Év végi könyvelői checklista a tengerentúlról

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Közelít az év vége és így sok-sok feladat a könyvelésben – és ez a külföldi, például az USA-ban dolgozó könyvelőkre is érvényes. Lássuk, ők milyen szempontok szerint igyekeznek egyensúlyozni a teendők között!

Amerikai kolléganőnk, Gabrielle Fontaine itthon is megfontolandó tanácsait e fórumon is nyomon követjük már egy ideje.

Legutóbbi blogbejegyzésében arról ír, hogyan készülhetnek fel a könyvelők még ősszel az év végi munkákra. Lehet, hogy e tippek egyike-másika számunkra meglepőnek tűnik, de azért érdemes elgondolkodnunk ezeken is.

Úgy tűnik, nem csupán a magyar kisvállalkozókra jellemző, hogy azok, akik maguk igyekeztek megbirkózni a könyveléssel, most, év vége közeledtével aggódni kezdenek, hátha elkövettek ebben valamilyen hibát. Ők az Egyesült Államokban szeptembertől januárig igyekeznek megtalálni és felkeresni azt a szakembert, akitől segítséget várnak a nyilvántartások, a főkönyv adatainak ellenőrzésében, a szükséges javítások elvégzésében.

Tengerentúli kollégáink szerencsésebbek nálunk, ezzel a januárban már be is fejeződő, a mérlegbeszámolókat általában ott is megelőző „rohammal”: nálunk az e körbe tartozó ügyfelek inkább csak a következő évben – általában február elejétől áprilisig- „ébredeznek”.

Magyarországon ugyanis ez inkább az egyéni vállalkozókra jellemző, illetve a számviteli törvény jelenlegi szabályai szerint az éves szinten legfeljebb 10 millió forint árbevételt elérő cégek engedhetik meg maguknak ezt a megoldást.

Persze mind az USA-ban, mind itthon van teendője egy könyvelőnek éppen elég az „évente egyszer jön” típusú megbízóik adta feladatokon túl is. Igaz, ez utóbbiakra is felkészülhetnek a számviteli szakemberek azzal, ha a már meglévő, állandó ügyfeleik könyvelési anyagát górcső alá veszik még az év végéig.

Így például – Gabrielle szerint – a könyvelő vizsgálja meg a könyvelést abból a szempontból is, hogy nem maradt-e ki valamilyen – a könyvelt adatokból következtethetően bizonyára létező, szükséges – bizonylat. (A magyar szabályok szerint például tárgyi eszköz üzembe-helyezési jegyzőkönyve, bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat, „féllábas” szállítói, vevői kifizetések esetében a számla stb. hiánya lehet feltűnő. ). Emellett áttekintheti a kiadásokat, és átgondolhatja, van-e mód ezek csökkentésére, ezzel az eredmény növelésére.

Továbbá célszerű javasolnia ügyfelének, beszéljen meg találkozót adótanácsadóval, adószakértővel.

 

A vállalkozás így előre felmérheti, az adott évet milyen eredménnyel zárja majd, várhatóan milyen összegű adót, adókat kell befizetnie, illetve igénybe vehet-e valamilyen adókedvezményt, és ennek érdekében még az idén tehet-e, kell-e tennie valamit.

Persze a hazai vállalkozók gyakran könyvelőjüktől várják az adózást érintő tanácsokat, tippeket is.

Ezzel kapcsolatban azonban óvatosságra inteném mind a könyvelőket, mind ügyfeleiket!

Bár kétségtelen, hogy a mérlegképes könyvelők számára kötelezően előírt továbbképzésen adózási kérdések is felmerülnek, ez nem jogosítja fel a könyvelőket arra, hogy adótanácsadói tevékenységet is folytassanak! Akkor sem, ha az ügyfelek ezt elvárják tőlük, és a könyvelő rendelkezik az ehhez szükséges tudással (alkalmasint magas színvonalon), de nincs adótanácsadói, adószakértői végzettsége, magyarán szólva, nincs róla „papírja”.

A 26/2008. (VIII. 30) PM rendelet előírása szerint még a megfelelő szakirányú végzettséggel bírók is csak akkor adhatnak adótanácsot, ha a pénzügyekért felelős miniszter engedélyével, adótanácsadói igazolvánnyal rendelkeznek, és nevük, adataik megtalálhatók az illetékes minisztérium honlapján, azaz eleget tettek regisztrációs kötelezettségüknek.

 

Térjünk vissza Gabrielle tanácsaira, és az általa javasolt cheklistára! Eszerint az USA-ban dolgozó kollégáinknak tanácsos még az idén elvégezniük:

1. Pénzeszközökhöz kapcsolódó számlák egyeztetése: amerikai kolléganőnk szerint különösen a bank- és hitelkártya számlákra kell figyelni, és ennek kapcsán a hitelkeretekhez és a bérszámfejtéshez kapcsolódó tételeket is gondosan kell ellenőrizni. (Ez természetesen itthon is fontos!)

2. Befektetett eszközök: az esetleg ráfordításként elszámolt, de valójában egy tárgyi eszközhöz kapcsolódó, annak részét képező tételek kiszűrése is fontos, főként – Gabrielle szerint-, ha az adott vásárlás értéke eléri az ezer dollárt, és az eszköz hasznos élettartama több mint egy év. Értékhatárhoz kötött szabály – jegyzi meg Gabrielle – erre nézve nincs az USA-ban, így az említett összeget el nem érő beszerzések nyomon követése is indokolt lehet, ha az ügyfél így látja jónak. A magyar vállalkozások esetében is lényeges az eszközök besorolásának, az átsorolásukra okot adó körülményeknek felülvizsgálata a mérlegtételek év végi értékelése során. Célszerű a karbantartási költségeket is megnézni: akad-e olyan tétel, amelynek inkább a felújítások között lenne a helye.

3. Szállítók ellenőrzése: itt egy speciális szabályról van szó! Azokat a szállítói kifizetéseket kell tengerentúli kollégáinknak górcső alá venniük, ahol az adott üzleti partner részére, éves szinten kifizetett összeg eléri vagy meghaladja a 600 dollárt, mivel ezekhez kapcsolódnia kell egy bizonyos „W-9” elnevezésű formanyomtatványnak is. Ezek kitöltéséhez az érintett üzleti partnertől kell a vállalkozásnak beszereznie az információkat, ami hosszabb időt is igénybe vehet, így az esetleg hiányzó, hiányos adatlapok esetében nem célszerű e feladattal megvárniuk az év utolsó napját. Igaz, nálunk ilyesfajta nyomtatvány (még) nincs, de a számlák, a szállítólevelek formai és tartalmi ellenőrzése – ha ez a beszerzéskor nem történt meg- még pótolható, és a „kisadózó” üzleti partnerekhez kapcsolódó adatszolgáltatás is előkészíthető.

4. Munkavállalók adatainak egyeztetése: bár Magyarországon nem a – Gabrielle által is hivatkozott- formanyomtatványokat („W-2” és „W-4”) használjuk e célra, de az adóbevallásokhoz itt is ki kell adni a munkaadói, kifizetői igazolásokat. Így nálunk is megfontolandó tanács, hogy év végéig – a bérszámfejtést is ellátó könyvelőirodák, könyvelők – ellenőrizzék ügyfeleik munkavállalóinak adatait, így különösen
   postai címüket és adóazonosítójukat, valamint azt, az érintett személy jövedelmét terheli-e a munkaadó vagy harmadik személy követelése miatti levonás.

5. Vevő- és szállítói számlák egyeztetése: a követelések és kintlévőségek minősítése – többek között abból kiindulva is, hogy határidőn túli-e az adott tétel, és ha igen, mennyivel lépte túl ezt a határidőt – nálunk is feladat. Ahogyan azon összegek – Gabrielle által is kiemelt – vizsgálata is, amelyek már hosszabb ideje nyitottak a könyvelésben, és meglétük, illetve jogszerűségük kérdéses lehet, esetleg törölni kell őket a nyilvántartásból.

6. Az aktuális leltár áttekintése: nálunk a vállalkozók, a készleteik nyilvántartási módjától függően, leltározási kötelezettségüknek kétféle módon tehetnek eleget: vagy egyeztetéssel (analitikák és főkönyv), vagy mennyiségi felvétellel. Az Egyesült Államokban úgy tűnik, „lazábbak” a leltározási szabályok– bár az is lehet, hogy a vállalkozások nem veszik igazán komolyan a dolgot-, mert kolléganőnk azt tanácsolja, az ügyfeleiktől megkapott leltárakat a könyvelők abból a szempontból is vizsgálják meg, hogy az egyáltalán mikor, melyik évben készült. Ennek alapján– és nyilván a főkönyvi adatokból kiindulva – ellenőrizzék, melyek azok a vagyontárgyak, amelyek még ténylegesen megvannak, meglehetnek. Lehetséges – véli Gabrielle -, hogy a könyvelőnek fel kell kérnie megbízóját a leltár kiigazítására, eszközeinek ismételt „megszámolására” is.

Amint látjuk, tengerentúli kollégáink is „megérik a pénzüket” – szó szerint -, ők sem unatkoznak az év utolsó harmadában…

---