Beléptető rendszer, mint jelenléti ív?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Elterjedt a gyakorlatban, hogy a munkáltató a beléptető rendszer adatait használja munkaidő-nyilvántartásként is. Ám nem biztos, hogy a munkaidő kezdetét és végét jelzi, ha a munkavállaló be- illetve kilép a munkáltató területéről.

A munkaidő-nyilvántartást illetően meglehetősen szűkszavú a Munka Törvénykönyve. Csak annyit ír elő, hogy a munkáltató kötelessége nyilvántartani a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartást naprakészen kell vezetni, úgy, hogy abból megállapítható legyen a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontja. A nyilvántartás formája viszont a munkáltatóra bízott kérdés. Ez lehet egy papíron vezetett regiszter, az üzem falára kifüggesztett és ott vezetett táblázat vagy egy elektronikus dokumentum is. Bármilyen forma megfelel, ha a törvény által megkövetelt adatokat az előírt módon tartalmazza.

Vizsgáljuk meg, megfelelhet-e kívánalmaknak, ha a beléptető rendszer adatait veszi alapul a munkáltató a munkaidő-nyilvántartáshoz! Ebben a rendszerben a munkavállaló a munkáltató területére lépéskor egy mágnes kártyával azonosítja magát (pl. maga a kapu sem nyitható a mágneskártya nélkül). Hasonlóan, kilépéskor is csak a mágneskártyával hagyhatja el az üzemi területet. A rendszer pedig eltárolja, hogy mely munkavállaló mikor lépett be, illetve ki.

Rá kell mutatni, hogy a be- és kilépési adatok a legritkább esetben egyeznek meg a munkaidő kezdetével és végével. Egyrészt, a törvény szerint nem munkaidő a munkába járás ideje. Ezért nem mindegy, hogy a be/kiléptetéshez szükséges azonosító panelt hova telepíti a munkáltató. Ha ez a gyárkapuban van, de azon áthaladva a munkavállalónak még öt-hat percet sétálnia kell, míg eléri azt az épületet, ahol ténylegesen dolgozni fog, akkor a munkáltató naponta 10-12 perc sétaidőt is a munkaidő részeként ismer el, noha erre nem lenne köteles. Különösen kellemetlen, ha a munkavállalók ennek ismeretében nem kifejezetten rohamléptekben teszik meg ezt a távot. 

Személyes adatok kezelése a munkaviszonyban előadás Képzés + könyv együtt kedvező áron! A képzést most csomagként rendelheti meg, amelyhez a Személyes adatok kezelése a munkaviszonyban c. kötetét kapja! Témáink közül: A munkavállalók személyes adatainak védelme a nemzetközi jogi normák és az európai uniós jog keretében Az adatvédelmi szabályozás fejlődése a magyar munkajogban A munkavállaló ellenőrzésével összefüggő adatkezelés Előadó: dr. Arany-Tóth Mariann Időpont: 2016.06.02. Jelentkezzen most »

Másrészt, beleszámít ugyanakkor a munkaidőbe a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartama. Ez alatt minden olyan feladat ellátása értendő, amelyet a munkavállaló munkaköréhez kapcsolódóan, szokás szerint és rendszeresen, külön utasítás nélkül köteles elvégezni. Ezért az sem megfelelő, ha a mágneskártyás azonosítás csak közvetlenül a munkaállomás mellett történik, amikor a munkavállaló már munkaruhába öltözve, a szükséges munkaeszközöket a raktárból felvéve, a reggeli munkakezdés előtti rövid értekezlet után jelenik meg. Ezek ugyanis előkészítő cselekménynek minősülnek, amelyek a munkaidő részét képezik.

Jól láthatóan, a fenti példák szerinti két szélsőérték között kellene valahol a bejelentkező panelt elhelyezni ahhoz, hogy az valóban a munkaidő elejét és végét mérje. Más kérdés, hogy beléptető rendszert telepíteni az öltöző ajtajába viszont biztonsági okokból lenne értelmetlen. Az ellentmondásokat sok munkáltató azzal hidalja át, hogy a főkapuban felvett be/kilépési adatokat manuálisan korrigálja, így azok a munkaidő kezdetének és végének jelzésére is alkalmasak lesznek. Ez azonban akár több adminisztrációt is igényelhet, mintha valamilyen más, technika-mentes módon vezetnék a jelenléti adatokat.

A belépési adatok azért sem mutatják a munkavállaló által teljesített munkaidőt, mivel a munkáltató területén töltött idő önmagában még nem munkaidő. Például, a reggeli műszakba érkező munkavállaló már fél órával a munkaidő kezdete előtt belép, mivel a hajnali busszal ennyivel korábban ér be a munkahelyére. A műszak kezdetéig az öltözőben várakozik. Vagy az irodai alkalmazottak a munkaidejük lejárta után is a telephelyen maradnak, mivel délutánra jógafoglalkozást szerveztek maguknak egy képzett tréner munkatársuk vezetésével. Ezekben az esetekben a munkavállaló sem rendelkezésre állási, sem munkavégzési kötelezettséget nem teljesít. Hasonló problémát vet fel, ha a munkaidőt nem teljes egészében a telephelyen tölti a munkavállaló, hanem közbe terepre megy, ügyfeleket látogat stb. A be/kilépés adatai ezekben az esetekben több vagy kevesebb időt ismernének el munkaidőnek, mint amennyit valójában kellene. 

További probléma, hogy a beléptető rendszer önmagában soha nem tud minden olyan adatot rögzíteni, amit a munkaidő kapcsán a munkáltatónak nyilván kell tartania. Így például önmagában a be/kilépés adataiból nem lesz elválasztható a rendes és rendkívüli munkaidő, amit a törvény kifejezetten megkövetel. Hasonlóan, a készenlét kezdetét és végét sem fogja kimutatni, legfeljebb a készenlét alatt teljesített tényleges munkavégzést. Végül, a szabadságot (és egyéb távolléteket) is nyilván kell tartani. Legalább tucatnyi jogcíme lehet annak, hogy a munkavállaló egy adott napon nem jelent meg (nem lépett be egyáltalán), és akkor az igazolatlan távollétet még nem is említettük. Így nem elegendő egyedül annak rögzítése, hogy az adott napon a munkavállaló nem dolgozott.

Munkaügyi Iratminták
A szolgáltatás több mint 50 munkaügyi iratmintát tartalmaz. Az iratminták a jogszabályi változásoknak megfelelően folyamatosan frissülnek. Munkaügyi iratminták – Közszolgálat >> Munkaügyi iratminták – Közalkalmazottak >>

Összességében tehát, a be/kiléptető rendszerek tipikusan nem a munkaidő nyilvántartására készülnek, hanem vagyonbiztonsági, tűzvédelmi célokat szolgálnak. Ezért az ebből nyerhető adatok egyrészt nem a munkaidő kezdetét és végét mutatják, másrészt nem terjednek ki mindenre, amit a törvény szerint a munkaidő-nyilvántartásnak tartalmaznia kell. Így a munkáltató nyilvántartási kötelezettségének önmagában a beléptető rendszer adatainak eltárolásával nem tud eleget tenni, ehhez vagy korrekciókra, vagy további adatok felvételére van szükség.

---