Riasztó a készpénzforgalom adminisztrációja

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Nem vitatható, hogy adózási szempontból megnyugtatóbbak a modern fizetési módszerek, amelyek megjelennek a bankértesítőn. Ebben a helyzetben most pénzforgalmi tranzakciós illetéket fognak bevezetni. Ez a lépés tovább fogja tolni a pénzforgalmat a készpénzmozgás irányába. Jelenleg azonban a készpénzforgalomnak – különösen a kisvállalkozásoknál – riasztó mennyiségű adminisztrációja van, véli az adószakértő.

Mivel szó sincs arról, hogy a nagy cégekre, bankokra kivetett többletadókat azok nyeresége elbírná, egyértelmű kell legyen mindenki számára, hogy az adó, illeték, hozzájárulás, díj a fogyasztót fogja terhelni. Ezért mindenki meg fogja ragadni az elkerülés lehetőségeit.

A bankkártyás, mobiltelefonos (NFC lesz), vagy átutalással történő fizetés sokkal kényelmesebb, biztonságosabb (ha kellő gondossággal járunk el) és átláthatóbb, követhetőbb – ennek ellenére Magyarországon a készpénzforgalom a jellemző. Nem vitatható, hogy adózási szempontból is megnyugtatóbbak a modern fizetési módszerek, amelyek megjelennek a bankértesítőn.

Ebben a helyzetben most pénzforgalmi tranzakciós illetéket fognak bevezetni. Ez a lépés tovább fogja tolni a pénzforgalmat a készpénzmozgás irányába. Annak ellenére is káros ez a lépés – mind az adóztatás, mind a kereslet alakulása, mind a kisvállalkozások nyereségessége, mind az életszínvonal alakulása szempontjából – , hogy a forgalmi típusú adózás volumenének növelése felé történő továbblépés elviekben jó lépésnek tekinthető, hiszen az fizeti az adót, aki fogyaszt, szolgáltatást vesz igénybe.

Mivel szó sincs arról, hogy a nagy cégekre, bankokra kivetett többletadókat azok nyeresége elbírná, egyértelmű kell legyen mindenki számára, hogy az adó, illeték, hozzájárulás, díj a fogyasztót fogja terhelni. Ezért mindenki meg fogja ragadni az elkerülés lehetőségeit.

A modern fizetési módszerek elterjedésének pedig már eddig is az egyik akadálya volt a hozzá kapcsolódó költségek egyre növekvő mértéke. A cégek megnyitják a kötelezően előírt bankszámlát és csak az adóikat fizetik onnan.

Riasztó a készpénzforgalom adminisztrációja

A vállalkozások számára viszont a készpénzforgalom külön adminisztrációs kötelezettséget is jelent, ami a kicsi cégeknél egyenesen riasztó. (Például két tulajdonossal működtetett korlátolt felelősségű társaság szabályzatai, pénztárjelentésének vezetése, készpénzátlag számítása, stb. – és még sorolhatnám. A kicsi vagy „apró” szót direkt használom, mert a mikro-vállalkozások törvényi kategóriája a vállalkozásaink sokaságánál nevetségesnek tűnik. Örülnének, ha az értékhatárokat elérhetnék a szolgáltatást végzők. Például a 2 millió eurónak megfelelő árbevételt.)

Az apró, mikro-méretű cégek vállalkozójának zsebében van a vállalkozás készpénze, ha az az összeg nem túl nagy. Ezt a készpénzkészletet nevezzük házipénztárnak. 200-300 ezer forintig nincs értelme páncélkazettát sem venni, mert feltűnőbb, mint amennyi érték van benne. Ráadásul koránt sincs mindenkinek külön irodája. A székhely gyakran a lakásban van. (Biztonsági okokból ezért hatalmas baklövés a cégtáblák kifüggesztésének követelménye!)

Pénzkezelési szabályzat

A vállalkozás készpénzének kezelésével kapcsolatos minden szabályt rögzíteni kell egy „pénzkezelési szabályzatban”. Például: ki engedélyezi a készpénzfizetést, hol tartják a pénzt, mikor szükséges pénztárbizonylatot is kiállítani, milyen időszakonként kell lezárni a pénztárjelentést, (ami ugyanazt mutatja, mint a könyvelés), stb. Ez egy két-háromfős cégnél egyenesen nevetséges. A kettős könyvvitelben a „381. Pénztár” elnevezésű főkönyvi számlán rögzíti a könyvelő a készpénzmozgásokat. Ezen a számlán minden egyes készpénzmozgás megjelenik, ami ellenőrizhető. Ezért kérdezik a vállalkozók nagyon gyakran, hogy miért nem vezeti a pénztárjelentést is a könyvelő?

Egyszerű a válasz, mert nem teheti csak abban az esetben, ha a vállalkozónak saját könyvelője van, aki minden nap ott ül az irodában és odaadják neki a készpénzes bizonylatokat. A kisvállalkozások kb. 95%-ának könyvelését azonban külső könyvelők vagy könyvelőirodák végzik, akik minden bizonylatot a tárgyhónapot követően kapnak meg. Ezért nem tudják naprakészen vezetni a vállalkozás készpénzforgalmát.

A naprakész nyilvántartás azt jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket, kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell bevezetni a pénztárjelentésbe. Ez nagyon nehézkes, mert lehet, hogy az anyagbeszerző – már ahol még van ilyen – csak 1-2 nap múlva jön be a székhelyre. Természetesen tudjuk, hogy ilyenkor előleget kell számára adni, amely újabb papírok kiállítását jelenti mind a kiadáskor, mind pedig az elszámoláskor. Erre mondja a néhány fős cég tulajdonosa, hogy most akkor adminisztráljunk vagy dolgozzunk?

Pénztárjelentés

Egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során pedig be kell tudni mutatni a házipénztárról vezetett naprakész nyilvántartást, időszaki pénztárjelentést. Az aktuális készpénzállomány ellenőrzésére is jogosultak.

Milyen formában kell vezetni a pénztárjelentést? A házipénztárt érintő bevételeket/kiadásokat egy úgynevezett pénztárjelentésen kell vezetni. A pénztárjelentésnek nincs alaki előírása, így bárhogy kinézhet. Az biztos, hogy tartalmaznia kell a következő rovatokat:

• sorszám,
• pénzmozgás kelte,
• bevétel,
• kiadás,
• egyenleg.

Állítólag számítógéppel is vezethető, de célszerűbb egy házipénztár programmal tenni ezt, mert azzal szigorú számadású pénztárbizonylatok is nyomtathatók, és ellenőrzi is számszakilag az adatokat, illetve címletjegyzéket is készít. Az Excel táblázat nem alkalmas rá, mert nem képes a számviteli törvényben meghatározott követelményeket (szigorú számadás, sorszámozás) teljesíteni. Persze a program pénzbe kerül.
Lehet kapni pénztárjelentés nyilvántartó füzetet, ami sorszámozott, de a vállalkozók egy része nem tudja kitölteni, amit nem is csodálok. Miért kell őket ilyen helyzetbe hozni?

A házipénztárban tartható készpénz összege – havi átlagban, amit mindig ki kell számítani, hogy ne unatkozzunk, – maximalizálva van. Ez a határérték 2012-től a cég előző évi árbevételének 10%-a, – volt ez jóval alacsonyabb mérték is – de minimum 500.000 forint. A minimum érték azt jelenti, hogy bármilyen kis árbevétellel is rendelkezett az adott cég az előző évben, akkor is tarthat a házipénztárában 500.000 forintot meg nem haladó készpénzt. Fontos hangsúlyozni, hogy ez egy havi átlag.
A házipénztárban a hónap egyes napjain lehet ennél több készpénz is, – melynek mértékét a pénzkezelési szabályzatunkban kell meghatározni, – de havi átlagban nem szabad átlépni az előzőekben leírt határértéket.

Gyakori kérdés még, hogy milyen esetekben szükséges a bevételi- és a kiadási pénztárbizonylat alkalmazása? Erre a cikk folytatásában térek ki…

---