Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Július 1-től lép életbe az online számlaadat szolgáltatási kötelezettség: össze kell kötni a NAV-val a számlázó programokat. Ezzel az adóhatóság azonnal, a bizonylat kiállításával egyidejűleg látja a bizonylatokat, így az esetlegesen hibásakat is. Sokba „fájhat” ez a nem kívánt figyelem a vállalkozásoknak…
Képzeljünk el egy kisvállalkozást, amely a maga területén és kategóriájában egészen jól működik: van éppen elég megrendelés, a bevételek kellemesen meghaladják a költségeket, az osztalék összegét a tulajdonos elárulhatja a barátainak anélkül, hogy azok szánakozva biztatnák, ne aggódjon, majd csak javul a helyzet. A cég tehát biztos pénzügyi feltételekkel dolgozik, tulajdonosa mégsem elégedett. Ugyanis rettenetesen unja már a vállalkozását, szeretne valami egészen új dologba fogni, de nem tudja eladni a céget, mert nélküle – az ő személyes jelenléte, döntései nélkül – az életképtelen. Azaz, a kutya sem veszi meg. Hacsak vállalkozónk nem talál valami megoldást a problémára…
Mi köze mindennek a NAV-hoz bekötött számlázó programokhoz? Látszólag semmi. Valójában nagyon is sok. A – még egyelőre rejtett – összefüggések felfedezését most még rábízom a Kedves Olvasóra, de kicsit később még visszatérünk erre.
Addig is, foglaljuk össze röviden, mit is vár az adóhatóság az „online számlaadat szolgáltatási kötelezettség teljesítése” címszó alatt a vállalkozóktól.
Az áfaalany adózók elektronikus módon – ennek pontos technikai mibenlétét külön jogszabály határozza meg – kötelesek adatot szolgáltatni azon, számlázó programmal kibocsátott számláik adattartalmáról, amelyet egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalany számára állítottak ki, és az abban szereplő ellenérték áfa-tartalma eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot.
Fontos, hogy mindenki – akár magánszemély, akár jogi személy -, aki, amely az Áfa tv. fogalmai szerinti gazdasági tevékenységet folytat, alanya az említett törvénynek, akkor is, ha áfa fizetésére nem kötelezett, például azért, mert alanyi adómentes, vagy olyan tevékenységet folytat, amelyet az adótörvény rendelkezései szerint nem terhel áfa.
Az adóhatóság azonban csak az áfát is tartalmazó számlákra kíváncsi, és azok közül is az említett adóösszeget elérőkre, ha azokat adóalany (azaz az adólevonási joggal jellemzően rendelkező) vásárlók, megrendelők részére állították ki.
[htmlbox afa_kotelezettseg]
27 százalékos általános forgalmi adóval számolva tehát, nettó 375 000 forintos, adóalanynak kibocsátott számla esetében már belép az adatszolgáltatási kötelezettség.
Természetesen, ehhez olyan számlázó programra van szükség, amely képes a számlaadatokat azonnal, a bizonylat kibocsátásakor, elektronikus úton továbbítani az adóhatóság részére.
Ez egyben az érintett számlákra vonatkozóan azt is jelenti, hogy a számlaadatokat:
azonnal, a számlakiállítást követően,
teljes mértékben automatikusan,
elektronikus úton,
XML formátumban,
egy külön erre a célra kialakított online felületen keresztül
kell továbbítani a NAV-hoz. Manuális beavatkozás csak egyes esetekben, utólagos javítás során megengedett.
A technikai részletekről számos cikk jelent már meg, e keretek közt ebben nem mélyedünk el.
A lényeg az, hogy az adatok megfelelő formátumban történő továbbítását a számlázó programok végzik, így ha a cég beszerzett egy ilyen szoftvert, akkor a kötelezettség teljesítése nem hoz számára – az eddigi adminisztrációs feladataihoz képest – több „papírmunkát”.
A vállalkozás által használt számlázó programot az adóhatósághoz is be kell jelenteni.
Nagyon fontos, hogy az Áfatv. 202. § (4) bekezdésében foglaltakból következően a felvásárlási okiratra – 202. § (2)-(4) bekezdésében meghatározott tartalmi eltérésekkel – az adótörvény számlára vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Ennek megfelelően a felvásárlási okiratot előállító programra is érvényes a bejelentési kötelezettség (ezeket is számlázó programként kell bejelenteni).
Továbbá a „számlatömbös” vállalkozókra is kiterjed a szóban forgó kötelezettség, azzal a különbséggel, hogy a kézzel kiállított számlákról az adatszolgáltatást 5 napon belül manuálisan kell teljesíteni a NAV weboldalán keresztül. Ez a határidő 24 órára rövidül akkor, ha a számla 500 ezer forint vagy azt meghaladó összegű áthárított adót tartalmaz: e számlák adatait már a számlakibocsátás utáni napon rögzíteni kell az említett webes felületen.
A NAV komoly bírságot szabhat ki a tárgyalt kötelezettségüket elmulasztókra, melynek mértéke számlánként 500.000 forint is lehet!
[htmlbox szamvitel_konyv]
Az adatszolgáltatási kötelezettség vitathatatlan előnye az adózók számára, hogy számlabefogadóként lekérdezhetők lesznek az adózó nevére kiállított és lejelentett számlák. Ez megkönnyíti a befogadott számlák ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat a vállalkozások számára.
A NAV azzal is támogatja majd az adózókat, hogy bizonyos szabálytalanságok esetén tájékoztatást ad az érintetteknek, így azok elkerülhetik az adatszolgáltatás kapcsán kiszűrt hibák, hiányosságok miatti büntetést egy esetleges adóellen őrzés során.
Ez már a NAV szolgáltatói tevékenységének – már évek óta szorgalmazott – előtérbe kerülését is mutatja, és ez végül is nem rossz dolog. Ugyanakkor a vállalkozók nem igazán vágynak az adóhatóság kiemelt figyelmére, akkor sem, ha az – kezdetben legalábbis – segítő szándékú.
Számolnak ugyanis annak kockázatával, hogy ha többször is képbe kerülnek a hatóságnál – mondjuk bizonyos, a számlázáskor többször is elkövetett hibák miatt-, annak szigorú ellenőrzés és még szigorúbb büntetés lehet a vége.
Mindez kikerülhető, ha a vállalkozások nem rontanak el semmit a számlázás során, vagy azt szinte azonnal észreveszik, és kiállítják a szükséges bizonylatot (érvénytelenítő vagy helyesbítő számlát).
[htmlbox Változásfigyeltetés]
Persze egy számla helyesbítését vagy érvénytelenítését számos olyan körülmény teheti szükségessé, amelyre az adóhatóság pusztán a bizonylat láttán fel sem figyelne, hiszen nem nyilvánvaló szabálytalanság, mint például a számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokkal, az adózási mechanizmussal (fordított vagy egyenes adózás), az alkalmazott adómértékkel kapcsolatos mulasztás, tévedés.
A számlakiállításakor viszonylag sokszor – és nehéz eldönteni, hogy hatósági szemmel nézve mi az, ami sok, ami gyakori – hibázók mindenképpen felkeltik majd a NAV kíváncsiságát.
Az online számlaadat szolgáltatási kötelezettség önmagában nem „veszélyzóna” a vállalkozások számára, de az már igen, hogy a „problémás” bizonylatok villámgyorsan fennakadhatnak a hatósági hálón.
Ezért az eddigi fontosságához mérten is kiemelt jelentőséggel bír majd a vállalkozásoknál, hogy a számláik kiállításával megbízott személy otthon legyen a vonatkozó szabályokban. Nem jelent ez adótanácsadói, adószakértői tudás iránti elvárást, de az adott vállalkozás tevékenységét érintő, a számlakibocsátás kapcsán fontos előírások ismeretét meg kell követelni.
Mi a helyzet akkor, ha a cégnél csak egy személy – akár a tulajdonos, vagy a pénzügyes kolléga – az, aki minden „titkok” tudója a számlázásban? Mi történik, ha a munkatársaknak akkor is – ha csak eseti jelleggel is, akár a pénzügyes betegsége miatt – ki kell állítaniuk számlát a cég képviseletében, ha egyébként nem ők az említett „okosok” a vállalkozásnál?
Ez a számlatömbös megoldásnál viszonylag gyakori eset. Sebaj – mondhatnánk, majd a szóban forgó munkatárs igyekszik elcsípni telefonon a tulajdonost – vagy maradva példánknál – , a tüsszögő pénzügyest, és megkérdezi, mi a teendő, mit kell ráírni az ezt és ezt az ügyletet kísérő számlára.
Ne feledjük, ahhoz is kell bizonyos hozzáértés, hogy valaki kérdezni tudjon egy adott témában!
Ha tévedtek, eddig a számla befogadója jelezte a hibát, esetleg a külsős könyvelő vette észre és figyelmeztette a céget, a bizonylatot szépen kijavították. Az ügy a felek megelégedésével lezárult, ideális esetben még az áfa-bevallás beküldése előtt.
[htmlbox akr]
Most azonban a szóban forgó számla jó eséllyel már a kibocsátása pillanatában – kézi számlakiállítás esetén akár már másnap – az adóhatóságnál landol.
Ők bizonyára gyorsabban észreveszik a hibát, mint az iratanyagot csak utólag feldolgozó könyvelő, vagy a betegségéből végre felgyógyult pénzügyes.
Természetesen nem várható el egy vállalkozástól, hogy minden munkatársát – a titkárnőtől a karbantartóig – elküldje mérlegképes könyvelői-, vagy adótanácsadói képzésre.
Mi lehet a megoldás?
Talán már látják, hogy a helyzet nagyon is hasonlít a cikkem elején említett cégtulajdonos problémájára: van valami, amihez csak ő ért a cégnél, és ez a „pótolhatatlanság” komoly gondokhoz vezethet.
A példaként hozott tulajdonos – ő létező személyekből összegyúrt főhőse egyik kedvenc üzleti könyvemnek – úgy oldotta meg a kényelmetlen helyzetet, hogy „önjáróvá” tette a vállalkozását. Ezt azzal sikerült elérnie, hogy a cégen belüli folyamatokat – elsődlegesen az üzleti tevékenység elemeit – lépésről lépésre szabályzatba foglalta, és az abban foglaltakat betanította munkatársainak, illetve magát a szabályzatot is közkinccsé tette a vállalaton belül.
A szabályzat címszó alatt a számviteli politikához, esetleg még a munkavédelmi szabályzathoz szokott vállalkozók számára idegenül, sőt talán riasztóan hangzik, hogy a bevételszerző tevékenység folyamatát is szabályozzák, ha nem muszáj.
Természetesen nem muszáj, de a példaként hozott esetben ez tette lehetővé, hogy a marketinges céget tulajdonosa végre jó áron eladja, és a kapott pénzből új tevékenységbe fogjon. Abban a pillanatban, hogy a vállalkozása a személyes közreműködése – egyáltalán tulajdonosi szerepe –, úgy is mondhatnánk, kézi vezérlése nélkül is képes volt az eddigi módon, színvonalon, ügyfélkörrel folytatni működését, a társaság azonnal felértékelődött a piacon és eladhatóvá vált.
Ebből az ötletből kiindulva, szerintem célszerű a vállalkozások adminisztrációs folyamatait –ideértve különösen a számlák befogadását és kibocsátását – is lépésről lépésre szabályzatba foglalni.
Cikkem folytatásában az „önjáró vállalkozás” kérdéskörére még visszatérek, és arról is lesz szó, hogy az említett, számlákkal kapcsolatos szabályzatokat mely alapelvek szerint és milyen tartalommal állítottam össze ügyfeleim számára.
