Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A feladatok komplexitása és a munka világának gyorsuló tempója egyre inkább arra ösztönözte a szervezeteket az elmúlt húsz-harminc évben, hogy tanuljanak meg bánni a team munka módszerével, és integrálják ezt a munkaformát a napi gyakorlatba is. Ha ugyanis jól alkalmazzuk, a team munka révén sok idő és energia megtakaríthatóvá válik.
A team munka fő jellemzői
Az általános „csoport” fogalommal szemben a team a magyar szakzsargonban is egymással szorosan együtt dolgozó személyek összességét jelenti. Ez az „összesség” soha nem jelent nagy létszámot, az átlagos team mérete 4-7 fő.
Amikor az addig elkülönülve tevékenykedő munkavállalók egy team tagjaivá minősülnek, elindul a team-mé fejlődés folyamata, aminek szerencsés kimenete a „mi” tudat, az együvé tartozás érzésének kialakulása. A fejlődés első fázisa az alakulás (forming), ekkor a tagok még nem ismerik sem egymást, sem a működés kereteit, így a legmarkánsabb jellemzője a csoportnak ebben az időszakban a bizonytalanság. Miután a tagok elkezdik megismerni egymást, és egyre több közös élményük lesz, elkezdődik a fejlődés második fázisa, a viharzás (storming).
Ebben a fázisban nagymértékben megnő az interakciók száma, minden tag egyre inkább megmutatja valódi önmagát. Ebben a fázisban gyakran van a tagok között konfliktus, és ez egy érzelmileg túltelített időszak a tagok életében. Miután a „viharok” csendesnek, lassan kialakul az az érték-, norma- és szabályrendszer, amelyet minden tag elfogadhatónak és követhetőnek tart: ez a fázis a normázás (norming) szakasza. Ezt követi a működés (performing) fázisa, amikor a team tagjai végre elkezdenek dolgozni és a feladatokra koncentrálni.
Fő szerepek a teamben
A szerepek kialakulása és közös elfogadása a működés fázisában jellemző. A szerep minden esetben azt a státuszt jelenti, amit az adott tag a teamen belül betölt. Attól függően, hogy a szerep milyen jellegű, besorolható a feladatorientált és a kapcsolatorientált kategóriába. A feladatorientált tagokat elsősorban a feladatok és a jó teljesítmény érdekli, ennek érdekében, információt adnak, koordinálnak, ellenőriznek. A kapcsolatorientált szerepet betöltőket sokkal inkább a team hangulata érdekli azon alapkoncepcióból kiindulva, hogy jó hangulat hiányában a munkafolyamat sem lehet hatékony. A kapcsolatorientált szerepet betöltők gyakran humorizálnak, sokat beszélgetnek a többiekkel, bátorítják őket, és konfliktushelyzet esetén igyekszenek azt minél gyorsabban elsimítani. A team-folyamatok hatékonysága szempontjából lényeges, hogy a feladat- és a kapcsolatorientált szereplők aránya összhangban legyen.
A team hatékonysága szempontjából fontos tényezők
Team-ben dolgozni több szempontból is nehezebb, mint egyénileg, e munkamód kapcsán a legtöbb konfliktus és nehézség abból fakad, hogy a team tagjai egymásra utaltan kell, hogy hatékonyan tudjanak dolgozni. Az egyéni munka fő előnye az autonómia, a döntés önálló meghozatalának lehetősége, ami megszűnik a teamben, hiszen minden meghatározó döntés közös megbeszélést igényel, és a team csak akkor tud hatékonyan haladni a fő cél felé, ha a tagok tudnak egymásról és tisztában vannak egymás fő jellemzőivel.
Team munkára nem alkalmas akárki, a legfőbb szempont a szociális készségek minősége, színvonala. A team munka kulcsa ugyanis az együttműködés, aki erre nem képes, az rombolóan fog hatni a team-folyamat egészére. Az együttműködésen túl meghatározó az empátiás készség is, amikor ugyanis több ember dolgozik együtt, nagyon fontos a másik aktuális érzelmi állapotának gyors detektálása. Fontos a tagok érzelmi stabilitása is, ami azt jelenti, hogy képesek uralkodni érzelmeiken, és stresszhelyzetben is nyugodtak, higgadtak, kiegyensúlyozottak maradnak. A hirtelen érzelmi kirohanások, vagy a magabiztosság hiánya is olyan tényezők, amelyek negatívan hatnak a team munka minőségére.
A team munka hatékonysága szempontjából egyértelműen fontosak a tagok interperszonális készségei, azonban amióta ilyen nagymértékben megnőtt a szellemi munka szerepe és jelentősége, vitathatatlanul megváltoztak azok a készségek is, amelyek a team munkát hatékonnyá teszik. Hiába együttműködők és szociálisan érettek ugyanis a team tagjai, ha értelmi szinten nem tudnak egymásra hangolódni, egymás szintjét elérni. A team munka előre haladása szempontjából ugyanis egy olyan közös értelmezési keret létrejöttére van szükség, ami egy közös tudást biztosít a team tagjainak egymásról, a folyamat előre haladásáról és a mindenki számára fontos információkra vonatkozóan.
Amikor megtanulnak közösen gondolkodni
A teamben a közös munka során az egyének elkülönült tudása fokozatosan elkezd összeérni, és eljutnak oda, hogy mindannyian ugyanazt tudják egymásról, a feladatról, a folyamatról, a körülményekről. Amikor ez az állapot kialakult, akkor beszélünk a közös mentális modell létrejöttéről, amely elősegíti az összehangolt kommunikáció kialakulását és az együttműködés fenntartását. Amikor a közös mentális modell létrejön, akkorra a tagok között egy olyan fokú összehangoltság alakul ki, aminek következtében már fél szavakból is megértik egymást, és szinte előre tudják, mit fog tenni a másik, vagy éppen azt, hogy mire van szüksége – még azelőtt, hogy azt a másik megfogalmazná.
Ha ez az állapot kialakul, akkor beszélhetünk hatékony teamről, melyre jellemző, hogy a tagok egy egységet alkotnak, és közel azonosan észlelik a helyzetet, a folyamatokat. Ennek köszönhetően képesek a gyors és adekvát reakciókra, az együttműködésre, a megfelelő kommunikációra. Amikor a csoport egységgé válik, már nincs szükség arra, hogy mindig minden kimondjanak, mert a tagok már egymás kommunikációs jelzéseiből is tudják, mit akar mondani a másik. A tagok elfogadják egymást, érzékenyen reagálnak a másikra, és szorongás nem jellemző. Elfogadják önmagukat is, és a többi csoporttagot is. A sikeres team épít a tagok egyéni, speciális szaktudására, társas motivációikra, szerepvállalási hajlandóságukra.
Mi a közös gondolkodás haszna?
Ha a team tagjai megtanulnak közösen gondolkodni, és kialakítanak egy közös értelmezési keretet, képesek átváltani egy sokkal költséghatékonyabb működésmódra, ami lehetővé teszi, hogy kevesebb energiaráfordítással is nyújtani tudják ugyanazokat az eredményeket.
Számlázási szabályok 2014-benSzakmai fórum és képzés: 2014. január 30. Előadó: Sike Olga, fősztályvezető-helyettes NAV Jelentkezzen most! |
|---|
Mindez lehetővé teszi a döntések gyorsabb meghozatalát és a problémák gyorsabb megoldását. Egy-egy lépés, egy-egy újabb döntés meghozatala ugyanis kevesebb előzetes egyeztetést igényel azáltal, hogy a tagok egy olyan közös alapról tudnak indulni, ami sok tényező evidenciáját biztosítani tudja.
Ezáltal nemcsak a döntéshozatal, hanem a tervezés, a stratégiák megfogalmazása is gyorsabban történik, hiszen több egyértelmű tényező van, amit különösebben tisztázni a team tagjainak egymás között már nem kell.
Az ilyen teamek tagjai egymással kapcsolatban is fokozottan képben vannak, nem kell mindig minden információt újra tisztázniuk, csupán a fejleményeket kell megosztani egymással ahhoz az állapothoz képest, amikor legutóbb találkoztak.
A közös tudás biztosítása révén a közös mentális modell tehát egy összehangoltabb munkát tesz lehetővé, aminek köszönhetően minden folyamat, ami a team munkájához kapcsolódik gyorsabb, és ezáltal hatékonyabb lesz.
