Nyugták és elismert költségek – egy törvénymódosítás margójára

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A Tao.-tv. módosítása alapján bizonyos esetekben nyugta alapján is elszámolhatnak költséget a cégek.  Cikkemben erről és a nyugták számviteli elszámolásáról lesz szó.

Gondolatébresztőként kezdjük egy (nem csak) könyvelőknek szóló feladvánnyal!

Kovács úr, egy kis kft tulajdonosa kiszáll az autójából – szerencsés napja van, rögtön talált parkolóhelyet, ami a belvárosban egyáltalán nem könnyű, ráadásul a szemerkélő eső is elállt -, ruganyos léptekkel elindul, néhány perc séta, és máris megérkezett a könyvelőjéhez. Átadja neki az előző havi számlákat, köztük nyolc darab nyugtát.

Mit tesz a könyvelő?

1. Szemrehányóan megcsóválja a fejét, és visszaadja mind a nyolc nyugtát.
2. Tüzetesen áttanulmányozza a banki kivonatokat, a nyugtákat, majd ez utóbbiakból hármat visszaad.
3. Gyorsan átlapozza a bizonylatokat – ideértve természetesen a nyugtákat is -, majd egy jegyzetlapra felírja, milyen dokumentumokra van még szükség a szabályos könyvviteli elszámolásokhoz, és átadja a noteszlapot Kovács úrnak.

Nos, a válasz – adott esetben mindhárom jó lehet -, többek közt attól is függ, hogy Kovács úr még az idei számláit, vagy már a 2014.évet érintő bizonylatait vitte -e el a könyvelőjéhez.

A 2014. évi szabályok

A Tao.-tv. módosítása (a 3. számú melléklet B) része kiegészül egy új, 21. ponttal) ugyanis egy  érdekes  előírást – szakmai szemmel nézve igazi csemegét – tartogat a következő adóévre.

Az Országgyűlés által már elfogadott és kihírdetésre váró adócsomag idevágó rendelkezése alapján  
nyugta – azaz „áfás számla” nélkül – is elszámolható az üzletpolitikai céllal igénybe vett éttermi szolgáltatás ára, az adótörvény szempontjából elsimert költségnek minősül, ha annak kifizetése bankkártyával történt.

A dolog nem csak azért érdekes, hogy miért pont az éttermi szolgáltatásokat – és nem például benzinkutak vagy az élelmiszerboltok nyugtás, akár üzletpolitikai célú vásárlásait – érte ez a „megtiszteltetés”. Az új szabály ismét felveti azt a régi – újra és újra szakmai vitát kiváltó – kérdést, hogy (egyébként) lehet-e nyugta alapján könyvelni.

A „régi iskola” hívei – és jellemzően az adóellenőrök, bár ők más okból – azt mondják, szó sem lehet róla. Mostanság – és e képbe illik az idézett törvénymódosítás is – már azt mondjuk, hogy attól függ…Nos, mitől is?

Nyugták a könyvelésben

Az alábbiakban e kurta szabálymódosítás ürügyén a nyugta könyvviteli elszámolásáról lesz szó.

A számviteli törvény (Szt.) szerint a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak (Szt. 165.§. (2) bekezdés).

A számviteli törvény (167.§. (1) bekezdése f) pont)  szerint a költségek elszámolásának nem feltétele az, hogy a külső bizonylaton  a vevő – azaz a költséget elszámoló cég – neve és címe szerepeljen. 

Időzzünk még egy kicsit az Szt. 167.§-nál, amelyet elemezve  megállapíthatjuk, hogy adott bizonylatnak akkor nincs helye a könyvelésben – pontosabban akkor nem támaszthatja alá jogszerűen valamely kiadás elszámolását- , ha az alábbi információk hiányoznak róla:

• a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója,
• a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése,
• a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása,
• a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell,
• a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai,
• külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét,
• bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik,
• a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás,
• a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása,
• továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.

Ezzel párhuzamosan nézzük meg azt is, hogy az Áfa-tv. mit vár el egy szabályos nyugtától!
A törvény 173.§-a sorolja fel azokat az adatokat, amelyeket a nyugtának kötelezően tartalmaznia kell. Ezek

• a nyugta kibocsátásának kelte,
• a nyugta sorszáma, amely a nyugtát kétséget kizáróan azonosítja,
• a nyugta kibocsátójának adószáma, vaalmint neve és címe,
• a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtáának adót is tartalmazó ellenértéke.

Vessük csak gyorsan egybe a kettőt!

Azt fogjuk tapasztalni, hogy minden olyan adaton kívül, amelyet csak a nyugta kiállítója rögzíthet – azaz az Áfa-törvény szerinti kötelező adatokon túl -, csak olyan információk hiányoznak a számviteli törvény elvárásai szerint, amelyet a nyugta befogadója vezethet rá a nyugtára, az elszámolásokra, így  például az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás (kontírozás), vagy a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása.

(Fenti elvárásokat például egy ajánlott levél feladóvevénye is teljesíti!)

Amennyiben tehát nyugtánk az Áfa-tv. szabályai szerint szabályos, számviteli akadálya a könyvviteli elszámolásának elvileg nincs.

Manapság a nyugták általában túl is teljesítik a feladatot, azokat az adatokat is tartalmazzák, amelyeket az adótörvény csak a számláktól várna el.

Arról azonban nem szabad megfeledkeznünk, hogy az adott beszerzés (gazdasági esemény) a cég valós, a tevékensége érdekében felmerült ügylete-e. Ez akkor is fontos, ha minden előírásnak megfelelő számlánk van a vásárlásról, az igénybe vett szolgáltatásról.

Ezért a nyugtán megjelenő információk alapján kell megítélni a gazdasági esemény valós tartalmát. Ha ezek az információk elégtelenek, akkor azt  számviteli bizonylatként elszámolni nem lehet.

A valós körülmények igazolása azonban nem az adott bizonylatra előírt formai követelmények teljesítésében merül ki.

Így az, hogy a bizonylaton a „vevő neve és címe” szerepel, önmagában korántsem bizonyítja, hogy a költség valóban a vállalkozás tevékenysége érdekében merült fel – illetve azt sem, hogy egyáltalán felmerült.

Biztosan sokan vannak, akikkel már előfordult – vagy ismernek olyasvalakit, akivel gyakorta előfordul az ilyesmi -, hogy irodaszert, számítástechnikai eszközt, íróasztalt és ilyesféléket vásárolt magának úgy, hogy egy cég nevére és címére kérte a számla kiállítását
 
A számlát kiállítója nem tudja – és nem is köteles – ellenőrizni azt, hogy a vásárló valóban az adott vállalkozás számára, annak üzleti tevékenysége érdekében vásárol-e vagy sem.

Adott esetben tehát lehet egy vállalkozásnak teljes mértékben szabályos  bizonylata – a vevő neve és címe feltüntetését is ideértve -, mégsem biztos, hogy a kiadásnak bármi köze is van a vevőként megjelölt céghez. 

Önmagában az, hogy a vállalkozás bankszámlájáról, bankkártyájával fizették ki a vásárlást – mondjuk az éttermi szolgáltatást – még ugyancsak nem nem jelenti azt, hogy a kiadás biztosan a társaság tevékenységét szolgálta.

Fontos, hogy az adólevonás és visszaigénylés tárgyi feltétele – néhány, a törvényben szabályozott  speciális esettől eltekintve, mint például a vámhatóság által kivetett áfa –  az Áfa-tv. (127.§.) szerint továbbra is az adóalany nevére szóló, az ügylet teljesítését igazoló számla

Amennyiben tehát a kiadás tartalmaz előzetesen felszámított adót- arra az Áfa-tv. nem ír elő levonási tilalmat –  , és a vállalkozásnak levonási joga van, úgy számlára van szüksége, a nyugta ebben az esetben nem megfelelő dokumentuma az ügyletnek.

Viszont ha a társaság adómentes tevékenységet folytat, vagy a vásárolt termék, szolgáltatás nem tartalmaz áfát, esetleg az nem levonható az adótörvény szerint, úgy a könyvelőnek nem kell „megijednie”, ha számla helyett nyugttá talál a bizonylatok közöött. 

A cikkemben hivatkozott törvénymódosítás kapcsán persze a jogalkotó azért is lehetett „nagyvonalú”a nyugta elfogadásával, mivel a vendéglátóipari szolgáltatások, illetve – a reprezentációs célokra beszerzett –  élelmiszerek és italok áfája továbbra sem helyezhető levonásba, így a vállalkozás nem látja kárát – áfa-ügyben legalábbis nem – , ha csak egy nyugtával tér vissza az ügyvezető a város legdrágább éttermében tartott üzleti megbeszélésről.

A nyugtákat egyébként gyakran maga az érintett vállalkozás száműzi a könyvelhető dokumentumok köréből azzal, hogy számviteli politikája, vagy számlarendje erre vonatkozó tiltást tartalmaz.

Vigyázat, ha nyugtát szeretnénk a könyvelésben rögzíteni, ellenőrizzük azt is, mit mond erről a számviteli szabályzatunk  – azzal ugyanis illik összhangban lennünk!

Fontos továbbá – nem csak a „félős” cégvezetők számára-, hogy a nyugta elszámolását  támassza alá valamilyen bizonyító jellegű tény, megállapodás, vagy akár magának a szolgáltatásnyújtás lehetőségének bizonyítéka.

 

 

Például az üzletpolitikai céllal igénybe vett éttermi szolgáltatások esetében az üzleti eseményt alátámasztó, arra emlékeztető valamilyen  információt – pl. résztvevők nevét és más üzleti információkat – célszerű feltüntetni a bizonylaton, a mellékletét képező feljegyzésen

A nyugtákkal kapcsolatos törvényi „engedékenyésg” ugyanis elsősroban az adminisztrációs terheket csökkenti, de nem teszi igazolttá a költség felmerülésének üzletpolitikai  célját.

Persze ezt érdemes szem előtt tartani számlák esetében is.

Néhány tanács a könyvelőknek

Végezetül néhány támpont a könyvelők számára, miként is bánjanak a kapott nyugtákkal:

 

• kétség nélkül kell megállapítani a nyugtán szereplő gazdasági esemény tartalmát – erről célszerű az ügyvezetőt is megkérdezni, nyilatkoztatni, nem a könyvelőnek kell kitatálnia, mire költöttek és milyen célból,
• ha szükséges, mellékletben csatoljuk a fentieket igazoló további dokumentumokat, az ügyvezető nyilatkozatát,
• rá kell vezetni a bizonylatra a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozásokat,
• fel kell tüntetni a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontját,
• vezessük rá a könyvelést végző személy azonosítását szolgáló adatokat, azért, hogy a rögzítés időpontja igazolható legyen,
• már csak az marad hátra, hogy a fentieket rögzítsük a könyvelésben.

(Sinka Júlia, okleveles nemzetközi adószakértő)

---