Online számla adatszolgáltatás lépésről lépésre

Szerző: Németh Lilla
Dátum: 2021. február 9.
Címkék: , , ,
Rovat: ,
2021 januárjától bővült a NAV online számla adatszolgáltatásban érintett számlák köre azon adóalanyoknál, akik magyar adószám alól számlát állítanak ki. Az exportszámlák, webshopos számlák és a magánszemélyek felé kiállított számlák is ebbe a körbe tartoznak.

Mely számlákról kell online számla adatszolgáltatást teljesíteni 2021-ben?

2021-től már nem csak a belföldi nyilvántartásba vett áfaalany partnernek kiállított számláról kell adatot szolgáltatni, hanem minden kiállított számla esetében, melyre az Áfa tv. számlázási szabályai alkalmazandók. Vagyis az EU-s, illetve az unión kívüli partnerek, illetve a magánszemélyek számára kiállított számlák is az online számla adatszolgáltatási körbe tartoznak. Ebbe a körbe tartoznak a webshopok is, melyeknek az OSS rendszer indulásáig, 2021. július 1-ig számláik adatait jelenteniük kell az adóhatóság felé az Online Számla rendszeren keresztül.

Ez azt is jelenti, hogy számos új belépőnek kell csatlakoznia az online számla rendszerhez, akik eddig nem voltak kötelezettek, mert nem bocsátottak ki belföldi B2B, azaz üzleti számlákat.

Hogyan kell teljesíteni a NAV online számla adatszolgáltatást?

Az online számla adatszolgáltatás azt jelenti, hogy a számla adattartalmát a számla – vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat – kiállításakor azonnal, XML-formátumban, az adóhatóság által meghatározott szerkezetben, elektronikus úton, emberi beavatkozás nélkül kell jelenteni. Amennyiben még kézi számlatömbből számlázna az adózó, akkor manuálisan az online számla felületén tudja az adatszolgáltatást teljesíteni.

Milyen adatokat kell jelenteni a NAV felé?

A számláról való adatszolgáltatás folyamatát és tartalmi előírását a NAV által közétett fejlesztői dokumentáció és az adatszolgáltatási sémák tartalmazzák. Az online számla jelentési kötelezettség legalább az áfa-törvény szerint kötelező számla adatokra és a sémában kötelezően előírt adatokra terjed ki, jelenleg a 3.0 XSD sémában előírtaknak kell megfelelni. (A decemberi XSD séma változásokról itt olvashat.) A teljes adattartalom jelentését is érdemes megvizsgálni, hiszen ebben az esetben egyéb lehetőségeket, kötelezettséget is ki lehet váltani az adatszolgáltatással.

Mi a teendő most az online számla adatszolgáltatás megkezdéséhez?

  1. A NAV Online Számla regisztráció az első teendő
    Az adatszolgáltatás teljesítésének első lépcsője a regisztráció, amelyet az adott társaság képviselője vagy meghatalmazottja tud megtenni. A regisztráció folyamata a technikai felhasználó (virtuális felhasználó a gép-gép interfészen keresztül történő sikeres adatszolgáltatáshoz),és a hozzá tartozó kulcsok létrehozásával zárul.
  2. Vizsgáljuk meg, hogy a számlázó programunk képes-e az online számla adatszolgáltatást teljesíteni
    Amennyiben a számlázóprogram megoldja az online számla adatjelentést, akkor meg kell vizsgálnunk, hogy a számlaprogramban a beállításokat megfelelően teljesítettük-e; minden jelentendő számla behúzásra került-e, az XML-ben minden olyan adat szerepel-e amely a számlán is szerepeltetendő.
    Amennyiben a számlázóprogram/ERP nem küld adatot a NAV online számla rendszer felé, úgy erről gondoskodni kell. Lehetőség van az adatszolgáltatást külső adatszolgáltató modullal megvalósítani. Ilyen esetben a regisztráció során létrehozott technikai felhasználót az adatszolgáltató modulban is rögzíteni kell a NAV szerveréhez történő sikeres kapcsolódáshoz.
  3. Az online számla adatszolgáltatás tesztelése
    Amennyiben a számlázóprogram készen áll az online adatszolgáltatás teljesítésére, javasolt tesztelni a beállításokat. Érdemes minden típusú kimenő számlából néhányat letesztelni – természetesen csak teszt számlákkal.

Mire érdemes figyelni, ha külső adatszolgáltatási modulra van szükség?

Mindenképpen olyan megoldást javasolt választani, amely az adóhatóság által visszaadott figyelmeztetéseket, hibaüzeneteket is figyeli, és értesíti a felhasználót hiba esetén. Ugyanis ha a NAV visszautasítja az adatszolgáltatásunkat, nem fogadja be az XML-t a fejlesztői dokumentációban részletezett okokra hivatkozva, az online számla adatszolgáltatást javítani kell.

Azt minden felhasználónak tudnia kell, hogy az adatszolgáltatás elmulasztása komoly bírság-kockázatot von maga után: a büntetés felső határa számlánkként 500 000 forint.

Fontos megemlíteni, hogy az online számlajelentés januári változása felkészülést is jelent az új 3.0-ás verzióra, hiszen az év eleje óta a 3.0 verzió szerint kell teljesíteni a kötelezettséget. Az adóhatóság ugyanakkor türelmi időszakot biztosított 2021. március 31-ig, addig még a korábbi, 2.0 sémaverzió szerinti adatszolgáltatást is elfogadja a NAV.

A jelentési elvárás mellett a hatóság szolgáltatásokat is biztosít, ilyen például a belföldi adószámok, szállítói számlák lekérdezésének lehetősége és az adatszolgáltatási rendszeren belüli elektronikus számlázás támogatása.

Amennyiben saját megoldást vagy külföldön fejlesztett számlázóprogramot használunk, melynek nem része a magyar jogszabályoknak megfelelő adatszolgáltatási lehetőség, a fejlesztés jelentős kihívást jelenthet.

Ezért célszerű olyan szakértőket bevonni, akik adó és technikai oldalról is tudják a társaságot támogatni. Akár az előállított XML fájlok minőségének ellenőrzésével, de egyéb számos ponton is bevonható külső segítség és az adatküldés is kiszervezhető egy külső alkalmazásra építve, amely akár felhőalapú is lehet, így akár egy külföldi anyacég távoli munkatársai és a hazai dolgozók – akár időzónától függetlenül – is elérhetik azt.

Regisztráció az online számla jelentés megkezdéséhez

Az Adóhatóság az Online Számla weboldalon teszi közzé az adatszolgáltatás frissítéseiről szóló híreket, a fejlesztői dokumentációkat, jogszabályokat. Az online számla regisztrációt követő bejelentkezés után lekérdezhető az adatszolgáltatások státusza, a társaság vagy partnerei által jelentett számlák, és a feljebb említett manuális adatjelentést is itt lehet megtenni.

A bejegyzés szerzője Németh Lilla, az RSM Hungary adóüzletágának igazgatója. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.


Kapcsolódó cikkek:


Brexit – így alakuk a magánszemélyek adózása
2021. március 2.

Cikksorozatunkban témakörönként végigvesszük a Brexit okozta változásokat az egyes adónemeket, egyéb közterheket, vámokat érintően. Elemzéseinket egy mindenkihez nagyon közel álló területtel kezdjük: a magánszemélyek személyi jövedelemadózásával.

NAV: március 15-től lesznek elérhetőek az szja-bevallási tervezetek
2021. március 1.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) már öt éve automatikusan készíti el több millió ember személyijövedelemadó-bevallási tervezetét, ezáltal a NAV-hoz nem kell a kedvezményekre jogosító vagy a munkáltatói igazolásokat beküldeni, hanem az adózónak kell megőriznie azokat az öt éves elévülési idő végéig.

Márciusban is jár a munkáltatói adómentesség
2021. március 1.

A koronavírus sújtotta ágazat vállalkozásainak nem kell megfizetniük 2020. novemberétől 2021. március végéig a munkavállalók utáni szociális hozzájárulási adót, szakképzési hozzájárulást, a rehabilitációs hozzájárulás arányos összegét, valamint a személyi jellegű kifizetések után a kivát.