Nyilvántartások a személyi jövedelemadóban

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A személyi jövedelemadóról szóló törvényben elrendelt nyilvántartások vezetése alapozza meg azt, hogy a magánszemélyek adóköteles jövedelme megbízható módon legyen megállapítható. A nyilvántartások vezetése különös jelentőséggel bír akkor, ha a magánszemély önálló tevékenységet folytat (mezőgazdasági őstermelő vagy egyéni vállalkozó).

1. Általános tudnivalók

A magánszemélynek a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 5. számú mellékletében és az szja-törvény előírásainak megfelelően alap- és kiegészítő nyilvántartást kell vezetnie, amelyben időrendben, folyamatosan nyilvántart és rögzít minden olyan adatot, amely az adókötelezettség betartásához utólagosan is ellenőrizhető módon szükséges.

Abban az esetben, ha a magánszemély jogszabály vagy nemzetközi szerződés rendelkezése alapján támogatást kap, ezzel összefüggő nyilvántartási kötelezettségeit a jogszabály, illetve a nemzetközi szerződés rendelkezéseinek figyelembevételével kell teljesítenie. Ez esetben a magánszemély köteles olyan elkülönített nyilvántartást vezetni, amelynek alapján a támogatás felhasználása és a felhasználás jogszerűsége ellenőrizhető. Az idevonatkozó rendelkezés alkalmazásánál máris fontos kiemelni az Szja tv. 19. §-át, valamint a 7. § (1) bekezdés v) pontját és a 7. § (3) bekezdését, amelyek arról rendelkeznek, hogy a kapott támogatás összegét hogyan kell a bevételek és a költségek között szerepeltetni, valamint arról, hogy annak összege milyen hatással van a bevételi határokra. Itt kell megjegyezni, hogy a támogatás összege az őstermelők esetében 2021-től nem minősül bevételnek.

Fontos szabály az, hogy a nyilvántartásban adatot rögzíteni, módosítani és törölni csak bizonylat alapján lehet. A nyilvántartásban rögzített adatot módosítani vagy törölni csak úgy lehet, hogy az eredeti adat a módosítást, illetve a törlést követően is megállapítható legyen.

A bizonylat alakilag és tartalmilag hiteles olyan dokumentum, irat, amely megfelel az szja-törvényben meghatározott valamennyi feltételnek, és amelyen minden, az adókötelezettség teljesítése szempontjából szükséges adat magyar nyelven is fel van tüntetve. A magánszemélynek a jogszabályban előírt kötelezettsége teljesítéséhez, a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges határidőig bizonylatot kell kiállítania minden olyan gazdasági eseményről, amelynek alapján jogszabály rendelkezése szerint nyilvántartásában adat rögzítésére, módosítására vagy törlésére köteles, kivéve, ha a bizonylat kiállítására más személy kötelezett.

A bizonylat alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a magánszemély, a képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy (ideértve a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény szerint vélelmezett képviseletet is) a magánszemély azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja.

A bizonylaton az adat csak a kiállító által és kizárólag akkor módosítható, ha a módosítást a bizonylat valamennyi példányán hitelt érdemlő módon keresztül vezetik.

1.1. A bizonylat adatai

Az a bizonylat, amelyre vonatkozóan az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) rendelkezést nem tartalmaz, legalább a következő adatokat tartalmazza:

– megnevezés;

– sorszám vagy más azonosító;

– a magánszemély neve, lakóhelye (székhelye, telephelye), valamint adóazonosító száma;

– a kiállító neve (elnevezése), lakóhelye (székhelye, telephelye), valamint – ha rendelkezik ilyennel – adóazonosító jele, adószáma, ha a kiállító nem azonos a magánszeméllyel;

– a kiállítás időpontja;

– a gazdasági esemény leírása, megjelölése (így különösen a bevétel vagy a kiadás összege, megszerzésének, illetve teljesítésének jogcíme);

– a nyilvántartásban való rögzítés időpontja;

– több gazdasági eseményt összesítő bizonylat esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik;

– minden olyan adat, amely az adókötelezettség teljesítéséhez, a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges.

A bizonylatot és a nyilvántartást az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. E kötelezettség a bizonylat rontott példányára is vonatkozik. Az szja-törvény szerinti nyilvántartások vezetése a magánszemélyt nem mentesíti a más jogszabályban meghatározott kötelezettség teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges nyilvántartás vezetése alól.

1.2. A nyilvántartások vezetésével és az iratok kezelésével kapcsolatos fontosabb eljárási szabályok

A nyilvántartások vezetésével és az iratok kezelésével kapcsolatos fontosabb eljárási szabályokat az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) is tartalmazza.

Az Art. 7. § 24. pontja szerint iratnak minősül a jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül.

A bizonylat-kiállítás és a nyilvántartás szabályairól az Art. 77–78. §-ai rendelkeznek.

A jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat, információkat is – úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas legyen.

Az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni.

Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie.

A természetes személy az iratait maga köteles megőrizni. Amennyiben az adókötelezettség a természetes személy halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.

2. A nyilvántartások típusai

A magánszemélynek – az Szja tv. 10. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően – nyilvántartási kötelezettsége teljesítése során az Szja tv. 5. számú mellékletének rendelkezései szerint kell eljárnia.

Az adónyilvántartásoknak e melléklet alapján kétféle csoportja van. Egyik csoportba az alapnyilvántartások tartoznak (naplófőkönyv, pénztárkönyv, a bevételi és költségnyilvántartás, valamint a bevételi nyilvántartás és az értékesítési betétlap).

A másik csoportba a részletező nyilvántartások tartoznak. A magánszemély a részletező nyilvántartások közül csak azokat köteles vezetni, amelyek az adóköteles jövedelmének megállapításához szükségesek, pl. tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása, vagy gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás).

2.1. Az alapnyilvántartások vezetésével kapcsolatos közös szabályok

Alapnyilvántartást vezet az egyéni vállalkozó és a mezőgazdasági őstermelő. A magánszemély más (egyéni vállalkozói tevékenységnek vagy mezőgazdasági őstermelői tevékenységnek nem minősülő) önálló tevékenysége tekintetében csak akkor vezet alapnyilvántartást, ha az e tevékenységből származó bevételével szemben az adóelőleg vagy a jövedelem meghatározásakor költséget (ide nem értve a jövedelem meghatározásakor az szja-törvény rendelkezései szerint igazolás nélkül elszámolható elismert költséget) számol el vagy az adóévben nem (nem csak) kifizetőtől szerez ilyen bevételt.

A magánszemélynek a nem önálló tevékenysége tekintetében csak akkor kell alapnyilvántartást vezetnie, ha az e tevékenységből származó bevételnek minősülő költségtérítéssel szemben az adóelőleg vagy a jövedelem meghatározásakor költséget (ide nem értve a jövedelem meghatározásakor az szja-törvény rendelkezései szerint igazolás nélkül elszámolható elismert költséget) számol el, vagy az adóévben nem (nem csak) kifizetőtől, munkáltatótól szerez nem önálló tevékenységből származó bevételt.

Amennyiben a magánszemély nem kötelezett alapnyilvántartás vezetésére az előzőekben foglaltak alapján, akkor a más önálló tevékenységből, illetve a nem önálló tevékenységből származó bevételével összefüggő nyilvántartási kötelezettségét a kifizető által kiállított igazolás megőrzésével is teljesítheti.

A magánszemély egyéni vállalkozói tevékenysége, őstermelői tevékenysége, más önálló tevékenysége és nem önálló tevékenysége tekintetében külön-külön – választása szerint a négy tevékenység esetében akár eltérő típusú – alapnyilvántartást vezethet. Tételes költségelszámolás esetén a más önálló tevékenységre vonatkozó alapnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy az önálló tevékenységből származó jövedelem tevékenységenként megállapítható legyen.

Az alapnyilvántartás típusát a magánszemély adóévenként határozza meg, de e választását az adóévben saját elhatározásból később sem változtathatja meg. Ha a magánszemély az adóév során elveszíti az általa választott alapnyilvántartás vezetésének a jogát, akkor a változás napját megelőző nappal köteles az addig vezetett alapnyilvántartást lezárni, és a lezárt alapnyilvántartásban összesített adatokat az új alapnyilvántartásba nyitó adatként bejegyezni. Ilyen eset, amikor a magánszemély év közben elveszíti a jövedelem átalányban történő megállapításának jogát a bevételi értékhatár átlépése miatt és át kell térnie a tételes költségelszámolásra. E rendelkezés nem mentesíti a magánszemélyt a lezárt nyilvántartással és az azt alátámasztó bizonylatokkal összefüggő megőrzési kötelezettsége teljesítése alól.

Az alapnyilvántartást az adó, az adóelőleg megállapítására előírt időszakonként az alapnyilvántartás egyes adatsorainak összesítésével le kell zárni.

2.1.1. A naplófőkönyv

Az alapnyilvántartás vezetésére kötelezett magánszemély e kötelezettségét – választása szerint, bármely más alapnyilvántartás helyett – naplófőkönyv vezetésével is teljesítheti.

A naplófőkönyv tartalmát a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénynek (a továbbiakban: Szt.) az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozókra irányadó rendelkezései szerint kell megállapítani. Fontos ugyanakkor tudni, hogy a magánszemély nem tartozik a számviteli törvény hatálya alá.

Az egyéni vállalkozó és a mezőgazdasági őstermelő köteles a naplófőkönyvet úgy vezetni, hogy annak alapján minden, az egyéni vállalkozói tevékenységével, illetve őstermelői tevékenységével kapcsolatban pénzbevételt vagy -kiadást eredményező gazdasági esemény (így különösen értékesítés, beszerzés, hitelfelvétel, kölcsönnyújtás, vállalkozói kivét felvétele) zárt rendszerben nyomon követhető legyen. E rendelkezés alkalmazásában a pénzbevétellel esik egy tekintet alá a termékértékesítés és a szolgáltatásnyújtás ellenértéke, akkor is, ha teljesítése egészben vagy részben nem pénzben (hanem például csere, beszámítás révén) történt.

2.1.2. A pénztárkönyv

Az alapnyilvántartás vezetésére kötelezett magánszemély e kötelezettségét pénztárkönyv vezetésével teljesíti, amennyiben más alapnyilvántartás vezetését nem választhatja, vagy a más alapnyilvántartás vezetésére vonatkozó választási jogával nem élt.

Az egyéni vállalkozó és a mezőgazdasági őstermelő köteles a pénztárkönyvet úgy vezetni, hogy annak alapján – a kiegészítő nyilvántartásokat is figyelembe véve – minden, az egyéni vállalkozói tevékenységével, illetve őstermelői tevékenységével kapcsolatban pénzbevételt vagy -kiadást eredményező gazdasági esemény (így különösen értékesítés, beszerzés, hitelfelvétel, kölcsönnyújtás, vállalkozói kivét felvétele) zárt rendszerben nyomon követhető legyen. E rendelkezés alkalmazásában a pénzbevétellel esik egy tekintet alá a termékértékesítés és a szolgáltatásnyújtás ellenértéke akkor is, ha teljesítése egészben vagy részben nem pénzben (hanem például csere, beszámítás révén) történt.

A pénztárkönyv legalább a következő adatokat tartalmazza:

a) sorszám;

b) a gazdasági esemény időpontja;

c) a bizonylat sorszáma;

d) a gazdasági esemény rövid leírása (így különösen ellenérték, anyagbeszerzés, tárgyi eszköz beszerzése, nyújtott vagy kapott kölcsön);

e) bevételek, ezen belül külön feltüntetve

ea) az adóköteles bevételeket,

eb) a fizetendő általános forgalmi adót,

ec) a jövedelem kiszámításánál figyelembe nem veendő bevételek;

f) kiadások, ezen belül külön feltüntetve

fa) a költségként elszámolható kiadásokat a következő bontásban

– anyag- és árubeszerzés,

– a közvetített szolgáltatások értéke,

– az alkalmazottak bére és közterhei,

– vállalkozói kivét (csak a vállalkozói jövedelem szerinti adózást alkalmazó egyéni vállalkozó esetében),

– egyéb költségként elszámolható kiadás;

fb) a költségként el nem számolható kiadásokat a következő bontásban

– beruházási költség,

– a levonható általános forgalmi adó,

– egyéb, költségként el nem számolható kiadás.

2.1.3. A bevételi és költségnyilvántartás

A magánszemély az alapnyilvántartás vezetésére vonatkozó kötelezettségét – választása szerint – bevételi és költségnyilvántartás vezetésével teljesítheti, ha az adóévben

a) az általános forgalmi adó levonására nem jogosult, vagy e jogát nem érvényesíti; valamint

b) a helyi iparűzési adó alanyaként állandó jellegű iparűzési tevékenység esetén egyszerűsítve határozza meg az adóalapját.

A bevételi és költségnyilvántartásban kizárólag az adóköteles bevételeket és a költségként elszámolható kiadásokat lehet rögzíteni.

A bevételi és költségnyilvántartás legalább a következő adatokat tartalmazza:

a) sorszám;

b) a gazdasági esemény időpontja;

c) a bizonylat sorszáma;

d) a gazdasági esemény rövid leírása (így különösen ellenérték, anyagbeszerzés);

e) a kifizető neve (elnevezése) és adószáma (e rendelkezést az egyéni vállalkozó nem köteles alkalmazni);

f) a bevétel összege;

g) a bevételből levont adóelőleg;

h) a költség összege;

i) a jövedelem.

2.1.4. A bevételi nyilvántartás

A magánszemély az alapnyilvántartás vezetésére vonatkozó kötelezettségét – választása szerint – bevételi nyilvántartás vezetésével teljesítheti, ha az adóévben

a) tételes költségelszámolást (egyéni vállalkozóként vállalkozói jövedelem szerinti adózást) nem alkalmaz; valamint

b) az általános forgalmi levonására nem jogosult, vagy e jogát nem érvényesíti; továbbá

c) a helyi iparűzési adó alanyaként állandó jellegű iparűzési tevékenység esetén egyszerűsítve határozza meg az adóalapját.

2.1.5. Az értékesítési betétlap

A mezőgazdasági őstermelő az őstermelői tevékenysége ellenértékeként megszerzett bevétele tekintetében az alapnyilvántartás vezetésére vonatkozó kötelezettségét – választása szerint – értékesítési betétlap vezetésével teljesítheti, ha az adóévben egyébként bevételi nyilvántartás vezetésére lenne jogosult.

Az értékesítési betétlap legalább a következő adatokat tartalmazza:

a) az értékesítési betétlap sorszáma;

b) az értékesített őstermelői termék/nyújtott szolgáltatás:

– az adásvétel dátuma,

– az összeg forintban,

– a vásárlást igazoló bizonylat száma;

c) a kiegészítő tevékenységből származó összes bevétel forintban;

d) a méhészeti termékek értékesítéséből származó összes bevétel forintban;

e) adott adóévre vonatkozó összes bevétel forintban;

f) a mezőgazdasági őstermelő aláírása.

A kifizető a mezőgazdasági őstermelő részére kifizetett összeget bejegyzi a mezőgazdasági őstermelő értékesítési betétlapjára. Nem köteles a kifizető a bejegyzést elvégezni, ha az őstermelő a kifizető által kiállított bizonylat kifizetőnél maradó másolatán aláírásával jelzi azt a szándékát, hogy a kifizetett összeget saját maga írja be az értékesítési betétlapra, vagy, hogy nyilvántartási kötelezettségének az értékesítési betétlaptól eltérő alapnyilvántartás vezetésével tesz eleget.

A mezőgazdasági őstermelőnek negyedévenként, a negyedév utolsó napjára összesíteni kell minden olyan, a negyedévben megszerzett őstermelői tevékenységből származó bevételét, amely nem kifizetőtől származik, vagy amelynek kifizetésekor (juttatásakor) nyilatkozott a kifizető részére, hogy a bevételt maga jegyzi be az értékesítési betétlapra. Az értékesítési betétlapra az így összesített bevételt kell a negyedév utolsó napjára bejegyezni. A mezőgazdasági őstermelőnek az elszámolásnál készített feljegyzést a bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályok szerint kell megőriznie.

2.1.6. Az általános forgalmi adó figyelembevétele a bevétel és a költség elszámolása során

A bevétel és a költség elszámolása során az alapnyilvántartások vezetésénél figyelembe kell venni az Szja tv. 4. számú mellékletének idevágó rendelkezéseit is.

Annak a magánszemélynek, aki az áfatörvény alapján áfa-adóalany, a beszerzései során felmerült előzetesen felszámított adót, valamint az értékesítése során fizetendő áfát a következők szerint kell figyelembe vennie:

a) Ha az áfatörvény általános szabályai szerint az áfát tételesen fizeti, akkor azt sem a bevételei, sem a költségei között nem mutathatja ki. E rendelkezés alól kivétel az áfatörvény rendelkezései alapján le nem vonható előzetesen felszámított adó, amely a költségek közt kimutatva azokat növeli, feltéve, hogy ez az előzetesen felszámított adó áfatörvény rendelkezései szerint költségként elszámolható kiadáshoz kapcsolódik.

b) Az áfatörvény különös rendelkezései alá tartozó magánszemély a bevételeiből a különös szabály alapján adódó áfafizetési kötelezettséget levonja, a levonható előzetesen felszámított adó összege nem számolható el költségként. A le nem vonható előzetesen felszámított adó a költségeket növeli, feltéve, hogy ez a felszámított adó az áfatörvény rendelkezései szerint költségként elszámolható kiadáshoz kapcsolódik.

c) Amennyiben a magánszemély az áfa rendszerében személyes (alanyi) mentességben, illetve tárgyi alapon adómentességben részesül, bevételeit a fizetendő áfa nem csökkenti, a költségei között a beszerzéseit terhelő le nem vonható áfa költséget növelő tényezőként figyelembe vehető, feltéve, hogy ez a felszámított adó áfatörvény rendelkezései szerint költségként elszámolható kiadáshoz kapcsolódik.

d) Ha az áfatörvény rendelkezései szerint az a)–c) pontok alapján költségnövelő tényezőként elszámolt le nem vonható áfa utólag (részben) levonhatóvá válik, a korrekció a levonás évében a költségeket csökkenti.

e) Az utólag felmerült áfafizetési kötelezettség – annak elszámolásakor – a b)–c) pontok szerinti adózóknál a bevételt csökkenti. A korábban a ténylegesen fennálló áfakötelezettségnél nagyobb mértékben figyelembe vett bevételcsökkentést az áfakötelezettség módosításakor bevételnövelésként kell figyelembe venni.

f) Az áfatörvény szerinti különleges jogállást választó mezőgazdasági tevékenységet folytató magánszemélynél a bevételnek része a felvásárlótól kapott kompenzációs felár. Az adólevonásra jogosult felvásárló magánszemély a kompenzációs felárat előzetesen felszámított áfaként veheti számításba.

2.1.7. Gyakorlati tanács

Gyakorlati tanácsként elmondható, hogy az értékesítési betétlap adattartalma segíti legjobban az őstermelésből származó jövedelem megállapítását, mivel a kiegészítő és a méhészeti tevékenységből származó bevételt ebben a nyilvántartásban lehet jól elkülöníteni.

A vállalkozói személyi jövedelemadó szabályai szerint adózó (tételes költségelszámolást választó) egyéni vállalkozó esetében mód van arra is, hogy az egyszerűsített közteherviselési hozzájárulási adóról szóló 2005. évi CXX. törvényben (a továbbiakban: Ekho tv.) felsorolt tevékenysége tekintetében e törvény szabályai szerint adózzon. Ebben az esetben a nyilvántartások vetésénél figyelemmel kell lenni arra is, hogy az Ekho tv. 13. § (3)–(4) bekezdései szerint az szja-törvény alkalmazásában a magánszemély által jogszerűen ekho-alapként figyelembe vett bevételt a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni, illetőleg az nem minősül vállalkozói bevételnek.

Fontos tudni azt is, hogy a vállalkozói szerződés alapján elért bevétele után ekhót fizető egyéni vállalkozó magánszemély az szja-törvény költségelszámolásra vonatkozó rendelkezéseit azzal az eltéréssel alkalmazhatja, hogy az adóévben felmerült vállalkozói költségeit (az értékcsökkenési leírást is ideértve) olyan arányban számolhatja el, amilyen arányt a vállalkozói bevétele és a jogszerűen figyelembe vett ekhóalap adóévi együttes összegében a vállalkozói bevétel képvisel.

2.2. A részletező nyilvántartások

A részletező nyilvántartások közül a magánszemély csak azokat köteles vezetni, amelyek az adóköteles jövedelmének megállapításához szükségesek.

Az Szja tv. 5. számú melléklete a következő részletező nyilvántartások vezetéséről rendelkezik:

– a vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása;

– a szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása;

– a tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása;

– a beruházási és felújítási költség-nyilvántartás;

– az értékpapírok, értékpapírra vonatkozó jogok nyilvántartása;

– a munkabérek, más személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása;

– a gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás);

– a hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása;

– az egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása;

– a selejtezési nyilvántartás;

– leltár;

– az alvállalkozói nyilvántartás;

– a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása.

Lepsényi Mária cikkében, amely az Adó szaklap 2022/14-es számában jelent meg, a fentieken túl olvashat a részletező nyilvántartásokról és minden egyéb nyilvántartásról.

---