Az örök kérdés: elszámolásra kiadott előleg

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az elszámolási előleg szabályos könyvelése és bizonylatolása sok vállalkozás ügyvitelének kényes pontja.

A gyakorlatban a vállalkozások munkavállalói, gyakran tisztségviselői, ügyvezetői a vállalkozás házipénz­tárából készpénzt vesznek fel, abból megvásárolják a kívánt eszközt, igénybe veszik a kívánt szolgáltatást, majd a felvett összeggel elszámolnak.

A pénzkezelési szabályzatban kell írásban rögzíteni, hogy a házipénztár hogyan, milyen fizikai formában létezik, a pénztárból történő forgal­mazásnak pedig milyen bizonylati szabályai vannak.

Házipénztár működtetése esetén a házipénztárból a beszerzéshez szükséges (illetve azt meghaladó) összeget ki kell adni, és azt elszámolásra kiadott összegként a készpénzállomány csökkenésével egy időben munkavállalóval (illetve azzal a személlyel, aki a készpénzt felvette, és a beszerzést intézi) szembeni követelésként (egyéb követelésként) kell könyvelni. A kiadott összegről késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg bizonylatot kell kiállítani.

A beszerzés megtörténtével a munkavállaló a felvett összeggel elszámol. A megmaradt összeget a házipénztárba befizeti, amelyről szintén bizonylatot kap. A kapcsolódó könyvelési tétel a felvételkor könyveltek fordítottja lesz, pénznövekedéssel szemben a követelés csökkenése, a visszafizetett összegben. A különbségként adódó be­szerzési értékről pedig a munkavállalónak szintén készpénzes bizonylattal kell rendelkeznie, amely alapján a beszerzés bizonyítható.

A beszerzés elszámolása ilyenkor: a vásárolt eszköznek, az igénybe vett szolgáltatásnak megfelelő eszköz, költség vagy ráfordítás növekedésével párhuzamosan a munkavállalóval szembeni kötelezettség keletkezik. A munkavállalóval szembeni, a beszerzett tétel értékének összegében fennálló kötelezettséget és az elszámolásra kiadott, még vissza nem fizetett előleg összegében fennálló követelést a könyvelésben össze kell vezetni.

Az elszámolásra valutapénztárból kiadott előleg esetében a valutapénztár könyv szerinti árfolyama szerinti összeg és a cég napi választott devizaárfolyamán felvett követelés összege közötti különbözet értékében árfolyam-különbözet keletkezik. Az elszámolásra kiadott összegből a beszerzés napjára vonatkozó választott árfolyamon kell a beszerzés és a munkavállalóval szembeni kötelezettség összegét könyvelni.

Mérlegképes Kreditkártya
Szerezze meg Ön is kötelező kreditpontjait Kiadónk minőségi képzésein! További részletekért kattintson ide!

Az előleggel való elszámoláskor a valutapénztárba visszafizetett összeget a visszafizetés napjára vonatkozó választott árfolyamon kell forintosítani (a valutapénztár növekedéseként), ekkor árfolyam-különbözet keletkezik. A munkavállalóval szembeni (a beszerzés miatt kimutatott) kötelezettség és a korábban (az elszámolási előleg miatt) felvett követelés árfolyama közötti különbözet forintértékében szintén árfolyam-különbözetet kell elszámolni.

Az elszámolásra kiadott előleg számviteli problémáit Tóth Mihály tárja fel a Számviteli Tanácsadó 2013/03. számában megjelent cikkében.

---