A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése kimondja, hogy az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik. Hamarosan bevezetésre kerülnek az első ilyen jogszabályok, így 2025. január 1-jével jelentős változást hoz a nem lakossági fogyasztók számára, hogy a földgáz- és villamosenergia-fogyasztásról már csak elektronikus számlákat állíthatnak ki számukra a szolgáltatók. Az új rendszer az elektronikus archiválás kötelezettségét is maga után vonja, amire az érintetteknek fel kell készülniük.
A 273/2007. és a 19/2009. kormányrendeletek módosításai alapján a nem lakossági felhasználók számára 2025-től csak elektronikus számlát lehet kiállítani. Ez a lépés új korszakot nyit, mivel minden vállalkozásnak, más közületnek szüksége lesz egy, a jogszabályoknak megfelelő e-archiválási rendszerre. Mindenkinek át kell ezért tekintenie a működő metódust, hogy megfelel-e az előírásoknak, s amennyiben nem, akkor ezeket a rendelkezésekhez kell igazítani. Amennyiben pedig valaki nem rendelkezik még ilyennel, úgy ki kell azt építenie.
Bár az elektronikus számlázás gyors, egyszerű és költséghatékony megoldásokat nyújt, az érintettek jelentős hányada eddig vonakodott befogadni az e-számlákat. A bizonylatok kizárólag elektronikus formában való megőrzése és az ehhez kapcsolódó jogi szabályozás ugyanis sokakat inkább a hagyományos papíralapú megoldások felé terelt. A mostani rendeletmódosítások azonban átrendezik a szabályokat, így a nem lakossági fogyasztóknak 2025-re fel kell készülniük az e-számlák kezelésére és archiválására, amit a NAV is figyelemmel fog kísérni.
A vonatkozó, digitális archiválásról szóló, 1/2018. (VI. 29.) sz. rendelet előírásai szerint a megőrzésre kötelezett (azaz az elektronikus számla kibocsátója és befogadója egyaránt) a megőrzési kötelezettség lejártáig (vagyis legalább 8 évig) folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi azt a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ez a rendelet írja elő, hogy a megőrzésre kötelezett köteles azt is biztosítani, hogy az általa megőrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége és olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt végig megmaradjon. Az adóhatóság álláspontja szerint a megőrzés technikájának olyannak kell lennie, amely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését, így megoldás lehet például a fokozott biztonságú e-aláírás vagy zárt rendszer és hash kód.
A változásra időben érdemes felkészülni. Fontos megtervezni, hogy a vállalkozás saját archiválási rendszert vezet be, vagy külső szolgáltatóra bízza ezt a feladatot. A saját megoldás esetén komplex projektre kell számítani, amely több terület – pénzügy, IT, és vállalatirányítás – együttműködését igényli.
A befogadóknak is előnyös lehet az e-számla – erről a cikk folytatásában olvashat.
A cikk szerzője Ozsvár Ferenc (vezérigazgató, EconomySoft Zrt.). A Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ az Adó Online szakmai partnere.
