Miért fontos az írásbeliség a munkaviszonyban?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A Munka Törvénykönyve a legfontosabb jognyilatkozatokhoz írásos formát követel meg. Így a munkaszerződés, annak módosítása, a fegyelmi határozat, a felmondás és más megszüntető nyilatkozatok csak írásban érvényesek. Akkor is érdemes azonban ragaszkodni az írásbeli formához, ha ez nem törvényi követelmény. Az alábbi esettanulmány arra kíván rávilágítani, milyen nehézségekkel jár, ha a munkáltató spórolni akar a papírral. A történet egyes részleteit megváltoztattam, ám a jogi szempontból releváns részletek valós eseményeken alapulnak.

Egy ingatlanközvetítő cég területi képviselete öt főt foglalkoztat. Az irodában csak a vezető és az asszisztens dolgoznak, a további három kolléga a munkaidő nagy részét házon kívül tölti, ügyfelekkel találkoznak, eladó ingatlanokat járnak be stb. Az asszisztens hat hónapja dolgozik a cégnél, három hónapos próbaideje már régen lejárt, bár a vezetője sosem volt teljesen elégedett a munkájával. Az ő feladata az iroda honlapjának kezelése, a gondoskodás arról, hogy mindig az aktuális ajánlatok legyenek elérhetőek. A honlap szerkesztő felületéhez minden kollégának van hozzáférése. Az asszisztens kezeli az iroda iktatórendszerét, iktatja a megbízási szerződéseket és intézi a számlázással kapcsolatos teendőket is.

A hat hónap alatt többször előfordult, hogy a honlapon már eladott ingatlanok jelentek meg, miközben az új ügyfelek panaszkodtak, hogy az eladó lakásuk képe nem, vagy nem megfelelően szerepel az oldalon. Az iktatórendszerrel is sok probléma volt. Az asszisztens arra hivatkozott, hogy ezt a programot még egyetlen korábbi munkahelyén sem kellett használnia, azok teljesen más logikára épülő szoftverek voltak, ő ezt nem látja át, nem boldogul vele. A gyakorlatban az elmúlt félévben szinte kizárólag az irodavezető kezelte az iktatást. Többször felajánlotta, hogy az asszisztens üljön mellé, és tanulja meg a program kezelését, de ő ezt egyéb feladataira hivatkozva mindig elhárította.

Az utolsó hetekben fokozódott a feszültség az irodában. A vezető a számlázás áttekintése során észrevette, hogy asszisztense rendszeresen elkeverte a szerződéseket, pontatlanul számlázott. Így e feladatok fokozott ellenőrzése is a vezetőre hárult, nem ritkán napi 10-11 órára nyújtva a munkaidejét. Az asszisztens soha nem töltött a munkahelyén az előírt napi 8 óránál többet. A hónap végén többször kérte, hogy hamarabb elmehessen, mert a férje festékkereskedő vállalkozásánál kellett kisegíteni a havi zárásoknál. Ha délután nem volt senki az irodában, volt, hogy bejelentés nélkül is hamarabb elment.

A fenti előzmények ismeretében mindannyian azt tanácsolnánk a vezetőnek, hogy ne habozzon sürgősen megszabadulni ettől a munkaerőtől. A fenti indokok könnyen megalapoznák a munkáltató felmondását a munkavállaló képességeivel, vagy magatartásával összefüggő okból. A munkavállaló mégis busás „lelépési pénzekkel” járó közös megegyezéssel távozott. A kiábrándító, de egyben tanulságos részletek az alábbiak.

Az asszisztensi munkakörre megkötött munkaszerződéshez soha nem készült írásos munkaköri leírás. Ilyen dokumentummal az iroda egyik alkalmazottja sem rendelkezett. Vita esetén így aggályos lett volna bizonyítani, hogy az egyes feladatok kihez tartoztak a munkáltató szándéka szerint. Jelenléti ívet érdemben nem vezettek, azt minden napra 8 óra feltüntetésével a vezető töltötte ki, sokszor csak hetekkel a hónap lezárása után. A munkavállaló be volt ugyan jelentve, de lényegesen alacsonyabb bérre, mint amit valójában megkapott. Utasítva volt, hogy a számlázás mellett egy bizonyos „fekete noteszt” is vezessen, amelybe a nem leszámlázott bevételek kerültek. Ebből vette fel havonta a fizetése nem hivatalos részét. Az irodavezető távollétében számos esetben ő írta alá a saját bérjegyzékét, jelenléti ívét, a vezető nevében. Az aláírása utánzására maga a vezető tanította be, nehogy azért kapjanak bírságot, hogy az elfoglaltságai miatt csak későn ír alá egy munkaügyi papírt.

A munkájával kapcsolatos kifogásokat a vezető többször jelezte az asszisztensnek. Ezek a beszélgetések mindig négyszemközt zajlottak, a többi három kolléga vagy más személy nem volt jelent. Ezek során a vezető pontosan megfogalmazta elvárásait, az asszisztens pedig rendre ígéretet tett azok teljesítésére. A megbeszélésekről írásos emlékeztető, jegyzőkönyv soha nem készült. Az iktatóprogramból ugyan le lehetett volna kérni, hogy mikor ki használta, de anyagi okokból csak egy felhasználóra vették meg a szoftvert, így az hivatalosan mindig az asszisztens neve alatt futott.

Minden munkáltatónak teher a munkaügyi adminisztráció, ami egy kis cégnél különösen nehéznek tűnhet. A fenti példából azonban látható, milyen károkat segít elkerülni. A munkaügyi alapdokumentumok – munkaszerződés, munkaköri leírás, jelenléti ívek – írásos vezetése nem a felesleges adminisztráció kategóriájába tartozik. A munkavállaló magatartása, munkavégzése miatti kifogásokat is feltétlenül érdemes írásban is megfogalmazni, legalább egy e-mailben, az összefoglalót pedig aláíratni a munkavállalóval.

Ezeknek az okiratoknak a birtokában egészen máshogy záródhatott volna az egyébként vitán felül kötelezettségszegő munkavállaló története. (Nem szólva arról, hogy az elbeszélgetésekre a munkáltató képviseletében legalább két főt érdemes beültetni, akik aztán tanúskodhatnak az ott elhangzottakról.)

2014. május 14-15.: XI. Magyar Munkaerő-kölcsönzők Országos Szakmai Konferenciája

Érdekli, mit jelenthet cége számára a halasztott áfa július 1-jei kivezetése? Van megoldás az ebből következő likviditási kérdések megoldására? Regionális terjeszkedés, mint az iparág jövője? Ha igen, hogyan finanszírozza az export orientált növekedési stratégiát? A válaszokat és az együttgondolkodás lehetősét kínáljuk,  jöjjön el kétnapos szakmai konferenciánkra! Ízelítő a programból: 2014. május 14. 10:10-12:15 Likviditás – Van megoldás az ÁFA előfinanszírozására? 13:30-15:15 Valahol Európában – Munkaerő-kölcsönzés külföldre 2014. május 15. 10:00-10:40 Munkajogi kérdések speciálisan kölcsönbevevőknek 11:00-12:30 Az iparág  jövője: regionális fúzió Helyszín: Balatonkenese, Hotel Marina Port****, 8174 Balatonkenese Kikötő Utca 2-4. Bővebb információk és jelentkezés itt >>>

Ahogy az lenni szokott, a leghanyagabb munkavállaló a legjáratosabb a saját jogaiban. Hősünk, az asszisztens is tisztában volt azzal, hogy a munkáltató a fentiek alapján szinte semmilyen kötelezettségszegést nem tud rábizonyítani, vagy csak egy hosszas, nehézkes, bizonytalan kimenetelű peres eljárás során. Ezért záródott a történet a jutalomnak is beillő közös megegyezéssel.

---