Elektronikus számla 2021-ben – megéri a NAV-val váltani


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Alig pár hét és 2021. áprilisától egy új digitális adózási korba lépünk. A NAV online számla révén egy új e-számlázási lehetőség nyílik meg az adóalanyok széles körének.

Az új adatszolgáltatási szabályok szerint a cégek összes kiállított számláját jelenteni kell az Adóhatóság felé, az XML alapú e-számla bevezetésével pedig a számláról kialakult fogalmaink is jelentősen kibővülnek és digitális alapokra helyezhetőek.

Az e-számlára való áttérés mögöttes folyamatait és gazdasági hatását is fontos megvizsgálnia a társaságoknak. Az e-számlával nincs tovább szükség a papír alapú számlázásra, nincs postaköltség, nem szükséges az elektronikus aláírás sem, vagy az emailes számlatovábbítás. Befogadói oldalon a számla-feldolgozás automatizálható, a számlák akár kontírozhatóak is az adatszolgáltatás birtokában.

Az új 3.0 NAV online számla adatszolgáltatási séma szerint a számla a kiállító és befogadó által hasznosnak ítélt adatokkal is kiegészíthető az XML, elősegítendő az automatizált feldolgozást. Azt azonban, hogy melyik cégnél, mely adatok teszik lehetővé az automatizációt, például a megrendelési szám, a szállítólevél szám, vagy a szerződésszám feltüntetése, már egyéni szinten kell eldönteni.

Mit is jelent az e-számla lehetőség a cégek számára a gyakorlatban?

Amennyiben az érintett cégek elektronikus számlázásban állapodnak meg, lehetőség van arra, hogy az adóhatóság felé továbbítandó számla XML-t tekintsék számlának. Így a kibocsátott számla és az adatszolgáltatás nem különül el egymástól, ebben a folyamatban kell megoldani, minden, a számlához kapcsolódó kérdést mindkét fél oldalán.

Ahogy a fentiekből is következik az XML=e-számla esetben az online számla adatszolgáltatásban nem csak az Áfa-törvény szerinti kötelező adattartalmat kell szerepeltetni, hanem a számla teljes adattartalmát. Az online számla adatszolgáltatásban a számla kibocsátónak jeleznie kell azt is, hogy részéről elektronikus számla kerül továbbításra. Azt hogy az e-számla hogyan jut el a számla befogadóhoz, az érintetteknek tisztázniuk kell egymás között és mindkét félnek el kell fogadnia az új metódust.

Az XML=e-számla gyakorlatából az is következik, hogy amennyiben a számlát jelentő xml nem a megfelelő adatokkal kerül elkészítésre, vagy a vevő nem ért egyet az e-számla adattartalmával, akkor az xml, mint számla módosítására lesz szükség. Az online számla adatszolgáltatásban megismert technikai érvénytelenítés ebben az esetben nem lesz alkalmazható, mivel az e-számla és az adatszolgáltatás között nem lehet eltérés.

Az e-számlára is érvényes az Áfa-törvény hitelességi elvárása

A számla hitelességét, adattartalmának módosíthatatlanságát az e-számla ezen esetében egy titkosítási algoritmus, a hash kód garantálja. A hash kód egy egyedi azonosítót, lenyomatot képez az adott xml-ből, annak tartalma alapján. Bármilyen változtatás történne az adott xml-ben, akár csak egyetlen karakter megváltoztatásával a hash kód is megváltozik. Az online számla adatszolgáltatás során az xml-ből képzett hash kód-ot is be kell küldeni a NAV felé. Ezért az elektronikus számlák esetében eddig leggyakrabban alkalmazott, elektronikus aláírásra sincs szükség az XML-ből előállt e-számlánál. Egy esetleges adóellenőrzés során is az xml-t, mint számlát kell átadnia a számlakiállítónak az adóellenőr részére, és a hash kód alapján az adóhatóság ellenőrizni tudja, hogy a számla adattartalma nem sérült-e.

Az e-számla befogadói oldala

A nagyobb cégek gyakorlatától eddig sem volt idegen az e-számlára törekvés a beszállítók bevonásával, hogy a számlakiállítási és -fizetési folyamatok a lehető leggyorsabban és átláthatóbban fussanak le.

A számlabefogadók is le tudják tölteni a számla xml-t az Adóhatóság adatbázisából, akár gép-gép kapcsolaton keresztül. Mindez azt is jelenti, hogy adólevonási jog tárgyi feltétele az xml fájl meglétével teljesül. Az adattartalom természetesen más formátumban is megkapható a partnertől – például a számlakép pdf formátumban -, azonban az adólevonási jog csak az xml birtokában gyakorolható, ezért a számlaadatszolgáltatás lekérésére mindenképpen szükség lesz. Amennyiben nem kerül letöltésre az e-számla, az áfalevonási-jog is sérül.

Mindez azt is jelenti, hogy az e-számla kezelésére a befogadói oldalon is fel kell készülni technikailag és a megfelelő folyamatok, adatkezelési feltételek kialakításával.

Van-e korlátja az xml alapú elektronikus számlázásnak?

A xml alapú e-számla hátránya az előnyéhez képest elég csekélynek tűnik. Három esetben azonban biztosan nem alkalmazható a megoldás, ezek a következők:

  1. A magánszemélyek felé kibocsátott elektronikus számlák esetében. Tekintettel arra, hogy az adatszolgáltatásban a magánszemély neve és címe nem adható meg, azonban a számlának kötelező eleme, a magánszemélyek felé kibocsátott számlák nem tudnak élni a NAV e-számla lehetőséggel.
  2. Amennyiben az adatszolgáltatás mérete meghaladja a 10 MB-ot. Ilyen esetben a számlasorok összevonására van szükség az online számla adatszolgáltatásban, ami azt jelenti, hogy az adatszolgáltatás tartalma eltér a kiállított számlától.
  3. A módosító számla esetében akkor nem alkalmazható a megoldás, ha az eredeti számla nem elektronikus xml számla volt.

Az elektronikus számlánál is fontos az archiválás

Nem szabad megfeledkeznünk az archiválási feltétekről sem, amelyek a NAV e-számla esetén sem változnak az eddig ismert követelményekhez képest. Továbbra is védeni kell az elektronikus számlát a törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés, utólagos módosítás, jogosulatlan hozzáférés ellen is. Ami azonban hangsúlyozandó, hogy xml-t és a hozzá tartozó hash kódot meg kell őrizni mind a kiállítói, mind a befogadói oldalon. Az adóhatóság csupán a platformot biztosítja az adatcserére, a számla továbbítására és befogadására, azonban az archiválási követelményeket nem vállalja át, azokért felelősséget nem vállal, az a számlakibocsátó és a számlabefogadó felelőssége, amelyet vagy saját rendszerükben oldanak meg vagy megbízható külső e-számla archiválási megoldást keresnek.

Az e-számlázás bevezetéséről érdemes írásban megállapodni a partnerekkel

Bár a törvény szerint nem kötelező az írásbeli megállapodás az elektronikus számlázásról a NAV e-számla xml használata esetén – a szóbeli megállapodás vagy ráutaló magatartás is elegendő –, azonban mégis ezt javasolnánk az érintetteknek. Az írásbeli megállapodás történhet akár szerződésben, akár emailváltásban, ahol a felek tisztázzák, hogy az xml-t , mint elektronikus számlát tekintik ezentúl hivatalos adózási dokumentumnak. Érdemes pontosan tisztázni, hogy mikor tekintik az e-számlát befogadottnak, továbbá, hogy járjanak el abban az esetben, ha az adóhatóság rendszere nem elérhető egy adott időpillanatban.

A NAV 3.0 XML alapú e-számlázási metódus egy merőben új fajta lehetőség 2021. januárjától. Az új szabályozás segítheti a vállalkozások digitalizációját, az automatizálás középtávon csökkentheti az adminisztrációs terheket és költségeket. Ezért javasolt alaposan átgondolni a szerződési, számlázási, pénzügyi, és kontrolling folyamatokat, partnerkezelést is egyúttal a számla adatszolgáltatás új 3.0-ás verziójára való átállás mentén.

A bejegyzés szerzője Németh Lilla, az RSM Hungary adóüzletágának igazgatója. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.



Kapcsolódó cikkek

2022. május 16.

Milyen adózási határidők járnak le májusban?

Nem túlzás, hogy adószempontból ez az egyik legintenzívebb hónap az évben, így a magyarországi BDO adószakértői, Dr. Mucsi-Szabó Brigitta és Szollás Glória összegyűjtötték, milyen kötelezettségei vannak a hazai vállalkozásoknak május végéig.