A gyakorlatban egyre több munkáltató rendelkezik a szervezetét, működését, bérezési politikáját rögzítő munkáltatói szabályzattal. A munkáltatói szabályzat egy sajátos dokumentum, amely egyre fontosabb „hézagkitöltő” szerepet tölt be a munkaviszonyok során.
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) meghatározza, hogy mik a munkaviszonyra vonatkozó szabályok, amely közé a jogszabály, a kollektív szerződés és az üzemi megállapodás, valamint az egyeztető bizottság kötelező határozata tartozik. Külön nevesíti azonban az Mt. az ún. munkáltatói szabályzatot, amely bár nem tartozik szigorúan véve a munkajogi jogforrások közé, az adott munkáltató vonatkozásában mégis kiemelt jelentőséggel bír, ún. „soft law”-nak tekintendő. Az Mt. 17. § (1) bekezdése értelmében a munkáltató egyoldalú jognyilatkozatait és kötelezettségvállalásait az általa egyoldalúan megállapított belső szabályzatban vagy egyoldalúan kialakított gyakorlat érvényesítésével, munkáltatói szabályzat formájában is megteheti. A munkáltatói szabályzat lényegében arra hivatott, hogy meghatározza a munkáltatónál érvényben lévő gyakorlatot és mintegy kiegészítse a munkaszerződést. A munkáltatói szabályzat szabályozási tárgykörét tekintve igen szerteágazó lehet. Rendelkezhet a díjazásról, egyes bérelemekről, munkaidőről, munkarendről, különböző magatartási vagy öltözködési előírásokról vagy akár a cafeteria, valamint a prémium juttatásának szabályairól is.
A munkáltatói szabályzatok esetében szükséges vizsgálni, hogy annak személyi és időbeli hatálya miként alakul. A személyi hatályt tekintve, a munkáltatói szabályzatok kiterjedhetnek a munkáltató egész szervezetére, de alkotható olyan dokumentum is, amely csak egyes munkavállalói csoportokra vagy meghatározott munkakörben foglalkoztatott dolgozókra vonatkozik. Elképzelhető olyan prémiumszabályzat vagy munkaidőt és beosztást szabályozó dokumentum, amely csak meghatározott munkavállalói kör esetében alkalmazandó. Fontos, hogy differenciálás esetén is az egyenlő bánásmód követelményét maradéktalanul be kell tartani.
Az időbeli hatály vonatkozásában már összetettebb a kérdés. Az Mt. 17. § (2) bekezdése rendelkezik arról, hogy a szabályzatot akkor kell közöltnek tekinteni, amikor azt a helyben szokásos és általában ismert módon közzé teszik. Ez azt jelenti, hogy a közzététel időpontjától kezdve képes a „joghatás kiváltására” a munkáltatói szabályzat, vagyis onnantól kezdve hivatkozhat a szabályzatban foglaltakra a munkáltató és a munkavállaló is. A közzététel értelmezése tekintetében a Kúria egy döntésében rögzítette, hogy a munkáltató csak abban az esetben hivatkozhat a kifüggesztett tájékoztatóra utasításként (vagyis a munkáltató egyoldalú jognyilatkozataként), ha bizonyítani tudja, hogy azt minden érintett munkavállaló megismerhette, egyértelmű volt számukra, hogy mi az elvárt magatartás és emellett ezt a munkáltató következetesen megkövetelte. Ha ezek a feltételek nem állnak fenn, akkor a munkáltató nem alapozhat azonnali hatályú felmondást a szabályzat be nem tartására hivatkozva [EBH2017. M.2.]. Ez természetesen nem jelenti és nem is jelentheti azt, hogy szabályzat és a feltételek fenn nem állása esetén a munkavállalók mentesülnének az Mt.-ben és egyéb munkajogi jogforrásokban meghatározott általános magatartási követelmények betartása alól, ahogy azt egy másik Kúriai döntés is kimondta [EBH2016. M. 28.]. A munkáltatói szabályzat pontosítja és kiegészíti a munkaviszonyt olyan rendelkezésekkel, ami az adott munkáltató vonatkozásában irányadó. A munkaviszony egészére azonban generálisan továbbra is vonatkoznak az általános, munkajogi szabályok és a felek közötti munkaszerződés rendelkezései. Ha tehát külön szabályzat nincs arra vonatkozóan, hogy a munkavállalónak meg kell őriznie munkáltatója üzleti titkait, az nem jelenti azt, hogy ez a kötelezettség egyébként ne terhelné már az Mt. alapján is.
A közzétételre módjára vonatkozó szabályt kivéve az időbeli hatály tekintetében további szabályt az Mt.-ben nem találunk. Éppen ezért a gyakorlatban sokszor előfordul, hogy a munkáltatói szabályzatok kibocsátására anélkül kerül sor, hogy a munkáltató meghatározná az időbeli hatályt, vagyis azt, hogy meddig és milyen időtartamban kell azt alkalmazni. Az időbeli hatály meghatározásának jelentősége elsősorban a szabályzat megváltoztatása és visszavonása körében jelentős. Ha ugyanis a munkáltató utóbb változtatna a szabályzaton vagy hatályon kívül helyezné azt, akkor a munkavállalók számára nem biztos, hogy egyértelmű, hogy meddig kellett alkalmazni a vonatkozó szabályokat és honnantól kezdve kell az újakat. A bizonytalanságot elkerülendő, mindig érdemes valamiféle időbeli hatályra vonatkozó kitételt tenni a munkáltatói szabályzatban, amihez később tudnak viszonyulni és alkalmazkodni azok, akikre a dokumentum vonatkozik.
A munkáltatói szabályzat hasznos módja annak, ha a munkáltató speciális szabályokat szeretne megfogalmazni a saját szervezetére és működésére vonatkozóan. Figyelni kell azonban arra, hogy a szabályzat az Mt.-nek megfelelően kerüljön megfogalmazásra, könnyen érthető és értelmezhető legyen a munkavállalók számára és azt mindenki megismerhesse. Ha minden feltétel teljesül, akkor pedig érdemes következetesen betartani és betartatni a szabályzatban foglaltakat, hiszen vitás helyzetben ezt is bizonyítania kell a munkáltatónak.
