KKV-tipp: rend a lelke minden irodának

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Sok minden hátráltathatja a munkavégzést, de a lassító körülményekből sokszor egy csomót nem is veszünk észre. Megszokjuk, hogy papírokkal teli dossziék után rohangálunk, vagy épp egy kábeldzsungelekben próbáljuk kiismerni magunkat. A Bitport.hu összegyűjtött pár alapvető tippet a digitális káosz legyőzéséhez.

A leghatékonyabb munkavégzésnek az számít, amikor mindenféle zavaró tényező kizárásával csak saját feladatkörünkre koncentrálhatunk. Más témákat vizsgáló felmérések is igazolják, hogy az irodai dolgozók esetében valamilyen figyelemelterelő esemény hatása nem csak az esemény hosszáig fejti ki a hatását, hanem sokkal több időbe kerül, hogy az érintett dolgozó figyelme újra a korábbi feladatra összpontosíthasson. Ha valakinek folyamatosan a céges informatikai környezet által generált extra kihívásoknak kell megfelelnie, a napi 8-9 órányi munkaidőből valódi munkavégzésre esetenként „tisztán” csak 4-5 óra marad. Az alábbiakban néhány általános, munkát lassító problémakört gyűjtöttünk össze.

Papírhegyek nélkül

Már tíz évvel ezelőtt is sokszor esett szó a papírmentes irodákról. A számítógépek és szkennerek elvben már akkor is lehetővé tették az ilyesféle álmok megvalósítását, valahogy a legtöbb helyen mégsem történtek érdemi változások. Persze az a túlbuzgó kereskedő, aki még ma is kinyomtatja és lefűzi minden e-mailjét, extrém esetnek számít (a történet amúgy igaz, személyesen ismertük az illetőt), de még így is tény, hogy egy átlagos irodában sokkal több a papír alapú dokumentum, mint amennyire szükség lenne.

Ha egy árajánlat elkészítésekor a kollégának el kell sétálnia a raktárig, megkeresnie a korábbi ajánlat részleteit tartalmazó dossziét és papírokról kiböngészni a keresett adatokat, nem csak az idő, de a munkakedv is elszalad. Épp az ilyen, saját magunk által létrehozott korábbi dokumentumok azok, amelyeket első körben kell digitálisan kereshetővé változtatnunk a siker érdekében. Sokat segít, ha egy olyan közös tárhelyre gyűjtjük ezeket, ahol minden érintett kolléga megtalálhatja és megnyithatja őket: ha van céges fájlszerver, akkor ott alakíthatunk ki gyűjtőmappákat, de jó szolgálatot tehet egy közös NAS (hálózati fájltároló) is ugyanerre a célra. Ha pedig távmunkás vagy több telephellyel működő cégről van szó, egy jól konfigurált cloud tárhely lehet a megoldás.

A dokumentumkezelő rendszerek szintén nagy segítséget jelenthetnek abban, hogy papírok között se kelljen elveszni, és fájlokat se kelljen megnyitogatni tucat számra ahhoz, hogy megtaláljuk a nekünk fontosat. A jó megoldás részletes keresési lehetőségekkel, címkékkel és egyéb „útjelzőkkel” mutat utat az archivált adatok között.

Persze vannak olyan dokumentumok is, amelyeket nem mi magunk készítettünk – levelek, faxok, hivatalos okmányok és értesítések, amelyek már hozzánk is papír formában érkeztek. Ezek nagy részét szintén könnyen digitalizálhatjuk egy szkenner és egy OCR, azaz karakterfelismerő megoldás segítségével. Az így elkészült másolatok már a fent említett saját dokumentumokhoz hasonlóan elhelyezhetőek a közös tárhelyeken vagy a dokumentumkezelő rendszerekben, így a dossziékat végre valóban elfelejthetjük.

Dróttalan utakon

Tegye fel a virtuális kezét, akinek már szakadt meg munkája azért, mert a kollégája átesett a monitor vezetékén, vagy akár ő maga rántotta ki a gurulós székével a hálózati kábelt. Az irodában és az asztalokon kígyózó kábelgombolyagok hajlamosak elburjánzani, és egy idő után valóban akadályt jelentenek a munkában.

A kisirodai hálózatok egyre nagyobb százalékában jellemző, hogy kábelezés helyett WiFi-alapokon kapcsolják össze a gépeket és egyéb informatikai eszközöket. Az általános üzleti felhasználás során szinte soha nem érezhetjük a vezeték nélküli munka hátrányát az Ethernet-kábeles változathoz képest, ám máris sokkal könnyebb az új gépek elhelyezése, vagy akár egy munkaasztal cégen belüli költöztetése, átrendezése.

Egyre többen dolgoznak notebookokról asztali monstrumok helyett: ezek szintén csökkentik a céges kábeldzsungel méretét, de okos tervezéssel az asztali káosz egy része is felszámolható. Az üzleti használatra szánt notebookok nagy része például rendelkezik dokkoló-csatlakozóval, így az asztalokon kiépíthetünk egy fix „bázist” a dokkolóhoz kapcsolt egérrel, billentyűzettel, monitorral, hogy ne kelljen minden alkalommal a perifériák csatlakoztatásával bíbelődnünk.

Az asztali kábelkáosz rendezésére egyébként kifejezetten egyszerű eszközöket is bevethetünk. A monitor háta mögött gyűjtsük össze a vezetékeket, és műanyag kábelkötegelővel, vagy akár pár centiméternyi szigetelőszalaggal fogjuk össze őket. Ezáltal a sok, sokfelé szaladó vezeték helyett egy köteg foglalja majd a helyet, és az egyes eszközök véletlen kihúzására, a kábelek megtörésére is kevesebb esélyünk nyílik.

A „minden géphez külön nyomtatót” elv átlépése szintén csökkentheti az asztalok zsúfoltságát. Alkalmazzunk közös, hálózati printereket, ráadásul ma már szinte minden gyártónál találhatunk olyan modelleket, amelyek szintén képesek WiFi-kapcsolatra, így további vezetékeket spórolhatunk.

Rend a képernyőn

Nem csak a gépek körül, de a számítógépeken is érdemes rendet tartani. Még ma is él például az a Windows 3.1 környékéről eredeztethető gyakorlat, amikor a gépen található összes fontos szoftver ikonja a kezdőképernyőn tobzódik. Ez nem csak a szükséges alkalmazások elindításakor okoz késlekedést a „hová is tettem” hümmögéssel kevert pixelvadászat közben, de a Windows indítását és működését is lassítja a folyamatosan frissítendő, ikonok tucatjaival telepöttyözött kezdőképernyő.

Az átláthatóvá rendezett Start menük, a leggyakrabban használt programok eszköztárra rögzítése, az egyértelmű mappaszerkezetek segítenek átlátni a gépen egyre növekvő adatmennyiséget. Emellett még mindig sokan nem tudják, hogy a Windows Vista óta a Start menü beviteli mezőjében elég elkezdeni begépelni a keresett program vagy fájl nevét, amelyet a rendszer keresője ilyenkor a Start menü tetejére dob fel – így ikonhalmazok nélkül is gyorsan megtalálhatjuk az elindítandó szoftvert.

A Windows 8 újszerű felülete szintén segíthet az asztal rendezésében: a csempék szabadon húzhatók át egyik csoportból a másikba, és mi magunk is könnyen hozhatunk létre tematikus csoportokat. Például egyet az Office csomag elemeinek, egy másikat a webes eszközöknek, harmadikat a kommunikációs szoftvereknek és így tovább.

A hatékony irodai működésben együttműködő partnerünk, a Bitport.hu (informatika az üzlet nyelvén) segített.

---