Mire nem kéne használni az e-mailt?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Öt olyan dologra használjuk a levelezést, amire ügyviteli rendszert kellene.

Az email megváltoztatta az üzleti élet mindennapjait, de nem feltétlenül a legjobb irányban. Amennyiben az inboxban tárolt leveleinek száma megegyezik az Ön teendő-listáján szereplő tételek számával, akkor az emailt valószínűleg nem a leghatékonyabb módon használja. Ami kezdetben a kommunikáció új és hatékony eszköze volt, később többlet munkateherré vált. Szinte minden üzleti folyamat emailes párbeszédek formájában ölt testet, pedig ennél jobb lehetőségek is léteznek – olvasható a UNIT4 sajtóközleményében.

A cég összegyűjtött 5 olyan dolgot, amit emailek segítségével intézünk, pedig nem kellene:

1. CRM adatbázis

A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően emailjeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.

2. Dokumentum tárolás

Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.

Az ÚJ Jogtár bemutatja: Ügyvédreggeli 2014.         Készüljünk együtt a Ptk. jelentős változásaira!

2014. 03. 07.:  Az érvénytelenség az Új Ptk.-ban – Dr. Darázs Lénárd 2014. 03. 28.:  A hibás teljesítés megváltozott szabályai és új intézményei – Dr. Lévayné Dr. Fazekas Judit 2014. 04. 04.:  A kontraktuális kárfelelősség szabályai az új ptk.-ban – Dr. Lábady Tamás 2014. 04. 25.:  Engedményezés, tartozásátvállalás, jogátruházás, szerződés átruházás – Dr. Gárdos Péter 2014. 05. 30.:  Kft. változások és az új Ptk – Dr. Kisfaludi András 2014. 06. 27.:  Új cégjogi szabályok – Dr. Hámori Andrea 2014. 09. 12.:  Újdonságok a polgári perjog területén – Dr. Sántha Ágnes 2014. 10. 03.:  Vállalkozási szerződések – Dr. Barta Judit 2014. 11. 07.:   Vezető tisztségviselők felelőssége az új Ptk.-ban – Dr. Gárdos Péter 2014. 12. 05.:   Adásvételi szerződések – Dr. Kisfaludi András Az egyes előadásokra külön-külön is jelentkezhet! Helyszín: Hilton Budapest Westend, 1062 Budapest Váci út 1-3. Bővebb információk és a teljes előadássorozatra jelentkezés itt

3. Projekt menedzsment eszköz

Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?

4. Belső közösségi média

Volt már valaha részese olyan email-es párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú email-ek.

5. Riporting eszköz

Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az emailes levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.

Új zálogjogi szabályok és a hitelbiztosítéki nyilvántartás

Bármilyen ingóságon fennálló követelés csak a hitelbiztosítéki nyilvántartásba való bejegyzéssel zálogosítható el. Az új Ptk. kiemeli, hogy ebbe a nyilvántartásba kell bejegyezni a tulajdonjog fenntartásával történő eladást, a lízing- továbbá a faktoring szerződéseket is.                                     Értesüljön az új szabályokról, tegye fel kérdéseit szakértő előadóinknak, Dr. Parti Tamásnak, a Budapesti Közjegyzői Kamara elnökének és Dr. Gárdos Péter ügyvédnek. Jöjjön el 2014. április 15-én szakmai konferenciánkra!                                     Helyszín: Best Western Hotel Hungária, 1074 Budapest Rákóczi út 90.                                     Bővebb információk és jelentkezés itt

Van egy közös dolog a fentiekben: az emailt az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is.

Miközben egy kapcsolattartásra szolgáló rendszert (email) használunk ügyviteli rendszerként is, az ügyviteli rendszerek (mint például az ERP) egyre alkalmasabbá válnak a kapcsolattartásra is. Nagyon valószínű, hogy az ügyviteli rendszerek és a kapcsolattartásra használt rendszerek közötti határ hamarosan elmosódik, mivel nyilvánvalóan könnyebb és hatékonyabb az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatos párbeszédeket a rendszeren belül tartani, mintsem a régmúlt levelezései között kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat.

---