A cégátvilágításról kicsit másképp (3.)

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A vállalkozás számviteli rendszere csak egyik eleme ugyan a stratégiájának, de komoly befolyással bír a cég vagyoni, pénzügyi helyzetére, eredményességére. Az alábbiakban látunk néhány példát a „hogyanokra”.

Cikkem előző részében a számviteli értékcsökkenés elszámolásának „cégre szabott” lehetőségeit vettük górcső alá. Most ugyanezen szempontok mentén a készletek nyilvántartásának módszereit vizsgáljuk meg.

A készletnyilvántartás is „zsebbe vágó” kérdés

Természetesen nem a készletek hűtlen kezeléséről van szó – bár túlságosan „laza” elszámoltatás esetén az is előfordulhat.

Azok a vállalkozók, akik viszonylag nagyobb mennyiségű készletet kénytelenek időről-időre raktározni, tudják, sokba kerül az is, ha túlméretezett a készlet, de az is, ha alulbecsülték az adott anyagra, árura vonatkozó igényt, keresletet.

Ezzel a problémával elsősorban a kereskedők szembesülnek, de okozhat ez nem kevés fejfájást a gyártó cégeknek is.

A termelés, az értékesítés folyamatosságához, zavartalanságához ugyanis elengedhetetlen, hogy a döntéshozók naprakész információkkal rendelkezzenek a tevékenységhez szükséges alap- és segédanyagok, az árukészletek nagyságának és összetételének alakulásáról.

E nélkül nem tudnak döntést hozni arról, hogy a tényleges és várható megrendelések, az üzlet valószínűsíthető forgalmának zökkenőmentes lebonyolításához milyen anyagokat, árukat, milyen mennyiségben kell beszerezniük. Az anyag – és áruhiány miatti forgalomkiesés a bevételt csökkenti, míg az eltúlzott anyag- és árurendelésben a cég – adott esetben befektethető, kamatoztatható – pénzét feleslegesen köti le.

Ráadásul az átgondolatlan készletezés miatt feleslegesen tárolt – minőségük romlása, elavulásuk miatt eladhatatlanná, feldolgozhatatlanná vált – készletek, vagy a belőlük gyártott termékek csak jelentős árengedménnyel adhatók el. Ilyenkor a cég bevételtől esik el, a kereskedő – például – nem tudja költségeit az árrésből fedezni.

Akár termelő, akár kereskedelmi tevékenységet folytat a cég, a beszerzésekért felelős vezetőnek tudnia kell, hogy
– a következő beszerzésig terjedő időszakban mennyi lesz várhatóan az értékesítés,
– a várható értékesítésből mennyit tudnak a rendelkezésre álló készletekből fedezni, és
– az időszak végén mekkora készlettel kell rendelkezniük ahhoz, hogy a következő
szállítmány megérkezéséig zavartalan legyen az értékesítés.

Cseppet sem mellékesen, a készletek nyilvántartására azért is szükség van, hogy a vállalkozás mindenkori vagyona, amelynek részét képezik készletei is, kimutatható, dokumentálható legyen. Ez egyrészt a mérlegbeszámoló hitelessége okán, másrészt azért is fontos, mert megalapozza a készletekért anyagilag felelős dolgozók elszámoltatását is.

Az, hogy a cégnek kell készletnyilvántartás, az tehát nem kérdés. A kérdés az, hogy milyen legyen, milyen alapelvek szerint vezesse ezt a vállalkozás.

Mit mond a számviteli törvény?

A törvény a készletek évközi nyilvántartásával kapcsolatban kevés szabályt rögzít, ezzel a vállalkozások tág teret kapnak az idevonatkozó szabályaik megalkotásakor. Ez egyben azt is jelenti számukra, hogy lehetőségük van a vállalkozásuk körülményeit, lehetőségeit, terveit figyelembe véve kialakítaniuk a szóban forgó nyilvántartást.

A számviteli törvény lényegében „csak” az üzleti évet záró beszámoló összeállításának szabályait – összhangban a leltárra vonatkozó előírásokkal – írja elő, amelyek természetesen a készletek mérlegben megjelenő értékét is érintik.

A készletek évközi nyilvántartására több olyan módszer is kínálkozik, amely megfelel a törvény alapelveinek, előírásainak, továbbá a készletek év végi – mérlegbeszámolóban közzétett – értéke hitelt érdemlő megállapítását is megalapozza.

Ennek megfelelően a társaság dönthet úgy, hogy

– folyamatos készletnyilvántartás vezet mennyiségben és értékben,
– folyamatos készletnyilvántartást vezet értékben,
– folyamatos készletnyilvántartást vezet mennyiségben,
– év közben nem vezet folyamatos készletnyilvántartást (ebben az esetben a készletnagyság
megállapítása leltározással történik).

Mit szeretnének a tulajdonosok?

A tulajdonosok abban érdekeltek, hogy a cégük rendelkezésére álló tőkének éppen megfelelő hányadát fektessék be készletekbe.

Ők nyilvánvalóan „profit-maximalizálók”is, a nyilvántartás kérdésében is az lesz meghatározó számukra, azaz összevetik az alkalmazott módszer költségigényét az abból nyerhető információkból következő előnyökkel.

Azt pedig, hogy valamely információ értékes-e és ha igen, mennyire, jelen esetben attól függ, hogy milyen mértékben képes elősegíteni az optimális tőkebefektetést jelentő készletszint elérését.

Ez nem könnyű feladat, amit – többek között – az általában kívánatosnak ítélt szintet meghaladó készletezést igénylő, gazdasági kényszerhelyzetek is befolyásolnak. Ilyen lehet például az az eset, ha a cég a korábbi vásárlással megelőzheti az áremelést, vagy hiánycikkek ritka megjelenésekor igyekeznek felkészülni a „rosszabb időkre”.

 

Nézzünk fentiekre néhány példát!

Amennyiben a cég a készletek alakulását mennyiségben és értékben folyamatosan nyilvántartja, úgy a készletekről mindig naprakész információ áll a vezetők, a tulajdonosok rendelkezésére.

Ennek pénzben is kifejezhető – és az optimális tőkebefektetést leginkább támogató – előnye az, hogy a készletek fogyásához rugalmasan igazítható a beszerzés, a lassan fogyó, valamilyen okból felhalmozódott készletek létéről és mennyiségéről időben szerezz tudomást, és megteheti a szükséges intézkedéseket, az ezért felelős vezető.

A vállalkozás könyvelője a nyilvántartás és a főkönyv adatainak ismeretében – az ezekből számítható mutatószámok időszakonkénti elemzésével – sokat segíthet a tulajdonosoknak az árbevételhez, az adózás előtti eredményhez mérten esetlegesen túl drága beszerzési források „leleplezésében”.

Fontos – és ennek is van költségeket csökkentő hatása -, hogy e módszer választása esetén nem kötelező az év végén a készletek tényleges számbavétele, azaz a leltározás. A vállalkozás vagyonának mérlegben szereplő értékét alátámasztó kimutatás a folyamatos nyilvántartás adataiból összeállítható.

Az optimális készletszintre törekvés mellett, a folyamatos mennyiségi és értékben való nyilvántartás különösen a kereskedelmi tevékenységet folytató vállalkozásoknak javasolt, valamint azon termékek előállítását végző cégeknek, amelyeknél nem pusztán a mennyiségük miatt nagy értékű alapanyagokkal dolgoznak.

Ugyancsak megfontolandó e nyilvántartás vezetése a kisebb, de bizományba átvett árut rendszeresen értékesítő üzleteknek is.

A folyamatos készletnyilvántartás csak értékben (beszerzési vagy eladási árakon) történő vezetése esetén csak a készletek összértéke ismert, de annak áruféleségenkénti mennyisége nem.

Ezért csak a kevés áruféleséget forgalmazó, de a megfelelő számítógépes háttérrel nem rendelkező vállalkozások számára jelenthet megoldást, ahol a pénztárgéphez nem kapcsolódik számítógépes készletnyilvántartó program, így a folyamatos mennyiségi nyilvántartás nem, vagy csak jelentős többletmunkával lenne bevezethető.

Tipikusan ilyenek az áruk bizonyos körére specializálódott, kisebb szakboltok, például a csak öltönyöket – és esetleg kiegészítőket, ingeket, nyakkendőket – árusító ruházati bolt.

E nyilvántartás adatai is segítséget nyújtanak a beszerzési és készletezési döntésekhez, de a készletekben lekötött tőke ideális szintjének nyomon követéséhez még e bolttípusok esetében sem ad elegendő támpontot a tulajdonosoknak. Továbbá az esetlegesen elfekvő készletek létéről és mennyiségéről sem tájékoztat.

[htmlbox Változásfigyeltetés]

 

Ezért a beszerzések során a vállalkozó kénytelen a tapasztalataira, megfigyelésire építeni a „miből és mennyit vegyünk” kérdés eldöntésekor.

Ráadásul kénytelen rendszeres időközönként a készletek egészét leltározással felmérni. Ez bevételkiesést is okozhat, ha a leltárfelvételt az üzlet zárva tartásával oldják meg, míg a költségek növekedésével (túlórákra eső bér, világítás, fűtés) jár, ha a nyitvatartási időn kívül végzik el e munkát.

Ugyanakkor a vállalkozásokra általában jellemzőnél gyakoribb leltározás időben fényt deríthet a gondatlan árukezelésből vagy tárolásból, a dolgozók figyelmetlenségéből adódó hiányra. Így a vállalkozó megtéríttetheti az okozott kárt az azért felelősökkel, ezzel ráfordításai is csökkennek.

Kizárólag értékben történő nyilvántartás esetén további költségeket jelent az is, hogy az év végén, a mérleg összeállításához kötelező a készletek tényleges felmérésére, a leltározás.

E cégek könyvelői év közben leginkább azzal segíthetik a tulajdonosokat, ha az előző év könyvelési és leltáradataiból – például felhasznált, értékesített, selejtezett készlet és ennek árbevételhez viszonyított aránya – a tárgyévi beszerzési árak változásából következtetve segítenek minél pontosabb becslést adni arra a készletszintre, amely mellett valószínűleg nem kell elfekvő, akár átmenetileg is felesleges anyagban, áruban, raktározási költségben leköti a vállalkozás pénzét.

A folyamatos készletnyilvántartás csak mennyiségben történő vezetése ritkán választott megoldás. Alkalmazása ott célszerű, ahol a tulajdonos a műszak végén el akarja
számoltatni az alkalmazottakat a rájuk bízott készlettel – például vendéglők, italboltok-, de a nyilvántartás vezetése nem számítógéppel, hanem kézzel történik.

Ez a módszer egyes áruféleségek napi nyitókészletének és az esetleges beérkezéseknek a feljegyzése mellett az értékesítések darabszám szerinti rögzítését jelenti. Amellett, hogy e nyilvántartás alapján a vezetőség idejében elcsípi a – szó szerint – saját zsebére dolgozó munkavállalót, a csak értékben való kimutatással szemben, sokkal inkább támogatja a beszerzésekért felelős vezető munkáját: az egyes áruk tényleges mennyiségének és a kereslet napi szintű ismeretében a megrendeléseket is a tényleges igénynek megfelelően intézheti a vállalkozás.

Ez esetben a társaság könyvelője év közben a beszerzési árak változásaira, az anyagköltség, az ELÁBÉ árbevételhez mért arányának – korábbi évhez, évekhez viszonyított – változásaira koncentrálhat, a markáns, és a piaci árak változásából egyébként nem következő „drágulásra” hívhatja fel a vezetőség figyelmét. (A háttérben – például – nem megfelelő beszerzési forrás, esetleg a selejt túlságosan magas aránya, a készletek hűtlen kezelése állhat.)

Amennyiben a vállalkozás sem mennyiségi, sem értékbeni készletnyilvántartást nem vezet
folyamatosan, az jelentősen megnehezíti a beszerzésekre vonatkozó döntéseket.

 

Kétségtelen, hogy ezzel a vállalkozó megtakarítja a készletnyilvántartás kialakításával és folyamatos vezetésével összefüggő kiadásokat, de a csupán „megérzésekre”, korábbi tapasztalatokra építő készletezés a bevétel kiesésével, az eltúlzott mennyiségben tárolt, vagy az esetlegesen elfekvő, sérült készlet raktározása a költségek növekedésével járhat. E megoldás gyakorlatilag egyáltalán nem támogatja a cég készletekre szánt tőkéjének optimális felhasználását. (Kivéve a csak egy-két terméket, alapanyagot azonos méretben, kiszerelésben forgalmazó, felhasználó cégeket, ahol csupán körbenézve a raktárban, azonnal látható, üresek-e a polcok és rendelni kell, vagy sem…)

Fontos, hogy a könyvelő „hozott anyagból” dolgozik, nem csupán a társaság bizonylatait, hanem a tulajdonosok üzleti elképzeléseit, szándékait, stratégiáját is ideértve. Ezeket figyelembe véve kell egyensúlyoznia a számviteli törvény adta keretek, és a vállalkozás tulajdonosainak elvárásai között.

Így ott, ahol év közben sem mennyiségi, sem értékbeni készletnyilvántartás nincs, a könyvelő a „fegyvertár” fentebb felsorolt valamennyi elemét bevetheti megbízója érdekében.

A készletek folyamatos nyilvántartásának hiányában pedig év végén mindenképpen kötelező az általában a bérköltségeket is növelő leltározás.

Persze a bérköltségeknek a cég stratégiájához igazított optimalizálására – természetesen a jogszabályok betartása mellett – is van lehetőség. Erről lesz szó a folytatásban.

---