Mit csináljunk, ha hív a NAV az online számla eltérések miatt?
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az adóhatóság a moratórium lejártához közeledve fokozottan vizsgálja a cégek online számla adatszolgáltatását, a belföldi összesítő nyilatkozatokkal is összeveti a beküldött számlaadatokat. Az online számlaadat-szolgáltatás jogszabályi változásai és a NAV digitalizációs törekvései miatt előtérbe kerül az adatszolgáltatások minőségének vizsgálata.
Tapasztalataink alapján az Adóhatóság a moratórium lejártához közeledve fokozottan vizsgálja a kimenő számlák online adatszolgáltatását és az ugyanerről a számláról a vevő által jelentett belföldi áfaösszesítő nyilatkozatában szereplő értékeket. Amennyiben az adóhivatali kockázatelemző rendszer eltérést észlel a két adathalmaz között, megkeresésekre számíthatunk az Adóhatóság részéről.
Hogyan előzhetjük meg az adóhatósági kérdéseket, a jogkövetési vizsgálatot?
1. Számláink folyamatos monitorozása
Győződjünk meg róla, hogy minden jelentésköteles számla jelentésre került a NAV felé. Fokozottan szükséges figyelni és ellenőrizni a számlajelentéseket, pl. internetleállás, üzemszünet, programhiba fennállását követően. Az elmulasztott adatszolgáltatást a hiba elhárítását követően azonnal pótolni szükséges, tekintve, hogy az Adóhatóság a vevőink belföldi áfaösszesítő nyilatkozatából (M-lap) értesül a számla létezéséről.
A 2020. júliusi 1-i változások kapcsán a számla adattartalmát leképező XML fájl struktúrája mellett az adatszolgáltatás titkosítása és a végpontok megadása is megújult. A verzióváltások okán is mindenképpen ajánlott az adatszolgáltatások sikerességének az ellenőrzése.
2. Számlaadatok helyességének ellenőrzése
A sikeres adatszolgáltatás megtörténte még nem garantálja a jogszabálynak megfelelő riportálási kötelezettség teljesítését, az Online Számla felületre történő számlaadat befogadása csupán félsiker.
A leggyakoribb problémák, amelyek hamar szemet szúrnak a NAV-nál:
- Nem arra a partnerre történik a jelentés, akinek kiállítottuk a számlát
- Érvénytelen vagy karakterhibás adószámot adunk meg – a partnertörzs nem megfelelő karbantartása következtében
- A számlaszám nem karakterpontosan kerül jelentésre
- A teljesítési dátum helyett a számla kelte kerül megadásra
Milyen következményekkel járhat a hibás vagy hiányos online számla jelentés?
Amennyiben telefonos megkeresést kapunk a fentebb részletezett eltérések miatt az Adóhatóságtól, első körben a körülmények tisztázásra és javításra szólít fel bennünket az adóhivatal. Amikor sem a számlakiállítónál, sem a befogadónál nem eredményes az adóhivatali adategyeztetés, és a NAV nem kap kielégítő választ arra vonatkozóan, hogy miből adódik az online számla jelentés és az M-lap adatai közti eltérés, úgy jogkövetési vizsgálat indulhat.
A jogkövetési vizsgálat során a számlaadat-szolgáltatási folyamatok feltérképezése mellett a NAV szélesebb körű ellenőrzést folytat, melynek során előtérbe kerülhet:
- a vállalatirányítási rendszer (ERP) működése,
- a számlázó program zártságára vonatkozó nyilatkozat,
- az adatexport előállításának képessége és helyessége,
- a számlakép és az azt leképező xml fájl egyezősége,
- számlázási folyamatok működése,
- nyilvántartások jogszabályokban előírt megfelelősségének vizsgálata (pl: ÁFA analitika).
Az adatszolgáltatás minőségét adóügyi és informatikai szempontból is ellenőrizni szükséges. Ezzel lehet bizonyosan megfelelni az Áfatörvénynek és a NAV által közzétett fejlesztői dokumentációban foglalt követelményeknek. Kérdezni ebben a fázisban sem haszontalan, segítségünkre lehet az adózás és az informatika terén is jártas szakértő.
Az adóhatóság 2020. szeptember 30-ig adott haladékot az új jogszabályi követelményeknek való megfeleléshez. A moratórium lejártával a szankcionálás értéke elérheti a számlánként maximálisan kiszabható 500.000 Ft-ot, ennél fogva a számlázási gyakorlat és az adatszolgáltatás folyamatának felülvizsgálata minden eddiginél égetőbb feladat.
Az Adóhatóság által az online számla rendszerben és a NAV honlapon elérhetővé tett lekérdezési szolgáltatásoknak köszönhetően az ellenőrzés nagy része automatizáltan is elvégezhető az erre a célra fejlesztett digitax szoftverek használatával. Számos társaság oldotta meg az adatszolgáltatás ellenőrzését technológiai tanácsadóink segítségével, ha kérdése lenne, még van lehetőség felkészülni a moratórium lejártáig.
A bejegyzés szerzője Németh Lilla, az RSM adóüzletágának igazgatója. Az RSM Blog az Adó Online szakmai partnere.
