Hogyan készítse el a valós idejű számlaadatküldéshez érvényes XML fájlt?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

2018. július 1-től kezdődően a NAV valós idejű számlaadat szolgáltatást ír elő, amelyet XML fájlformátumban kell majd teljesíteni. Az adatfájl szerkezetét egy, a NAV által közzétett, összességében 2000 soros xsd séma definíció határozza meg – írja az RSM blogja.

Így például az xsd séma tartalmazza a pénzügyi képviselő címadatának szerkezetét is. Azonban az xsd sorok közül sokra egy-egy számla esetében nem lesz szükség. Az adóügyi képviselő ilyen szempontból jó példa, hiszen ez az adat csak abban az esetben szükséges, ha a cég ténylegesen rendelkezik adóügyi képviselővel. 

Minek kell szerepelnie a beküldendő XML fájlban?

A beküldendő XML fájlnak csak az áfatörvény által előírt, a számlán kötelezően szerepeltetendő adatokat kell tartalmaznia, illetve azon technikai adatokat, melyet a az xsd séma meghatároz, mint például a számla típusa, számlasorok sorszáma. Más adatok jelentése nem kötelező, azonban önkéntes jelleggel más adatok is jelenthetők. 

Melyek az áfatörvény értelmében a számlán kötelezően szerepeltetendő adatok?

A számla kötelező elemeinek felsorolását az Áfa törvény 169. §-a (illetve a kapcsolódó paragrafusok) tartalmazzák. A lista itt érhető el: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/jogszabalyok.

Egyes adatoknak – például a számlakibocsátás napjának – kötelező jelleggel, minden esetben szerepelnie kell a számlán, míg más adatokat csak bizonyos esetekben kell feltüntetni (így például a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezésnek csak a XIII/A fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás esetén kell szerepelnie a számlán).

Utóbbiak közé tartozik a vevő adószámának feltüntetése is, melyet 100 ezer forintot áfatartalmat elérő vagy meghaladó esetben kötelező feltüntetni, míg az összeghatárt el nem érő számlák esetében ezen adat megadása önkéntesen megadható, de nem kötelezően feltüntetendő.   

Milyen részletekre kell figyelmet fordítani?

Jó példa lehet erre az Áfa törvény 169. § g) pontjában meghatározott, a 163. § (1) bekezdés a) és b) pontjában említett időpont szerepeltetése a számlán, amennyiben ez a kibocsátás napjától eltér. Az Áfa törvényt tanulmányozva látható, hogy a 163. § (1) bekezdés a) és b) pontja értelmében ez a teljesítés időpontja vagy az adó megállapításának időpontja. 

A következő lépés az adó megállapításának időpontja és a számla kibocsátásának időpontja közti különbség megértése. Az adó megállapításának időpontjára vonatkozó magyar szabályok igen összetettek, és a számlázni kívánt konkrét tranzakció jellegétől függnek. Eltérő szabályok vonatkoznak az adó megállapításának időpontjára a normál teljesítés, a részteljesítés, az időszakos teljesítés és az előre fizetés esetén. Ismernie kell a vonatkozó áfaszabályokat és a tranzakció jellegét ahhoz, hogy a szabályokból a megfelelő következtetést tudja levonni a dátum helyes beállításához az XML fájlra vonatkozóan. 

[htmlbox afa_kotelezettseg]

 

Mi a helyzet a más adótörvények által előírt adatokkal?

A kérdést tovább bonyolítja, hogy vannak olyan adatok is, melyeknek a számlán más adótörvények vagy nem adózási vonatkozású törvények alapján kell szerepelnie. Tudta például, hogy továbbszámlázott szolgáltatások esetén szerepelnie kell a számlán a közvetített szolgáltatás kifejezésnek? Ezt a kötelezettséget a helyi adókról szóló törvény részletezi, nem az áfatörvény. Vagy mi a helyzet például a környezetvédelmi termékdíjra (KVTD) való hivatkozás szerepeltetésével olyan tranzakciók esetén, amelyek során a KVTD törvény értelmében károsnak minősülő anyagokat tartalmazó árukat szállítanak? Ezeknek az adatoknak szerepelniük kell a számlán, azonban ezek  feltüntetését sem az áfatörvény írja elő azok. Ez azt jelenti, hogy ezeket a beküldendő XML fájlnak nem kell kötelezően tartalmaznia, azonban a cég dönthet úgy, hogy azokat önként szerepelteti a fájlban és beküldi a NAV felé.

Eltérő szabályok vonatkoznak a különböző típusú számlákra?

Az adatok nagy része ugyan hasonló, azonban valóban vannak eltérő XML szabályok a különböző típusú számlák esetén. A vállalkozások általában az alábbi típusokba tartozó számlákat bocsátanak ki:

• előlegszámlák
• jóváírások / terhelések
• összesítő számlák
• időszakos szállításokról kiállított számlák 
• kedvezmények / utalványok
• elektronikus számlák
• sztornó számlák

A fentieknek kombinációi is előfordulnak, például kiállíthat a vállalkozó sztornó számlát egy kedvezményes, előre fizetett elektronikus számláról. 

Következtetések

Érdemes az adatokat az alábbiak szerint csoportosítani: 

Számla tartalma	XML fájl tartalma
Az áfatörvény értelmében a számlán minden esetben kötelezően szerepeltetendő adatok (pl. a kibocsátás napja).	Ezeket az XML fájlnak tartalmaznia kell.
Az áfatörvény értelmében a számlán egyes esetekben kötelezően szerepeltetendő (például az adómegállapítás időpontja),más esetekben nem kötelező jellegű adatok.	Ezeket az XML fájlnak egyes esetekben tartalmaznia kell, más esetekben pedig az adózó dönthet arról, hogy ezeket is tartalmazza-e az XML fájl.
Kötelező technikai adatok, melyeket az xsd séma ír elő például a számlasorok sorszáma, vagy a számlatípusa.	Az adatokat az XML fájlnak tartalmaznia kell, akkor is, ha ezek az áfatörvény alapján nem kötelező adatok.
A számlán más adótörvények és nem adózási vonatkozású törvények alapján egyes esetekben kötelezően szerepeltetendő adatok (pl. közvetített szolgáltatás vagy KTD),illetve más esetekben pedig nem kötelező jellegű adatok.	Ezeket az adatokat a beküldendő XML fájlnak nem kell kötelezően tartalmaznia, azonban az adózó döntése alapján önkéntes alapon ezek is szerepeltethetők az XML fájlban.
Egyéb a számlán szereplő, nem kötelezően előírt információ, mint például a „szállítási cím” vagy a bankszámlaszám.	Ezeket az adatokat a beküldendő XML fájlnak nem kell kötelezően tartalmaznia, azonban az adózó szerepeltetheti azokat, ha szeretné. Az xsd séma definíció a nem kötelezően jelentendő tételekre is megad mezőket.

Véleményünk szerint az alábbi kérdéseket fontos végiggondolni: 

• Milyen az xsd séma szerkezete?
• Az xsd séma mely részei vonatkoznak rám? 
• Az áfatörvény értelmében melyek a számlán általában kötelezően feltüntetendő adatok? 
• Az áfatörvény értelmében melyek a számlán az én esetemben kötelezően feltüntetendő adatok az általam számlázott konkrét tranzakciónál? 
• Megfelelő-e a szervezetem által számlázott tranzakciók áfakezelése? 
• Milyen, más jogszabályok által előírt elemeknek kell még szerepelnie a cégem által kibocsátott számlán? 
• Szeretnék-e nem kötelező adatokat is a jelentendő XML részévé tenni? 
• Van-e a számlaadat jelentésen kívül más olyan cél, amelyre az XML adatokat alkalmazni fogom? – Üzleti partnerei kérhetik, hogy a számla mellett XML adatot is küldjön át nekik a számlái gyorsabb feldolgozása (és esetleg a gyorsabb fizetés) érdekében. 
• Szeretnénk-e teljesíteni az Áfa törvény által előírt „adatexport követelményt” is egyidejűleg két feladatot megoldva. 

Hogyan alakíthatja ki saját maga a megfelelő XML formátumot?

1. Olvassa el a NAV által kiadott útmutatót, amely itt érhető el.
2. Az útmutató tartalmazza az xsd séma definíciót és részletesen bemutatja, hogy mit kell a számlának tartalmaznia. 
3. Ha elkészítette saját XML fájlját, azt az RSM honlapján keresztül ellenőrizni tudja: XML ellenőrző. 

   A bejegyzés szerzője Sztankó Dániel, az RSM  Hungary pénzügyi képviseleti csoportvezetője. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.

---