Mire jó a munkaügyi compliance audit?
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A munkaügyi compliance audittal a közepes és nagyméretű cégek vezetői nemcsak arról kaphatnak képet, hogy vállalatuk megfelel-e a munkajogi követelményeknek, de arról is, hogy kihasználják-e a törvény adta lehetőségeket, az emberi erőforrásokat, és megfelelnek-e a piac diktálta soft law igényeinek – derült ki a Rodin Felnőttképzési Üzletágának rendezvényén.
A cégeknek ma már nem elég a terméket a megfelelő áron, a megfelelő minőségben, és a megfelelő időben leszállítani. A piac egyre inkább a vállalat alaptevékenységén kívülre mutató elvárásokat fogalmaz meg. Nemzetközi szinten a tényleges formálisan számon kérhető jogi környezet a hard law mellett egyre erősebben jelenik meg a soft law, amely nemcsak a piac magatartási szabályait és az irányadó helyes működést is kezelő comliance managementet, de a társadalmi felelősségvállalást (CSR), valamint a környezetvédelmet is magába foglalja – mondta el Balogh Mónika előadásán, amelyen Magyarország vezető cégeinek HR-igazgatói vettek részt. Mint azt a japán cégeknél felsővezetőként szocializálódott HR-szakértő elmondta, az autóiparban például pont a hard law-n túlmenő mutatók azok, amelyek meghatározzák, hogy egy-egy autógyárnak mennyi és milyen megrendelője lesz, és hogyan tud a piacon életben maradni, érvényesülni.
A vevők diktálnak
Egy vállalatvezető számára fontos lenne, hogy képet kapjon cégénél ezekről a folyamatokról is, ahogyan a többi területről. Hiszen egy nagyvállalatnál nem telik úgy el egy hónap, hogy valamilyen témakörben ne érkeznének auditálni. A rengetegféle audit között a munkajog, bérszámfejtés, illetve a HR valahogy kimaradt a szórásból, pedig igen határozott igény lenne arra, hogy ezeket a folyamatokat is valahogyan kordában tartsák a vezetők.
Ugyancsak autóipari tapasztalataira hivatkozva Balogh Mónika elmondta, hogy ott ezen a területen a vevők már a felsővezetői szinten beleszólnak a folyamatokba, elsősorban a termék árán keresztül. Egy termék árát ugyanis kőkeményen befolyásolják a munkajogi, és HR-tényezők. Ha egy cég például nem a megfelelő módon állítja be a munkaidőkeretét, vagy a munkanapokat és szabadnapokat nem megfelelően határozza meg, akkor rendszeres állásidő-fizetési kötelezettség alakulhat ki, esetleg a táppénz futhat fel magas szintre, vagy a magas fluktuáció miatt a felvétel költsége szalad el. Mindezek természetesen a szolgáltatás vagy termék árában is megjelennek. Így egy-egy munkajogi-, akár HR-tényező is vezethet oda, hogy egy vállalat elveszti a megrendelőit.
| A CompLex Kiadó új szolgáltatása, a magyar piacon egyedülálló munkaügyi compliance audit egy olyan standardizált felülvizsgálati program, mellyel – felhasználva a sokéves vállalatirányítási tapasztalatainkat – lehetővé válik a vállalati adminisztráció teljes körű átvilágítása. Bővebb információt itt talál. |
Felsővezetői szemléletre van szükség
Az auditok lényege, hogy önkéntesek, nincs hatósági szankciójuk és elsősorban piaci következményük van. A munkaügy eddig mégis némiképp elhanyagolt volt. Bár többféle auditnak van olyan része, amely érinti a HR-t, a bérszámfejtést, vagy a munkajogot, de egyiknek sem ez a tárgya, és nem is céljuk, hogy ezeket a területeket lefedjék. Szükség van tehát olyan auditra is, amely kifejezetten ezekre a területekre koncentrál.
Az újonnan kidolgozott munkaügyi compliance audit bizonyos szempontból átveszi a többi audit logikáját, mentalitását. A vizsgálat folyamata 500 kérdésből áll, de az auditorok semmiképpen nem mechanikusan futnak végig egy jogszabálytartási listán, és pipálnak vagy ikszelnek. Ehelyett menedzsmentszemléletű auditról van szó, ahol a munkaügyi compliance auditoroknak mindig úgy kell gondolkodniuk, mintha a vállalat felső vezetésében foglalnának helyet. Egy cégnél ugyanis biztosan nem az a prioritás, hogy betartják-e a munkaidőre vonatkozó szabályozást, hanem az, hogy időben megfelelő minőségben leszállítsák a termékét, szolgáltatását, és közben ha lehet, akkor igazodjanak a jogszabályi háttérhez.
| Rodin munkaügyi rendezvények |
|
|
A másik ilyen lényeges kérdés a folyamatközpontú szemlélet, amikor sosem egy kiragadott részletet vizsgálnak, amely meglétét, vagy hiányát nyugtázzák, hanem folyamataiban szemlélik az egyes területeket, és ezáltal sokkal sikeresebben meg tudják állapítani a probléma forrását, és esetleg fejlesztési javaslatokat is képesek megfogalmazni.
A folyamatokban az auditorok a PDCA-elvet (plan, do, check, act) tartják mindig szem előtt: megtervezték-e a folyamatokat, végrehajtották-e, visszaellenőrizték, és ezen ellenőrzés alapján történt-e fejlesztés.
A vállalat működése szempontjából közelítik meg a dolgokat. Arra próbálnak mindig választ keresni, hogy egy adott tevékenységet, folyamatot miért azon a módon alakítottak ki. Elképzelhető, hogy véletlenül alakult így, de lehet, hogy erősen meghatározott prioritások és célok mentén.
Az audit során természetesen a munkaügyi minőséget is vizsgálni kell, amely azt mutatja meg, hogy a jogszabályoknak mennyire felelnek meg az intézkedések.
A hatékonyság ugyancsak a célok között szerepel, amin ebben az esetben azt kell érteni, hogy a folyamatokhoz megfelelő erőforrások vannak-e rendelve, és kellőképpen hatékonyan tud-e működni a cég.
Míg a munkaügyi compliance audit nézőpontban az ISO –hoz hasonlít, tematikájában értelemszerűen eltér attól, hiszen itt munkaüggyel, stratégiai HR-rel, CSR-ral, compliance-szel, bérszámfejtéssel és egyéb adminisztrációs folyamatokkal foglalkoznak, az auditált területek pedig alapvetően a Munka törvénykönyvét követik.
Mindemellett az ISO olyan részeit is bevették az új auditba, amelyek a munkaügyhöz kapcsolódtak. Így a tréningek hatékonyságának a mérése, a motiváció, az intézkedések tervezése, a munkavállalói elégedettség, a minőségtudatosság és a szervezeti célok mérése, és a KPI-ok (fő teljesítménymutatók) vizsgálata is bekerült a rendszerbe. Mindezek mellett a vezetők elkötelezettsége is alapvető kérdés az audit során.
Képet kapnak a vezetők
Balogh Mónika kiemelte, hogy a rendszerszemlélet igen fontos az audit során, a teljes adminisztrációt vizsgálják, nem gondolkodnak önálló folyamatokban, alrendszerekben, helyette globálisan, ahogy egy felső vezető is tenné. Nem csak az állapotot vizsgálják, hanem a fejlődést is, és mindig szem előtt tartják, hogy a vizsgálat kétirányú. Nem csak azt figyelik, hogy megtartják-e a szabályokat, hanem azt is, hogy kihasználják-e a lehetőségeket.
Egy munkajogi audit esetében ugyanis csak azt vizsgálnák, hogy a cég tevékenysége megfelel-e a törvényeknek, esetleg javaslatokat adnak ahhoz is, hogy hogyan kellene ezt megtenni. Egy munkaügyi compliance audit azonban azt is vizsgálja, hogy maximálisan kihasználják-e a szabályok adta lehetőségeket. Az új Munka törvénykönyve esetében például élnek-e az eltérő megállapodások lehetőségével, kötnek-e például kollektív szerződéseket, amellyel hatékonyságban, megelégedettségben magasabb szintet tudnának elérni.
Az audit azonban nem tanácsadás. Elsősorban megfeleléseket, nem megfeleléseket állapít meg, és persze fejlesztési javaslatokat is megfogalmaz. A cél persze az, hogy feltárja a hiányosságokat, illetve megállapítson olyan értékeket, amelyek a piacon kiemelkedő pozitívumot jelent.
Egy ilyen audit a cég belső monitorozásán kívül arra is lehetőséget ad a vezetőknek, hogy az auditorok tapasztalataiból képet kaphassanak arról, hogy a piaci körben hol helyezkednek el. Az auditorok ugyanis rengeteg cégnél voltak már, és tudják, hogy a különböző méretű cégeknél hogyan alakítják ki a HR-t, milyen folyamatok általánosak, milyen elvárások fogalmazódtak meg akár a soft law területén.
A közepes és nagyvállalatoknak egy nagyobb növekedés, vagy átszervezés után lehet belevágni egy ilyen auditba, de egy újabb terület beüzemelését követően, vagy az új Mt-nek megfelelő módosítások előtt vagy után is hasznos lehet. Ahogyan arra is alkalmas lehet, hogy felügyeljék a beszállítóikat, csökkentsék az objektív felelősség által okozott üzleti kockázatot, illetve, hogy kiválasszák üzleti partnereiket.
Egyenlő bánásmódot kérnek
Rádi Lujza, az Audi Hungaria Motor munkaügyi vezetője az előadást követő beszélgetésen elmondta, hogy cégük a legattraktívabb munkáltató kíván lenni Magyarországon, és ennek alátámasztására mindenképpen fontosnak tartják, hogy találjanak olyan keretet is, amelyben a munkaügy területét mérőszámokkal lehet vizsgálni, hogy ezt az attraktivitást fejleszteni lehessen. Ő is úgy véli, hogy csak a munkaügy egész területét lefedő auditnak van létjogosultsága, szemben a munkajogival, mert a jog csak egy kis szelete, és csak egy eszköze a HR-folyamatoknak. Szerinte azonban csak rendszerben van értelme végigvizsgálni a folyamatokat.
Mindemellett egy nagy cégnél a beszállítók munkaügyi rendszereit is érdemes auditálni, hiszen ahogyan Rádi Lujza elmondta, az Audi Hungária beszállítóitól is érkeznek munkavállalói megkeresések, mert úgy vélik az egyenlő bánásmódnak az ő munkáltatójuk nem felel meg. Az Audi vezetőit kérik meg, hogy intézkedjenek az ügyben, és érzékelik, hogy az Audinál a compliance fontos elem a vezetésben.
A topvezető hozzáállásán múlik minden
Korycki Adrienn, a Salio személyzeti tanácsadó cég vezetője az Adó Online-nak elmondta, hogy a munkaügyi audit hatékonyságánál a cég elsőszámú vezető hozzáállása a legmeghatározóbb. Ha neki igénye van arra, hogy felmérje a szervezetét, és vállszélességgel melléáll, akkor semmilyen akadálya nem lesz annak, hogy hatékony legyen egy ilyen audit.
Ha azonban csúcsvezető nem hisz az auditban, vagy akár a HR erejében, akkor akármennyit auditálhatnak, akkor sem fognak eredményt elérni, csak egy pillanatfelvétel készül a helyzetről. Az egésznek pedig az lenne a lényege, hogy a pillanatfelvétel alapján meg lehessen állapítani a gondokat, amelyekre megoldásokat lehet találni, és ezt követően a rendszert karban lehet tartani.
