Féléves zárás – zárlati célprogramok

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A könyvelő irodák által készített havi adatszolgáltatások között kiemelt szerepe van a féléves zárásnak, mert az I. félév eredménye sok vállalkozásnál már jó iránymutatást ad arról, hogy milyen éves eredményre számíthatunk, esetleg erre figyelemmel tervezhetőek meg egyes korrekciós lépések. Az ügyfelek egy jelentős része ezért a szokásos havi zárlatoknál nagyobb figyelmet fordít a féléves zárásra.

A zárlatok hatékony elvégzését, az évközi és az év végi zárlati munka alátámasztását, szervezését, dokumentálását szerencsére ma már speciális programok is segítik. Tekintsük át, hogy mi az, amit egy ilyen célprogramtól kaphatunk, hogyan segítik ezek a könyvelő, de akár a cégvezetés munkáját is?

A beszámoló elkészítésének támogatása:

• Alapfunkció, szinte már rutinfeladat a beolvasott főkönyvi kivonatból mérleg, eredménykimutatás, mutatószámok készítése. Ezt kiegészíthetik további kimutatások, amik segítenek az adatok értelmezésében, esetleg a hibák javításában. Ilyenek lehetnek az elkészült mérleg és eredménykimutatás sorainak részletezése főkönyvi számonként, vagy több időszak, különféle bázisok választási lehetősége.
• Cash-flow kimutatás készítése. Számos program tartalmaz legalább névlegesen ilyen lehetőséget, de gyakran ezek csak „formális cash-flow”-t készítenek a két időszak különbségét mutatják be. Sajnos érdemtelenül keveset foglalkozunk a cash-flow-val, pedig a szemléletmódja – a készpénz mozgás kimutatása – közelebb áll az ügyfelek gondolkodásmódjához, mint a számviteli logika. Felkeltheti az ügyfelek érdeklődését, ha meg tudjuk mutatni a nyereség és a készpénz közötti összefüggést: hogy van ugyan nyereségük, de mégsincs pénzük, vagy fordítva, a mérlegben nem mutatkozik nyereség, a számlájukon mégis van pénz.
• Beépített táblázatok, kimutatások a beszámoló egyes sorainak ellenőrzéséhez, a zárási tételek kialakításához, az adók kiszámításához.
• Fontos, hogy a program lehetővé tegye saját táblázatok beépítését a rendszerbe. Ugyancsak beépíthetők zárlati ellenőrző listák, amelyek hozzájárulnak a munka minőségének a javításához.
• Kiegészítő melléklet készítése. Célszerű, ha a program egy mindenre kiterjedő alapszöveget tartalmaz, amelyeket táblázatokkal lehet kiegészíteni. Itt fontos a rugalmasság, hogy a programba beépített szöveget könnyen lehessen módosítani, illetve új szövegeket lehessen beépíteni. Hasznos, ha a programban lehet különféle változatokat, sablonokat készíteni, amelyeket az egyes típusú cégekhez alkalmazni lehet.

 Az évközi és év végi zárás teljeskörű, rendszerezett elektronikus dokumentálása

Ez a funkció legalább annyira fontos, mint a beszámoló készítés segítése. Az elektronikus tárolás a Windows intézőben külön program nélkül is megvalósítható, de az intéző olyan, mint egy üres polc, ahol minden alkalommal nekünk kell újra és újra a rendet kialakítani. Egy program ezzel szemben olyan, mint egy felcímkézett tárolórendszer, amelyben csak a megfelelő fiókba kell tenni a dolgokat. A formalizált és egységesített dokumentációs rendszerben az azonos tételeket minden cégnél, minden időszakban azonos helyen találjuk meg, bárki is végezte a könyvelői csapatban az adott könyvelést, illetve az ellenőrzés, zárást.

[htmlbox sznkk_2018]

Cél, hogy a dokumentációnak automatikusan részévé váljon minden, amit a programon belül készítettünk, így a szoftvernek köszönhetően ezeket nem kell még egyszer a helyére tenni. Ezen kívül a dokumentációs rendszerben kell elmenteni minden más, a céggel és a zárással kapcsolatos kimutatást, levelet, szabályzatot stb.

Az utóbbi években kifejlesztett xml-adatállományok hasznosítása

• Gondolunk itt elsősorban az adófolyószámla-xml-re, amelyet megfelelő programba beolvasva lényegesen egyszerűbbé válik az egyeztetés a főkönyvvel.
• A számlázó programok adatexportja (számla-xml állomány) beolvasásával lehetővé válik annak elektronikus ellenőrzése: megkaptunk-e minden számlát, nem hiányoznak-e számlák a könyvelésből? Ennek segítségével elérhetővé válik egy riport, amely fontos információkat tartalmazhat a vállalkozás vezetője részére is.
• A teljes főkönyvi könyvelési állomány (az un. audit-xml) beolvasása lehetővé teszi a főkönyvi könyvelés elektronikus áttekintését. Nincsenek-e szabálytalan könyvelések, nincsenek-e téves számlaszámok, nem akart-e a könyvelő valamilyen általa elkövetett hibát szabálytalan módon „helyesbíteni”, „eltüntetni”?

Egy megfelelő program egységesíti, „kényszerpályára” tereli a zárlati munka menetét, tartalmát, dokumentálását. Milyen előnyök származnak ebből?

• Áttekinthetőbbé teszi a zárlati munkát, könnyíti annak ellenőrzését – javítja ezzel az iroda munkájának a színvonalát is.
• Ugrásszerű javul a zárlat dokumentálása.
• Az új munkatársak betanítása egyszerűbbé válik, könnyebben eligazodnak a régebbi anyagok között.
• Könnyebbé válik az egyes ügyfelek átcsoportosítása a könyvelők között, mert mindenki azonos módszerekkel és azonos felületen dolgozik.
• Könnyebb új ügyfeleket beilleszteni a rendszerbe.
• Egyszerűbbé válik a zárlati anyagok elektronikus átadása a könyvvizsgálónak és az adóhatósági ellenőrzésnek.
• A könyvelő – a kevesebb munka ellenére – látványosabban, jobban tudja érvényesíteni a zárással kapcsolatos munkamennyiséget az ügyfél felé.
• A cégvezetés érthető formában kaphat riportokat, jelentéseket a társaság, a gazdálkodás aktuális állapotáról.
• Eredményesebben, szervezettebben működhet a vezetői ellenőrzés.

A zárást segítő célprogram összességében magasabb szintre emeli egy könyvelő iroda vagy egy főkönyvelő/gazdasági vezető munkájának minőségét, hatékonyságát, illetve elismertségét.

A cikk szerzői: Tusnádiné Ágoston Márta, a Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft ügyvezetője
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója és Luxné Tálas Ilona, kamarai tag, könyvvizsgáló az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

---