Konszolidáció és az Excel: Mikor éri meg szintet lépni?

„Nekünk csak az Excel tudja megadni azt a költséghatékonyságot és rugalmasságot, amire a konszolidáció és a tervezés során szükségünk van.” 

„Mi túl egyszerűek/túl kicsik vagyunk egy nagy konszolidációs szoftverhez.” 

Sok hazai vállalattól hallottam ehhez hasonló kijelentéseket pályafutásom során. Ahogy azzal is számtalanszor találkoztam, hogy milyen nehézséget tudnak okozni a rövid határidők, az utolsó pillanatokban többször is változó leányvállalati adatok, a konszolidált adatok nehéz elemezhetősége/„lefúrhatósága”, az adatgyűjtés adminisztrációja, vagy éppen a manualitás.

Az alábbi cikkben a PwC konszolidációs számviteli tanácsadási csapatának tapasztalatait gyűjtöttük össze, hogy választ keressünk a következő kérdésre: Kinek éri meg elgondolkodni a meglévő konszolidációs folyamatok fejlesztésén, és hogyan tud segíteni ebben egy szoftver?

A változás

Az utóbbi években kétségkívül soha nem látott módon felértékelődött a vállalatok alkalmazkodóképessége az új, illetve változó körülményekhez. Ráadásul ennek az alkalmazkodásnak a kulcsa sokszor a gyorsaság és a rugalmasság. A vállalatoknak emiatt folyamatosan értékelniük kell meglévő rendszereiket, folyamataikat, és ez alól nem jelentenek kivételt a konszolidációs, illetve csoportbeszámolási rendszerek sem.

Magyarországon is megfigyelhető, hogy egyre több vállalat vezet be olyan új technológiákat, amelyek automatizálják a zárási és konszolidációs folyamatokat. Ezen belül is a különböző konszolidációs szoftverek azok, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy konszolidált kimutatásaikat (legyen az egy éves beszámoló vagy egy csoportszintű terv) és belső jelentéseiket közvetlenül az ERP-ben lévő adatokra építve készítsék el, megkönnyítve ezzel a beszámoló- és jelentéskészítési feladatokat.

A fent említett trendeknek, illetve az elmúlt évek technológiai fejlődésének köszönhetően jelentősen nőtt itthon is a 250 db konszolidált beszámolót készítő hazai vállalatcsoport közül azoknak a száma, akik valamilyen konszolidációs szoftver mellett tették le a voksukat. 

Mi indokolhatja a váltást?

Az alábbiakban körbejárjuk, hogy mely indokok segíthetik elő, vagy kényszeríthetik ki a konszolidációs folyamat változását, vagy akár egy rendszer bevezetését.

1. Globális terjeszkedés

A vállalatok növekedésével és új, nemzetközi piacokra történő belépésével a törvény által előírt beszámolókészítés követelményei is bővülnek. Emellett minden ország sajátos beszámolókészítési alapelvekkel és szabályokkal rendelkezik, amelyek eltérhetnek a konszolidált pénzügyi kimutatások elkészítése során alkalmazottaktól. A konszolidációs rendszerek bevezetése ezen problémák megoldásában is segítséget nyújthat azáltal, hogy lehetővé teszi több számviteli szabály szerinti nyilvántartás egyidejű vezetését, valamint számviteli szabályok közötti eltérések és konszolidációs módosítások könyvelését.

Ezen felül fontos pont, hogy számos társaságnak lesz szüksége a jövőben új típusú adatszolgáltatásra abból adódóan, hogy az EU tagállamai formálisan is elfogadták a globális minimumadóról szóló irányelvet (OECD Pillar II szabályozás). A Pillar II megköveteli a multinacionális vállalatcsoportoktól, hogy jövedelmüket joghatóságokra és jogi entitásokra bontsák. Előfordulhat, hogy olyan egyenlegeket és tranzakciókat, melyeket csak a legfelső szintű anyavállalat könyveiben, konszolidációs célból számolnak el, és emiatt ezek alapesetben nem jelennének meg a leányvállalatok könyveiben, meg kell jeleníteni a leányvállalatoknál is („push down accounting”) abból a célból, hogy elkészíthetők legyenek a Pillar II követelményeinek megfelelő, jogi személyek szintjére vonatkozó jelentések.

A globális tevékenységet folytató szervezeteknek a konszolidációhoz kapcsolódó munkafolyamatok elvégzése során számos további összetett számviteli problémával is foglalkozniuk kell. Ezekre szintén megoldást jelenthet a konszolidációs rendszerek bevezetése. Például adósságkonszolidáció során a konszolidációba teljeskörűen bevont vállalkozások egymás között fennálló követeléseit és kötelezettségeit ki kell szűrni. A konszolidációs rendszerek sztenderdizálják és automatizálják ezeket a kiszűréseket, amelyek rendkívül összetettek lehetnek több ERP-rendszer manuális kezelése esetén. Konszolidációs rendszerek alkalmazásával egyszerűbbé válhat a csoport szintű eliminációk utáni pénzügyi eredmény előállítása egy komplex csoport bármely szintjén. A különböző devizanemek közötti átváltások is problémamentesen, automatikusan számolódnak a szoftverek segítségével a különböző csoportszintű jelentések elkészítése során.

2. Felvásárlások

A felvásárlásokkal elért terjeszkedés gyakran azzal jár együtt, hogy csoporton belül több különböző ERP-rendszert használnak, melyeket manuálisan kell összesíteni és egységesíteni a konszolidáció érdekében. A konszolidációs rendszerek költséghatékony megoldást jelentenek a különböző rendszerek összevonására és ebből eredően – a korábban manuálisan elvégzett – folyamatok automatizálására. A konszolidációs rendszerek az automatizáció során olyan módszertant használnak, amelyek rugalmasságot biztosítanak a vállalatok számára az információs rendszerek kialakítását illetően. Ezek alkalmazásával ugyanis lehetővé válik a különböző leányvállalatok eltérő számlatükreinek konszolidációs célokból történő egységesítése. Ez megkönnyíti a konszolidált eredmény gyors és hatékony előállítását, így több idő marad a stratégiai elemzésekre és tervezésekre.

A felvásárlások számviteli kezelése, valamint a kapcsolódó közzétételi követelmények összetettek és bonyolultak, éppen ezért a vállalatoknak kellő körültekintéssel kell eljárniuk ezek teljesítésekor. Az IFRS 3 Üzleti kombinációk standardban foglaltaknak megfelelően valamennyi üzleti kombinációt az úgynevezett felvásárlási módszer alapján kell elszámolni. Ez megköveteli a vállalatoktól, hogy a megszerzett eszközöket és kötelezettségeket valós értéken mutassák ki, valamint, hogy goodwillt számoljanak el abban az esetben, amennyiben a vételár meghaladja a felvásárolt vállalat nettó eszközértékét. Azonban a vételár-allokáció (purchase price adjustments, „PPA”) könyvelési módja és helye a szervezet igényeitől és az alkalmazandó számviteli keretrendszertől függően változik. A vételár-kiigazításokat jellemzően a felvásárolt vállalat könyveiben számolják el annak funkcionális pénznemében. A goodwill esetében viszont nem ennyire egyértelmű a helyzet. A gyakorlat azt mutatja, hogy van, amikor a felvásárló, van, amikor pedig a felvásárolt fél könyveiben kerül kimutatásra. Ennek az az oka, hogy az anyavállalat által végzett konszolidációs módosításokat néha a felvásárolt vállalat számviteli nyilvántartásaiban jelenítik meg („push down accounting”).

Amennyiben az adott vállalatnak egyedi pénzügyi kimutatásokat is kell készítenie, a felvásárlási módszer hatása, valamint a „push down accounting” alkalmazhatósága attól függ, hogy a gazdálkodó egység pénzügyi kimutatásait mely számviteli keretrendszer előírásai alapján készíti el (IFRS vagy US GAAP). A fentiekben felvázolt operatív és számviteli komplexitások rendkívüli kihívást jelenthetnek, amennyiben azokat nem tervezik előre, illetve az operatív folyamatok magasfokú manualitása esetén .

3. Tőkepiaci megjelenés

Amikor a vállalatok mérlegelik a tőkepiaci (pl. tőzsdei) megjelenést, számításba kell venniük, hogy az ezekre a társaságokra vonatkozó szabályok és elvárások lényegesen szigorúbbak, a határidők pedig jelentősen rövidebbek a korábban megszokottnál. A jelentések előállítása során a leányvállalatok főkönyveinek manuális összesítése, valamint a hozzájuk kapcsolódóan elvégzendő konszolidációs módosítások meghosszabbítják a zárási folyamatokat, a manuális folyamatok pedig hozzájárulhatnak az emberi hibák jelentős mértékű növekedéséhez. A konszolidációs rendszerek segítséget nyújthatnak a vállalatoknak abban, hogy hatékonyan felkészülhessenek a jövőbeni tőkepiaci bevezetés teremtette kihívásokra azáltal, hogy automatizálják a pénzügyi kimutatások készítését, valamint lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy egyetlen adatállományt használjanak a számviteli, az XBRL-, a vezetői és a szegmensjelentések alapjául, mindezt automatizált ellenőrzésekkel és validációkkal.

4. Szabályozási változások

Gyakran elfordulnak olyan számvitelt érintő nemzetközi szabályozási változások, amelyek jelentős változtatásokat követelnek meg a vállalatok könyveiben és nyilvántartásaiban, a folyamatokban és az adatállomány összetételében. Ilyen volt például, amikor a társaságoknak világszerte az új bevétel- és lízingelszámolási szabályokat kellett alkalmazniuk. Az ehhez hasonló, új számviteli szabályok bevezetése minden jogi személyre és joghatóságra vonatkozóan jelentős számviteli szakértelmet, valamint időbefektetést igényel. A megvalósítási folyamat gyakran sokkal hatékonyabb, ha egy konszolidációs rendszeren belül egyetlen adatforrás van a főkönyvi adatokhoz, azaz a szükséges információk nem több különböző főkönyvből és rendszerből származnak.

5. Számviteli keretrendszerek közötti átforgatás

A változó befektetői és beszámolási követelmények miatt a vállalatoknál gyakran felmerül az alkalmazott számviteli keretrendszer megváltoztatásának igénye. Ez gyakran új rendszerek bevezetését, a folyamatok és jelentéscsomagok, valamint a számviteli politika újratervezését teszi szükségessé. A konszolidációs rendszerek kifejezetten megkönnyítik a vállalatok számára a leányvállalati főkönyvi adatok és könyvelési tételek importálását többféle számviteli keretrendszerben is.

6. Nem pénzügyi jelentés

A jövőben további jelentős változások jönnek a fenntarthatósági jelentéstételi kötelezettség  miatt is. Például a Vállalati Fenntarthatósági Jelentéstételi Irányelv („CSRD”) számos új feladatot implikál az adatgyűjtés és -elemzés, illetve a jelentéskészítés területén. Ezek az új típusú jelentések, amelyekhez az adatok még nem állnak rendelkezésre a meglévő rendszerekben vagy offline táblázatokban, szintén elkészíthetőek a konszolidációs rendszer használatának optimalizálásával. Számos konszolidációs szoftvercsomag rendelkezik ESG-modulokkal, amelyek lehetővé teszik a cégek számára, hogy az ESG-típusú, kulcsfontosságú teljesítménymutatókat a pénzügyi teljesítménymutatókkal együtt állítsák elő a döntéshozatal és a jelentéstétel elősegítése érdekében.

Melyek lehetnek egy konszolidációs rendszer előnyei?

Fontos hangsúlyozni, hogy a technológia önmagában nem elég. Egy jól kiválasztott és bevezetett szoftver képes arra, hogy felnagyítsa egy megfelelően szervezett folyamat és csapat értékét, de nem oldja meg a szakmai, illetve a folyamatbeli problémákat. A számviteli, beszámolási, ESG-jelentéstételi, adózási és technológiai kérdésekben tapasztalt szakemberek szintén kulcsfontosságúak a megvalósítás sikeréhez. Ez biztosítja azt, hogy a technológiába való befektetés valódi értéket teremtsen. 

Ezen felül azt is ki kell emelni, hogy a piacon már számos szoftvermegoldás elérhető, ami megteremti a lehetőségét annak, hogy minden vállalat a saját igényeinek leginkább megfelelő, leghatékonyabb megoldást válassza ki. Éppen ezért tartjuk nagyon fontosnak a körültekintően előkészített, illetve elvégzett felmérési és kiválasztási folyamatot.

Az említett tényezőket figyelembe véve az alábbiakban összefoglaltuk, hogy a gyakorlatban milyen előnyöket látunk, és miért alkalmaz a PwC csapata is egyszerű konszolidációs szoftvereket a beszámolók készítése, illetve a tanácsadás során.

1. Nagyszerű lehetőségeket kínálnak a konszolidációs folyamat felgyorsítására és minőségének javítására. Ezen szoftverek könnyedén lehívják a pénzügyi adatokat egyidejűleg több főkönyvből és kiegészítő forrásrendszerből, automatizálják bizonyos konszolidációs módosítások feldolgozását és elvégzését (pl. kiszűrések, devizaátváltások), mechanizmust biztosítanak a bonyolult számlatükör-struktúrák kezelésére a csoporttagok között, valamint javítják a pénzügyi elemzések minőségét. Mindez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a konszolidált pénzügyi információkat több szemszögből is elemezzék.
2. A vállalatok egyre gyakrabban használják a konszolidációs rendszereiket átfogó, ún. Enterprise Performance Management (EPM) eszközként. A rendszeren belüli pénzügyi adatokat a konszolidáció mellett a vállalaton belül a költségvetés tervezésére, üzleti modellezésekre, valamint előrejelzésekre is fel lehet használni az üzleti folyamatok elemzése és optimalizálása érdekében. Ez pedig azt teszi lehetővé, hogy egyetlen adatforrás legyen benne olyan pénzügyi adatokkal, amelyek összekapcsolják az üzleti stratégiát a végrehajtással. Ezek az eszközök jellemzően tartalmaznak egy interfészt a pénzügyi jelentéskészítő eszközökkel (pl. közzététel-kezelés vagy BI-jelentés), amely biztosítani tudja a pénzügyi adatok automatikus összekapcsolását a költségvetés-készítéstől a tényleges adatokon át a jelentéskészítésig.
3. Bár a tranzakciós adatok tárolására és a napi műveletek támogatására szolgáló robusztus, integrált ERP-rendszer nem helyettesíthető, a konszolidációs rendszerek különböző ERP-k felett is elhelyezkedhetnek, így egyetlen adatforrásként szolgálhatnak a vezetői jelentéskészítéshez, elemzéshez és pénzügyi támogatáshoz, amely nélkülözhetetlen a belső vezetők és a részvényesek/szabályozók számára.
4. A szoftverek jó megoldást jelentenek a visszakereshetőségre, jogosultságkezelésre, illetve zárt rendszer lévén jól támogatják a hatékonyabb könyvvizsgálatot is.

Hogyan segíthetünk?

Technológiai és számviteli szakértőkből álló csapatunk együtt dolgozik, így segítjük ügyfeleinket a konszolidációs rendszerek bevezetésében, a pénzügyi folyamataik optimalizálásában és a felhasználók készségeinek fejlesztésében. Egyesítjük a számviteli szabályokkal, a pénzügyi beszámolási szabályozással, a pénzügyekkel és az informatikával kapcsolatos szakértelmünket, hogy felgyorsítsuk ügyfeleink digitális fejlődését.

A bemutatott üzleti változások mindegyikénél a technológia bevezetésének többfunkciós erőfeszítésnek kell lennie, ahol a különböző szervezeti egységek felhasználói együtt dolgoznak a számviteli és jelentéskészítő szakértőkkel a rendszerbeállítások konfigurálásán, valamint a kapcsolódó folyamatok optimalizálásán. A PwC számos technológiai szolgáltatóval kötött stratégiai megállapodást, akikkel együttműködve segítünk azonosítani és implementálni egy, az üzleti igények alapján leginkább megfelelő konszolidációs rendszermegoldást.

Kiterjedt ismeretekkel rendelkezünk a számviteli és pénzügyi beszámolási keretrendszerek (pl. magyar számviteli törvény, IFRS), valamint a nem pénzügyi jelentéstételi keretrendszerek (pl. ESG) szabályozására vonatkozóan. Segítséget tudunk nyújtani a lehetséges adat- és közzétételi hiányosságok azonosításában is. Csapatunk jelentős tapasztalattal bír a vállalati tőkebevonás és az M&A területein, valamint a növekedéssel járó számviteli és jelentéstételi kihívásokban.

Forrás: PwC