Online számlázás: ha jön a revizor

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az elmúlt hetekben, hónapokban már megszokhattuk, hogy minden cikk a NAV újabb „csodafegyveréről” szól, a számlázó-programok bekötéséről a NAV-hoz, és a folyamatos adatszolgáltatásról. Ennek kapcsán számos információhoz juthattunk a technikai kihívások leküzdésére. Ennek a cikknek nem az a célja, hogy ezeket tovább mélyítse, hanem olyan eszközt kíván az olvasó kezébe adni, amely a megváltozott körülmények között tud az adóalanyok segítségére lenni.

Még a NAV-nál kiutalás előtti ellenőrzési területen dolgozva számtalanszor szembesültünk azzal a problémával, hogy amikor egy ügyletet próbáltunk körüljárni, teljes körűen feltárni, már hetek, hónapok – szélsőséges esetben – akár évek teltek el a gazdasági esemény tényleges megtörténte és a vizsgálat között. Ez az adóhatóságnak nyilván hátrány, míg az adózóknak tagadhatatlan előny volt, elsősorban ha adóelkerülés volt a felek szándéka. Ez az adóhatósági hendikep egyenlítődött ki most július elsejétől. Abszurd a példa, de a helyzet ahhoz hasonló, mint amikor az Egyesült Államok elvesztette az „atlanti pajzs” védelmét a szovjet rakéták Kubába telepítésekor. A mi esetünkben az atlanti pajzs az idő volt.

Arra a megváltozott helyzetre, hogy egy ügyletet követően akár néhány napon belül megjelenhet a NAV a tranzakció ellenőrzése céljából, alaposan fel kell készülni, méghozzá elsősorban a jogkövető adóalanyoknak, ha gyorsan szeretnének egy ilyen revízión átesni. Hogyan tudunk gyorsan túljutni egy ilyen ellenőrzésen? Ugyanúgy, ahogy bármely más adóellenőrzésen: gyorsan és jó minőségben szolgáltatunk információt a revizoroknak.

Képzeljük el azt a – valós szituációt -, hogy egy revizornak – szélsőséges esetben – akár negyven vizsgálatban kell szimultán képben lennie, és folyamatos haladást felmutatnia. Ekkora túlterhelés esetén a revizor is a „könnyebb ellenállás” irányába mozdul el, azaz ha jól kiszolgálva érzi magát, akkor gyorsan le tudja zárni a vizsgálatát.

Hogyan tudjuk jól pozícionálni magunkat egy induló vizsgálat során? Mindig sokkal gördülékenyebben indul a vizsgálat, ha a revizornak egy rövid, írásos bemutatkozó anyagot tudunk adni a cégünk működéséről. Kik vagyunk, mivel foglalkozunk, hol működünk (bérelt vagy saját tulajdonban van az ingatlan), milyen személyi feltételekkel működik cég (hány alkalmazottunk van), milyen tárgyi feltételekkel dolgozunk, pénzügyi stabilitásunk milyen lábakon áll (hiteleink, saját forrásaink aránya), mennyire stabil a partnereink köre. Tudom, hogy ez túlzásnak tűnhet, de próbáljuk magunkat beleképzelni a revizor helyébe, amikor velünk találkozik, és ilyen nyitással indulunk.

Az adóhatósági kapacitások szűkössége miatt sem lehetséges, hogy minden számlát körüljárjon a revizor, ezért jellemzően csak adott cég működéséhez képest nagyobb számlák fognak különös figyelmet érdemelni, ezért ha már előre tudjuk, hogy lesz egy kiemelkedő ügyletünk, arra már előre tudunk készülni. Sokkal gördülékenyebb tud lenni a vizsgálat, ha a revizornak egyből számlát, szerződést, teljesítési igazolást, vagy bármi más releváns dokumentumot tudunk a rendelkezésére bocsátani. Triviálisnak tűnhet, de ha az előbbi dokumentumok összhangban vannak, és nincs köztük ellentmondás, az megint egy olyan körülmény, amelyet a revizor a javunkra tud írni.

Szintén az adózói pozíciót erősíti, ha indokolni tudja, miért éppen azzal a céggel lépett gazdasági kapcsolatba, akinek a számláját befogadta, ellentétes irányú tranzakciónál, akinek a részére a számlát kibocsátotta. A kellő körültekintésünket ebben a tekintetben azzal is alátámaszthatjuk, ha van például egy lementett cégkivonatunk, vagy utolsó elérhető beszámolónk a partnerünkről. Ezek értelmezése nem igényel mély jogi, vagy pénzügyi ismereteket. Egy-két teszt lekérdezés alatt rá tud állni a szemünk, hol találkozhatunk információkkal az adószám érvényességével kapcsolatosan, hol látjuk az esetleges megindított/lefolytatott végrehajtási eljárásokat, ki jogosult a cég nevében eljárni, érvényes jognyilatkozatot tenni. A beszámolóból pedig láthatjuk partnerünknek vannak-e eszközei, alkalmazottai, a pénzügyi stabilitása mennyire szilárd, mekkora forgalmat tud bonyolítani egy év alatt.

Partnerünk ellenőrzése kapcsán ne hagyjuk ki az adóhatóság nyújtotta lehetőségeket sem, így nézzük meg, hogy partnerünk rendelkezik-e megbízható adózó státusszal, milyen adóalanyisága van, van-e adóhiánya, hátraléka, adószáma rendben érvényes-e, volt-e be nem jelentett alkalmazottja, szerepel-e a köztartozásmentes adózói bázisban, stb.

Teljesen nyilvánvaló, hogy ilyen részletes informálódást nem lehet minden partnerünk esetén érvényesíteni, a cikkemben foglalt javaslatok nem is ezt célozzák sugallni. Amit javaslok érvényesíteni, hogy a legfontosabb partnereink vonatkozásában rendelkezzünk ilyen adatokkal, vagy ha új céggel lépünk üzleti kapcsolatba, esetleg a szokásos ügyleti értékünket jóval meghaladó gazdasági eseményben veszünk részt, akkor tudjunk ennyire részletes információkat nyújtani.

Utolsó gondolatként attól szeretném óvni az olvasót, hogy a begyűjtött információkat papír alapon őrizzük, ha ezek szkennelve, lefotózva, lementve tárolódnak a gépeinken, várva azt, hogy esetleg soha nem lesz rájuk szükség, akkor az még akár kényelmesnek is tekinthető.

A szerző Molnár Péter független adótanácsadó

---