Egységesítsük a könyvelési folyamatokat

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Rengeteg lehetőséget és változást rejt a 2018. év a könyvelők részére. Amellett hogy a szokásos mérlegzárás pezsdíti fel napjainkat, foglalkoznunk kell az európai uniós adatvédelmi rendelettel, átállunk a központi elektronikus ügyintézésre, és felkészítjük ügyfeleinket az online számlázásra. Kezeljük ezeket együtt és építsük fel digitális irodánkat!

Kezdjük az elejéről! Akár könyvelőirodáról akár egy könyvelési osztályról beszélünk, a könyvelésnek és az évzárásnak bizonyára jól szervezett rendszere van. Néhol minden hónapban készül könyvviteli zárlat, így az évzárás már nem okoz különösebb fennakadást. Azt viszont látjuk, hogy milyen sok energiát vesz igénybe a munkafolyamat kialakítása (az év eleji adózással összefüggő változásoktól az év zárásig), és annak évről évre történő fejlesztése, aktualizálása. Napjainkban egyre több olyan szoftver lépett piacra, amely a könyvelő munkáját segíti. 

Ezek alkalmazásának legnagyobb előnye, hogy egységes rendszerszerű megoldást kínál az iroda számára a munkafolyamatok racionalizálásához. Mindegy hogy az iroda mely dolgozója munkálkodik az adott feladaton, a végeredmény ugyanabban a minőségben (tartalommal és formában) jelenik meg minden ügyfélnél.

Érdemes-e a könyvelőprogramon kívül más szoftvereket is bevonni a könyvelés folyamatába? 

A gépi folyamatok, így a könyvelés is az alábbi részfolyamatokra bonthatók: input  feldolgozás  output. Az input lehet kézi adatrögzítés vagy digitális adat importálása a könyvelésbe. A manuális adatrögzítés általában egységes és rutinszerű, de célszerű automatizálni. A könyvelők többsége már alkalmazza az adatok beolvasását. Az output pedig lehet egy konkrét adat, egy lista vagy egy számítás eredménye, a formáját tekintve pedig készülhet papírra vagy digitálisan. Van, amit az ügyfélnek vagy a hatóságoknak készítünk, és van, amit csak a saját belső ellenőrzésünkhöz használunk. Az információigénynek megfelelően jó automatizálni a kimenetet.

Input adatok (beolvasás)

A könyvelőprogram lehetőségeitől függően be tudunk olvasni számlákat, elektronikus bankkivonatot, vegyes tételeket, törzsadatokat stb. A banki adatexport speciális formátumban készül, de a PSD2 új szabvány bevezetésével a bankok várhatóan egységes adatexportot fognak elérhetővé tenni. A kimenő számlák tekintetében a számlákat leggyakrabban XLS, XML, CSV formátumú file-ból tudjuk beolvasni. A számlázó programok többsége képes a számlák összes adatát exportálni, és egy ellenőrzést – és esetleges átalakítást – követően a könyvelőszoftver ezt be tudja olvasni. Ennek a megoldásnak előnye, hogy megszűnik a manuális adatrögzítés, de hátránya hogy nem egységes, és minden számlázóprogram-típusra el kell készíteni a könyvelőprogram által preferált import formátumot. Egy egységes megoldás az XML, amelyet a 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet előír, és 2016. január 1-jétől minden számlázó programmal szemben követelmény. 2018. július 1-jétől az online számlázás keretein belül egy új XML struktúrát kell alkalmazni, amely sokkal több információt tartalmaz a könyvelési munka számára, mint elődje. Például ma még nincs helye a számviteli teljesítésnek az XMLben, de az új adatstuktúrában már szerepel. 

A bejövő számlák digitalizálása terén egyre gyakrabban hallunk a számlafelismerő szkennelésről. A programok különböző módszerekkel felismerik a számlán szereplő adatokat, és egy adatfile-ban adják vissza azok eredményét. 

[htmlbox szamvitel_konyv]

 

Ahol az adat detektálása sikertelen, ott manuálisan ki lehet egészíteni azokat. A módszer előnye a digitalizálás és a kézi adatrögzítés kiváltása, de a hatékonyság tovább növelhető. Ha az ügyfél szkenneli (vagy elmenti) a számlákat és a hozzájuk tartozó dokumentumokat, akkor ezzel megvalósulhat a papírmentes iroda is. Miközben a központi igazgatás papírmentessé válik, a vállalkozási szektorban is előtérbe kell helyeznünk ezt a kérdést.

Az adóhatóság célja az online számlázás bevezetésével a kockázatbecslés, és ezen keresztül a gazdaság fehérítése. Minden számla adattartalmáról egy külön XML file fog készülni, és ezt fogja a számlázó program továbbítani a NAV szerverére. Az adóhatóság lehetővé teszi majd a számlabefogadó részére is az ő nevére kiállított és az online számlázás adatszolgáltatásának keretében továbbított számlák letöltését. Így elérhető lesz a bejövő számlák egységes beolvasása is hosszú távon. 

Feldolgozás

A könyvelők és gazdasági szakemberek szaktudására ma is szükség van és ez a jövőben sem lesz másként. Bár a feladatok átcsoportosítása elkerülhetetlen – a manuális feladatok háttérbe szorulásával – az értékes elemzőmunkára később is igény lesz. A szoftverek egyre nagyobb mértékben tartalmaznak automatizált funkciókat, így például árfolyam-átértékelést, adó-összevezetést és jó néhány olyan eljárást, amellyel korábban órákat töltöttünk el. Az algoritmust részben a szoftver fejlesztői, részben pedig mi magunk építjük fel. A feldolgozás szakaszában nagyobb hangsúlyt kap a szoftver sokszínűsége, és még nagyobb szükség van/lesz az output szakaszt megelőző ellenőrzésre.

Output (kimenet)

A könyvelőprogramok kimenetei lehetnek például az adóbevallást kitöltő programnak átadott adatok, de idesorolhatók a főkönyvi kivonatok, kartonok, analitikus nyilvántartások is – amelyek már annyira természetesek, hogy felsorolni sem érdemes, még ha nagyra is értékeljük ezek meglétét. Több könyvelőprogramból kinyerhető a mérleg és az eredménykimutatás, de ehhez elengedhetetlen, hogy legyen ellenőrzött, megbízható főkönyvi kivonatunk. Több tucat segéd táblát használunk annak érdekében, hogy a saját vagy kollegáink munkájának ellenőrzésére, mielőtt beszámolót adunk át az ügyfélnek. 

Ebben a szakaszban is érdemes az egységes megoldásokat alkalmazni, hiszen lényeges idő- és energia megtakarítást érhetünk el azzal, ha nem nekünk kell elkészíteni az év elején az adójogszabályok változásából eredő fejlesztéseket. Vannak olyan Elektronikus Zárást és dokumentálást támogató programok, amelyek számos ellenőrző funkció mellett elkészítik a beszámolót, és előállítják akár a közzétételhez szükséges obr file-t is. Az ellenőrzés és elemzés akkor működik hatékonyan, ha azok valamilyen szinten automatizáltak és beépülnek a munkatársak feladati közé. Szerencsés, ha van erre egy egységes kezelést támogató programunk, amely képes rendszerezni a munkatársak által elvégzett feladatokat, jogosultsági szintek állíthatók be, s amelyben jelölni tudjuk az egyes munkaszakaszok állapotát (folyamatban van? elkészült? ellenőrizve?), egységes dokumentációs felületet biztosít a teljes iroda számára. Például ha külön mappája van az alapító okiratoknak, és annak minden módosítása ide kerül, akkor semmi kétség nincs afelől, hogy az adott ügyféllel dolgozó minden munkatárs hozzáfér ehhez az információhoz. Az adókockázatot is csökkenhetjük egy egységes és jó adólevezetéssel. Ugyanez vonatkozik valamennyi mérlegsor levezetésére, az adószámításokra, a bevallásokra, a riportokra, az ügyfél különböző nyilatkozataira, az ügyfélnek küldendő riportra… és még sorolhatnánk. 

A beszámoló összeállítása nemcsak a besorolásból áll, hanem a mérleg és eredménykimutatás tételeinek alátámasztásából, valamint az analitikák és a főkönyv egyeztetéséből. Ez az egyeztetés is nagy részben automatizálható. Például van olyan szoftver, amelynek segítségével néhány perc alatt lehet adó(folyó)számlát egyeztetni, vagy szintén csak néhány percet vesz igénybe az éves adók kiszámítása, levezetése. Emellett egyre nagyobb hangsúlyt kell helyeznünk a kockázatbecslésre, mivel a hatóságok is ezt teszik, s számos esetben ebben az ügyfeleink is támogatást várnak tőlünk. Érdekes információkat tudunk kinyerni az audit xml (főkönyvi könyvelés), a számlázó program adatexportjának elemzéséből stb. További előnyként könyvelhetjük el azt, hogy ügyfeleinket olyan tényekről vagy következtetésekről tudjuk tájékoztatni, amelyeknek tudatában jobb döntést hozhatnak, esetleg változtatnak a stratégiájukon. Ezzel növelhetjük munkánk színvonalát, javíthatjuk annak megítélését. 

Összességében egy könyvelőiroda digitalizációja komplex feladat. A digitális adatok kapcsán mindig előtérbe kerül az adatvédelem és adatbiztonság területe is. Kiemelten kell kezelnünk például az adatmentéseket, a jelszavas védelmet, a megfelelő és magas szakmai szinten biztosított rendszergazdai szolgáltatás meglétét. Ezeket idén tavasszal össze kell hangolnunk a GDPR (egységes uniós adatvédelmi rendelet) előírásaival is, hiszen azokat május 25-étől alkalmaznunk kell. 

2007-ben kihívást jelentett áttérni az elektronikus adóbevallásokra, de összességében sikeresen megbirkóztunk vele. Több mint tíz év elteltével számos más területen is alkalmazunk már informatikai eszközöket munkánk segítésére. „Irodánk digitalizálása” megint egy nagyobb fejlődési lehetőséget jelent. Hiszek azonban abban, hogy ehhez a képesség és a készség is megvan bennünk, és ez valamennyiünk előnyére válik, amit az ügyfelek is, hatóságok is értékelni fognak.

A cikk szerzője: Tusnádiné Ágoston Márta, a Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft. ügyvezetője, kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója.

---