A jó kontroller titka
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A jó kontroller sikere a szakmai profizmus mellett a hatékony kommunikáción is múlik. Egy jó kontrollernek érdemes néhány tartalmi és formai szempontot követnie ahhoz, hogy az üzenetei célt érjenek, és a jelentéseit haszonnal forgassák a vezetők.
A kontrollernek a figyelemért keményen meg kell dolgoznia – ez a kontroller szóbeli és írásbeli kommunikációjának első és legfontosabb szabálya. Ennek egyik legfontosabb oka az, hogy az információbőség korában az idő és a figyelem korlátossá, szűkössé vált.
A kontrolleri profizmushoz nem elegendő a szakértelem: a szakmai munka hatásos kommunikáció nélkül mit sem ér! A kommunikálás legfontosabb szabályai ugyanakkor megtanulhatók, kitartó türelemmel és sok gyakorlással folyamatosan fejleszthetők.
A figyelem megszerzésének és megtartásának titkaa nagyon alapos, mindenre kiterjedő felkészültségben rejlik. A hatásos kommunikáció elérése érdekében érdemes néhány alapvető szabályt követni, amelyek az írásbeli és szóbeli kommunikáció általános érvényű tartalmi és formai szempontjait jelentik.
1. követelmény: Legyen érthető!
Az előadói profizmus ott kezdődik, amikor bonyolult dolgokat egyszerűen, érthetően és pontosan meg tudunk magyarázni a témában járatlanok számára. Sokszor az idegen kifejezésnek nincs valós funkciója, igazán van rá frappáns magyar kifejezés, és a használata feleslegesen nehézkessé (nagyképűvé) teszi a szöveget. Szintén érdemes figyelni arra, hogy a képi megjelenítés a szemléltetéshez sokkal alkalmasabb, mint a szöveges.
2. követelmény: Legyen tárgyilagos és egyértelmű!
A kontrolleri munka lényege a döntések megalapozása, ezért az előterjesztésnek pártatlanul tükröznie kell valamennyi szóba jöhető lehetőség előnyeit és hátrányait. Ha viszont a kontrollernek szakértői véleményt kell adnia egy adott témában, akkor az egyértelmű állásfoglalásra kell törekedni.
3. követelmény: Legyen lényegre szorítkozó!
Mind írásban, mind szóban jól alkalmazható a 80-20-as szabály, amelynek segítségével a valóban fontos kérdésekre szánjuk a rendelkezésünkre álló keret (oldalterjedelem vagy prezentációs idő) 80%-át, és mindig a legfontosabbtól haladunk a kevésbé fontosak felé.
4. követelmény: Legyen elegáns (pontos, letisztult, egyszerű)!
Írásbeli és szóbeli kommunikációnk eleganciája tükrözi profizmusunkat, tapasztalatunkat, megbízhatóságunkat. Az elegancia azt is jelenti, hogy a tartalom egyszerűsége, visszafogottsága, közérthetősége párosul a kivitelezés tökéletességével!
A hatásos riportok és prezentációk fortélyait Dr. Laáb Ágnes árulja el a Számviteli Tanácsadó 2013/01. számában megjelent cikkében.