Nagytakarítás a költségvetési szervek könyveiben

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A Wolters Kluwer Kft. május végén konferenciát rendez a költségvetési szervek 2014-es éves beszámolói alapján felmerülő problémákról, hibákról, az ezeket okozó gazdasági eseményekről és a hibákra adható gyakorlati válaszokról. A témában az előadóval, Szamkó Józsefnével, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium volt főosztályvezetőjével beszélgettünk.

– A konferencia témája a költségvetési szervek könyvvezetésében a 2014. évi költségvetési beszámolókból leszűrhető tapasztalatok összegzése és az esetleg elforduló hibák kiszűrése. Milyen problémákról lehet szó?

– Összegyűjtöttem néhány olyan témakört, amelyek a 2014-es évben problémásak voltak. Ilyen volt például a kötelezettségvállalások témaköre, ami a költségvetésben egy kiemelten fontos elem. A költségvetési szervek költségvetésből gazdálkodhatnak, esetükben nem úgy működik a dolog, mint egy vállalkozásnál, amely ha egy beruházásra, fejlesztése nincs elég pénze, akkor hitelt vesz fel. Ezeknél az intézményeknél ezért nagyon fontos a kötelezettségvállalás, amit az államháztartási törvény szab meg és ennek a befejező, számviteli része rendelkezik a nyilvántartásba vételről. Ezeknek a szabályairól most már a tapasztalatok alapján kell egy teljes átfogó információt adni az érintetteknek, a kötelezettségvállalástól egészen a befejezésig.

Szintén fontos téma lesz a konferencián a pályázatok kérdésköre. Ez is sok költségvetési szervet érint. Ezek Európai Uniós, illetve bármilyen hazai forrásból adott, döntően visszafizetés nélküli támogatások. Tehát nem kell a támogatott összeg például 50 százalékát visszafizetni, azaz ha a költségvetési szerv megkapja az összeget, akkor azt teljes mértékben elköltheti. Itt nagyon érdekes, hogy kettős irányú a folyamat, mert a költségvetésben vannak végső kedvezményezettek, mint például egy óvoda, vagy egy szociális intézmény, ugyanakkor egy költségvetési szerv akár finanszírozó is lehet, például egy választási hivatal, vagy minisztérium. A hazai finanszírozás ezt is jelentheti. Ugyanez elmondható például az Országos Egészségbiztosítási Pénztár esetében is, amely finanszíroz, egy kórház pedig megkapja a támogatást, mint kedvezményezett. Tehát ezen támogatásoknak – amelyek nem költségvetési támogatások, hanem valamilyen konkrét céllal valósulnak meg – az elszámolásuk meglehetősen bonyolult és ennek most változott a szabálya, másképp kellett elszámolni 2014-ben és másképp kell 2015-ben. Erre pedig fel kell hívni a figyelmet. Sok esettel találkozunk, amelyek mindegyike más-más problémát vet fel.

– Ezek a változások a korábbi hibák ismeretében, azok kijavítása érdekében történtek?

– Szerintem inkább nemzetgazdasági szempontok határozták meg a változtatásokat, illetve az, hogy nehéz volt értelmezni némely szabályt. Itt elég nagy pénzekről beszélünk, amit ha nem megfelelően számoltak el, akkor milliárdos tételekben befolyásolhatják a költségvetést. Tehát fontos, hogy ezekre a változásokra fölhívjuk a szakma figyelmét és ez várhatóan nagy érdeklődésre tart majd számot mind a kedvezményezettek, mind a finanszírozók oldaláról. Annyival összetettebb például egy finanszírozónak a helyzete, hogy az esetek többségében irányító szervként is működik, mint az adott intézmény fenntartója. Neki tudnia kell, hogy az intézményének hogyan helyes elszámolni, hiszen neki kell átvennie a beszámolót. Ha pedig a beszámoló hibás, akkor mint irányító szervnek is problémája keletkezhet.

A tavalyi év végén probléma volt a szállítói számlák kezelése is. Az ezekből szerezhető tapasztalatokról is célszerű beszélni. Ezt nem is elsősorban a változások indokolják, hanem hogy ez egy újfajta elszámolás volt 2014-ben és ennek a megerősítése szükséges az idei évre is.  

– Mennyiben volt ez újfajta elszámolás?

– Másként kellett elszámolni, mivel 2014. január 1-jétől átálltunk egy másfajta számvitelre. Emiatt ennek a kezelése, rendezése 2014-ben problémát okozott és 2015-ben is, aki nem figyelt fel erre, annak is célszerű ismerni az új elszámolási szabályokat. Teljesen új szabály volt, az időbeli elhatárolások bevezetése, mivel a költségvetési szerveknek a 80-as évektől nem kellett a rendszerükben időbeli elhatárolást elszámolni és 2014. január -jétől ez új elemként került be a rendszerbe. Ennek a beszámoló-tapasztalatait, valamint a változások okozta tapasztalatokat szintén át fogjuk tekinteni a konferencián.

Nagyon érdekes elszámolás a költségvetésben a december havi illetmények kifizetése, mert ugye ez pénzforgalmi szemléletben van. Az új számvitelünkben ugyanakkor egy számvitelen belül van költségvetési és eredmény szemléletű számvitel is, és itt a decemberi bérek értelmezése kivétel nélkül mindegyik költségvetési szervnél előfordul. Volt egy kis pontosítás a jogszabályban, ami gondot jelentett. Ennek megismerése, megismétlése szintén fontos lehet.

– A hibás elszámolásnak milyen következményei lehetnek?

– Ha egy szerv rosszul számol el, akkor az ÁSZ korlátozhatja a beszámolót. A rossz elszámolás miatt nem gyakori a bírság, inkább akkor fordul elő, ha elmulaszt egy adatszolgáltatást, vagy nem javítja ki a hibákat. Ha egy pici hibát vét, az még nem jár súlyos szankciókkal, de ha például meghamisítja az adatokat, akkor az már a számviteli fegyelem megsértésének minősül, felmerülhet a csalás gyanúja is, ilyenkor tehát komolyabb következményekkel lehet számolni. Pontosan nem lehet tehát megmondani, hogy mik a tételes következmények. Ha rosszul készítik el a mérleget, akkor azt javítani kell. Ha nem javítja ki, akkor már számíthat bírságra. De nagyon fontos, hogy a költségvetési szerv által leadott beszámoló megfeleljen a valódiság elvének.

– Milyen egyéb témakörök lehetnek fontosak?

– Az immateriális javak és tárgyi eszközök elszámolási szabályainak témaköre mindenképpen ilyen, ahol a bekerülési érték szabályos meghatározását, az értékelést, a gazdasági események elszámolását célszerű áttekinteni. Az eddigi tapasztalatok azt mutatták, hogy ezekben a témákban merült fel a legtöbb kérdés a szakma részéről. Itt nincs nagy változás a jogszabályban, de 2013-ról 2014-re viszont nagy változások történtek és még mindig vannak olyan pontok, amelyeket nehezen értelmeznek a költségvetési szervek.  

Ugyan ez a helyzet az eszközök minősítési szabályai esetében is. A költségvetésben szintén érdekes témakör a könyvek beszerzése. A könyv ebből a szempontból tárgyi eszköznek minősülhet, ha éven túl használódik el. Ebben az összefüggésben célszerű beszélni a minősítési szabályokról. Ugyanez a helyzet az értékeléssel kapcsolatban is, aminek egy része, a bekerülési érték megállapítása jelentősen eltér a számviteli törvénytől és jelentősen változott.

A számvitel nagy kézikönyve 2015 + 57 számviteli eset megoldása
érdekes számviteli példák jogszabály alkalmazási tippek döntési alternatívák könyvelési lépések ábrák és táblázatok A népszerű szakkönyv áráért most az 57 számviteli eset megoldása című könyvet is megkapja! Rendelje meg most a két könyvet egy áráért! >>

– Az önköltség-számítás is a témák között szerepel. Mi ennek a jelentősége?

– Az önköltség-számítás a költségvetésben még gyerekcipőben jár. Vannak olyan területek, ahol nagyon fejlett, ilyen például a kutatás, felsőoktatás, egészségügy, de más területeken idáig nem volt rá igény és elég sok minden félreértelmezés van a köztudatban ezzel kapcsolatban, amit célszerű a jogszabályok alapján a helyére tenni. Megítélésem szerint a jövő útja az önköltségszámítás alkalmazása lesz.

– Mi az oka a módszer mellőzésének?

– A költségvetési szervek a 80-as években kezdték el, hogy egyáltalán üzemgazdasági szemléletű számvitel szerint könyveljenek. A 90-es években jött be egy nagy csoport a kettős könyvvitelbe, a fegyveres testületek.  Az ilyen típusú költségvetési számvitel tehát nem tekint vissza nagy múltra, az intézmények többsége 1992 és 2013 között klasszikus pénzforgalmi számvitelt vezettek. Most jött be a teljesítményszemlélet, ami valahol megköveteli az önköltség-számítást. Cikksorozat is készült arról, hogy a különböző ágazatokban (büntetésvégrehajtás, kultúra, kutatás, felsőoktatás) az önköltség-számításnak mi a módja és ugyanezt tervezzük az egészségügyre vonatkozóan is.

– Akkor ezek szerint ezt a módszert alig alkalmazzák?

– Nem, mert a legtöbb intézmény nem gondolja végig az összes vetületét, hogy mire is kéne alkalmaznia. Az önköltség-számítás például egy nagyon jó vezetői döntés-előkészítő eszköz lenne, ugyanis egy vezetőnek tisztában kellene lennie azzal, hogy melyik tevékenysége mibe kerül. Vagy, ha például egyszer bevezetik a feladat-, vagy tevékenység szerinti finanszírozást, annak önköltség-számítás lesz az alapja és ez ebben az esetben szintén nagyon fontos lesz a döntés meghozatala szempontjából. Ez egyelőre csak tervként létezik, de szakmai körökben már lehetett hallani arról, hogy a jövőben esetleg feladatokat fognak finanszírozni és nem intézményeket. Az önköltség-számítás az uniós projekteknél is nagyon fontos. Hogy lehet például egy uniós projektre elszámolni az intézményi rezsiköltséget? Én magam a kutatás területét ismerem jobban, ahol már a 60-as évek végétől természetes gyakorlat volt, hogy egy utókalkulációval önköltség-számítást használtak az intézmények. Egyébként ez természetes is bizonyos kulturális intézményeknél, vagy a felsőoktatásban, ahol kötelező is, hiszen másképp nem lehetne megállapítani például egyes hallgatói díjazásokat.

Számviteli szabályzatok költségvetési szervek részére Szerkesztette: Szamkó Józsefné
A 2015-ös számviteli szabályzatok, melyeket a mintatár tartalmaz: Számviteli politika Eszközök és források értékelési szabályzata Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata Pénzkezelési szabályzat Önköltségszámítási szabályzat Számlarend Bizonylati szabályzat További információ és megrendelés >>

– Nem lenne célszerű előírni, hogy mindenki kötelezően alkalmazza az önköltség-számítást?

– Nem egyértelműen, ugyanis rengeteg adminisztrációval jár és nem biztos, hogy például egy óvodának elő kell ezt írni. Igaz, nem sok minden kellene hozzá, hogy egy óvoda is meg tudja csinálni. Például az iskoláknál a közvetett költségek elszámolásánál nem mindegy, mennyibe kerül mondjuk az első és mennyibe az ötödik osztály működése. Korábban elképzelhetetlen volt, hogy ezt külön könyveljék, majd pár évvel később megjelent a költségvetési információs rendszerben, hogy külön kell kimutatni a rendszerben az 1-4.-ig és az 5-8. osztályok költségét. Tehát az ilyen számításokra igény van és a döntéshozók is igényelnék, csak a tervezési rendszerünk még nem állt rá. Félő, hogy ha ez az átállás megtörténik és a jövőben megvalósul a feladat-finanszírozás, akkor a költségvetési szervek egy része nem lesz eléggé felkészülve erre az elvárásra.

– Ettől félni kell?

– Már hallottam médiában, hogy tervek szintjén megjelent a feladatfinanszírozás, ezért jó lenne, ha odafigyelne rá a szakma, de hangsúlyozom, hogy jogszabály egyelőre nincs rá. Fontos lenne tehát, hogy az önköltség-számítás, ha nem is teljes körűen, de meginduljon és az intézmények érezzék ennek szükségességét. Az önköltség-számítás nélkülözhetőségéről szóló tévhiteket meg lehet ingatni, mert vannak olyan gazdálkodási szabályok, amelyeknél függetlenül attól, hogy a számvitel szerint nem kell vezetni, valójában szükség lenne rá.

Erre jó példa a saját előállítás, ahol egy belső szabályozásra van szükség, hogy miként állapítom meg ennek az önköltségét. Ez fontos lehet a szociális intézményekben, vagy a fogvatartottaknál, akik például valamilyen haszonállatot nevelnek, zöldséget termelnek. Más az értéke egy tenyészállatnak és más, ha készáruként könyvelik el. Ennek pedig meg kell állapítani a pontos értékét és ez önköltség-számításos módszerrel tud csak működni.

– Ezek alapján a módszer alkalmazása logikusnak tűnik minden érintett számára.

– Valóban, szerencsés lenne ezt alkalmazni széles körben és ennek a szükségességére is fel kell hívni a figyelmet, ezekre a kérdésekre pedig gyakorlati válaszokat is kell adnunk.

– Minden intézménynek saját döntési köre, hogy alkalmazza-e ezt a módszert?

– Van egy kör, amely intézményeknél kötelező ezt elkészíteni, de, az ezen körön kívül eső intézményeknél ez saját döntés kérdése. A jogszabály szerint azon intézményeknek kötelező, amelyek rendszeresen végeznek kifelé termékértékesítést, vagy szolgáltatást. Az sem szabályozták pontosan, hogy mit is értünk rendszeres tevékenység alatt. Nem gondolom, hogy egy költségvetési szervnek az a dolga, hogy mindig piacorientált legyen, de ha véletlenül van erre lehetősége, akkor itt muszáj használni az önköltség-számítást.

– Tudna erre példát mondani?

– Nemrégiben változtatták, hogy milyen tevékenységet végezhet a közfeladat ellátása mellett egy költségvetési szerv. Például egy kollégium, ha a férőhelyeit értékesíti a hallgatóknak, de van szabad kapacitása, akkor nyáron, tanítási szünetekben ki tudja adni a szobáit idegenforgalmi célokra, erre tud bevételt kérni és ez esetben ki kell számolni, hogy ennek pontosan mennyi az önköltsége. El kell döntenie, hogy önköltségen értékesíti-e a helyeket (ez alatt nem lehet), vagy pedig önköltség felett, de ekkor ez már vállalkozási tevékenységnek számít és ilyenkor már kötelező az önköltség-számítás. Még mindig jobb, ha ezt maga a költségvetési szerv számolja ki, mintha egy revizor.

Én nagyon fontosnak tartom ezt és úgy gondolom, hogy ez a számvitel legszebb része, de nem ezért került be a konferencia témái közé, hanem mert, van egy félelem, hogy ennek alapján valamikor bejöhet egy olyan szabályozás, hogy feladatokat fognak finanszírozni. Hiszen például az önkormányzatoknál vannak különböző ágazati és működési támogatások, amelyek bizonyos esetekben önköltség-számításon alapulnak. Pályázatoknál szintén kell az önköltség-számítás.

– A szakemberek és az intézmények fel vannak készülve a módszer alkalmazására? Mennyi plusz időt és adminisztrációt jelentene ez?

– Tulajdonképpen igen, felkészült a szakma erre, de tény, hogy több adminisztrációval járna, viszont az eredménye mindenképpen látványos lenne és hasznos volna, ha legalább a döntéshozók tisztában lennének a jelentőségével.

– Az eddigi konferenciák után tapasztalt pozitív változást a szakmán belül?

– Feltétlenül. Azoknál általában nem szokott probléma lenni, akik eljárnak a konferenciákra és ott hallanak ezekről az újdonságokról, és megismerik, hol lehet ezeknek utánanézni. Ha tudják a kollégák, hogy egyes problémáknak pontosan hol lehet utánanézni, máris felkészültebben tudják megvédeni saját számaikat. Ebben látom inkább a gyakorlati hasznát ezeknek a rendezvényeknek.

– Mivel tudná meggyőzni azokat a kollégákat, akik eddig nem vettek részt ilyen konferencián, hogy most jöjjenek el?

– Mindenképpen az elmúlt időszak tapasztalatainak és a hibáinak megismerése az, ami a legfontosabb és leginkább hasznos mindenki számára. Ezekből a hibákból, a felmerülő problémákból nagyon sokat lehet tanulni. Pontosítani lehet ezen kívül a tárgyi eszközökre és immateriális javakra vonatkozó tudásukat. Ezen kívül fontos lehet az új számvitellel összefüggő újdonságok megismerése és a már említett új kapcsolatok kialakítása is. Ha egy témával többször találkoznak a kollégák, esetleg más vetületben merülnek fel ezek a problémák, akkor talán másképp is állnak hozzá. Ha például a kötelezettségvállalást valaki rosszul csinálja, akkor minden hónapban el fogja rontani, hiszen minden hónapban van adatszolgáltatás. Ha pedig sorozatosak a hibák, a Kincstár keményen bírságolni fog. Ezekkel az ismeretekkel sok esetben el lehet kerülni a bírságolást. Abban nem tudunk segíteni, hogy valaki nem határidőre készíti el az adatszolgáltatást, de hogy szakmailag helyesen járjon el, ebben már igen. Erre törekszünk a közelgő konferenciával is.

A Wolter Kluwer által szervezett konferenciára itt jelentkezhet.

---