A törvény végrehajtását illetően számos kérdés merül fel a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kötelezett foglalkoztatókban, hiszen a jogértelmezésből eredő bizonytalanságok sok esetben szülhetnek félmegoldásokat. Most a leggyakrabban felmerült kérdéseket boncolgatjuk.
A 2023. július 24-én hatályba lépett 2023. évi XXV. törvényből (új Panasztörvény)1 eredő kötelezettségekkel korábbi cikkünkben is foglalkoztunk.
A törvény végrehajtását illetően számos kérdés merül fel a belső visszaélés-bejelentési rendszer (a továbbiakban bejelentőrendszer) működtetésére kötelezett foglalkoztatókban, hiszen a jogértelmezésből eredő bizonytalanságok sok esetben szülhetnek félmegoldásokat. Mai cikkünkben a leggyakrabban felmerült kérdéseket boncolgatjuk.
A visszaélés-bejelentési rendszert a foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti, illetve a működtetéssel külső szervezetet vagy bejelentővédelmi ügyvédet is megbízhat. Ez az egyértelműen meghatározott szabály a gyakorlatban azonban sok kérdést vet fel.
Az, hogy egy magánszektorban működő jogalanyon belül melyik személy vagy szervezeti egység a legalkalmasabb arra, hogy illetékesként kijelöljék, függ a szervezet felépítésétől, a feladatkörüknek ugyanakkor minden esetben biztosítania kell a függetlenséget és azt, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség. A pártatlanság követelményéből eredően a bejelentőrendszer működtetésért felelős személy nem utasítható e jogkörében és nem mutathat elfogultságot vagy személyes előítéletet a bejelentésekkel kapcsolatosan, mely valljuk be, munkaviszony vagy egyéb függőségi viszonyban lévő személyek esetén nehezen teljesíthető követelmény.
A visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása során, ha a saját szervezetünkön belül jelölünk ki a működtetéséért felelős személyt, szabályozzuk a működtetéssel járó, a megbízott által ellátandó feladatokat és biztosítsuk számára, hogy a visszaéléseket az egyéb feladataitól elkülönítetten kezelhesse.
A pénzmosásról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó vállalkozásoknál azonban előfordulhat, hogy a szervezetnél az önfoglalkoztató egyéni vállalkozón kívül egyáltalán nincs munkavállaló, vagy ha van, nem tekinthető pártatlannak. Nagyobb szervezetek esetében is előfordulhat, hogy sem a személyi sem a tárgyi feltételek nem megfelelőek a bejelentőrendszer szervezeten belül történő működtetésére. Ezekben az esetekben külső szervezet vagy a bejelentővédelmi ügyvéd megbízása lehet a megoldás, de nem mindenkinek.
A törvény indoklása szerint a bejelentővédelmi ügyvéd alkalmazásának lehetősége „a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására kötelezett foglalkoztatókra rótt terheket enyhíti, mivel ez esetben a visszaélésbejelentési rendszer működtetését nem saját szervezetük és személyi állományuk keretében kell biztosítaniuk”.
Sajnálatosan a jogalkotó fenti szándéka éppen azoknál a foglalkoztatóknál nem tud érvényesülni, amelyeknél indokolt lenne ezen feladat bejelentővédelmi ügyvédhez történő „kiszervezhetősége”, ugyanis a jogszabály egyéni vállalkozók számára nem teszi lehetővé ennek alkalmazását
Egyéni vállalkozó esetében tehát a pártatlanság úgy biztosítható, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére megállapodást köt egy külső szervezettel.
A bejelentőrendszer működtetésére kötött szerződés előnye, hogy a foglalkoztató átruházhatja mindazon kötelezettségeit a megbízott külső szervezetre, amelyeket a jogszabály a visszaélés-bejelentési rendszer működtetője számára meghatároz. Így az alábbi feladatokat a megbízott szervezet látja el:
Emellett a megbízott külső szervezet közreműködhet a bejelentés kivizsgálásában, így lényegében a bejelentőrendszer működtetésének teljes ügyviteli és eljárási része a megbízott szervezethez kerülhet, aki gondoskodik a bejelentések megfelelő nyilvántartásáról is.
Sokszor felmerült már a kérdés, hogy melyik a legmegfelelőbb csatorna a bejelentések fogadására, írásbeli és szóbeli bejelentési csatornát is kell-e működtetni? A Panasztörvény a bejelentés megtételét írásban vagy szóban teszi lehetővé a bejelentőnek, ebből következően, a bejelentőrendszer kialakítása során érdemes legalább egy írásbeli és egy szóbeli csatornát meghatározni.
A jogalkotó a bejelentés fogadásának módját, illetve eszközét egyébként kötelezően nem határozza meg, ugyanakkor ki kell emelni, hogy az alkalmazott rendszer működtetése során megfelelően kell gondoskodni a bejelentő személyek személyazonossága bizalmas jellegének hatékony védelméről és a titkosság szabályainak betartásáról.
A bejelentőrendszer működtetésére kötelezettek tehát maguk határozhatják meg a bejelentési rendszer típusát (pl. e-mailben, postai úton, online platformon keresztül, panaszláda alkalmazásával vagy telefonon, hangrögzítő berendezéssel, személyes találkozó útján fogadnak bejelentést).
Az egyes bejelentési csatorna kiválasztása előtt mérlegeljük annak előnyeit és hátrányait, és vegyük figyelembe a szervezeti és egyéb belső, illetve külső adottságokat is (pl. volt-e korábban a tevékenységünket érintő munkavállalói panasz, milyen területek érintettek leginkább a munkavállalói bejelentésekben, hogyan juttatják-el jellemzően a panaszaikat a munkavállalók vagy a szerződéses partnerek alkalmazottai?)!
Egyre népszerűbbek az ún. online bejelentőrendszerek, mivel ezen szoftverek nagy része biztosítja az ügyintézés rugalmasságát, a bejelentő személyes adatainak védelmét és sok esetben nem igényel külön IT beruházást, vagy telepítést. A Panaszrendszer.hu szolgáltatása például tartalmazza a bejelentővel való kapcsolattartás lehetőségét, harmadik személy vagy pártatlan szakértő bevonását a felületen keresztül, a bejelentések anonimizálásának lehetőségét, a szükséges iratmintákat, az automatikus figyelmeztetést a határidő lejárta előtt. A Panaszrendszer.hu megfelelő választás lehet, ha egy olyan bejelentési csatornát szeretnénk kialakítani, ahol az ügyeket teljeskörűen, követhetően, az adatvédelmi szabályok betartása mellett szeretnénk kezelni, továbbá az is lehetséges, hogy a bejelentőrendszerünket teljes egészében a Panaszrendszer.hu keretében működtessük, illetve hamarosan a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ Kft. (MKVKOK) számára is adhatunk megbízást a bejelentőrendszer működtetésére. A szolgáltatás részleteivel kapcsolatban kérjük, kövesse figyelemmel hírlevelünket, weboldalunkat és Facebook oldalunkat! A jelenlegi előfizetőket közvetlenül tájékoztatjuk a bővített szolgáltatás igénybevételének a lehetőségéről.
Természetesen a bejelentőrendszer működtetése elengedhetetlen megfelelő ismeret nélkül, ezért, ha szervezeten belül nevezünk ki felelőst, biztosítsuk a megfelelő képzését is!
Külső szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd megbízása esetén támaszkodjunk a megbízott szakértelmére, hiszen a bejelentések kivizsgálásában való közreműködés vagy a teljes eljárás lefolytatása nagy terhet vehet le a vállunkról!
Bármelyik módszert is válasszuk, ne felejtsük el tájékoztatni a bejelentés megtételére jogosult személyi kört a belső visszaélés-bejelentési rendszerünk elérhetőségéről!
A cikk folytatásában arról olvashat, hogy meddig lehet tárolni a bejelentéseket, és arról is, mi történik, ha elmarad a bejelentőrendszer kialakítása.
A cikk szerzője Dr. Krak Anita (LL.M. adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó), a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója.
1 A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. tv.
