Változott a központosított közbeszerzés rendszere

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Több ponton, így például az engedélyezési eljárásokban és az eljárások menetében is változott a központosított közbeszerzések menete. Az alábbiakban ezen változások legfontosabb elemeit ismertetjük. 

A közbeszerzés a közszolgáltató tevékenységgel közvetlenül összefüggő árubeszerzések, építési beruházások és szolgáltatás megrendelések külön törvényben szabályozott köre, amelynek értékhatárát az éves költségvetési törvény határozza meg. A közbeszerzéseket jelenleg a 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szabályozza. A központosított közbeszerzés lényege az, hogy bizonyos ajánlatkérők egy központi beszerző szervezeten keresztül bonyolítják eljárásukat és ezáltal központosítottan szereznek be meghatározott termékeket és szolgáltatásokat. Ez azt is jelenti egyben, hogy az eljárás eredményeként a központi beszerző szervezet által megkötött konkrét keretmegállapodás vagy keretszerződés alapján valósítják meg egyedi beszerzéseiket. Tehát a központi szervezet egyszerre több intézmény közbeszerzését fogja össze, és bonyolítja le. Ennek az eljárás típusnak az a fő indoka, hogy esetlegesen olcsóbb beszerzést tegyen lehetővé, mivel a költségvetési szervek beszerzéseinek összevonása egy ún. nagymegrendelői pozíciót hoz létre, amely alkalmas lehet arra, hogy jelentős megtakarítást valósítson meg, amely az államháztartás kiadásainak ésszerűsítéséhez fontos szempont.

Szereplők és a központi beszerző szervezet

Ajánlatkérők, azaz a vevők

A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004.(V.25.) számú kormányrendelet 1.§- a pontosan meghatározza azokat – a kormány irányítása alá tartozó – szervezeteket (intézményeket), amelyek részéről kötelező a központosított közbeszerzési eljárás lefolytatása. Az ott felsorolt minisztériumok és költségvetési szervek kizárólag a fenti jogszabály szerint járhatnak el közbeszerzéseik során, amennyiben ahhoz minden feltétel adott. Ezen felül az „önként csatlakozó” intézményeknek nyújt még lehetőséget a jogszabály a központosított közbeszerzési rendszerhez való csatlakozásra. Amennyiben egyéb szervezetek – akár non pofit intézmények – ezt az utat választják, akkor ezáltal ők is a vevők körét szélesítik. 

Ajánlattevők, azaz a szállítók

Ők a központosított közbeszerzési eljárás egyes nyertesei, akik szerződést kötnek az adott Ajánlatkérővel. Olyan gazdasági társaságok tartozhatnak ebbe a köbe, akik minőségileg megfelelnek, és vállalják a keretmegállapodás feltételeinek betartását az intézmények kiszolgálása körében. Tehát a szállítók elégítik ki az intézmények beszerzési igényeit, melyért felelősségvállalással is tartoznak.

A központi beszerző szervezet

Jelenleg a Kormány által kijelölt központi beszerző szervezet a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF), amely ellátja a központosított közbeszerzési rendszer működtetésével kapcsolatos feladatokat, valamint lebonyolítja a központosított közbeszerzési rendszer keretén belül megvalósítandó közbeszerzéseket. Az intézményeknek elektronikusan az erre szolgáló központosított közbeszerzési portálon kell leadni igénybejelentésüket, amennyiben valamilyen árut vagy szolgáltatást beszerezni kívánnak. Az igények összesítése és adatbázisba rendszerezése a KEF feladata, melyeket egészen a megrendelések teljesítéséig figyelemmel kísér, valamint a központi szervezet végzi az igények szerinti beszerzések állami normatíváknak megfelelő engedélyezését is. Tehát a Közbeszerzési és Ellátási főigazgatóság feladata lefolytatni a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó kiemelt termékekre irányuló közbeszerzési eljárásokat, valamint működtetni a központosított közbeszerzési portált is. 

Navigátor Adózás modul
Az Art. Navigátor és az Áfa Navigátor csomagban, 10% kedvezménnyel. A navigátorok a jogi eljárásokat a kezdeményezéstől a lezárásig folyamatábrákkal követik végig, a kapcsolódó anyagok (jogszabályok, Nav-állásfoglalások, nyomtatványok) egy kattintással elérhetőek. Megrendelés >>

A jobb megértés érdekében a három szereplőt úgy kell elképzelni, hogy az ajánlatkérő intézmények, mint megrendelők és az ajánlattevők, mint szállítók közötti szerződéskötés kereteit biztosítja a központi beszerző szervezet, úgy, hogy végeredményben működteti a központosított közbeszerzési rendszert.

A kiemelt termékek és az állami normatívák

A kiemelt termékek kategóriájába azon termékcsoportok kerülnek, amelyek folyamatosan, visszatérően megjelennek az intézmények beszerzési palettáján. Ezek tipikusan olyan termékek vagy szolgáltatások, amelyek általában termékkörönként azonos felhasználási célt szolgálnak, valamint műszaki paramétereikben megegyeznek, ezáltal segítve az összehasonlíthatóságot. A 168/2004.(V.25.) számú kormányrendelet termékkörönkénti bontásban pontosan meghatározza a kiemelt termékeket. Az itt szereplő kategóriák például kommunikációs eszközök és szolgáltatások, információtechnológiai rendszerek és szolgáltatások, irodatechnikai berendezések és szolgáltatások, irodabútorok, papíripari termékek és irodaszerek, gépjárművek, gépjármű üzemanyagok és utazásszervezések. A kiemelt termékkörök azért lényegesek, mivel az ide tartozó beszerzéseket az intézmények kizárólag központosított közbeszerzési eljárás lefolytatásával intézhetik. Vannak persze kivételek, amikor saját hatáskörben – a központosított közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül – beszerezhetik a kiemelt termékkörbe tartozó tárgyakat, azonban ez csak a kormányrendelet szerinti különös esetekben lehetséges. Ilyen könnyebbséget élveznek az intézmények például akkor, ha a kiemelt termékbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és a hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható.

Ezzel összefüggésben, az állami normatívák a kiemelt termékek beszerzés szempontjából lényeges műszaki, gazdasági és minőségi követelményeit határozzák meg, valamint tartalmazzák az ajánlattevőre vonatkozó, a közbeszerzés teljesítéséhez elengedhetetlen előírásokat és a lényeges szerződési feltételeket is. A kiemelt termékbeszerzésekre vonatkozó állami normatívákat a központi beszerző szervezet felügyeletét ellátó miniszter állapítja meg és teszi közzé a központosított közbeszerzési portálon. Az állami normatívák tehát közérdekűek, és a portálon való megjelenésüket követően a KEF kötelessége gondoskodni arról, hogy a kiemelt termékekre nézve teljesüljenek az állami normatívákban szereplő feltételek. 

Változások az engedélyezési eljárásokban

A közbeszerzések megkezdését megelőzően a miniszter hozzájárulása szükséges az eljárások megindításához. Ezt a kérelmet minden évben legkésőbb november 30- ig kell benyújtani. Az engedélyezési eljárásban több változás is életbe lépett az elmúlt év végén, amely okán módosítás helyett teljesen új jogszabály jelent meg a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015.(X.30.) Korm.rendelet vonatkozásában.

A rendelet külön engedélyezési eljárást határoz meg a keretmegállapodással történő beszerzésekre, amelyre vonatkozóan az előző szabályozáshoz képest könnyítést alkalmaz a 8 millió forint alatti beszerzések tekintetében.

Amennyiben nem versenyújranyitással (vagyis keretmegállapodások útján) történik a közbeszerzés, akkor továbbra is megmarad az előzetes engedélykérés kötelezettsége a rendeletben foglalt mellékletekben szereplő előterjesztések alkalmazásával. Ugyanez vonatkozik a nettó 8 millió forintot elérő becsült értékű versenyújranyitás és írásbeli konzultáció esetére is, vagyis engedélyt kell kérni az eljárás megindítására. Azonban a nettó 8 millió alatti versenyújranyitással vagy írásbeli konzultációval megvalósuló beszerzések tekintetében fontos változás, hogy már előzetes engedély kérés nélkül is lefolytatható az eljárás, az érintett szervezet azonban negyedévente adatszolgáltatást köteles teljesíteni az ilyen típusú beszerzésekről. Ez utóbbi nagy könnyebbséget jelenthet, hiszen általában a napi munkához szükséges eszközök kerülnek ebben a formában beszerzésre, így nem kell három-négy héttel többet várni a nyomtató kellékanyagok, vagy papír-irodaszerek beszerzésére.

Az egyéb közbeszerzések esetén az engedélyezési eljárásban továbbra is 15 munkanapja van az ellenőrző szervezetnek a döntésre, és a „hallgatás beleegyezés” alapján amennyiben ez a határidő eredménytelenül telik el, abban az esetben a közbeszerzés engedély nélkül is elindítható. Fontos tudni azonban, hogy az engedélyek nem örök érvényűek, vagyis ha a beszerzést valamilyen oknál fogva mégsem indítja meg a szervezet az engedély megérkezését követően, akkor maximálisan 90 nap áll a rendelkezésére, ezt követően hatályát veszti a hozzájárulásról szóló tanúsítvány. 

A 8 millió forint becsült érték feletti közbeszerzések vonatkozásában fontos tudni azt is, hogy az eljárás lefolytatását követően, de az ajánlattevők eredményről való tájékoztatását megelőzően, köteles a szervezet megküldeni az ellenőrző miniszter részére a következőket:

• bírálóbizottsági ülésről készített jegyzőkönyv
• kiegészítő tájékoztatások
• részvételi jelentkezések vagy ajánlatok
• hiánypótlási felhívások
• hiánypótlások
• felvilágosítás-, és indokoláskérések, valamint az ezekre adott válaszok
• összegezés
• tárgyalási jegyzőkönyv (amennyiben van ilyen)

A megküldést követen 10 napon belül foglal állást a miniszter az eljárás lefolytatásának szabályossága kérdésében. Erre vonatkozóan az alábbi határozatokat hozhatja:

• támogató tartalmú tanúsítványt állít ki, amennyiben az érintett szervezet részvételi szakaszt lezáró, illetve az eljárást lezáró döntése megfelelő. Ebben az esetben az összegezés megküldhető az ajánlattevőknek.
• feltételesen támogató szabályossági tanúsítványt állít ki, amelyben meghatározza azokat a feltételeket, illetve megjelöli a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén az összegezés kiküldhető.
• nem támogató tartalmú szabályossági tanúsítványt ad ki. Ebben az esetben az összegezés nem küldhető ki.

A fentiekre vonatkozóan kérdéses azonban, hogy a Kbt. szabályaival milyen módon tudja az ajánlatkérő összhangba hozni a 10 napos várakozási időt, ugyanis a közbeszerzési törvény szerint az ajánlatok elbírálását követően 3 munkanapon belül meg kell küldeni az összegezést az ajánlattevőknek. Ebben az esetben azonban erre minimálisan 10 napig várni kell, azonban jó hír az, hogy itt is érvényes a „hallgatás beleegyezés” szabálya, vagyis amennyiben a meghatározott 10 napon belül nem kap választ az érintett szervezet, akkor a tájékoztatás kiküldhető.

Magyarázat az Európai Unió közbeszerzési jogához
A kiadvány nem csupán a jelenleg még hatályos 2004-es irányelv-generációt elemzi, hanem feldolgozza a 2014-es irányelveket is, amelyeket a nemzeti jogalkotónak 2016 tavaszáig kell átültetnie. Megrendelés >>

Az eljárások menete is változott

A központosított közbeszerzési eljárás eredményeképpen jön létre a keretmegállapodás vagy a keretszerződés, amelyeket követően az egyedi szerződések megkötésére kerül sor. A központosított közbeszerzés tehát kétféle alapmodell szerint történhet. Egyrészről indulhat az eljárás olyan formában, hogy a központi beszerző szervezet keretszerződést köt a nyertes ajánlattevővel, amely alapján az intézmények jogosulttá válnak szimpla megrendeléssel kielégíteni beszerzési igényeiket. A keretszerződés legfeljebb 4 évre köthető és tartalmazza mindazon feltételeket, amelyek a későbbi megrendelések alapjául szolgálnak. Ez tehát egy kvázi egyszerű formája a központosított közbeszerzésnek, míg a másik lehetőség ennél valamivel bonyolultabb és hosszabb eljárási formának bizonyul, ugyanis két részből áll az eljárás. Az első részében a központi beszerző szervezet közbeszerzési eljárása végeztével a nyertes ajánlattevővel megköti a keretmegállapodást, és ezt követően a második részben indulhat a versenyújranyitás az intézmény részéről, amennyiben beszerezni kíván. Ennek lényege az, hogy az ajánlatkérő intézmény közvetlen írásbeli ajánlattételi felhívást küld valamennyi – a keretmegállapodásban szereplő – szállítónak. Ahhoz, hogy ezt átlássuk mit is jelent, tudnunk kell mi az a verseny újranyitás, valamint, hogy miért van egy keretmegállapodásban több szállító. Ez a kettő nagyban összefügg egymással, ugyanis amint azt az előzőekben írtam, az eljárás első részében a központi beszerző szervezet köti meg a keretmegállapodást, amit minden beszerzési tárgyra vonatkozóan külön tesz meg (pl. kommunikációs eszközök, nyomtatók, számítógépek). Ahhoz, hogy kiválaszthassa a feltételeknek megfelelő szállítókat, vagy más néven a későbbi ajánlattevőket, versenyt kell generálnia közöttük. Ez a verseny valamelyest lezárul akkor, amikor a KEF megköti a megállapodásokat, kiválasztva azokat a szállítókat, akik részt vehetnek az intézmények későbbi beszerzéseiben. Eszerint tehát egy keretmegállapodást több szállító – pontosabban több konzorcium – is aláír, mivel kizárólag ezen ajánlattevőkből válogathatnak a későbbiekben az ajánlatkérők, ha kiemelt terméket beszerezni kívánnak. Ahhoz pedig, hogy az intézmények kiválasszák a számukra legjobban megfelelőt, a versenyt újra meg kell nyitniuk az ajánlatok bekérésével, amely az ajánlattételi felhívás ajánlattevők részére történő megküldését foglalja magában.

Tehát amennyiben az intézmény megküldi az ajánlattételi felhívását a keretmegállapodásban szereplő valamennyi ajánlattevőnek, ezzel meg is kezdődik a kiválasztási folyamat. Ezt megelőzően annyi kötöttsége azért van az intézményeknek, hogy a központi beszerző szervezet engedélyét is be kell szerezniük, amely a portálra történő igénybejelentéssel történik meg, és e nélkül nem indulhat meg a beszerzés. Az ajánlattételi felhívásnak meg kell felelnie a törvény szerinti kritériumoknak (Kbt. 105.§ (3) bek.), amelyek közül talán a legfontosabb az, hogy pontosan tartalmaznia kell a beszerezni kívánt termék vagy szolgáltatás megnevezését és mennyiségét, valamint a teljesítés helyét és az ajánlattételi határidőt. Amennyiben Európai Unióból származó forrásból kerül finanszírozásra a beszerzés, abban az esetben a felhívásban ezt is meg kell jelölni. Amennyiben a felhívott ajánlatadók határidőre megküldték ajánlataikat és az eljárás egyéb szempontok szerint is érvényesnek minősíthető, akkor megkezdődhet a „győztes” kiválasztása. Erre vonatkozóan az intézmények a bírálatot a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás szerint végezhetik el, tehát azt kell kiválasztaniuk, aki azon túl, hogy megfelel az összes kiírt feltételnek, az ajánlatában a többi résztvevőhöz képest a legalacsonyabb áron tudja megvalósítani a beszerzést. Ebben a körben fontos azt megjegyezni, hogy az ajánlattevők az ajánlatuk tartalmi elemeire vonatkozóan csak és kizárólag a keretmegállapodásban foglaltakkal azonos, vagy az intézmény számára kedvezőbb ajánlatot tehetnek, tekintettel arra, hogy ezt a szabályt Kbt. 105.§ (4) bekezdése egyértelmű feltételként tartalmazza. 

Az ajánlatok bontását és bírálatát követően az eljárás befejezéséhez érünk, amikor az ajánlatkérőnek írásbeli összegezést kell készítenie, amely szintén Kbt. szerinti kötelezettség, azonban külön jogszabály, most már a 44/2015.(XI.2.) MvM rendelet tartalmazza az erre szolgáló mintát. Fontos tudni, hogy ez jelentősen módosult az ezt megelőző NFM rendeletben található mintához képest. Ez az összegezés egyfajta tájékoztatást nyújt a bírálatról és azokról az indokokról, amely végül a nyertes kiválasztásához vezetett, ezért minden ajánlattevőnek egyidejűleg meg kell küldeni.

Ezt követően történhet meg az egyedi szerződések megkötése, melyet megelőz a megrendelés rögzítése a központi beszerző szervezet internetes portálján. A szerződés megkötése szintén konkrét időponthoz kötött, ugyanis a Kbt. kimondja, hogy az ajánlatkérő köteles megkötni a szerződést az ajánlati kötöttség időtartama alatt, azonban nem köthető meg az írásbeli összegezés megküldésének napját követő tíz napos időtartam lejártáig. Ez azt jelenti, hogy az összegezés megküldésének napjától számítva 11 napos moratórium áll fenn, amely azért lényeges, mert ezen határidő alatt lehet jogorvoslati kérelmet benyújtani, amely ha megtörténik, akkor az erre vonatkozó határozat meghozataláig nincs jogosultság a szerződés megkötésére. A moratórium szabálya mellett fontos megjegyezni azt is, hogy a központosított közbeszerzés területén létezik az ún. írásbeli konzultációs eljárás is, amely bár önmagában nagyon hasonlít az ajánlattételi felhívással induló eljárásra, mégis nagyban különbözik a tekintetben, hogy a 11 napos moratórium ebben az esetben nem áll fenn. Ennek egyetlen oka van, mégpedig az, hogy konzultációs eljárást csak akkor lehet kezdeményezni, amennyiben a keretmegállapodásban csak egy szállító szerepel, ezáltal nem is lehetne valós verseny helyzetet teremteni a verseny újranyitásával. 

Jó hír azonban az, hogy a fenti hosszadalmas második szakasz az utóbbi időben megkötött keretmegállapodásoknak köszönhetően lerövidíthető. Ez azt jelenti, hogy a nettó 8 millió forintot meghaladó eljárások esetében továbbra is kötelező a fenti klasszikus eljárást lefolytatni, azonban nettó 8 millió forintig jogosultak az intézmények egyedi megrendelést alkalmazni, ami nagy könnyebbséget és rövidebb eljárást is jelent, hiszen a KEF portálján elegendő a kiválasztott termékeket megvásárolni, így szemben az ajánlattételi felhívással induló eljárásokkal, ebben az esetben nem szükséges vaskos dokumentáció és több hónap a beszerzésekre. 

A keretmegállapodásos eljárások tekintetében a fenti változások nagy segítséget nyújtanak az intézmények napi munkájához, hiszen az adminisztráció lecsökkenésével és a beszerzések időtartamának lerövidülésével a központosított beszerzések a jövőben nem hatnak akadályozó tényezőként a napi munkavégzésre.

---