Változtak a nyugdíjhoz szükséges munkaügyi iratok megőrzési szabályai

A megőrzendő dokumentumok köre idén bővült a foglalkoztatási igazolásokkal. Ismertetünk minden részletet.

Releváns jogszabály: – 1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról

A nyugellátások pontos, időben történő megállapítása érdekében szigorú előírások biztosítják, hogy az ehhez szükséges bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettséget megfelelően teljesítsék az érintettek, közöttük a munkáltatók is.

Jó tudni azt is, hogy súlyos következményei vannak a hibáknak, vagyis annak, ha nem megfelelően, esetleg egyáltalán nem, vagy késedelmesen történik meg az előírt adatszolgáltatás, a bejelentési-, nyilvántartási kötelezettség teljesítése.

2024-től bővült a megőrzendő dokumentumok köre

A nyugellátásra való jogosultság és a nyugdíj összege a szolgálati idő hosszától és a nyugdíj alapjául szolgáló kereset, jövedelem nagyságrendjétől függ. Mindkét adat a foglalkoztatás során keletkezik.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény ( a továbbiakban: Tny.) adatszolgáltatási és bejelentési kötelezettséggel kapcsolatos rendelkezéseinél a 99/A §-ban rögzíti, hogy a foglalkoztatónak a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával (például munkaviszonyával) összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat kell megőriznie a megadott időpontig.

A megőrzendő dokumentumok köre bővült a foglalkoztatási igazolásokkal a Tny. 99/A § 2024. január 1-jétől hatályos módosítása alapján.

Nem változott a megőrzési határidő

Ezeket az iratokat, adatokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni a foglalkoztató.

Emlékeztetőül: a Tny. 18.§-a szerint a nyugdíjkorhatár az adott személy születési éve szerint kerül meghatározásra, az 1957-től születettek esetében ez a korhatár már a betöltött 65. életév.

Bejelentési kötelezettség

A megőrzendő iratok fellelhetősége érdekében amennyiben a foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, köteles bejelenteni fenti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

Mulasztás esetén bírság

A Tny. 91.§-ában foglaltak szerint, ha a kötelezett a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv részére történő, jogszabályban meghatározott bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási, illetve a nyugdíjbiztosítási feladatok ellátásával kapcsolatos egyéb kötelezettségét nem teljesíti, vagy késedelmesen teljesíti, illetve annak nem az előírt módon tesz eleget, mulasztási bírságot köteles fizetni.

A Tny. 91.§-a 50.000 forinttól 500.000 forintig, a jogsértés egy éven belüli ismételt megállapítása esetén 1.000.000 forintig terjedő összegben határozza meg a mulasztási bírság összegét.

Itt a 2025. január 1-jei változás

A Magyar Közlöny 2023. évi 187. számában kihirdetésre került a 2023. évi CIX. törvény, amely 15.§-ával módosította a Tny. 99/A§-át.

Az új rendelkezés szerint, amely 2025. január 1-jével fog hatályba lépni, a foglalkoztatónak a 2024. december 31-ig keletkezett, a nyugellátással kapcsolatos munkaügyi iratokat, adatokat, foglalkoztatási igazolásokat kell megőriznie a nyugdíj korhatár betöltését követő öt évig.

A változtatásra a módosító törvény indokolása szerint azért került sor, mert az iratőrzési határidőre korábban azért volt szükség, mivel a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok nem elektronikosan készültek, azok megfelelő időn át történő megőrzése viszont a biztosított későbbi nyugellátásának megállapítása érdekében nélkülözhetetlen volt.

A munkáltatókat terhelő iratőrzési kötelezettség kivezetésre kerül 2025. január 1-jétől, a megőrzési kötelezettség így csak a 2024. december 31-ig keletkező iratokra marad fenn, a nyugellátások megállapításához szükséges adatokat az állami nyilvántartások tartalmazzák.

A munkáltatóknak továbbra is nagyon pontosan eleget kell tenniük bejelentési, adatszolgáltatási kötelezettségeiknek, nagy a felelősségük e téren.

---