Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Milyen EKAER-dokumentációt építsünk? Milyen céges EKAER-eljárásrendet alakítsunk ki? Milyen okmányokon szerepeltessük az EKAER-számot? Mi a teendő EKAER-üzemszünet esetén? Mire érdemes figyelni az EKAER-bejelentési kötelezettség kiszervezésekor? Hogyan igazoljuk EKAER-mentességünket? Mire figyeljünk láncügyleteknél? Ezekre és más kulcskérdésekre válaszol írásában a BDO Magyarország.
A „próbaüzem” végeztével, 2015. március 1-je óta már élesben működik az EKAER rendszer, a hatályban lévő EKAER szabályozás —a rendszer indulásakor tapasztalt jogszabály módosításokat követően— már-már stabilnak tekinthető.
Az adóhatóság is jelentős erőforrásokat csoportosított át az EKAER-rel kapcsolatos ellenőrzések lefolytatására. A jogszabály alapján kiszabható szankciók fényében ugyanakkor ez érthető is.
A törvény súlyosan szankcionálja a bejelentési kötelezettség elmulasztását, valamint az EKAER kötelezettségek hibás vagy nem-teljesítését, azzal kapcsolatban az adózó terhére az áru értékének 40%-ig terjedő mulasztási bírság szabható ki. Továbbá, amennyiben a termék eredete hitelt érdemlő módon nem igazolható megfelelő dokumentumokkal, illetve EKAER szám hiánya esetén a fuvarozott terméket az adóhatóság jogosult lefoglalni, hatósági zár alá is venni.
Ugyan az EKAER rendszerrel összefüggésben az adóhatósági vizsgálatok fókuszában elsődlegesen a fiktív, adócsaló számlázási láncolatok, úgynevezett „missing traders” („hiányzó kereskedők”) felkutatása áll, a fehér zónában, jogszerűen tevékenykedő társaságok is járulékosan alanyaivá válhatnak a nem várt EKAER ellenőrzéseknek.
Az adóhatóság az EKAER-rel összefüggő kötelezettségeket egyrészt helyszíni vizsgálat alapján jogosult ellenőrizni (ennek klasszikus esete, amikor a terméket szállító fuvareszközt közúton ellenőrzés céljából átvizsgálják), másrészt utólagosan, dokumentumok alapján, 5 éves elévülési időn belül is jogosult ellenőrzést lefolytatni.
A gyakorlati tapasztalatok alapján az adóhatóság EKAER-rel összefüggően kötelezettségek ellenőrzése céljából átfogó, minden adónemre kiterjedő ellenőrzést egyelőre nem indított, ehelyett egyes adókötelezettségek teljesítését vizsgálja (így különösen általános forgalmi adónemre fókuszálva), illetve az EKAER-rel kapcsolatosan adatok gyűjtését célzó, egyes gazdasági események valódiságának vizsgálatára irányuló ellenőrzést folytat le.
Kérdésként merül fel, hogy az EKAER hatálya alá eső tevékenységet folytató társaságok hogy tudnak felkészülni egy esetleges adóhatósági ellenőrzésre.
Az alábbiakban felsoroljuk azokat a gyakorlati tanácsokat, amelyek segítséget jelenthetnek az EKAER-rel összefüggő dokumentáció kialakításával kapcsolatban, egy esetleges jövőbeli revízió esetére:
Javasolt az EKAER rendszerben regisztrált EKAER számokat egy adatbázisban megőrizni, annak feltüntetésével, hogy ki, mikor és milyen tranzakcióval kapcsolatban regisztrálta az EKAER számot (megjegyezzük, hogy jelen állapot szerint az EKAER rendszer nem tudja beazonosítani, hogy melyik regisztrációval rendelkező személy rögzítette az adott számot). Egy esetleges jövőbeni ellenőrzés esetére érdemes az EKAER dokumentációt oly módon kialakítani, hogy utólag is rekonstruálható legyen az, hogy az adott EKAER szám mely tranzakcióhoz, mely számlához illetve fuvarlevélhez köthető.
Jelentős számú EKAER köteles tranzakciót lebonyolító társaságok esetében javasolt lehet belső EKAER eljárásrend kialakítása. Az EKAER szabályzatban érdemes lefektetni, hogy kik azok a munkavállalók, akik EKAER-rel összefüggő regisztrációt végeznek, mi az ő pontos feladatkörük és teendőjük az EKAER bejelentésekkel kapcsolatban. Érdemes belső eljárásrendet kialakítani az esetleges a regisztrációs problémák, nem várt eseményekkel kapcsolatban is.
A gyakorlatban számos esetben kérdésként merül fel, hogy az EKAER számot a termék eredetét hitelt érdemlő módon igazoló dokumentumokon (különösen fuvarlevélen vagy számlán) szükséges-e feltüntetni. Külön erre vonatkozó jogszabályi előírás hiányában nem kötelező az EKAER szám kereskedelmi dokumentumokon történő feltüntetése. Az adóhatóság gyakorlatában az EKÁER szám szerepeltetése a számlán nem kötelező és nem is javasolt, figyelemmel arra, hogy a bejelentés időpontjában nem minden esetben áll rendelkezésre az ügyletről kibocsátott számla. Ettől eltérően az adóhatóság gyakorlatában javasolt, hogy az EKÁER szám egyéb kereskedelmi okmányon (pl: fuvarokmányon) feltüntetésre kerüljön, megkönnyítve a tényállásbeli körülmények tisztázását egy adóhatósági ellenőrzés során.
EKAER üzemszünet: A jogszabály alapján, ha az EKAER elektronikus felület üzemzavar, karbantartás miatt, vagy internet szolgáltatás elégtelensége miatt nem elérhető, az adózó ezen időszak alatt nem szankcionálható, illetve az emiatt elmulasztott bejelentéseket az akadály megszűnését követő munkanapon kell teljesítenie. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy ez az átmeneti mentességi szabály kizárólag akkor alkalmazható, ha az EKAER üzemszünetről az adóhatóság közleményt tesz közzé hivatalos honlapján (a www.ekaer.nav.gov.hu-n, vagy www.nav.gov.hu-n). Ettől eltérően nem vonatkozik az átmeneti mentesség arra az esetre, ha az adózó saját informatikai rendszerében vagy az internet-szolgáltató rendszerében merül fel probléma, amely miatt az adózó nem tudja az EKAER-ben regisztrációt elvégezni. Hivatalos EKAER üzemszünet esetén – egy jövőbeni revizió esetére – javasolt lehet az adóhatóság honlapján megjelent közleményt „print-screen” segítségével külön dokumentumba elmenteni. Az adózó saját rendszerében felmerülő probléma esetén hasonló módon javasolt a hibáról képernyőképet elmenteni, továbbá érdemes az észlelt EKAER regisztrációs hibát haladéktalanul a NAV EKAER információs „help desk” felé is bejelenteni (a 06-1-441-9644-es telefonszámon, amelynek megtörténtéről és eredményéről érdemes az adózónak egy belső feljegyzést is készítenie). Megjegyezzük, hogy amennyiben bizonyítható, hogy az EKAER bejelentés az internet-szolgáltató érdekkörébe tartozó hiba miatt maradt el, az adóhatóság eltekinthet az EKAER-rel összefüggő mulasztási bírság kiszabásától (ezt a 4006/2015. számú NAV tájékoztatás is megerősíti).
Fontos, hogy az EKAER-rel összefüggő belépési, felhasználónév és jelszó adatokhoz kizárólag az érintett felek, a saját regisztrációval rendelkező személyek férjenek hozzá, hiszen az adózás rendjéről szóló törvény alapján EKAER rendszerben a bejelentéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval rendelkező személyek által teljesített valamennyi bejelentés „az adózó nevében tett jognyilatkozatnak” minősül. Az EKAER szabályozás alapján tehát bárki jogosultságot kaphat az adózó nevében történő EKAER regisztrációra, ugyanakkor az adójogi jogkövetkezmények és szankciók mindig az adózót terhelik (ideértve az áruérték 40%-ig terjedő mulasztási bírságot, illetve áru adóhatóság általi zár alá vételét is).
Kiskönyvtár az áfáról sorozat két új kötete + Vacsora-kódex |
|---|
|
A csomag tartalma: – Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban – Különös adózási módok az áfa rendszerében és a – Vacsora-kódex |
Itt megjegyezzük, hogy az adózót az ezzel kapcsolatos adójogi jogkövetkezmények terhelik, ettől függetlenül a felek polgári jogi jogviszonyaikban rendezhetik a felelősség kérdését ettől eltérő módon azzal, hogy esetlegesen áthárítják a másik félre a másik érdekkörében felmerült, mulasztásból eredő jogkövetkezményeket (például kötbér, kártérítési igény és egyéb szankciók érvényesítésével). Különösen fontos lehet ez akkor, amennyiben az adózó „kiszervezi” az EKAER bejelentési kötelezettségeket, azaz amennyiben az EKAER regisztrációt nem az adózó saját munkavállalója végzi, hanem azzal például egy fuvarozó társaságot bíz meg. Ez utóbbi esetben javasolt megbízási szerződésben teljes körűen rendelkezni a feleket érintő egyes feladatokról, kötelezettségekről illetve felelősségi körökről, annak érdekében, hogy a felek elkerüljék a vitás kérdéseket egy esetleges bírság kiszabása kapcsán. Hasonlóan javasolt szerződésben rendezni a felek kötelezettségeit és felelősségi körét abban az esetben is, amikor ugyan az adózó saját munkavállalója végzi a regisztrációt az EKAER rendszerben, de „engedélyezett szállítmányozói” regisztráció kapcsán jogosultságot biztosít az adózó a fuvarozónak, annak céljából, hogy egyes EKAER-rel összefüggő adatokat (így például rendszám, illetve áru-érkezés adatokat, ideértve az EKAER szám lezárását is) a fuvarozó regisztrálja az adózó helyett.
Jogszabály alapján az EKÁER számot a bejelentésre kötelezett adózó köteles a fuvarozást végző vagy azt szervező rendelkezésére bocsátani, még a fuvarozás megkezdését megelőzően. A jogszabály nem írja elő, hogy ez a rendelkezésre bocsátás milyen formában történjen, így az EKAER szám a fuvarozóval bármely módon (szóban vagy írásban is) közölhető. Javasolt mindig írásban (például email formájában) ezt megtenni, annak érdekében, hogy bizonyítható legyen, hogy az EKAER szám rendelkezésre bocsátása dokumentált módon megtörtént.
Az EKAER szabályozás részletesen rendelkezik arról, hogy milyen feladatok, teendők vannak abban az esetben, ha egy adózó EKAER regisztrációs kötelezettség hatálya alá esik. A jogszabály ugyanakkor nem rendelkezik arról, hogy abban az esetben, ha EKAER bejelentés alóli mentesség áll fenn, ez egy helyszíni vizsgálat során milyen módon igazolható, illetve bizonyítható. Erre az esetre javasolt lehet egy EKAER mentesség jogcímét igazoló nyilatkozatot a fuvarozónak átadni, abból a célból, hogy a fuvarozó egy helyszíni ellenőrzés során igazolni tudja, hogy a szállított termékegységet miért nem kíséri EKAER szám.
Érdemes a társaságnak részletesen átvizsgálni, hogy milyen típusú fuvarozási illetve értékesítési tranzakciókat bonyolít le, különösen abban az esetben, amennyiben láncügylet értékesítésekben érintett. Láncügyletekről beszélünk abban az esetben, ha a társaság olyan tranzakciókban vesz részt, ahol több társaság értékesít egymásnak terméket, ugyanakkor a termék közvetlenül az első értékesítő féltől a láncban utolsó szereplőhöz kerül fuvarozásra. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az EKAER szabályozás eltérően rendezi az EKAER regisztrációra kötelezett felek pozícióját belföldi, illetve Közösségen belüli értékesítéssel érintett láncügyletek esetén, így ilyen tranzakciók kapcsán mindenképpen javasolt az EKAER megfelelés felülvizsgálata, annak megállapítása érdekében, hogy a jogszabály alapján kit terhel EKAER regisztrációs kötelezettség. Előfordulhat az is, hogy jóhiszemű módon, ugyanakkor hibásan egy másik társaság végzi az EKAER regisztrációt a helyett, akit valójában az EKAER regisztrációs kötelezettség terhel. Egy ilyen helyzet egy esetleges jövőbeli adóhatósági ellenőrzés során nem várt következményekhez is vezethet.
Úgynevezett kockázatos termékekkel végzett közúti fuvarozás kapcsán az EKAER szám iránti regisztráción túl (az áru értékének 15%-ig terjedő) kockázati biztosíték nyújtása is megkövetelt. Mentesül az adózó a biztosítékadási kötelezettség alól, amennyiben szerepel az állami adóhatóság által vezetett köztartozásmentes adózói adatbázisban. Az adatbázisban történő regisztráció nem automatikus, azt külön kérelmezni kell, ugyanakkor a kérelem illetékmentes, tehát mindenképpen előnyös az érintett cégeknek regisztrálnia. Itt felhívjuk a figyelmet arra, hogy az adatbázisból viszonylag könnyen ki is lehet kerülni, amely nem várt következményekkel járhat, hiszen ebben az esetben, egy újabb sikeres regisztrációig EKAER szám kizárólag előzetes kockázati biztosíték nyújtása esetén kerül kiállításra. Az adóhatóság minden hónapban felülvizsgálja, hogy a köztartozásmentes adatbázisban regisztrált adózók továbbra is megfelelnek-e a köztartozás-mentességi regisztrációs feltételeknek (itt lényeges feltétel, hogy az adózó a megelőző hónap utolsó napjáig esedékes bevallási és befizetési kötelezettségének maradéktalanul eleget kell, hogy tegyen). Amennyiben a köztartozásmentes adatbázisban regisztrált adózó nem a jogszabálynak megfelelően teljesítette adófizetési illetve bevallási kötelezettségét, az adóhatóság az adott hónap 10. napjáig az adózót törli az adatbázisból. Ezt követően, amennyiben az adózó újra megfelel a törvényi feltételeknek, legkorábban csak az adatbázisból kikerülés hónapját követő hónapban tud kérelem alapján regisztrálni, amely átmeneti időszakban jelentős finanszírozási problémát kell, hogy megoldjon. Emiatt javasoljuk az érintett cégeknek, hogy a köztartozásmentes adatbázisban történt regisztrációjukat követően még körültekintőbben járjanak el adózási és adófizetési kötelezettségeik teljesítése kapcsán, annak érdekében, hogy elkerüljék a pénzügyi biztosítékadás nem kívánatos, járulékos finanszírozási terhét.
Megjegyezzük, hogy az EKAER-rel összefüggő feladatok megfelelő dokumentálása, az esetleges bejelentéssel összefüggő problémák belső regisztrálása azért is kiemelten fontos, hiszen az EKAER-rel összefüggő mulasztási bírság kiszabása során annak mértéke az adóhatóság mérlegelése alapján mérsékelhető, amennyiben az adózó bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható.
A cikk szerzője dr. Csernyák Szabolcs, a BDO Magyarország senior tanácsadója és Siegler Zsófia tax partner. A BDO Magyarország az Adó Online szakmai partnere.
