tudnivalót.

A kézi számla korrekciója

Ha a kézzel kiállított számla hibás vagy hiányos, illetve amennyiben annak adatait utólag módosítani szükséges, akkor a korrekció többféle módon történhet azzal a kitétellel, hogy egyes korrekciós módok nem alkalmazhatók, ha a korrekció termé­szete logikusan kizárja azt.

A korrekció jellege alapján két csoportot különböztethetünk meg egymástól. Vannak a valódi javítások, amikor az eredeti számla valamely adata hibás volt, és azt kell javítani (például elírták a vevő nevét), illetve vannak azok a korrekciók, amelyek nem valódi javítások, ugyanis az eredeti számla nem hibás, pusztán egy utólag bekövetkezett körülmény miatt kell azt módosítani (például egy utólagosan számlázott engedmény esetén).

a) A kézi számlák valódi hibájának javítása
aa) A kézi számlák körében valódi hiba esetén lehetőség van a kézi számla kézzel történő, hagyományos javítására, ami úgy zajlik, hogy a kibocsátó minden számlapéldány begyűjtése mellett a számlán szereplő hibás adatot egy vonallal áthúzza úgy, hogy az eredeti hibás adat is felismerhető maradjon, majd a helyes adatot a számlára – a javítás dátumával és a javítást végző személy szignójával együtt – felvezeti.

ab) A kézi számla valódi hibájának javítása történhet úgy is, hogy a számlakibocsátó minden számlapéldány begyűjtése mellett a hibás kézi számlát egy vonallal áthúzza, és rávezeti, hogy „RONTOTT”, majd egy új nyomtatványon kibocsátja a helyes adatokkal a számlát.

ac) A valódi hiba javításának harmadik módja a számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása. Ilyen esetben nincsen szükség az összes korábbi számlapéldány begyűjtésére, hanem egy önálló korrekciós bizonylat kibocsátása történik. A kézzel kiállított korrekciós bizonylatnak is a NAV (vagy még az APEH) által kiadott sorszámtartományba illeszkedő sorszámmal kell rendelkeznie, mivel az Áfa tv. 170. §-a alapján a számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben az Áfa tv. – és természetesen ezen keresztül az Áfa tv. felhatalmazása alapján született egyéb, számlázásra vonatkozó jogszabályok – számlára vonatkozó rendelkezéseit is alkalmazni kell.

A számlával egy tekintet alá eső okirattal történő korrekció esetén az okiraton szerepeltetni kell a kiállítás keltét, az eredeti számlára hivatkozva a korrekció jellegét (például az eredeti számlán elírták a vevő címét, ami Ady Endre utca 4. helyett helyesen József Attila utca 4.), illetve a korrekció számszerű hatását is, ha ilyen van.

E korrekciós módnál az eredeti számla a korrekciós bizonylattal együtt válik megfelelő bizonylattá. Bár az Áfa tv. 170. §-a nem kívánja meg a számlával egy tekintet alá eső okirat tartalmi elemeként a kibocsátó és a befogadó adatait, azonban hangsúlyozandó, hogy számviteli bizonylatként a számlával egy tekintet alá eső okirat akkor lesz elfogadható, ha azon a felek adatai is szerepelnek.

Ha kézi számla valódi javítása esetén a korrekciónak számszerű hatása is van (mert például az eredeti számlát adómentesen állították ki 27 százalék áfa alkalmazása helyett stb.), akkor a korrekciós bizonylaton ezt a számszerű hatást is le kell vezetni.

Ez úgy is történhet, hogy a korrekciós bizonylaton szövegesen szerepel a módosítás oka, illetve ahhoz kapcsoltan az adó összegének, illetve az adó alapjának változása. Például „a BC4F159845985 sorszám alatt kibocsátott számla adómentesség helyett 27 százalékos ügyletet dokumentál, amelynek eredményeként a számla végösszege 100 adóalap + adómentes összeg helyett 100 adóalap + 27 egység áfa összegre változik”.

Ugyanakkor lehetőség van arra is, hogy az adóalany a szöveges megjegyzés helyett a korábban helyesbítő számlaként ismert háromsoros bizonylattal módosítson. Ez utóbbi esetben a módosítás okának megjelölése mellett a korrekciós bizonylaton egymás alatt fel kell tüntetni az eredeti tételt, a módosított tételt és a különbözetet.

Akkor sincs formai megkötés, ha a számla korrekciója az adó összegének módosítását is jelenti, csupán az a lényeg, hogy a korrekciós bizonylaton szereplő adatokból és felvezetésekből egyértelműen kitűnjön: miért és milyen tekintetben változik a korábbi adóösszeg, esetleg adóalap, illetve adott esetben mely egyéb adatok mire módosultak az eredeti számlához képest.

[Mivel a számla korrekciója körében egyetlen jogszabály sem írja elő, hogy a korrekciós bizonylatnak mi legyen a megneve­zése, ezért a számlával egy tekintet alá eső okirat bármilyen megnevezéssel (például sztornó számla, helyesbítő számla, ­jóváíró számla, módosító számla, érvénytelenítő számla vagy akár számla) elfogadható, ha ez a bizonylat egyébként tartalmában megfelel az Áfa tv. 170. §-a szerinti számlával egy tekintet alá eső okiratnak, abból kiderül a korrekció ténye, illetve a tényleges helyzetnek megfelelően korrigálja az eredeti bizonylatot.]

Hiánypótló kiadvány: Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban

dr. Farkas Alexandra és Czöndör Szabolcs szerzők a számla és egyéb bizonylatok kiállításának, valamint az elektronikus számlázásnak az alapvető szabályait foglalják össze a kiadványban. A számlázás tartalmi összefüggései mellett a szerzők részletezik a számla formai vonatkozásait is, ideértve a teljesítésről kibocsátott számlával kapcsolatos kötelező formai szabályokat, valamint a számlajavítás, számlamódosítás formai és tartalmi tudnivalóit. A jogszabályi rendelkezések magyarázata mellett a szerzők számos gyakorlati példával nyújtanak segítséget az olvasónak a mindennapi számlakiállításhoz, illetve az elektronikus számlázáshoz. A kiadvány  itt rendelhető meg.

b) A kézi számlák olyan utólagos korrekciója, amely nem valódi hibát javít
Egy számla módosítására, korrekciójára tehát úgy is sor kerülhet, hogy az eredeti számla nem volt hibás, azonban az adott teljesítés kapcsán utólag bekövetkezett egy olyan körülmény, amely okán az eredeti számla adatai megváltoznak.

Ilyen eset az utólagosan számlázott engedmény, a hibás teljesítés miatti árleszállítás vagy ügyletmeghiúsulás, a betétdíj visszatérítése miatti számlahelyesbítés, az előleg utólagos meghiúsulása stb.

Amikor az eredeti kézi számla nem hibás, viszont valamely utóbb bekövetkezett körülmény miatt azt módosítani vagy érvényteleníteni szükséges, akkor azt csak számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával lehet megtenni, az eredeti számla kézzel történő javítása vagy „RONTOTT”-ként való megjelö­lése és új számla kibocsátása ez esetben nem értelmezhető.

Tehát ezekben az esetekben az előző ac) alpontban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. A módosítás vagy érvénytelenítés ebben az esetben is történhet úgy, hogy a korrekciós bizonylaton szövegesen szerepel a módosítás oka, illetve ahhoz kapcsoltan az adó összegének, illetve az adó alapjának változása.

Például „a BC4F159845985 sorszám alatt kibocsátott számlának a végösszegéből 10 százalék kedvezmény jár, amelynek eredményeként a 1000 egység +27% áfa összeg 900 egység +243 áfa összegre változik, amelynek kapcsán az áfaváltozás – 27”.

Ugyanakkor lehetőség van arra is, hogy az adóalany a szöveges megjegyzés helyett a korábban helyesbítő számlaként ismert háromsoros bizonylattal módosítson. Ez utóbbi esetben a módosítás okának megjelölése mellett a korrekciós bizonylaton egymás alatt föl kell tüntetni az eredeti tételt, a módosított tételt és a különbözetet.

A számítógépes számla korrekciója

A számítógéppel kiállított számlán javítás, módosítás kézzel nem vezethető fel. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a számítógéppel előállított számlát kell korrigálni, akkor az vagy számlával egy tekintet alá eső okirattal vagy pedig az eredeti számla sztornírozásával és – amennyiben a korrekció tartalmában nem érvénytelenítést valósít meg – ezzel együtt új számla kibocsátásával történhet. Itt is természetesen figyelni kell arra, hogy olyan korrekciós módszert válasszunk, amely az adott ügyben értelmezhető (azaz például nem értelmezhető a sztornírozás és új számla megoldása abban az esetben, ha utólagosan számlázott engedményt szeretnénk bizonylatolni).

A számítógépes számlák esetén is a korrekció kapcsán megkülönböztethetünk valódi hiba és nem valódi hiba miatti módosítást. Azok a valódi javítások, amikor az eredeti számla valamely adata hibás volt, és azt kell javítani (például elírták a vevő nevét, vagy rossz adómértékkel számláztak), illetve vannak azok a korrekciók, amelyek nem valódi javítások, ugyanis az eredeti számla nem hibás, pusztán egy utólag bekövetkezett körülmény miatt kell azt módosítani (például egy utólagosan számlázott engedmény esetén).

a) A számítógépes számlák valódi hibájának javítása
aa) A számítógépes számla valódi hibájának javítása történhet úgy is, hogy a számlakibocsátó a számlát lesztornózza, és helyette (az eredeti teljesítési időponttal) egy új helyes számlát állít elő.

ab) A számítógépes számla valódi hibája javításának másik módja a számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása. Ilyen esetben nem történik az eredeti, rossz számla sztornózása, hanem annak meghagyása mellett egy önálló korrekciós bizonylat kibocsátása történik. A számítógéppel kiállított korrekciós bizonylatnak is főszabályként számítógépes programmal kell készülnie, akár úgy, hogy az a sorszámát tekintve a számlák folyamatos sorszámozásába illeszkedik, akár úgy, hogy a javító bizonylatokra elkülönített sorszámtartomány kerül képzésre. A hivatalos álláspont szerint azonban a számítógépes számla a NAV (vagy még az APEH) által kiadott sorszámtartományba illeszkedő sorszámmal ellátott kéziszámla-nyomtatvánnyal is javítható.

Nagyon fontos azonban, hogy a számítógépes számla például Wordből (és nem pedig számlázóprogramból vagy NAV sorszámtartományos nyomtatvánnyal) történő korrekciója nem megengedett.

A számlával egy tekintet alá eső okirattal történő korrekció esetén az okiraton szerepeltetni kell a kiállítás keltét, az eredeti számlára hivatkozva a korrekció jellegét (például „az eredeti számlán elírták a vevő címét, ami Ady Endre utca 4. helyett helyesen József Attila utca 4.”), illetve a korrekció számszerű hatását is, ha ilyen van.

Bár az Áfa tv. 170. §-a nem kívánja meg a számlával egy tekintet alá eső okirat tartalmi elemeként a kibocsátó és a befogadó adatait, azonban hangsúlyozandó, hogy számviteli bizonylatként a számlával egy tekintet alá eső okirat akkor lesz elfogadható, ha azon a felek adatai is szerepelnek.

Ha a számítógépes számla valódi javítása esetén a korrekciónak számszerű hatása is van (mert például az eredeti számlát adómentesen állították ki 27 százalék áfa alkalmazása helyett), akkor a korrekciós bizonylaton ezt a számszerű hatást is le kell vezetni. Ez történhet úgy is, hogy a korrekciós bizonylaton szövegesen szerepel a módosítás oka, illetve ahhoz kapcsoltan az adó összegének, illetve az adó alapjának változása. Például „a BC4F159845985 sorszám alatt kibocsátott számla adómentesség helyett 27 százalékos ügyletet dokumentál, amelynek eredményeként a számla végösszege 100 adóalap + adómentes összeg helyett 100 adóalap + 27 egység áfa összegre változik”.

Ugyanakkor lehetőség van arra is, hogy az adóalany a szöveges megjegyzés helyett a korábban helyesbítő számlaként ismert háromsoros bizonylattal módosítson. Ez utóbbi esetben a módosítás okának megjelölése mellett a korrekciós bizonylaton egymás alatt fel kell tüntetni az eredeti tételt, a módosított tételt és a különbözetet. Tulajdonképpen abban az esetben sincsen formai megkötés, ha a számla korrekciója olyan természetű, amely az adó összegének módosítását is jelenti, csupán az a lényeg, hogy a korrekciós bizonylaton szereplő adatokból és felvezetésekből egyértelműen kitűnjön, hogy miért és milyen tekintetben változik a korábbi adóösszeg, esetleg adóalap, illetve adott esetben mely egyéb adatok mire módosultak az eredeti számlához képest.

[Mivel a számla korrekciója körében egyetlen jogszabály sem írja elő, hogy a korrekciós bizonylatnak mi legyen a megnevezése, ezért a számlával egy tekintet alá eső okirat bármilyen megnevezéssel (például sztornó számla, helyesbítő számla, jóváíró számla, módosító számla, érvénytelenítő számla vagy akár számla) elfogadható, ha az tartalmában megfelel az Áfa tv. 170. §-a szerinti számlával egy tekintet alá eső okiratnak, illetve a tényleges helyzetnek megfelelően korrigálja az eredeti bizonylatot.]

b) A számítógépes számlák olyan utólagos korrekciója, amely nem valódi hibát javít

A számítógépes számlára is igaz, hogy annak módosítására, korrekciójára úgy is sor kerülhet, hogy az eredeti számla nem volt hibás, azonban az adott teljesítés kapcsán utólag bekövetkezett egy olyan körülmény, amely okán az eredeti számla adatai megváltoznak.
Ilyen eset az utólagosan számlázott engedmény, a hibás teljesítés miatti árleszállítás vagy ügyletmeghiúsulás, a betétdíj visszatérítése miatti számlahelyesbítés, az előleg utólagos meghiúsulása stb.

Ha ez az eset áll fenn, azaz az eredeti számítógépes számla nem hibás, viszont valamely utóbb bekövetkezett körülmény miatt azt módosítani vagy érvényteleníteni szükséges, akkor azt csak számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával lehet megtenni, az eredeti számla sztornírozása és új számla kibocsátása nem értelmezhető.

Azaz ezekben az esetekben az előző a) pont ab) alpontjában foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. A módosítás vagy érvénytelenítés tehát ez esetben is történhet úgy, hogy a korrekciós bizonylaton szövegesen szerepel a módosítás oka, illetve ahhoz kapcsoltan az adó összegének, illetve az adó alapjának változása. Például „a BC4F159845985 sorszám alatt kibocsátott számlának a végösszegéből 10 százalék kedvezmény jár, amelynek eredményeként a 1000 egység +27% áfa összeg 900 egység +243 áfa összegre változik, amelynek kapcsán az áfaváltozás –27.”

Ugyanakkor lehetőség van arra is, hogy az adóalany a szöveges megjegyzés helyett a korábban helyesbítő számlaként ismert háromsoros bizonylattal módosítson. Ez utóbbi esetben a módosítás okának megjelölése mellett a korrekciós bizonylaton egymás alatt föl kell tüntetni az eredeti tételt, a módosított tételt és a különbözetet.

A dr. Farkas Alexandra-Czöndör Szabolcs szerzőpáros által írt kiadvány számlakorrekciót taglaló fejezete részletesen foglalkozik azzal kérdéssel is, hogy fel kell-e tüntetni a korrekciós bizonylaton teljesítési időpontot, továbbá számos gyakorlati példával illusztrálja azokat az elszámolási szabályokat, ahol az ügylet teljesítéséhez kapcsolódóan elszámolt áfa utólag változik – akár úgy, hogy az adóalap is változik vele együtt, akár úgy, hogy az adóalap változatlansága mellett csupán az elszámolt áfa összegében áll be változás. A „Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban” a Complex Kiadó wbshopjában is megvásárolható.

---