Tippek a könyvelőirodák hatékony menedzseléséhez 2. rész
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Cikksorozatunk első részére nagyon sok visszajelzést kaptunk arra vonatkozóan, hogy milyen témákról szeretnének még olvasni a könyvelők a hatékonysággal kapcsolatban. Ennek megfelelően most a személyes hatékonyság és a delegálás témáját járjuk körül.
1. Hogyan teremtsünk időt a menedzselési feladatokra?
A leggyakoribb probléma általában a könyvelőirodáknál az időhiány. A két legfontosabb dolog a jogszabályok által előírt határidők betartása és az ügyfelek kérdéseinek lehető leggyorsabb megválaszolása. Mivel ezek kerülnek fókuszba, prioritást élveznek, ezért minden más szinte háttérbe szorul. Ennek következményeként kialvatlanság, a teljesítőképesség csökkenése, állandó feszültség jöhet létre. Sokszor a folyamatok átgondolására, a menedzselési feladatok megvalósítására egész egyszerűen nem jut idő, így a fejlesztések és változtatások ad-hoc jelleggel történnek, éppen akkor, amikor egy probléma felmerül és már nincs más lehetőség, csak a tűzoltás marad. Fel kell ismerni, hogy a menedzselés éppen olyan fontos, mint a szakmai feladatok ellátása, ha nem fontosabb, ha azt szeretnénk, hogy növekedjen a vállalkozásunk. A hosszú távú siker alapja az állandó fejlesztés és a gyors megvalósítás. Ebből adódóan célszerű egy meghatározott időblokkot elkülöníteni legalább heti szinten, amikor csak a menedzseléssel és a fejlesztéssel foglalkozik a vezető, és ez az idősáv legyen szent és sérthetetlen. Azt gondolom, hogy bármilyen tartós eredmény csak úgy érhető el, ha annak fontosságát felismerjük és rendszeresen foglalkozunk a tervezéssel és a megvalósítással. Ez az elkülönített időblokk lehet akár hetente fél nap, például péntek délután, amikor kikapcsoljuk a telefont, bezárjuk a levelezőrendszert, és koncentráltan tudunk fókuszálni.
2. Hogyan növelhető a személyes hatékonyság?
Mit is jelent a személyes hatékonyság? Alapvetően azt jelenti, hogy a rendelkezésre álló eszközökkel minél kevesebb idő alatt minél több eredményt állítsunk elő. Ahhoz, hogy hatékonyak legyünk, ismernünk kell a célt, rendelkeznünk kell motivációval arra, hogy megvalósítsunk, és tudnunk kell, hogy merre tartunk, mi az irány. Az alapja a személyes hatékonyságnak a teljesítőképesség, melyet befolyásolhatnak az alvási szokásaink, a táplálkozásunk, a mozgás, sport, a pihenés és feltöltődés, és a munka-szabadidő helyes aránya. Fontos, hogy egy olyan életvitel megvalósítását tűzzük ki célul, mely egészséget, nyugodtságot és energiát biztosít. Hasonlóan az előző pontban írt menedzselési időhöz, itt is figyelnünk kell arra, hogy legyen minden számunkra fontos dologra elkülönített időnk, és igyekezzünk a munkát a megfelelő keretek között tartani. Vélhetően ez nem fog egyik napról a másikra megvalósulni, általában ez egy folyamat, de akár néhány hét (rosszabb esetben néhány hónap) alatt a megfelelő elhatározással és kitartással sikerülhet.
A célok eléréséhez önfegyelem szükséges, mégpedig ahhoz, hogy a célok eléréséhez elengedhetetlenül szükséges dolgokat a megfelelő időben megtegyük, akár van kedvünk hozzá, akár nincs. Ehhez pedig fontossági sorrendet kell felállítani a feladatok között. Javasolt egy tiszta lapra felírni az összes (szakmai és vállalkozásvezetési) gondolatunkat a vállalkozásunkkal kapcsolatban, de lehet alkalmazni erre szoftvereket is, akinek ez a testhezállóbb. A feladatokhoz írjuk hozzá, hogy melyik fontos és melyik sürgős, és ez alapján összeállítható egy heti lista a feladatokból, melyekből ezt követően napi teendő listák kerülhetnek elkészítésre. A heti listában célszerű először azokat az elkülönített időblokkokat feltüntetni, amelyek már fix időpontot, például a fejlesztésre, a sportra, megbeszélésekre, stb. elkülönített idő, és ezt követően érdemes feltölteni a további idősávokat. A napok megtervezése során javasolt maximum öt fontos dolgot betervezni, és úgy felépíteni magát a munkanapot, hogy pl. naponta kétszer nézzük meg az e-maileket és intézzük el a telefonokat, pl. délelőtt és délután 1-1 órában. A többi időszakban teremtsük meg magunknak a nyugodt munkakörnyezetet és így végezzük el pontról pontra a napi feladatokat.
ADÓklub Online 2016 – Androidos okostelefonnal
|
|
ADÓ szaklap online
ADÓ-kódex szaklap online
Számviteli tanácsadó szaklap online
Áfa-kalauz szaklap online – ADÓ
kérdések és válaszok
Ado.hu Prémium cikkek
Rendelje meg most >>
|
Két fontos elvet szeretnék bemutatni a hatékonyság növeléséhez. Az egyik a 80/20-as szabály (más néven Pareto elv), mely szerint az eredményeink 80%-át a tevékenységeink 20%-a adja. Ez működhet mind az ellátandó feladatokra, de akár az ügyfelek tekintetében is. Javasolt átgondolni, hogy vannak-e olyan ügyfelek, akik kevés bevételt hoznak, de rengeteg idő megy el a velük kapcsolatos feladatokra, a kommunikációra. Ennek megfelelően természetesen azt is el lehet dönteni, hogy ilyen típusú ügyfelekkel érdemes-e egyáltalán együttműködni. Tehát a lényeg, hogy korlátozzuk a feladatainkat a lényegesekre, hogy le tudjuk rövidíteni a munkaidőt. A másik elv a 80/80-as szabály (Parkinson elv), mely szerint minden munka kitölti a rendelkezésre álló időt. Érdekes ezt megfigyelni a gyakorlatban, mert amikor például 1 óránk van egy bizonyos feladatot elvégezni és az fontos, hogy el is készüljön, akkor pont 1 óra alatt fogjuk tudni befejezni. Természetesen előre fel kell tudni mérni, hogy ne legyen irreális a feladatra szánt idő. Ennek az elvnek az a lényege, hogy rövidítsük le a munkaidőt, hogy a lényeges dolgokra korlátozzuk le a feladatainkat. Érdekes megfigyelni, hogy a két elv egymást támogatja és segíti, érdemes egy próbát tenni velük a gyakorlatban is.
|
Új szolgáltatásokkal bővült az Adó Online:
- díjmentes cikk és szaklap értesítő
- kérdés-válasz szolgáltatásunk kényelmesebb használata
- egyedi szaklap ajánlatok
|
 |
3. Hogyan delegáljunk hatékonyan?
A feladatok összeírása során meghatározhatóak azok a teendők, amiket csak saját magunk végezhetünk el, és azok a feladatok, amiket delegálhatunk, átadhatunk másoknak. Természetesen ez függ a vállalaton belül szervezeti hierarchiától és a már meglévő folyamatoktól. A delegálás során arra érdemes törekedni, hogy az átadandó feladatnál legyenek a következők pontosan meghatározva:
– melyik projekthez tartozik (pl. marketing, ügyfélszolgálat, szakmai projekt, ügyfél projekt, sb.)
– mi a feladat pontos megnevezése
– a feladat leírása: nagyon konkrétan, hogyan kell és hogyan nem kell elvégezni a feladatot, mi a végeredmény, aminek létre kell jönnie, mit kell használni hozzá és az hol található, stb.
– alfeladatok: például csekklista
– csatolt anyagok: célszerű mindent egyben csatolni, ami az adott feladathoz szükséges, pl. előzmények, jegyzetek, internetes linkek, mappák elérési útvonala, stb.
– felelős és résztvevők: ha többen dolgoznak az adott feladaton, akkor ki a felelőse, mely részfeladat kihez tartozik, hogy épül fel a folyamat, kinek a munkája szükséges a következő fázis elvégzéséhez, és az kihez tartozik, stb.
– kezdési idő és határidő: mindkettőt fontos meghatározni, és kérni, hogyha a megvalósítás során problémába ütköznek, akkor azonnal jelezzék, és a határidő betartását számon kell kérni.
A legtöbb probléma általában abból adódik, hogy a feladatot átvevő kolléga nem értette meg, hogy pontosan mit kell csinálnia, nem tudja, hogy ha a megoldás közben problémába ütközik, azt hogyan kezelje, és nem azt a végeredményt nyújtja, amit elvárunk tőle. Célszerű mindent visszaigazoltatni, és írásban rögzíteni mind a fentieket, mind a projekt közbeni kommunikációt a visszakövethetőség érdekében. Lehet kérni, hogy a projekt közben is jelentést küldjön meghatározott időközönként a kolléga, hogy hol tart, megfelelő ütemben halad-e, van-e szüksége további segítségre.
Írásunkat folytatjuk.
A cikk szerzője Lakatos Zsuzsa, transzferár- és adószakértő, a Tax Revolutions Kft. ügyvezetője.
