Mi tekinthető költségnek a kiküldetésnél?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Cikkünkben arra keressük a választ, hogy milyen költségek merülhetnek fel egy kiküldetés során, hogyan érdemes kezelni ezeket és miként kell adózni e költségek után?

A kiküldetéssel kapcsolatban felmerült költségeket három fő csoportba sorolhatjuk. Eszerint beszélhetünk:

• 1. utazási költségekről,
• 2. szállásköltségekről,
• 3. és egyéb költségekről.

Az első két csoport fogalma, tartalma egyértelmű, és egyben összegszerűségükben a legnagyobb költségtényezők. A harmadik csoportba tartoznak az étkezési költségek, és minden olyan más kiadás, amely a kiküldetés során felmerül. Nincs különösebb jelentősége a kiküldetési költségek osztályozásának, mert a felmerülő kiadások alapvetően az utazás céljától és időtartamától függnek.

Például, ha egy üzleti partnerrel való tárgyalás a kiküldetés célja, akkor előfordulhat reprezentációs költség, vagy üzleti ajándék is.

Az utazással kapcsolatos járulékos költségeket – például: repülőtéri transzfer, autópálya-matrica illetve útdíj, kompjegy, vízum vásárlása az adott országban, stb. – célszerű az utazási költségekkel együtt kezelni. Adózásukat azonban külön – külön kell vizsgálni.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény 7. §-a értelmében a (kiküldött) dolgozó jövedelmének kiszámításánál nem kell figyelembe venni a következő bevételeket:

• a.) azt a bevételt, amely az szja-törvény 1. számú melléklete szerint adómentes, vagy más törvény rendelkezése alapján személyi jövedelemadó-kötelezettség nem terheli;
• b.) a magánszemélynek adott olyan összeget (ideértve az utalvány értékét is,) amely hivatali, üzleti utazás, kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgál, és amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy
• c.) ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg, azt a cég utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.
• d.) a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is.

A kiküldetés során szükséges utazás végrehajtható

• tömegközlekedési eszközzel,
• vagy személygépkocsival.

A személyautó lehet cégautó, – mely esetünkben azt jelenti, hogy a vállalkozás tulajdonában van, – vagy a kiküldött saját gépkocsija.

Abban az esetben, ha a hivatali utazáshoz a dolgozó tömegközlekedési eszközt (repülő, vasút, autóbusz, hajó, komp,) vesz igénybe, akkor az ellenérték kiegyenlítésének háromféle módja lehetséges:

• a kiküldő cég vásárolja meg a jegyeket,
• a dolgozó előleget kap elszámolásra, vagy
• a dolgozó fizeti az utazási költségeket, melyeket utólag megtérítenek számára.

Véleményem szerint az első módszer körébe tartozik az az eljárás is, amikor a kiküldött dolgozót vállalati hitelkártyával látják el, amelyhez szintén a cég nevére szóló bizonylatokkal történő elszámolás kapcsolódik. Ezt a módszert általában nagyvállalatok alkalmazzák regionális (több ország területére kiterjedő) pozíciókban dolgozók esetében.

Célszerű a dolgozónak egy kártyát magával vinni, amelyen feltüntetik a kiküldő cég nevét, címét és adószámát. Ezzel megkönnyíti a számla kiállítását nyelvi nehézségek esetén is.

Az utazási költségek bizonylatait a kiküldött dolgozónak meg kell őriznie és átadni a munkáltatónak a nevére szóló számlát.

Példaként jegyzek meg két általános tapasztalatot:

A kiküldetést megelőzően minél korábban megveszik a repülőjegyet, annak ára annál olcsóbb lesz. (Sajnos a cégek többsége ezzel nem törődik.)

Van egy-két ország, ahol a helyszínen kell a vízumot beszerezni, melynek kifizetéséhez valutával kell rendelkezni, mert kártyát nem fogadnak el.

Új szolgáltatásokkal bővült az Adó Online: díjmentes cikk és szaklap értesítő kérdés-válasz szolgáltatásunk kényelmesebb használata egyedi szaklap ajánlatok Részletes információk »

A kiküldetés uticéljának elérése a vállalkozás tulajdonában lévő személygépjárművel is teljesíthető. Ezt nevezzük most cégautónak. Ez a vállalkozás tárgyi eszköze, amelyet a saját működéséhez, saját céljai érdekében használ és közvetlenül nem nyereségszerzés céljából üzemelteti. A hivatali-, üzleti utazások lebonyolításának egyik eszköze.

A társasági adóról szóló törvény nem foglalkozik a cégautó magáncélú használatával, tehát nem tiltott, vagyis nem adóztatják. A törvény értelmében a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költségnek, ráfordításnak minősül a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költség, ráfordítás, ideértve az azzal összefüggő, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetéseket (adókat) is. (Lásd Tao tv. 3. sz. melléklet B/6. pontban.)

Különös adózási módok az áfa rendszerében
Kiskönyvtár az áfáról címet viselő sorozatunk 5. kötete a különös adózási módok elméleti szabályanyagának a magyarázatán túl konkrét példák bemutatásával segíti az adózók mindennapos hatékony jogalkalmazását. További információ és megrendelés >>

A cégautó-adót természetesen meg kell fizetnie a vállalakozásnak, mint tulajdonosnak. (Vigyázat, ez a bevételi nyilvántartást vezető gazdasági társaságokra is vonatkozik, hacsak a törvény másként nem rendelkezik!)

A személyi jövedelemadóról szóló törvény 1. számú mellékletének 8.37. pontja szerint, a nem pénzben kapott juttatások közül adómentes a kifizető (munkáltató) által biztosított személygépkocsi magáncélú használata, továbbá azzal összefüggésben úthasználatra jogosító bérlet, vagy jegy (autópályadíj) juttatása.

A hivatali utak lebonyolításának adminisztrációja ennél a közlekedési módnál a legegyszerűbb. A cégautó használata során kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás vezetése nem kötelező. Elég, ha a kilométeróra állását minden hónap végén feljegyezzük, ami segít az üzemanyag-fogyasztás ellenőrzésében is. A cégautó működtetésével kapcsolatos minden költséget, adót, biztosítást a vállalkozás számol el.

---