Az SAP-rendszer bevezetésének gyakorlati problémái
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A controllingalapú SAP bevezetése érinti a vállalat három alappillérét: a szakmait, a menedzsmentet és a pénzügyi területet. Naprakész információkkal segíti a vezetői döntést, alkalmas minden ügyvitellel kapcsolatos adminisztráció támogatására. A szerző az SAP-rendszer bevezetését mutatja be egy kft. gyakorlatában.
A controllingalapú vállalatirányítási és a minőségbiztosítási rendszer bevezetésének szükségességét a Gépgyártó Kft. (továbbiakban Kft.) vezetése időben felismerte. A rendszer kiválasztása, a bevezetés módja és előkészítése során azonban komoly stratégiai hibákat vétettek. Ezek a hibák a bevezetés során a már meglévő személyi és szervezeti hiányosságokkal együtt csak fokozták azokat a feszültségeket, amelyekkel egy vállalat átszervezése során elkerülhetetlenül szembesülünk.
Ezek az alábbiak:
- Az üzleti folyamatok sikertelen illesztése a rendszerhez: Nem történt meg az üzleti folyamatok illesztése a rendszerhez, elmaradt a szervezeti változás. Mindenáron a rendszert akarták a már meglévő folyamatokhoz igazítani, nem ésszerűsítették az üzleti folyamatokat.
- Túlzott elvárások a rendszerrel szemben: A rendszer csak az üzleti folyamatokat támogatja, nem old meg mindent.
- Teljesíthetetlen költség- és időterv: A tervek szerinti bevezetés elhúzódott.
- Szervezetlenség: Nincs megfelelő projektteam, nincsenek kulcsszereplők.
- Rossz vagy elégtelen mértékű oktatás: Kritikus fennakadást okoz a folyamatokban, ha az oktatáson akarnak takarékoskodni.
- Nehézkes a projekt vállalati kommunikációja: A vezetésnek nincs határozott elképzelése. A munkatársak tájékoztatása hiányos.
- A felhasználók félnek a változástól: A menedzsmenttevékenység nem megfelelő, a felhasználók inkább hátráltatják a projektet. Ez az üzem területén jellemző, ahol korábban a termelés szervezése és irányítása teljesen szubjektív döntések szerint történt, az informatikai ismeretek csak az alapfokú szintet érik el.
- Motiváltság hiánya: Nincs tisztázva, kinek mi a feladata, miért felel, milyen eszközök állnak a rendelkezésére.
- A felső vezetés nem elég elkötelezett a bevezetés iránt: A vezető csak informatikai projektnek tekinti, de a bevezetéshez szükséges sokszor kényelmetlen döntések meghozatalakor hezitál.
- Rendezetlen az adatbázis: Már meglévő adatokat nem lehet beintegrálni az SAP-adatbázisba, az adatbevitelt elölről kell kezdeni.
- Nem egységes információértelmezés: a korábbi szervezeti felépítés miatt minden dolgozó önálló egységként értelmezhető, mindenki saját szisztéma szerint dolgozott, ezért mindenki mást ért egy-egy információn.
- Nem megfelelő integráltság: A modulokat egyenként vezetik be, és nem illesztik össze.
Az üzleti folyamatok sikertelen illesztése a rendszerhez
2007-ben a szoftver kiválasztása a vállalatirányítás folyamatai, az akkori gazdasági környezet és az akkor megoldandó problémák figyelembevételével történt. A vevői kör növekedésével a piac bővült, erősödött a cég tevékenységén belül a gyártás, az addig domináns kereskedelem szinten tartása, esetleg csökkenése mellett. A megvásárolt rendszer csak egy egyszerűsített „gyártás” funkciójú modullal rendelkezett, amely a megnövekedett gyártási feladatokkal járó árkalkulációs, ajánlatadási, gyártástervezési, készletgazdálkodási és szervezési feladatok támogatására csak korlátozottan volt alkalmas.
Túlzott elvárások a rendszerrel szemben
A növekvő veszteségek és a folyamatos határidőcsúszásokban megnyilvánuló üzemszervezési rendellenességek megoldását a vezetők az SAP bevezetésétől várták. Ugyancsak az SAP-tól várták a szervezeti felépítésből adódó „fejetlenségek” következtében kialakult személyi ellentétek megoldását.
Nem egységes információértelmezés – teljesíthetetlen költség- és időterv
Az SAP-rendszerhez szükséges szoftver vásárlása során mutatott gyors, de határozott döntéshozatalt és elszánt vezetői hozzáállást a bevezetés során már nem tapasztaltuk.
A termeléssel foglalkozó vállalkozásnak összetett a feladata. A beérkezett ajánlatkérést fel kell dolgozni. Először a műszaki előkészítés során a gyártáshoz értő, technológiai ismeretekkel rendelkező szakemberek a gyártás folyamatait a rendelkezésre álló dokumentumok (általában műszaki rajzok) birtokában megtervezik.
A kalkuláció készítése során kiszámítják a várható anyagköltségeket és a műveleti ráfordításokat, majd meghatározzák azt az árat, amennyiért a termék még legyártható. Termelő üzemekben a gyártás időbeni folyamatát szakképzett emberek vagy manuális eszközökkel, vagy számítástechnikai eszköz (szoftver) segítségével tervezik meg. Ennek során a technológiaidők, a rendelkezésre álló kapacitások, a folyamatosan változó rendelésállomány, a karbantartási tervek és még számos tényező figyelembevételével törekednek arra, hogy a termelőeszközök és a humánerőforrás optimális, hatékony felhasználása mellett a vevők igényei szerinti minőségben és határidőre készüljön el a termék. Amennyiben az üzem nem rendelkezik megfelelő technológiai eszközökkel, akkor kooperációs partnert kell bevonni, aki vagy részben, vagy teljesen elkészíti a megrendelt terméket. Termelőtevékenységet folytató cégek esetében ezt a feladatot a kooperátor végzi. Szintén külön feladat az anyagbeszerzés és a szállítások szervezése is.
Ezeket a feladatokat nem választották szét a gyártás felfutása után sem, így a projektfelelősöknek kellett az egész folyamatot kézben tartani, mintha egy külső vállalkozástól lenne megrendelve a gyártás. Pedig a termelés saját üzemben történt, de ott a szakmai irányítás nem szakképzett vezető kezében volt. A gyártás programozásáról, tervezéséről nem is hallottak, ráadásul a termelés és az adminisztratív tevékenység helyileg is távol esett egymástól, így a két terület egymás igényeit figyelmen kívül hagyva végezte a dolgát. Az üzem a gyártási programot azoktól a projektfelelősöktől várta, akiknek nem volt rálátása az üzemi folyamatokra, sőt akik sok esetben még a többi projektfelelős kezén átfutó rendelésállomány összetételét, annak nagyságát sem ismerték – nem egységes információértelmezés. A szervezetlen gyártás folyamatosan késésben volt, a határidőket nem tudta teljesíteni.
A vevők megtartása érdekében túlórákra, nem tervezett kapacitáspótló kooperációkra, külön fuvarokra volt szükség, amelyek a minden objektív mérést nélkülöző termelés kétes hatékonyságát kiegészítve egyre nagyobb üzemi veszteséget eredményeztek. A Kft. minőségirányítási rendszerében ugyan volt az adott folyamatokra vonatkozó szabályozás, de azokat még a vezetők sem tartották be. Az SAP beszerzése után a használatbavételről, annak időpontjáról csak tétova halogató döntések születtek, azaz teljesíthetetlen volt a költség- és időterv.
Szervezetlenség
Az SAP bevezetése során derült ki, hogy a Kft.-nél kialakult raktárkezelési gyakorlatot teljesen át kell gondolni. Már az SAP bevezetése előtt sem voltak megbízhatók a raktárkészletre vonatkozó adatok. A raktárba adás és a raktárból kiadás nem volt bizonylatokkal dokumentálva. Szervezetlenség volt a jellemző.
A vásárolt anyag és a kooperációból érkező félkész termékek gyakran az üzembe kerültek feldolgozás vagy további műveletek végzése céljából. Az ilyen árukról a raktárnak nem volt információja. Többször használtak fel anyagot a raktáros tudta nélkül. A cég raktári bevételezési hiányosságát az alvállalkozók ki is használták, nem a megrendelt mennyiségű terméket és nem a megrendelt áron számlázták. Az egyik alvállalkozótól 14 alkalommal rendeltek meg 2012. január hónapban gépalkatrészeket, és ez az alvállalkozó 9 alkalommal a rendelt mennyiségtől eltérő mennyiséget készített el és számlázott ki. Ez a mennyiségi eltérés a vállalkozásnak 308 965 Ft többletkifizetést jelentett.
A termékek nem megfelelő áron történő kiszámlázásából 493 820 Ft kára keletkezett a vállalkozásnak. Az 1 602 250 Ft értékben rendelt termék helyett 2 405 035 Ft-ot fizetett ki a vállalkozás. A kiadás 50,1%-kal haladta meg a tervezett kiadást.
A szervezetlen termelés gyakran selejtgyártást eredményezett. Az ebből adódó anyagfelhasználás követhetetlen volt. Az SAP a raktári készletmozgásokat is pontosan könyveli, ezért a szabályozást a MIR-ben úgy kellett átalakítani, hogy az igazodjon a többi SAP-támogatással működő folyamathoz. Az SAP-ban rögzített „vevői ajánlat”-ból lehet „vevői rendelés”-t rögzíteni. A „vevői rendelés”-ből lehet „szállítói ajánlat”-ot vagy „szállítói megrendelés”-t létrehozni. A „szállítói megrendelés” számára hivatkozó szállítólevél alapján a raktáros az SAP-ban rögzítheti a beérkező árut vagy kooperációs terméket, az azonnal az aktuális rendeléshez lesz a kapcsolva a rendszerben. Most még ez a folyamat a raktárba érkezésnél megszakad, mert a szabályozás nem írja elő, és a személyi feltételek – nem volt képzés – nem felelnek meg ennek az elvárásnak – nem megfelelő az integráltság. A gyártási modul a raktárban lévő készáru mennyisége és a rendelések alapján határozza meg a gyártás műveleteinek megfelelő sorrendjét, és az elkészült termékeket beérkezteti, könyveli a raktár készletében.
Az SAP naprakész információkkal segíti a beszerzési és a termelési folyamatok során a döntéshozók munkáját. Ehhez azonban először át kell alakítani a raktározás rendjét. Ez a munka elkezdődött. A szükséges informatikai rendszer készen áll, a dolgozók képzése és a szükséges szabályozás kidolgozása folyamatban van. Itt is megállapítható, hogy az előzetes konzultáció, a képzés segíthetett volna a megfelelő előkészítő tevékenység megtervezésében, és ezzel az SAP pozitív hatásai korábban érvényesülhettek volna.
Nem megfelelő oktatás
Ez csak akkor derült ki, amikor már a cikktörzsadatok feltöltése megtörtént, és a gyártástervezéshez szükséges paraméterek az adatbevitel során egyáltalán nem vagy pontatlanul lettek rögzítve vagy beállítva. Az SAP bevezetését nem előzte meg a dolgozók alapfokú képzése sem, mindenki a saját elképzelése szerint döntött a rögzítendő adatok fontosságáról. Az adatbevitel kötetlenségének következménye csak 2012-ben vált világossá, amikor a tervek szerint az adatfeltöltés utolsó fázisát meg kellett volna kezdeni.
Nehézkes a projekt vállalati kommunikációja
A hiba felismerése után a szoftver forgalmazójának szakmai támogatása mellett megkezdődött az adatbázis hibáinak kijavítása, a szükséges kiegészítő elemek, mint például a munkaműveleteket definiáló úgynevezett műveleti cikkek kidolgozása és alapadataik rögzítése a rendszerben. Ugyancsak a forgalmazó szakemberei segítségével a dolgozók oktatása is elkezdődött. Az oktatás során egyértelművé vált, hogy az SAP lehetővé teszi, hogy a dolgozók az aprólékos rutinmunkák tömege helyett képzettségüknek megfelelő feladatokat végezzenek, kreatívságuknak megfelelő lehetőségeik legyenek, segít a folyamatok hibáinak feltárásában, és megfelelő értelmezés mellett megmutatja a fejlődéshez vezető utat.
Mindezek figyelembevételével a munkavállalók egyre nagyobb érdeklődést, intenzitást mutattak az oktatás során. Az oktatásokkal és az SAP beállítási hibáinak kijavításával párhuzamosan a Kft. műszaki szakembereinek bevonásával döntés született a gyártás tervezésével járó termelésirányítási folyamatokat a lehető leghatékonyabban támogató kiegészítő modul beszerzéséről. Ezzel együtt is az SAP 2013. január 1-re tervezett teljes bevezetése minimum 6 hónappal később valósul meg. A nem tervezett költségek meghaladják az 5 millió forintot. Mindez a rendszer gondosabb kiválasztásával, az érintett dolgozók képzésével és a témával kapcsolatos konzultációk tartásával elkerülhető lett volna.
Az SAP alkalmas minden ügyvitellel kapcsolatos adminisztráció támogatására. Az egységes formanyomtatványok hiánya és ennek a lehetőségnek a figyelmen kívül hagyása miatt jelenleg ez a funkció is hiányosan működik. Az SAP segítségével pillanatnyilag rendelés-visszaigazolást, szállítólevelet, számlát tudnak nyomtatni. A beszállítók felé a megrendelések SAP-támogatással készülnek. Szakemberek bevonásával elkezdődött a megfelelő nyomtatványok kialakítása. Folyamatban van a rendszer beállítása, hogy az így elkészült dokumentumokat közvetlenül lehessen az érintettek számára faxon vagy e-mailben elküldeni.
Rendezetlen adatbázis
A Kft.-nél csak egy ember volt, aki ismerte és tudta használni a szoftvert. A rendszer egészének minden összefüggését, a beállítások finomságait azonban teljes mélységig ő sem látta át. Ez a kolléga kezdte el az adatfeltöltést és a rendszerbeállításokat. Az volt a koncepció, ha majd megismeri és már letesztelte a rendszert, akkor betanít mindenkit. Ebből adódóan az adatfeltöltés lassabban haladt, mint ahogyan az újabb termékek, cikkek megjelentek a Kft. megrendeléseiben, raktáraiban és számláin. Ettől a bevezetés várható ideje újabb és újabb határidőkitűzések mellett egyre távolabb került. Ennek lett a következménye az a döntés, hogy 2011-től részleges bevezetés mellett a projektfelelősök is bekapcsolódtak az adatfeltöltésbe.
Ez a döntés attól eltekintve, hogy sem képzés, sem konzultáció nem előzte meg a munka megkezdését, eredményesnek bizonyult. Az adatállomány rohamosan bővült, és a rendszer bár sok hiányossággal, de kezdett működni. Már rövid idő alatt lehetett vevői rendeléseket rögzíteni, ezekről különböző szempontok szerint lekérdezéseket, jelentéseket készíteni, amelyek viszont megmutatták a korábbi gyenge pontokat. Világossá vált, hogy a raktárkezelés, az árukiadás, az árubeérkeztetés nem a MIR-ben leírtak szerint működik, a meglévő raktári nyilvántartás nem megbízható. A termelés az SAP adataival nem tudott mit kezdeni, mert az üzemvezető nem csak az SAP, de az üzemi gyártás terén sem rendelkezett megfelelő képesítéssel, továbbra is a régi módszer szerint dolgozott. Csak a gyártás-előkészítőtől kapott dokumentumok felhasználásával osztotta ki a feladatokat. Így az üzemi feladatokról csak 10-15 nap késéssel jutott információhoz, pedig az SAP-ban a feladat a gyártás tervezéséhez szükséges információkkal együtt már a rendelés rögzítésekor megjelent. Így például a projektfelelősök és a gyártás-előkészítő munkatárs által az SAP-hoz csatolt anyagbeszerzésre, a technológiai kooperáció rendelésére vonatkozó információk és a rajzdokumentáció lehívható volt az üzemi terminálra.
A felhasználók félnek a változástól. A motiváltság hiánya érződik. Ezeket a hiányosságokat a MIR-ben leírt szabályozás átalakításával, a felelős személyek oktatásával lehet csak megszüntetni. Ez a folyamat elkezdődött, jelenleg is tart. Megállapítható, hogy az SAP bevezetése előtt alkalmazott és megszokott folyamatokat gondos elemzés után az SAP működéséhez, annak filozófiájához kell igazítani, és ezt az érintett dolgozókkal oktatások, képzések során elsajátíttatni. A kezdeti nehézségek ellenére a részleges bevezetés eredményt is hozott, hiszen a korábbi folyamatok hibái a felszínre kerülhettek, és az eddig a munkatársak számítógépén, esetleg papíralapon, mappákban tárolt, szétszórt és átláthatatlan adatbázis egységes szerkezetben aktualizálva egy központi szerverre került, jelentősen megkönnyítve az ügyviteli feladatok végzését. 2012-ben a szállítólevelek és számlák készítése, a rendelések nyilvántartása már SAP alkalmazásával történt. A könyvelés és a banki műveletek is használhatónak tűntek, de kiderült, hogy a rendszer beállítási hibái miatt nem fog valós adatokat szolgáltatni, így sem az éves mérlegkészítésre, sem a bevallásokhoz szükséges adatok generálására nem alkalmazható. Ezért év közben vissza kellett térni a hagyományos könyveléshez. Ennek a beállítási hibának a következménye kb. 2 millió forint kiadás volt. Ez gondosabb előkészítéssel elkerülhető lett volna.
Várható eredmények
Az SAP bevezetése a Gépgyártó Kft.-nél valamennyi terület és munkafolyamat átszervezését, újragondolását eredményezte. Olyan problémákra mutattak rá a kezdeti nehézségek, amelyeket korábban nem észlelt a menedzsment, vagy nem a valós okokat látta a gondok mögött. A rendszer egyes moduljainak működésképtelensége nyomán kezdett belső vizsgálatok a korábbi személyi alkalmatlanságokra és az információs csatornák hibás hiányosságaira mutattak rá. Ezeket a kockázati tényezőket gyorsan és hatékonyan fel kellett számolni, hiszen ezek az SAP alkalmazása előtt is komoly hátrányt okoztak, csak nem kerültek ilyen erőteljesen a felszínre.
A helyzetelemzést követően elindított változások átjárták a szervezetet, megváltoztak az elvárások, régi folyamatok szűntek meg, és kialakultak újak.
A rendszer folyamatos átalakulását követően a megfelelően oktatott munkatársak által működtetett SAP minden kulcsfontosságú területen hatékonyan segíti a munkavégzést, és a felkészülést a holnap kihívásaira. A vevőkkel és a beszállítókkal kapcsolatos adminisztráció leegyszerűsödik, az ajánlatok, a megrendelések, a visszaigazolások, a szállítások, a számlák, a kintlévőségek és tatozások tetszés szerinti szempontok szerint rendezhetőek és naprakészen lekérdezhetők lesznek. Az SAP-ban a Kft. csaknem minden funkciót készen kap, amit korábban körülményes táblázatkezelők, szövegszerkesztő programok segítségével lehetett megvalósítani.
Az SAP-nak köszönhetően a rendszer automatikusan összekapcsolja az összetartozó adatokat, dokumentumokat a folyamat mentén, a rendszeren belül üzeneteket, jelzéseket küld az érintetteknek, figyelmeztet a beállított paraméterektől eltérő mutatókra. A partnerek felé a szükséges dokumentumokat e-mailben vagy digitális faxon továbbítja, ezzel jelentős mennyiségű papír kerül megtakarításra.
A Kft. dolgozói az SAP Business One bevezetésével változatlan létszám mellett az eddiginél jobban és eredményesebben végezhetik napi feladataikat.
A raktárkezelés átalakításától és a termelés programozott irányításától a beszerzési és gyártási költségek jelentős megtakarítása várható, a határidők pontosabb teljesítése mellett. A vevőket visszatérő gyártás esetén a raktárkészletekből rövidebb átfutással tudják kiszolgálni. A határidőcsúszások elmaradása a kapkodásból adódó hibás termékek és a pontatlan teljesítések terén fog áttörést eredményezni. A rendszer a tervezés és az ügyféligények előrejelzése terén forradalmi változást hoz. A beszerzés alatt álló PPS-modul Magyarországon egyedülálló, ilyen szintű termelési folyamatokat támogató szoftvert az SAP-modulok közé hazánkban még nem integráltak. Vonalkódos rendszerben online kapcsolat segítségével a teljes termelési folyamat valós időben figyelemmel kísérhető. Az adatok mindenkor a pillanatnyi állapotot mutatják, és a változásokra azonnali újratervezéssel, alternatív megoldások felkínálásával reagál a rendszer. A dolgozók teljesítményét is regisztrálja, a munkába érkezéstől kezdve a távozásig. Ezzel feltárhatóvá válnak a termelésben a holtidők, hatékonyabbá válik a termelés. A PPS a teljes termelési folyamat költségeit is regisztrálja, az ajánlatkészítéshez és az utókalkulációhoz mérésen alapuló adatokkal támogatva a szakemberek munkáját. Segítségével az ajánlatadáskor minimális kockázattal meghatározható a várt termelési költség, a nyereséges termeléshez szükséges mennyiségek. Lehet szimulációkkal vizsgálni egy rendelés várható hatásait, fel lehet készülni az üzem túlterhelésére, és előre lehet látni a kihasználatlan kapacitásokat is.
A középtávú tervek között szerepel, hogy az SAP-val vagy hasonló rendszerrel rendelkező partnerekkel online kapcsolat épül ki, ezáltal még közvetlenebbé téve az együttműködést.
Látható, hogy az SAP bevezetésének kezdeti nehézségei ellenére korszerű informatikai kultúra fog megjelenni a Gépgyártó Kft.-nél, amely gyors, hatékony munkavégzést eredményez úgy, hogy közben csökken a munkatársak terhelése, a rutinfeladatokat a hardver és a szoftver végzi. Várhatóan több kapacitás marad a kreatív gondolatokra, elősegítve a további fejlődést. Javul a bizonylati rend, bizonylati fegyelem, az egymásra épülő modulok a legkisebb lazaságot sem tolerálják, a hiányosságokat jelzik, és megmutatják a rendellenes működést. Ezzel a felelősség kérdése is megoldódik, mivel minden felhasználó ténykedése a rendszeren belül naplóban rögzített, minden lépés visszakereshető.
A controllingalapú SAP bevezetésével eredményesebb munka kezdődött a vállalatnál: az adatállomány rohamosan bővült, gyorsan lehetett vevői rendeléseket rögzíteni, megkönnyítette az ügyviteli feladatok végzését. Könnyen lehetett jelentéseket készíteni, melyek megmutatták a korábbi gyenge pontokat. A bevezetés során hibákat követtek el. Nem tanulmányozták a rendszereket és funkcióikat, nem elemezték saját szervezetük hiányosságait, céljait, figyelmen kívül hagyták az emberi tényezőket, nem tervezték meg a folyamatokat.
A hibák felismerése után a szoftver forgalmazójának szakmai támogatása mellett megkezdődött az adatbázis hibáinak kijavítása, a szükséges kiegészítő elemek kidolgozása, valamint a dolgozók oktatása.
Egyértelművé vált, hogy az SAP lehetővé teszi, hogy a dolgozók a rutinmunkák tömege helyett, képzettségüknek megfelelő feladatokat végezzenek, segít a folyamatok hibáinak feltárásában, s megmutatja a fejlődéshez vezető utat.
Az SAP szinte valamennyi terület és munkafolyamat átszervezését hozta magával a Kft.-nél. A helyzetelemzést követően elindított változások átjárták a szervezetet, megváltoztak az elvárások, régi folyamatok szűntek meg, és kialakultak újak. A gyakorlat igazolja: a Kft. munkatársai az SAP Business One bevezetésével változatlan létszám mellett az eddiginél jobban és eredményesebben végzik napi feladataikat.
Az SAP-bevezetés általános tapasztalata, még hogyha az integrált vállalatirányítási számítógépes rendszernek csak a controllingmodulját (CO) alkalmazzuk, hogy az „orgver–szoftver–hardver” munkáknak mindig összhangban kell lenniük az installáció folyamatában!
