Hogyan válasszuk ki a legjobb könyvelőt?

Szerző: Bardócz Iván
Dátum: 2016. november 25.
Rovat:

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egy cégvezető jellemzően az üzleti folyamatok irányítására fókuszál, az adminisztratív feladatok és a pénzügyi tervezés jó esetben ezt segíti. A jól kiválasztott belső könyvelő, vagy külső könyvelői szolgáltatás révén a cégvezető feladata egyszerűsödik, hiszen jobban tud az üzleti folyamatok irányításával foglalkozni.


Mitől lesz jó egy könyvelési szolgáltatás? Véleményem szerint akkor mondhatjuk, hogy egy könyvelési szolgáltatás jól működik, ha a cég fejlődése érdekében támogató szerepet tölt be. A vállalkozás számára a megfelelő könyvelő kiválasztása nagy kihívást jelent, hiszen a vállalkozás egyedi igényeinek kell megfelelnie a könyvelő(k)nek – tudás, kapacitás, rugalmasság, és a személyiség mind fontos eleme az összképnek.

A megfelelő könyvelő kiválasztása hatással van a vállalkozás fejlődésére

Van néhány jellemző, amely meghatározza, miben érdemes gondolkodnia egy cégnek. Ennek ismeretében könnyebb meghozni a döntést, hogy egyéni könyvelőre vagy több munkavállalót foglalkoztató könyvelőirodára van szükség.

1. Meghatározó a vállalkozás mérete

Egy nagyobb vállalkozás számára célszerű olyan rutinos, megbízható könyvelőt, könyvelőirodát választani, ahol a könyvelők képzésére, folyamatos naprakészségére kiemelt figyelmet fordítanak. A könyvelői kapacitás a vállalati igénynek megfelelően skálázható.

2. A könyvelési, számviteli, kontrolling (adótervezési) feladatok spektruma, komplexitása

A szakmai háttér mellett az informatikai megoldások és eszközeinek széles tárháza adott, kérdés, hogy mennyiben és milyen módon lehet(ne) ezt alkalmazni az adott vállalatnál. A szabályozás egyre inkább a digitális megoldások irányába mozdítja el a cégeket (számlázó program, számlakészítés valós idejű jelentése a NAV felé, e-számlák kiállítása, befogadása és tárolása, lejárt kintlévőségek kapcsán automatizált felszólítások kiküldése). Ne felejtsük el, hogy ami jó egy 20 fős cég esetében, az már nem feltétlenül jó megoldás egy 200 főt foglalkoztató cégnél.  Véleményem szerint például egy felhő alapú online könyvelési szolgáltatással – ahol a könyvelési anyagok, információk egyaránt elérhetőek mindkét fél számára – hatékonyabban támogatható a vállalkozás, mint az offline megoldásokkal.

 

A könyvelés egy bizalmi viszony a felek között, amit ki lehet érdemelni könyvelőkeresés vagy -váltás során, vagy referenciákkal meg lehet előzetesen alapozni.

3. A könyvelési szolgáltatással szemben támasztott elvárások tiszta helyzetet teremtenek

A megbízatás előtt tisztázni kell az elvárásokat, vagyis hogy a megbízott milyen feladatok elvégzését, milyen formában és milyen határidőkkel vállalja. Az Ügyfél elvárásainak ismeretében kell meghatározni, hogy ki, miért és milyen minőségben felel. Nagyon lényeges a felelősségi körök kérdése, ezért napjainkban egy könyvelési szolgáltatás – akár egyéni könyvelőként, akár könyvelő irodaként – könyvelői felelősségbiztosítás nélkül nem végezhető. A könyvelő elhivatottságát, felelősségérzetét jelzi, ha a szolgáltatáshoz az ügyfelet saját ügyfélkapuján keresztül képviseli.

A könyvelési szolgáltatás nem merül ki csupán a számlák feldolgozásában, bevallások, beszámolók elkészítésében. A könyvelés mellett szükség lehet egyedi tanácsadásra, amely segít a cég folyamatainak felülvizsgálatában, ha szükséges, kiszervezésében (BPO) vagy akár adózási kérdések tisztázására vagy adótanácsadásra. Fontos megjegyezni, hogy a vállalkozás adótervezéshez kapcsolódó felülvizsgálata nem könyvelési feladat, ez már az adótanácsadás körébe tartozik. Az adótanácsadás pedig csak megfelelő képesítéssel rendelkező szakemberrel végezhető. A megállapodásban egyértelműen kell jelezni, hogy a könyvelés mellett milyen egyéb tanácsadásra van szüksége az Ügyfélnek.

Megtérül, ha stabil szakmai alapokra épülő szolgáltatást választunk

A szolgáltatási szempontok, határidők, felelősségi körök mellett természetesen a szolgáltatás árazása is fontos. Minden esetben szerződésbe kell foglalni az elvárásokat, kötelezettségeket, árat (az adótanácsadás ára nem a könyvelési szolgáltatás része),hogy a későbbi vitákat elkerülhessük. A magasabb szolgáltatási színvonal a könyvelőiroda oldaláról is jelentősebb költségráfordítással jár, annak érdekében, hogy a szolgáltatásokkal a partnere eredményességét naprakész információkkal és vezetői döntést támogató riportokkal támogatni tudja. 

A bejegyzés szerzője Héhn Miklós, az RSM Hungary számviteli üzlet üzletág vezetője. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere. 


Kapcsolódó cikkek:


Változások jönnek az online számlázásban
2019. április 11.

Változások jönnek az online számlázásban

Fontos változásokra kell készülni az online számla beküldés kapcsán, hogy elkerüljük az érvénytelen adatszolgáltatást - hívta fel a figyelmet a Deloitte.

Példák az iratok megőrzési idejére
2019. március 7.

Példák az iratok megőrzési idejére

A Számviteli tanácsadó az iratok megőrzési idejéről szóló szabályokat mutat be példákon keresztül. A téma aktualitását egy 2018. december 23-ától hatályos új jogsazbály adja.

Változások az online számlázásban
2019. március 6.

2018 év közepe az adózásban egyértelműen az online számla adatszolgáltatásról szólt. A számla adatszolgáltatásra kötelezett vállalkozásoknak fel kellett készülniük, valamint a számlázó programjaikat is fel kellett készíteniük az új elektronikus rendszerre. Ez jó néhány vállalkozásnál bonyolult, komplex feladatot jelentett.