Közbeszerzés: pénzügyi ágazati szakemberek az ajánlatkérők és az ajánlattevők oldalán

A közpénzek elköltése során – legyen szó minisztériumról, közalapítványról, önkormányzatról, vagy közérdekű tevékenységet folytató állami tulajdonú gazdasági társaságról –, a közbeszerzési szabályok hatálya alá tartozás megállapítása mellett számos olyan döntést is meg kell hozni, mely közvetlen módon határozza meg az éves költségvetés felhasználási módját. A közbeszerzésben azonban nem csak az állami szereplők, hanem gyakran uniós forrást elnyerő magántulajdonú cégek, vagy éppen közszolgáltatók is érintettek ajánlatkérői oldalon, miközben ajánlattevői oldalon a piaci szereplők vetélkednek szerencsés esetben a szerződés elnyeréséért.

A közbeszerzési szabályok ismerete nagy mértékben megkönnyíti tehát a munkáját azoknak a gazdasági szakembereknek, akik a beszerzések tervezésébe, közbeszerzési terv készítésébe, a bírálóbizottság munkájába, a közbeszerzési szerződés teljesítésének igazolásába, vagy éppen az ajánlattétel során kitöltendő dokumentumok értelmezésébe kapcsolódnak be.

A közbeszerzésben számos olyan probléma merül fel, amely pénzügyi, számviteli értelemben más megítélés alá esik, mint jogi értelemben. Közbeszerzési értelemben a fedezet sem ugyanazt jelenti egy közszolgáltató vagy egy önkormányzat számára.

Mivel az egyik „legnépszerűbb eredménytelenségi ok”-ról van szó, amelyet az ajánlatkérők alkalmaznak, gyakran mesterségesen alacsonyan tartják a fedezet mértékét, hogy esetlegesen a későbbiekben könnyebben nyilváníthassák az eljárást eredménytelenné.

Az eljárások tervezése, kezdeményezése során a beszerzési tárgyak becsült értékébe beleszámít a hasonló, vagy azonos rendeltetésű más beszerzési tárgy is. Így az eljárási szabályok aszerint választhatók meg, hogy egy adott beszerzést mivel kell „egybeszámítani” annak érdekében, hogy megtudjuk, kell-e egyáltalán közbeszerzést lebonyolítani, és ha igen, milyen szabályok szerint. A becsült értéknek így többféle értelmezése is lehet, függően attól, milyen döntés meghozatalához szükséges. Tovább árnyalja a képet, hogy a becsült érték alatt a nettó értéket kell érteni annak ellenére, hogy a későbbiekben a beszerző szervezet, azaz az ajánlatkérő számára valójában a bruttó érték alapján történik a kifizetés. Az előleg biztosításának értelmezése során hasonlóképpen felmerül, hogy mely értékhez kell viszonyítani a jogszabályban meghatározott előleg mértékét. Ezekben az esetekben a pénzügyi szakemberek segítsége igazán fontos, hiszen e területen ők mozognak igazán otthonosan, főleg, ha a közbeszerzési jogszabályok ismeretét ötvözve saját tudásukkal tudják megmutatni a helyes utat.

Sokszor előfordul az is, hogy egy ún. Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum (EEKD) kitöltését kérik a megbízók, amely számos árbevételi adatot tartalmaz. Sok esetben felmerül az is az ajánlattevőben, hogy valójában szükségtelen a több mint tízoldalas dokumentum pénzügyi adatainak pontos és részletes megadása, hiszen az kizárt, hogy a közbeszerzési eljárás során hasznosul, s ez esetenként megalapozott lehet. Az érintett dokumentum egyes részeit ugyanis csak abban az esetben kell kitölteni, amikor azt a beszerző, ajánlatkérő kifejezetten előírja, és valamilyen minimális követelményt is csatol hozzá. Például éves árbevétel megadását írja elő és ezt az EEKD kitöltése során ajánlattevő lenyilatkozza. Ha azonban adott beszerzési tárgyhoz kötődő árbevételt ír elő ajánlatkérő, ennek az információnak az előteremtése már nem olyan egyértelmű kérdés, pontosan ezért fontos, hogy a segítségére levő pénzügyi ágazati szakemberrel az ún. közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt is megossza az ajánlattevő. Ha az érintett dokumentumnak a pénzügyi alkalmassági követelményre vonatkozó részét ismerjük, azonnal érteni fogjuk, hogy az EEKD kitöltését miért kéri ajánlatkérő. Az előbbieket azért érdemes megismerni, mert a közbeszerzésben számos olyan templat-et, nyilatkozatot használunk, melyeken elegendő egyszer átrágnunk magunkat és a későbbiekben sokkal otthonosabban mozgunk majd amikor hasonló jellegű kérdéssel keresnek meg bennünket. Sajnálatos módon azonban egyre kevesebb pénzügyi alkalmassági követelmény kerül előírásra, hiszen ajánlatkérők megtehetik, hogy egyáltalán ne határozzanak meg minimális elvárást az ajánlattevők pénzügyi-gazdasági alkalmasságát illetően. Ennek keretében, amennyiben a gazdasági szakember ajánlatkérőnél dolgozik, célszerű lehet felvetnie, hogy legalább olyan alapvető minimális követelmény kerüljön meghatározásra, amely arányos a beszerzés értékével, tárgyával, de mégis jelzésértékű, amennyiben nem lehet képes ennek ajánlattevő megfelelni.

Ha pedig meghalljuk, hogy például árbevételi adatot egy ajánlattevő más jogi személy árbevételével igazol, érdemes megismerni ennek okát is, mivel bármennyire szakmaiatlannak tűnik, hogy egy gazdasági társaság átveheti más gazdasági társaság „pénzügyi képességének” igazolását, ez bizony megtehető – az ilyen „árbevételt igazoló” társaságot kapacitást biztosító szervezetnek nevezzük.

A közbeszerzés világában számos, akár meglepő eltéréssel találkozhatnak a pénzügyi, számviteli szakemberek, ideértve akár már a számlák kifizetésével kapcsolatos szabályokat is. A közbeszerzés történetében évekig húzódó vita végére tett pontot a jogalkotó akkor, amikor megszüntette az alvállalkozók közvetlen kifizetésének szabályát. Számos szerződés hatályban van ugyanakkor, mely még tartalmazza ezt az előírást. A hatályos szabályok értelmében építési beruházások esetében az ajánlattevők kifizetése más metódusban történik, azaz először a „alvállalkozói rész” kerül kifizetésre, majd az „ajánlattevőt megillető rész”. Ekkor érdemes eldönteni, hogy a kifizetés meggyorsítása érdekében ajánlattevő (fővállalkozó) előfinanszírozza az alvállalkozókat és így előre igazolni tudja, hogy kifizette őket, azaz gyorsabban hozzájut a számla ellenértékéhez. Szintén finanszírozási kérdéssé válik, amennyiben jogvita van az előző esetben az ajánlattevő és az alvállalkozó között, amely teljes mértékben akadályozza ajánlattevő kifizetését is. Ekkor kifejezetten pénzügyi kérdéssé válik a jogvita rendezése, ahol a jogi kockázatok mellett azt is mérlegelni kell, hogy milyen mértékű bevétel késleltetése éri meg egy-egy alvállalkozóval fennálló jogvita esetében.

A fenti példák arra kívánnak utalni, hogy a pénzügyi, számviteli szakemberek tudása a közbeszerzési eljárások lefolytatása és a szerződések előkészítése vonatkozásában elengedhetetlen, s a munka során érdemes azonos nyelvet beszélni a közbeszerzővel, jogásszal vagy éppen az uniós forrás elszámolásáért felelős szervezettel.

Vannak esetek, amikor a pénzügyi, számviteli, adózási szakemberek véleménye „életmentő” lehet egy eljárás során, amennyiben például a multinacionális cég hazai leányvállalata konzekvensen kis és középvállalkozásnak tekinti magát az ajánlattétel során. Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben rögzített hibás adat elegendő ahhoz, hogy az érintett gazdasági társaságot három évre eltiltsák a közbeszerzéstől hamis adatszolgáltatás miatt. A felsoroltak mindegyike egy-egy olyan „apró elem”, amelyben segíthetünk, részt vállalhatunk, amelynek hozzáadott értéke a beszerzés vagy piaci siker érdekében elengedhetetlen.

Nem mindegy például, hogy felmerül-e egy közbeszerzési szerződésből származó bevétel engedményezése, amit nem tilt jogszabály, de a közbeszerzési piaci szereplők mégis ódzkodnak tőle. Ezekben az esetekben szükséges, hogy a hozzáértő szakember felhívja a figyelmet a lehetőségre, hiszen ezek a szabályok semmilyen módon nem a közbeszerzési jogszabályi környezet részét képezik.

A pénzügyi, számviteli szakemberek nyitottsága, jó hozzáállása, segítőkészsége a közbeszerzési piacon valódi segítséget jelent a szereplők számára, ráadásul sok esetben nélkülük a feladat nem is megvalósítható. Az összetett szabályrendszer és feladat miatt nem érdemes azonban távol maradni ettől a világtól, s messze elkerülni ezt a piacot, elvi kérdésként kezelve a közbeszerzésben érintettek magas kockázatát. Amit biztosra vehetünk viszont a GDP közel 10%-ának elköltése során, a kifizetéseket megalapozó számlákat kezelni kell a könyvekben. Legyen szó uniós forrásból megvalósuló beruházásról, vagy kórházi kintlévőségről, de akár egy profitorientált közszolgáltató közbeszerzési adatszolgáltatásáról, szükséges hogy a pénzügyi, számviteli szakember el tudja helyezni a problémát és otthonosan mozogjon az őt illető közbeszerzési kérdésekben. Ha mindezekben elmélyülünk kicsit, talán már más megítélés alá esik, ha könyvelőként, könyvvizsgálóként, adótanácsadóként meghalljuk azt a szót, hogy közbeszerzés…

A cikk szerzője: Dr. Tátrai Tünde, egyetemi docens, Budapesti Corvinus Egyetem, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központja oktatója


Kapcsolódó cikkek:


Bevallások a civil térben
2019. október 17.

A nonprofit szervezetek világát könyveléstechnikai és adózási szempontból bemutató cikksorozatot indít az Adó Online. Első írásunk a közhasznúsági beszámoló készítésének apró trükkjeit mutatja be.  

Számvitel-kommunikáció – az üzleti stratégia új útja?
2019. szeptember 25.

A vállalkozások vezetői tisztában vannak azzal, mennyire fontos a kommunikáció az üzleti életben (is). Azonban az, hogy a számvitelnek is „kifejezőképesnek” kell lennie, biztosan sokak számára hangzik meglepően.

A zárlati munka segítése célprogramokkal
2019. szeptember 19.

„Jó munkához jó szerszám kell!” – ez egy barkácsáruház régi tv reklámjának szövege volt, de napjainkban új értelmezést nyerhet. A „szerszám” ma már szellemi termék, valami olyan produktum, ami egyszerűbbé, hatékonyabbá, „minőségibbé” tehetik a munkafolyamatokat és azok eredményeit.

Átalakítja a digitalizáció a könyvelést
2019. szeptember 11.

Átalakítja a digitalizáció a könyvelést

A digitalizáció jelentősen át fogja alakítani a könyvelők mindennapi munkáját, jobb minőségű szolgáltatásokat tesz elérhetővé az ügyfelek számára, de csak a magukat és irodájukat folyamatosan fejlesztő könyvelők maradhatnak talpon a versenyben Horváth Ilona, az Adótanácsadók Egyesülete Digitális tagozatának elnöke szerint.