Új év, új könyvelő? (1. rész)

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Még órákban számolva sem telt el sok idő azóta, hogy lezártuk az előző évet. A vállalkozók számára- néhány, kivételtől eltekintve- ez egyben az üzleti év lezárását is jelenti, és vannak, akik ennek ürügyén könyvelőjüktől is elbúcsúznak. Ennek fordítottja is előfordulhat, amikor is a könyvelőnek lesz elege ügyfeléből, és felbontja a köztük lévő szerződést. Kérdés, miként kell ezt lebonyolítani úgy, hogy a vonatkozó szabályoknak is eleget tegyünk, és a felek mindegyike számára megnyugtatóan záruljon le az ügy.

Hiányzó iratok, hibás mérleg, újrakönyvelés? És a (ki sem fizetett) könyvelési díj?

Ha egy vállalkozó úgy dönt, a jövőben másra bízza a könyvelést, legtöbbször az okoz később bajt, hogy nincs tisztában azzal, milyen feladatokkal is jár a könyvelés átvétele, átadása. Pontosabban milyen dokumentumokat és milyen formában kell át -, illetve visszaadnia a könyvelőnek, megbízatása megszűntével. Mit lehet tenni, ha később kiderül, ez is hiányzik, amaz sincs meg, „foghíjas” az átadott iratanyag? Mi a teendő akkor, ha elvileg minden megvan, mégsem egyezik semmi semmivel, azaz van némi gond az adatok megbízhatóságával?

Mielőtt megkeresnének fenti kérdésekre a válaszokat, nézzünk néhány riasztó (tényleg!), de a valóságban is megtörtént esetet példaként arra, mivel jár, ha túl soványka a cég visszakapott iratanyaga.

A.) A Szuper Szaldó Számviteli Szolgáltató Kft 2015. februárjában átvette egy cég könyvelését. Elszámolási viták miatt – az előző könyvelő szerint a társaság negyedévi könyvelési díjjal adósa maradt – a 2014. évi főkönyvi kivonatot nem adta át sem a könyvelőiroda, sem korábbi ügyfelének kérésére. A Szuper Szaldó Kft annak rendje és módja szerint könyvelte a 2015. évet, de a nyitó tételek hiányában nem tudnak a számviteli törvény követelményeinek megfelelő, megbízható mérleget készíteni. Mit tehet ebben a helyzetben az új könyvelő, illetve ügyfele? Az előző könyvelőnek joga van visszatartani a megbízója iratanyagát, vagy az azok feldolgozásának eredményét? Kit terhel a szakmai felelősség a 2015. évi mérleg szabályos elkészítéséért? Jogszerű megoldás lehet a problémára a 2014. év újrakönyvelése?

B.) A Tuti Kontó Számviteli Szolgáltató Bt. 2016. januárjában megbízást kap egy közhasznú alapítvány könyvelési feladatainak ellátásra. Az iratanyag átvételekor azzal a – könyvelői szemmel nézve, hátborzongató – helyzettel szembesülnek, hogy az alapítvány munkatársai legkevésbé sem tartották fontosnak számláik megőrzését. Beszámolójukat ingyenes szolgáltatásként egy, a tevékenységükkel rokonszenvező, nyugdíjas könyvelő és az alapítvány vezetője „emlékezetből” állították össze (miért is baj ez, hiszen nem kell társasági adót, áfát fizetniük?). Az már csak hab a tortán, hogy – az egyébként cél szerinti tevékenységükhöz, a hátrányos helyzetű gyermekek nyaraltatásához használt, és egyébként az alapítvány tulajdonában álló-, ingatlanuk nem is szerepel a nyilvántartásokban, a könyvelésben. Új könyvelőjük most azon tűnődik, a szükséges önellenőrzés során meddig kell/muszáj visszamennie az időben, és egyáltalán, bizonylatok hiányában miként is tegye ezt. Hol kezdődik a Tuti Kontó Bt felelőssége az alapítvány könyvelésének szabályszerűségéért?

Lehet, hogy az is okozhat bajt, ha a könyvelő úgy jár el, ahogyan az a „nagy könyvben meg van írva”, azaz gondosan átad távozó – és tetemes könyvelési díjjal „lelépő”- megbízójának minden szükséges iratot?

C.) Szorgos Kata egyéni vállalkozó könyvelő. Egyik ügyfele 2015. július hótól kezdődően nem fizeti a könyvelési díjat (annak ellenére, hogy Kata folyamatosan elvégezte a könyvelési feladatokat, beadta a szükséges bevallásokat). Kata ezért nemfizetés címén 2016 januárjában felmondta a szerződést, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kísérten átadta a cég iratanyagát, ideértve az általa használt könyvelési program ügyfelére vonatkozó adatainak másolatát is. Az ügyfél ennek ellenére nem fizette ki az elmaradt könyvelési díjat, sőt vitatja a követelést, a kapcsolódó egyenlegközlőt sem írta alá. Mit tehet a pórul jár könyvelő? Lehet, hogy hiba volt átadnia az iratanyagot?

Példák az áfatörvény alkalmazásához
Jelen kiadványunk olyan gyakorlati példatár, amely az általános forgalmi adózás területén leggyakrabban felmerülő jogeseteket és azok megoldását tartalmazza. Megrendelés >>

Hogy is kell ezt szabályosan intézni?

A Számviteli törvényben nem– de más jogszabályban sem – találunk olyan fejezetet, címet, hogy „a könyvelőváltás szabályai”, így azokat egyrészt a szerződési kötelemre (Ptk.) vonatkozó rendelkezések megfelelő alkalmazásával, valamint a számviteli törvény elvárásait figyelembe véve kell kidolgoznunk.

Dióhéjban összegezve ezeket, azt mondhatjuk, e körben a legfontosabb a könyvelési szerződés lezárása, a felelősség kérdésnek tisztázása az esetleges mulasztások, illetve azon jogkövetkezményeket illetően, amelyekre csak később, a felek közti jogviszony megszűntét követően derül fény, a könyvelési anyagok hiánytalan átvétele és átadása az új könyvelőnek (akivel természetesen már megkötötte a megfelelő szerződést a vállalkozó) és mindezek szakszerű dokumentálása.

Az alábbiakban a kérdés számviteli részére összpontosítok, a jogviszony polgári jogi oldalát nem vizsgálom. Így kiemelten a könyvelési anyag átvétele-átadása problémáját veszem górcső alá.

Fogalmazhatnánk úgy is, hogy ez a könyvelőváltás alfája és ómegája.

Iratanyag átadása – mit és hogyan

Gyakorló könyvelők a megmondhatói, milyen sok későbbi kellemetlenség, és az ügyfél által nehezen (vagy egyáltalán nem) honorált többletmunka származik az esetlegesen hiányzó dokumentumokból.

Ugyanakkor már „aprócska” cégek viszonylag kisebb könyvelési anyagának átvételekor is szinte lehetetlen ellenőrizni annak teljes körűségét.

A tapasztalt könyvelői szem azonban már a papírok „fizikai állapotából” is sok mindent meglát: így például az iratok jól átlátható, logikusan rendezett lefűzése a korábbi könyvelő precizitásáról árulkodik, míg a „Csáky szalmája” típusú irattározás ennek ellenkezőjéről.

Ettől függetlenül, a dokumentumok átvétele jellemzően sokkal inkább bizalmi, mintsem technikai kérdés: az ügyfél – és új könyvelője – feltételezi, hogy a korábbi könyvelő hiánytalanul átadja a bizonylatokat, illetve, ha akad olyan, ami bármi okból kimaradt, azt később eljuttatja az érdekelteknek.

A számvitel nagy kézikönyve 2015
Részletezi az év közbeni és év végi számviteli teendőket; tippeket ad a jogszabályok kreatív alkalmazásához, egy-egy feladat alternatív megoldásához; számos ábrát, példát, összefoglaló táblázatot tartalmaz A könyv áráért most megkapja az 57 számviteli eset megoldása c. kiadványt Megrendelés >>

Melyek is azok a dokumentumok, amelyeket a régi könyvelőtől meg kell kapnia a távozó ügyfélnek?

Számvitelt érintő céges iratok:

• Levelezések.

• Utolsó cégkivonat, határozatok könyve, taggyűlési határozatok (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról).

• Végzett engedélyhez kötött tevékenységek engedélyei.

• Adóbejelentkezés, módosítások.

• Helyi iparűzési adó hatálya alá bejelentkezés, módosítások.

• Bankszámlaszerződés, bankkapcsolatok.

• BKIK, egyéb kamarai bejelentkezés, adatmódosítások.

• Biztosítottak be – és kijelentése, ezzel kapcsolatos adatmódosítások.

• Fontosabb folyamatos szerződések, biztosítások.

• Teljességi nyilatkozatok könyveléstől, vezetőségtől (könyvvizsgálathoz), könyvvizsgálói jelentések.

• Ismert folyamatban lévő főkönyvön kívüli ügyek listája (folyamatban lévő perek, megállapítással zárult ellenőrzések még ki nem vetett mulasztási bírságai, késedelmi kamatok, garanciális kötelezettségek, kezességek…)

Számviteli dokumentációk:

– A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat).

– Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai:

= Évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában.

= Beszámolók, 1-4 számlaosztályok leltárai, átsorolások leltárai (közzététel igazolása).

= Analitikus kimutatások 1-4 számlaosztály egyenlegeiről.

= Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai.

= Átsorolások analitikája.

= Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum).

=Bevallások (Költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (Szja, KSH, stb.).

= Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok (tértivevény, érkeztető pecsét, elektronikus beküldés visszaigazolása, adófolyószámla).

– Könyvelt év nyitó tételeit alátámasztó bizonylatok:

=1-4 számlák főkönyvi tételes előző évi záró leltárai.

= Előző év záró bevallásai, adatszolgáltatások.

– Tárgyévi dokumentumok:

= Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum)

= Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok:

• Analitika (mozgások, bekerülési értékek, értékcsökkenés változások, stb.).

• Aktiválási, selejtezési jegyzőkönyvek.

• Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetett eszközminősítést alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.).

• Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása).

• Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Befektetett pénzügyi eszközökhöz, értékpapírokhoz kapcsolódóan:

• Analitika (árfolyam-nyilvántartás, névérték, mozgások, kamatelszámolások).

• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Készletekkel összefüggésben:

• Mennyiségi, értékbeni nyilvántartások, vagy éves tételes leltározási ívek, jegyzőkönyvek,

• Selejtezések, értékvesztések nyilvántartása (piaci értékelés dokumentációja).

• Analitikák (úton lévő, nem számlázott, bizományosi, fellelt, idegen helyen tárolt, nálunk tárolt idegen, megrongálódott, elfekvő, stb. készletek).

• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

= Követelésekhez kapcsolódóan:

• Nyitott tételek listája (jogcím, teljesítés, lejárat, késedelem, stb.).

• Minősítési dokumentumok (felszámolói levelek, a vevőnek küldött, és „ismeretlen címzett” jelzéssel visszajött egyenlegközlők, stb.).

• Váltók eredeti példánya.

• Devizás értékek értékelése (záróárfolyamok, pénzügyi teljesítések, egyéb, a mérlegkészítésig rendelkezésre álló információk).

• Átsorolások analitikája.

• Könyvön kívüli tételek (opciók, stb.) dokumentumai, információi.

• Faktoring elszámolások analitikái, nyitott munkaszámonkénti alábontásban. Az egyes ügyletekhez kapcsolódó teljes körű dokumentációk (szerződések, megállapodások, jogok, kötelezettségek, egyéb információk).

= Pénzeszközökhöz kapcsolódóan:

• Átvezetési számla egyenlegének levezetése.

• Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya.

• Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya.

• Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések.

• Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.

= Saját tőkéhez kapcsolódóan:

• Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota.

• Egyéb mozgások dokumentumai.

= Céltartalék esetében:

• Jogcímenkénti mozgásai.

• Minősítés szerinti követelések, kötelezettségek csoportosítása, képzett érték levezetése.

= Kötelezettségek kapcsán:

• Szerződések, lehívások, lejárat szerinti csoportosítások.

• Fedezetek megjelölése.

• Kamatelhatárolások.

= Időbeli elhatárolásokhoz kapcsolódóan:

• Tételes kimutatása, nyitó tételeinek követése.

= Adóelszámolások esetében:

• Adónemenkénti (ideértve a kifizetéseket terhelő járulékokat, a helyi adót is) analitikák NAV adófolyószámlával egyeztetve.

• Adóbevallások, analitikával alátámasztottan, és átadásig lezárt időszakról készítendő bevallások levezetése, tételeinek analitikus alátámasztása (társasági adó alapját növelő, csökkentő tételeihez kapcsolódó kimutatások, bizonylatok, levezetések, kimutatások).

• Elhatárolt veszteségek kimutatása.

• Önellenőrzési nyilvántartás, önellenőrzési jegyzőkönyvek, elszámolások levezetései

• Szigorú számadású bizonylatok és azok nyilvántartása.

• Útnyilvántartások.

• Adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatok, kivetések.

• Bérszámfejtés dokumentációja.

• Nyitó / záró tételek.

Mindezek átadását, átvételét jegyzőkönyvnek kell igazolnia.

A könyvelőváltás kapcsán még fontos kérdések összefoglalásához még visszatérünk a példaként hozott esetekre – de már csak cikkem folytatásában!

A szerző közgazdász, okleveles adószakértő.

Számvitel A-tól Z-ig 2015
• hatályos számviteli törvény és a kapcsolódó jogszabályok • még több és részletesebb magyarázat és példa • jogszabályi hivatkozások • két új témakör: – a bizalmi vagyonkezelés, mikrogazdálkodói számvitel Rendelje meg most!

---