Gyakori hibák a munkaidő nyilvántartásában
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A munkáltatók munkaviszonnyal kapcsolatos egyik legfontosabb adminisztratív kötelezettsége a munkaidő nyilvántartás vezetése. Bár a profi munkaügyi működéshez amúgy is elengedhetetlen egy megbízható munkaidő regiszter vezetése, sok munkáltatónál kifejezetten az utálatos kategóriába tartozik e kötelezettség. Az alábbiakban összefoglalunk pár jellemző hibát, amit érdemes elkerülni a munkaidő nyilvántartás vezetése során.
A munka törvénykönyve szerint a munkáltató nyilvántartja a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Alapvető hiba, ha a munkáltató egyáltalán nem vezet nyilvántartást a felsorolt adatokról. A munkaidő nyilvántartást minden egyes munkavállaló vonatkozásában vezetni kell, ezért a jogsértést nem csak az alapozza meg, ha a munkáltató egyáltalán nem vezet ilyen nyilvántartást, hanem az is, ha abban nem minden munkavállaló szerepel. Hasonlóan, a munkáltató nem tesz eleget törvényi kötelezettségének, ha a nyilvántartásban nem szerepel minden felsorolt tartalmi elem. Ilyen eset például, ha csak a ledolgozott munkaórák számát rögzíti, de a kezdő és befejező időpontokat nem. Ez azért lényeges, mert például a napi pihenőidő megtartását csak ezen adatok alapján lehet ellenőrizni. Úgyszintén hiányos a nyilvántartás, ha az adatokat nem napi bontásban (naptári naponként, illetve 24 óránként) tartalmazza, vagy egyes napokhoz, illetve egyes munkavállalókhoz tartozó rovatok nincsenek kitöltve.
Ügyelni kell arra, hogy a munkaidő nyilvántartásban valóban a törvény által megkövetelt adatok szerepeljenek. Például, a munkaidő kezdő és befejező időpontja legtöbbször nem esik egybe azzal, amikor a munkavállaló be-, illetve kilép az üzem kapuján. A munka törvénykönyve szerint a munkaidő a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tartó idő, amibe be kell számítani a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartamát is. Ez utóbbi kategóriába tartozik minden olyan feladat ellátása, amelyet a munkavállaló munkaköréhez kapcsolódóan, szokás szerint és rendszeresen, külön utasítás nélkül köteles elvégezni. Így a munkaidő része, és így is kell nyilvántartani a munkavégzés előtti kötelező tesztüzem futtatását, az egyéni védőruházat felvételét, vagy a műszak előtti vezetői eligazítást.
Nem számít azonban a munka előkészítő, illetve befejező tevékenységének, ha a munkavállaló a munkaidő kezdete előtt már 20 perccel bemegy az üzem területére, és ott dohányzik, beszélget, illetve egyéb módon várja a munkaidő kezdetét. Az elektronikus beléptető rendszert ezért úgy érdemes kialakítani, hogy az a fentiek szerinti munkatevékenység kezdetének-végének időpontját rögzítse, feltéve, ha ezeket az adatokat kívánjuk a munkaidő nyilvántartásához is alapul venni.
A nyilvántartás vezetése kimondottan a munkáltató kötelezettsége, ezért a felelősség alól nem mentesül pusztán azon az alapon, hogy a munkavállalóknak írta elő, hogy vezessék saját munkaidejük nyilvántartását, és e kötelezettségüket elmulasztották.
A munkáltató jogsértése állapítható meg akkor is, ha a nyilvántartásban szereplő adatok ellentmondóak, vagy nyilvánvalóan valótlanok. Erre utalhat, ha a munkavállalónak több munkanapra, vagy több órára számfejtettek bért az adott hónapban, mint amennyit a nyilvántartás szerint ledolgozott, vagy ha egyéb okiratok (pl. a munkáltató által kiadott reklámok) tanúsága szerint a munkáltató vasárnap is működött, bár e napra egyetlen munkavállalónak sem igazoltak le munkaidőt.
A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkaidő tervezett és ténylegesen megvalósult adatait. A nyilvántartás valótlanságára utal, ha abban a hatósági ellenőrzéskor a tényleges adatokon túl a megvalósult (teljesített) munkaidő a jövőre nézve is fel van tűntetve. Például, a folyó hó 25-én tartott ellenőrzéskor már a hónap végéig előre be vannak írva a tényleges adatok. Ez a munkaidő nyilvántartás nem megfelelő vezetésének minősül. Hasonló eset, ha a munkáltató még a tárgyhónapban kifizeti a munkabért. Ilyenkor ugyanis biztos, hogy a hónap utolsó napjaira vonatkozóan a bérszámfejtés eltér a munkaidő nyilvántartástól, illetve a valós munkaidő adatoktól. A törvény kifejezetten megengedi ugyanakkor, hogy a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.
Gyakori az ún. kettős-munkaidő nyilvántartás vezetése. Ez azt jelenti, hogy a munkáltató a ténylegesen ledolgozott órák „házi” nyilvántartása mellett egy a jogszabályoknak megfelelő munkaidő értékeket tartalmazó regisztert is vezet, és ez utóbbit mutatja be hatósági ellenőrzések esetén. Ilyenkor tehát a munkáltató fel tud mutatni egy formailag a törvénynek megfelelő nyilvántartást, de egyéb bizonyítási eszközök (pl. a bérszámfejtés dokumentumai, a munkavállalók meghallgatása stb.) alapján könnyen kiderülhet, hogy az abban foglaltak nem valóságosak, és az kimondottan csak az ellenőrzés számára készült. Ez természetesen szintén a munkaidő nyilvántartási kötelezettség megszegését jelenti.
